Cum să începeți o probă de notă. De ce sunt necesare notele? Este apelată decizia managerului cu privire la problema prezentată în manualul de service

Un memoriu oficial este un document informativ și de referință, un instrument pentru corespondența de afaceri în cadrul unei organizații.

Un memoriu este întocmit pentru a evidenția orice probleme de afaceri legate de munca unui departament sau a unui anumit angajat, a căror soluție depinde de o altă unitate structurală a organizației sau angajatului.

Scrierea de memorii, spre deosebire de memorii, se realizează între unități structurale sau angajați cu statut oficial echivalent care nu sunt subordonați direct.

Pentru bonusurile angajaților

Memorandumul privind sporurile sta la baza emiterii unui ordin de recompensare a unui salariat este intocmit de seful departamentului adresat conducerii superioare, stabileste motivele si temeiul bonusului, datele salariatului si compilatorului; . Pentru ca managerul să o ia în considerare, este necesar să înregistreze nota. După ce se ia decizia privind bonusurile, se emite un ordin.

Despre mariri de salariu

SRL „Companie”

ORDIN Nr.25\10982 din 25 noiembrie 2010

privind majorarea salariului lui Ivanov V.A.

Din cauza performanță bună director de vânzări Ivanov V.A. pe baza rezultatelor primului și al treilea trimestru al anului 2010

EU COMAND:

1. Stabiliți un salariu pentru managerul departamentului de vânzări, Viktor Aleksandrovich Ivanov, în valoare de 25.000 (douăzeci și cinci de mii) de ruble de la 1 decembrie 2010.

2. Contabil șef Vasilyeva A.V. Asigurați plata la timp a salariului specificat la paragraful 1 al prezentului ordin și a altor sume calculate pe baza acestuia.

3. Către șeful serviciului de personal G.I Fedorov:

3.1. Faceți modificări în tabelul de personal prin stabilirea salariului pentru funcția de director al departamentului de vânzări la 25.000 (douăzeci și cinci de mii) de ruble.

3.2. Încheiați cu Ivanov V.A. acord suplimentar la contractul de muncă din data de [data contractului de muncă] [Nr. contractului de muncă] care stabilește un salariu în valoare de 25.000 (douăzeci și cinci de mii) de ruble de la 1 decembrie 2010.

2.4. Familiarizați-l pe V.A. Ivanov cu acest ordin. pentru pictură.

Director general al SRL „Companie”

Jdanov V.V.

Am citit ordinul ____________________ Vasilieva A.V.

Comanda a fost revizuită de către ____________________ Fedorov G.I.

Ordinul a fost revizuit de ____________________ Ivanov V.A.

Baza pentru creșterea salariului poate servi și ca:

- nota de la seful departamentului de care apartine angajatul

— o creștere a prețurilor în țară și, în consecință, necesitatea reindexării salariilor în cadrul companiei — creșterea salariilor angajaților

— atribuirea de noi responsabilități de serviciu unui angajat.

Despre neîndeplinirea obligațiilor

RAPORT
04.10.2013 № 6

Neîndeplinirea atribuțiilor oficiale

Aș dori să vă atrag atenția că șoferul de expediție Ivan Igorevich Sokolov nu a prezentat mașina care i-a fost atribuită (numărul de stat C 042 MK 83) pentru o inspecție tehnică programată, încălcând astfel prevederile Descrierea postului din 06.10.2010

În legătură cu încălcarea, îmi propun să-l mustrez pe I.I.

Un raport privind neîndeplinirea obligațiilor oficiale este întocmit pe o foaie de hârtie A4.

Despre nereguli în muncă

DEPARTAMENT INFORMATII Director General

TECHNOLOGY SRL "Beseda"

RAPORT

09.12.2014 № 10-23/158

Încălcarea disciplinei muncii

Va anunt ca ieri, 12.08.2014, timp de 2 ore de la 16-00 pana la sfarsitul zilei de lucru, un specialist de departament tehnologia Informatiei Fregatov Roman Viktorovich a lipsit de la locul de muncă.

Documente justificative care să ateste temeinicia motivului de absență, R.V. neprezentate.

În legătură cu încălcarea, ținând cont de caracterul repetat al acesteia, propun lui Fregatov R.V. mustrare.

Șef Departament E.S. Lyubimchikova

Pe baza exemplelor de memorii prezentate mai sus, acum este ușor să vă creați propriile exemple.

Evgenia Polosa

Pentru achiziționarea de articole de papetărie

Nota „Pentru achiziționarea de articole de papetărie” stabilește faptele privind necesitatea de producție pentru achiziționarea unei anumite cantități de articole de papetărie și atașează o listă de rechizite de birou (nume, cantitate).

Despre alocarea fondurilor

Angajat __________________________/_____________/

DE ACORD

Sef departament __________________________/_____________/

ATENŢIE

Responsabilitatea pentru contabilizarea și stocarea literaturii achiziționate special pentru departamente revine șefilor acestor departamente.

Decizia de a aloca fonduri pentru achiziționarea de literatură:

Supraveghetor

Universitatea Corporativă ________________________________/_________________________________ /

O cantitate de

Ruble ______________/_____________/“__”________200_g.

Mă angajez să furnizez încasările din vânzări și numerar, precum și cele necheltuite bani gheataîn perioada de până la 25 „___________” 200_g. ___________________________/___________/

Vânzări și încasări în numerar, precum și fonduri necheltuite în valoare de

Ruble _______________/___________/“__”________200_g.

La prima vedere, se pare că nu există o diferență semnificativă între notele oficiale, de memorandum și explicative, deoarece Aceste documente sunt similare ca scop - toate sunt de natură informativă. Cu toate acestea, acestea sunt documente diferite care diferă în ceea ce privește conținutul, direcționarea și scopurile pregătirii. În plus, ele nu conțin instrucțiuni, dar oferă informații care să determine destinatarul să ia o decizie finală cu privire la problema luată în considerare.

Care sunt caracteristicile unui oficial, raport, note explicative? Cum să pregătiți corect fiecare document pe hârtie? Vom încerca să răspundem la aceste și la alte întrebări din punct de vedere practic.

RAPORT

Memorandum(cod 0286041 conform OKUD) este un document de informare și referință adresat managerului, șefului de departament și altor persoane autorizate. Prezintă în detaliu orice problemă legată de concluziile și propunerile compilatorului și are ca scop determinarea conducerii să ia o anumită decizie.

Nu există o definiție a „memorandumului” ca concept independent în legislație.

Memorandumul se întocmește atât pe instrucțiunile scrise sau orale ale managerului, cât și din inițiativa angajaților înșiși (de exemplu, în cazurile în care, pentru a rezolva orice problemă de producție sau economică, devine necesară prezentarea unor informații în scris). către conducerea superioară). Cu ajutorul unui astfel de document, puteți face o propunere de îmbunătățire a laturii tehnice a proceselor de producție, vă puteți exprima dezacordul față de o decizie luată de un manager superior și, de asemenea, vă puteți exprima punctul de vedere dacă apar neînțelegeri cu colegii. Prin urmare, la pregătirea unui memoriu, este important în primul rând ca autorul să-și formuleze clar poziția, apoi să ofere argumente convingătoare în favoarea acestuia.

Tipuri de memorii

• la cele de initiativa;
• informativ;
• raportare.

Inițiativă se întocmește un memoriu cu scopul de a determina destinatarul să ia o anumită decizie, prin urmare textul memorandumului expune faptele și conține propuneri, recomandări sau concluzii specifice.

informație un raport este întocmit în mod regulat și conține informații despre detaliile, rezultatele sau metodele de realizare a lucrării.

Raportare raportul informează despre finalizarea lucrării, stadiul acesteia, implementarea instrucțiunilor, comenzilor etc.

Depinde de la destinatar rapoartele sunt împărțite în:

• la cele externe;
• intern.

Notă externă adresată conducătorului unei anumite instituții, întocmită pe antetul general al organizației, semnată de șef și conține de obicei următoarele detalii:

• Numele companiei;
• Data;
• index;
• locul de compilare;
• destinatar;
• titlul textului;
• text;
• semnătura managerului;
• numele interpretului, numărul de telefon.

Un memoriu extern este înaintat șefului unei organizații superioare (Exemplul 1).

Exemplul 1

Notă externă

RAPORT

10.02.2014 № 12/05-14

La atragerea suplimentară

resurselor de muncă

Dragă Andrei Vasilievici!

Din cauza lipsei de candidați în stadiul formării aparatului administrativ pentru filiala din Moscova, este necesară atragerea resurselor de muncă din surse suplimentare până la 14.04.2014. Interviurile cu noii candidați trebuie efectuate până la 21.04.2014.

Plata cheltuielilor pt servicii aditionale se va realiza în conformitate cu clauza 4.5 din Contractul de Servicii Nr.04/56 din 14.02.2014.

Șef departament HR SemenovÎN. Semenov

În cazul nr. 03-13

Odintsova 02.10.2014

Memorie internă trimis în afara instituției, de exemplu unei organizații superioare, întocmit pe o foaie standard de hârtie A4, dar indicând toate detaliile necesare localizate în conformitate cu GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru întocmirea documentelor” (Exemplul 2).

Detaliile obligatorii ale unui memorandum intern includ:

• denumirea unității structurale;
• denumirea tipului de document (RAPORT);
• data de;
• înregistrare (număr de ieșire);
• titlul textului;
• text;
• marcajul despre prezența aplicației (dacă există);
• destinaţie;
• semnătura compilatorului (indicând funcția, parafa, prenume).

Exemplul 2

Memorie internă

RAPORT

07.04.2014 № 6

Despre absenteismul comis de un manager

Departamentul de vanzari

Doresc să vă aduc la cunoștință că astăzi, 04.07.2014, directorul de vânzări Valentina Ivanovna Petrova a lipsit de la locul de muncă pe toată durata zilei de lucru de la 10:00 la 18:30.

Nu au fost furnizate informații sau documente care să confirme validitatea motivului absenței lui V.I.

În legătură cu încălcarea, propun demiterea lui V.I. pentru absenteism.

Șef departament vânzări Ignatiev O.A. Ignatiev

În cazul nr. 02-10

Sidorova 04.07.2014

Înregistrarea detaliilor raportului

La pregătirea unui memoriu, se utilizează atât aranjarea unghiulară (Exemplul 3) cât și longitudinală a detaliilor părții antet (Exemplul 4).

Exemplul 3

Amplasarea unghiulară a detaliilor în memoriu

Nume

unitate structurală Destinaţie

RAPORT

______________ № ________

Titlu

Exemplul 4

Dispunerea longitudinală a detaliilor în raport

Denumirea unității structurale

RAPORT

_____________ № _________

Titlu

Numele tipului de document scris cu majuscule (NOTA REPORT) si poate fi situat in centru sau de la marginea marginii din stanga.

DataȘi număr notele sunt scrise pe un singur rând. Data este scrisă cu cifre arabe ( 21.04.2014 ) sau metoda alfanumerica ( 21 aprilie 2014.).

Notă

Data memoriului extern este data avizării acestuia și transmiterii către destinatar, data memorandumului intern - data pregătirii și semnării.

Număr de înregistrare pe memoriul intern se marchează fie la locul de întocmire, fie la locul de primire – în funcție de sistemul de înregistrare a documentelor care funcționează în organizație.

Dacă raportul trebuie revizuit de către părțile interesate, acesta este marcat aprobarea vizeiși după ce a luat o decizie - rezoluţie lider.

Adoptarea unei rezoluții este etapa finală a examinării raportului.

Notă

Rezoluția managerului care a revizuit memoriul intern va sta la baza luării oricăror măsuri, emiterii documentelor sau organizarii de evenimente.

Titlu la text dezvăluie pe scurt conținutul documentului. Este formulat conform reguli generale scrierea anteturilor pentru documente: folosind o prepoziție o/oși un substantiv verbal în cazul prepozițional, de exemplu Despre absenteism Lazarenko O.O.

Text un memorandum este format din două sau trei părți semantice:

• in primul - afirmândpărți- precizează motivele, faptele sau evenimentele care au servit drept motiv pentru redactarea acestuia;
• in secunda - partea de analiză- conține o analiză a situației actuale și oferă opțiuni posibile soluții;
• in a treia - partea de rezumat- conține concluzii și propuneri pentru acțiuni specifice care, în opinia compilatorului, trebuie întreprinse.

Este posibil să lipsească a doua parte a raportului. În acest caz, textul memorandumului conține rațiunea, concluziile și propunerile compilatorului.

Dacă nota are un apendice, marca despreaplicarea se face înainte de semnare.

O notă care indică prezența aplicației denumite în textul notei este formatată după cum urmează:

Aplicare: pentru 3 l. în 1 exemplar.

Dacă nota are un apendice care nu este denumit în text, atunci indicați numele acestuia, numărul de foi și copii.

Anexă: Reglementări privind Departamentul de Împrumut Regional pentru 5 pagini. în 1 exemplar.

Memorie internă semn compilatorul (dacă este prezentat șefului unității) și șefului unității (dacă este prezentat șefului organizației); notă externă semneŞeful organizaţiei.

Notă

Dacă memoriul este întocmit pe două sau mai multe pagini, atunci paginile a doua și următoarele trebuie numerotate. Numerele de serie sunt scrise în partea dreaptă a marginii de sus a paginii cu cifre arabe.

NOTĂ DE SERVICE

Notă de serviciu este un tip de raport. Acesta este un mesaj informativ scris, utilizat pe scară largă în practica structurilor moderne de management de diferite niveluri și forme organizatorice și juridice. Notele de birou oferă comunicare directă între obiectele de management la nivel orizontal.

Apropo

Un memoriu oficial este un document care nu are statut oficial. Nu este prevăzut în OKUD.

Notele sunt pregătite într-o mare varietate de situații. Scopurile tipice ale acestui document includ:

• cerere de informatie;
• emiterea de instrucțiuni;
• însoțirea unui alt mesaj (nota de acoperire);
• anunţuri (anunţuri).

Textul memoriului conține informații despre motivele întocmirii sale sub forma unei propuneri, cereri, cereri. Acestea ar putea fi informații despre mișcările de personal, întâlniri, schimbări în cultura corporativă a companiei etc. Notele de service sunt întocmite pe o coală standard de hârtie A4.

Nota este semnată de un specialist sau de un șef de departament. Data memoriului este data la care a fost redactat și semnat.

Legislația nu prevede cerințe stricte pentru pregătirea și executarea notificărilor oficiale, prin urmare procedura de executare a acestora, ținând cont de specificul organizației, ar trebui stabilită într-un act de reglementare local, de exemplu, în instrucțiunile pentru birou. muncă. Formatul memoriului ar trebui să servească scopului simplificării și accelerării proceselor de comunicare internă.

Un exemplu de design al unei note este prezentat în Exemplul 5 .

Exemplul 5

Notă de serviciu

Sâmbătă, 19.04.2014, între orele 9:00 – 16:00, departamentul HR al Sever SRL va efectua lucrări de montaj la instalarea unui sistem de alarmă.

Vă rog să permiteți accesul pentru a presta muncă pentru următorii angajați ai companiei Energoset:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Șef operațiuni administrative Sviridov N.N. Sviridov

În cazul nr. 02-14

Ilyina 16.04.2014

SCRISOARE EXPLICATIVE

Scrisoarea explicativă- acesta este un document intern în care se explică motivele oricărei acțiuni, fapt, caz, incident, întocmit de un angajat al organizației și prezentat unui funcționar superior.

Potrivit primei părți a art. 193 Codul Muncii Federația Rusă inainte de folosire acțiune disciplinară angajatorul trebuie să ceară o explicație scrisă de la angajat. Salariatul raportează motivele și împrejurările abaterii disciplinare în nota explicativă. Pe baza notei explicative, managerul ia o decizie privind aplicarea măsurilor disciplinare angajatului. În plus, acest document este unul dintre temeiurile pentru care angajatorul apreciază gravitatea infracțiunii săvârșite și împrejurările în care a fost săvârșită.

În OKUD OK 011-93, acest document este menționat o singură dată - o notă explicativă despre încălcarea disciplinei muncii (cod 0286091), care aparține clasei 0286000 „Documentația pentru înregistrarea sancțiunilor disciplinare”.

Tipuri de note explicative și caracteristicile acestora

• întocmit pentru a explica prevederile individuale ale lucrării efectuate (proiect, raport, dezvoltare);
• întocmit în cazul unor situații obișnuite, încălcări ale disciplinei, abateri etc.

Nota explicativă este scrisă de mână de către angajat într-un singur exemplar pe o coală de hârtie standard A4 și adresată persoanei care a solicitat-o. De asemenea, poate fi tastat pe computer folosind un formular de șablon acceptat de organizație. Forma notei explicative, precum și modul de executare (olograf sau pe calculator), nu sunt legal stabilite.

O notă explicativă poate fi întocmită de o unitate structurală sau de un anumit funcționar.

Notă ca dovadă

Angajatorul, solicitând o notă explicativă scrisă de mână de la angajat, se protejează astfel de abatere din partea salariatului într-un conflict de muncă. Împiedică înlocuirea documentului original.

Dacă compania folosește formulare șablon, atunci la sfârșitul textului puteți nota:Explicația a fost compilată personal folosind un computer personal. Data de. Semnătură.

Înregistrarea detaliilor individuale ale raportului

Pentru a unifica informațiile și documentele de referință, o notă explicativă trebuie întocmită și executată în conformitate cu cerințele GOST 6.30-2003.

Data nota explicativă este data întocmirii acesteia.

Text nota explicativă trebuie să conțină:

Descrierea faptelor care au servit drept motiv pentru redactarea acesteia;

Argumente care explică situația actuală.

Textul notei trebuie să fie convingător și să conțină dovezi de nerefuzat.

La înregistrare semnături sunt indicate funcția, semnătura personală, parafa și prenumele.

La fel de aplicatii Pot fi furnizate documente care justifică acțiunile producătorului de documente și confirmă anumite circumstanțe.

Din punct de vedere al structurii textului, o notă explicativă diferă de un raport prin faptul că nu conține concluzii și propuneri (Exemplul 6).

Notă

Daca firma a elaborat si aprobat formulare tip de note explicative utilizate in diverse situatii, aceasta nu inseamna ca angajatii trebuie sa intocmeasca note conform formularelor aprobate. Poate fi valabil și un document neîntocmit conform formei.

Exemplul 6

Scrisoarea explicativă

Aplicați măsuri disciplinare
sub forma unei mustrări către Alexandrova I.I.

Emiteți o comandă către departamentul de resurse umane.
Smolkin 17.04.2014

Directorului SRL „SV”

A.V. Smolkin

SCRISOARE EXPLICATIVE

14.04.2014 № 14

Despre absența de la serviciu

Eu, Alexandrova Irina Igorevna, contabil, am lipsit de la locul de muncă pe 14 aprilie 2013 de la 9:00 la 15:30 din cauza unor circumstanțe personale.

Nu am documente justificative.

Contabil Alexandrova I.I. Alexandrova

ÎNREGISTRARERAPOARTE, NOTE OFICIALE, EXPLICATIVE

Una dintre funcțiile serviciului de gestionare a evidențelor organizației este de a asigura căutarea promptă a informațiilor necesare legate de promovarea documentelor transferate către contractant. Pentru a facilita găsirea acestor date, se folosesc diverse formulare de înregistrare.

Rapoartele, notele oficiale și explicative, prin scopul lor funcțional, sunt purtători de anumite informații. Întrucât problema menționată în notă necesită o decizie scrisă sub forma unei rezoluții a șefului organizației sau a altui funcționar autorizat, documentele trebuie înregistrate.

Să vă reamintim că există trei forme de înregistrare a documentelor: revistă, card și automatizat. O organizație are dreptul de a alege cea mai eficientă și adecvată formă de înregistrare.

▪ Formular de înregistrare a jurnalului - cel mai frecvent, dar nu întotdeauna convenabil, pentru că Toate documentele sunt înregistrate în el în ordine cronologică, iar atunci când caută un anumit document, un specialist trebuie să se uite prin toate foile jurnalului. Căutarea de informații este complicată și de faptul că un document de inițiativă poate fi înregistrat, de exemplu, într-un jurnal, iar răspunsul la acesta într-un altul. Nu există formulare de înregistrare obligatorii (reviste) prevăzute de lege. Forma recomandată a jurnalului de bord este prezentată în Exemplul 7.

Exemplul 7

Fragment din jurnalul de rapoarte și note explicative

Data documentului	Număr de înregistrare	Tipul documentului, rezumat	Cine a semnat documentul	Executor testamentar	Transferat către	chitanță (semnătură, dată)	Marcați la trimiterea documentului la dosar
07.04.2014	03-10/14	La rechemarea casierului O.R Shvets din vacanță.	Șef departament HR	inspector departament resurse umane	Departamentul de Resurse Umane	Smirnova V.A. 07.04.2014	In dosarul Nr 03-14 Smirnova 04.07.2014

▪ Formular de înregistrare cardÎn comparație cu versiunea revistei, este mai convenabil și mai adaptat. Fișele de înregistrare și control ale documentelor create la căutarea în clasificator fac posibilă optimizarea procesului de căutare a documentelor și reducerea timpului procesului de înregistrare. Avantajul evident al înregistrării cardului este că mai mulți angajați se pot ocupa de înregistrare în același timp;

▪ Formular de înregistrare automată (electronic). implică utilizarea de special software. Informațiile despre document sunt introduse într-un card electronic de înregistrare și control stocat în baza de date. Concomitent cu înregistrarea, se poate imprima un card de înregistrare și control.

În mod obișnuit, rapoartele și notele explicative au un indice de înregistrare complex, care este formulat în același mod ca indexul unui document de ieșire. Numărul de înregistrare este format din indexul cazurilor conform nomenclatorului dosarelor (inclusiv indicele unității structurale și numărul cauzei conform nomenclatorului cauzelor acestei unități) și numărul de ordine al documentului în cadrul anului calendaristic.

Notă

Problemele de înregistrare și contabilitate a documentelor din organizație ar trebui să fie reflectate în instrucțiunile pentru munca de birou. Instrucțiunile ar trebui să includă:

1) lista documentelor neînregistrate.

2) o listă a grupurilor de documente înregistrate, iar pentru fiecare grupă trebuie să fie indicate următoarele:

Locul de înregistrare;

Ora și procedura de înregistrare;

Regula pentru crearea unui număr de înregistrare;

Forma în care se face înregistrarea;

Lista detaliilor care sunt introduse în formular, reguli de completare a acestora;

Reguli de înregistrare a mișcării documentelor după înregistrare;

Principiul de înregistrare (înregistrare unică sau repetată la transferul unui document către un alt departament);

3) procedura de primire repetată a unui document de către organizație (pentru documentele primite).

Perioade de stocare pentru rapoarte, note oficiale și explicative

Perioadele de păstrare sunt stabilite în Lista documentelor standard de arhivă administrativă generate în cursul activităților organelor de stat, guvernelor și organizațiilor locale, indicând perioadele de depozitare, aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558. În conformitate cu Lista specificată, perioadele de stocare a rapoartelor pot fi de 1 an, 3 ani, 5 ani, 75 de ani, permanente. Notele explicative trebuie păstrate permanent.

Sfatul nostru

La pregătirea notelor, este necesar să se respecte un stil uniform, iar textul principal al documentelor trebuie să respecte regulile de etică în afaceri și cerințele stabilite pentru execuția documentului. O impresie neplăcută o lasă documentele compilate și executate neglijent, cu erori gramaticale. Nu vă grăbiți să trimiteți documentul destinatarului, ci corectați-l cu atenție, corectând, dacă există, greșelile gramaticale sau greșelile de scriere.

Pentru a rezolva diverse probleme de producție și organizare există corespondență oficială internă. În procesul de menținere a documentației, diverse note de birou.

Acestea pot fi, de asemenea, rapoarte, comenzi etc. În cele mai multe cazuri, aceste documente interne sunt foarte asemănătoare ca natură a scrisului, doar în funcție de scopul final și motivul redactării, au o natură organizatorică și juridică diferită.

Dacă memoriul are un scop specific sau înregistrează cheltuirea resurselor financiare, atunci acesta trebuie atașat înaintea ordinului general. situațiile financiare(pe baza unui fapt specific, înregistrează contabilitate și efectuează tranzacții de venituri și cheltuieli).

Notele de birou de diferite tipuri ajută la rezolvarea rapidă a diverselor probleme curente și reprezintă un document de sprijin al unor fapte specifice.

Notele de serviciu, în funcție de tipul și natura lor de redactare, trebuie păstrate pentru un anumit număr de ani (termenii pot fi de la 1 an, 3, 5 ani, sau pot fi stocate permanent).

Cerințe pentru pregătirea unei note

Conform cadrului legislativ (GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate” Sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor”) nota trebuie să aibă:

1. o indicație a cui este adresat documentul (un funcționar, o unitate structurală sau o anumită organizație);
2. numele destinatarului (în special căruia i se trimite documentul);
3. titlul documentului (în în acest caz,„Notă de birou” este indicată);
4. numărul de înregistrare a notei de serviciu;
5. data scrierii;
6. titlul textului (exemplu: „Cu privire la achiziționarea de articole de papetărie pentru departament”, „Cu privire la măsuri disciplinare” etc.);
7. textul în sine;
8. data și semnătura celui care a întocmit nota (trebuie indicată funcția);

Când scrieți o notă, trebuie să respectați următoarele reguli:

• indicarea corectă a tuturor detaliilor;
• respectați cu strictețe stilul oficial de scriere;
• întocmește documentul în ordinea corectă;

Cine poate scrie o notă

Nota poate fi întocmită atât de lucrătorii obișnuiți, cât și de conducerea organizației. Acesta este un document care reglementează conectarea obiectelor cu control orizontal.

Gestionarea electronică a documentelor

Principalele obiective ale redactării notelor sunt rezolvarea problemelor organizaționale curente legate de managementul economic, baza materială și tehnică, suport informativ, măsuri disciplinare etc.

Adesea, organizațiile de conducere folosesc un sistem electronic de gestionare a documentelor pentru a înregistra diverse date și fapte: programatorii dezvoltă un program special, activitatea organizației este înregistrată folosind un login și o parolă (acestea sunt furnizate de departamentul de resurse umane) și, mergând la o anumită secțiune din programul de gestionare a documentelor, angajatul selectează secțiunea „Notă internă” și completează deja câmpurile lipsă.

Ușurința de utilizare a gestionării electronice a documentelor a fost apreciată de multe companii deoarece:

• numărul documentului (cartea acestuia) este atribuit automat;
• toate documentele sunt stocate într-o arhivă electronică (în principal pe an);
• pentru a căuta un anumit document, este suficient să cunoști un set minim de informații;
• economii la hârtie și închiriere depozitare etc.;

Dar multe organizații încă folosesc suporturi de hârtie atunci când scriu note.

În departamentul de resurse umane există adesea deja exemple gata făcute memorii în diverse scopuri, iar angajatul trebuie doar să contacteze ofițerul de personal responsabil și să indice motivul pentru care își scrie nota.

Procedura de examinare a unei note

După scrierea unui memoriu, acesta este înregistrat de către angajații responsabili, apoi merge la persoanele responsabile pentru a fi luate în considerare (care notează faptul citirii și pun notele corespunzătoare) și după toate acestea este trimisă destinatarului. Destinatarul și-a pus deja rezoluția („De acord”, „Respins”, „Considerat”, „Finalizat”, etc. În funcție de scopul redactării notei și rezultatul final al acțiunii după solicitarea angajatului companiei).

Nu există cerințe legale stricte pentru scrierea notificărilor, dar trebuie totuși să indicați toate punctele corect (în conformitate cu cerințele generale ale fluxului de documente).

Exemplu de scriere a unei note

Directorului Rostock LLC
Samelyuk Anatoly Petrovici
director de vânzări al Rostok LLC
Kuznețova Oksana Ivanovna
(puteți indica detaliile pașaportului, adresa de domiciliu sau de serviciu, numărul de personal al angajatului, care este atribuit la angajare)
din 25 decembrie 2014
Nr.31 din 25 decembrie 2014 (numar de inregistrare)

Notă de serviciu

În legătură cu prelungirea călătoriei de afaceri la Moscova, conform documentului nr. 27 din 15 decembrie 2014: durata călătoriei de afaceri trebuia să fie de la 17 decembrie 2014 până la 20 decembrie 2014, dar durata reală a călătoria de afaceri: de la 17 decembrie 2014 până la 23 decembrie 2014 anul, în legătură cu soluționarea problemelor organizatorice relevante. Un raport despre munca depusă a fost furnizat șefului departamentului de vânzări al Rostock LLC, Nikolai Nikolaevich Kramar.
Biletele de plecare și sosire sunt incluse. Vă rog să alocați o sumă adecvată de indemnizații de călătorie - în valoare de 10 mii de ruble.

25.12.2014
Manager de vânzări la Rostok LLC
Kuznetsova O.I (și semnătura personală).

Dacă nota ocupă mai multe coli A4, atunci fiecare dintre ele este numerotată.

Indentări

Când redactați o notă pe hârtie, trebuie să respectați următoarele indentări:

• liniuță stângă (marja) - de la 2,5 la 3,5 cm (locul depunerii documentului);
• indentare dreapta - de la 1,25 la 2,5 cm;
• indentarea superioară - cel puțin 2 cm;
• liniuță de jos - cel puțin 2 cm;

Dacă luăm în considerare principii generale redactarea unui memoriu, atunci acest document are caracter exclusiv auxiliar, informație specifică și inițiază astfel o anumită decizie de management.

Noskova Elena

Sunt în profesia de contabil de 15 ani. Ea a lucrat ca contabil șef într-un grup de companii. Am experiență în trecerea inspecțiilor și obținerea de împrumuturi. Familiarizat cu domeniile producție, comerț, servicii, construcții.

Oamenii fac aproape toate lucrurile importante prin corespondență;

prin urmare, capacitatea de a vorbi nu este suficientă.

Luc de Vauvenargues

Să vorbim despre un memoriu ca principal mijloc de comunicare internă, un document care poate eficientiza relațiile interne, poate asigura schimbul prompt de informații și poate rezolva o situație controversată.

DE CE IGNORĂ ORGANIZAȚIILE ÎNREGISTRĂRI OFICIAL?

Nota rămâne un outsider în corespondența de afaceri a organizațiilor private. În organizațiile guvernamentale, dimpotrivă, majoritatea documentelor interne sunt memorii interne.

Adesea, în organizațiile comerciale, o notă este tratată ca o formalitate lipsită de sens, dar acest element al fluxului intern de documente corporative, ca parte integrantă a culturii corporative, are un potențial neprețuit pentru dezvoltarea afacerii.

Pe ce este bazat atitudine negativă un număr de manageri de linie ai organizațiilor comerciale la unul dintre cele mai importante documente interne care servește drept bază pentru luarea deciziilor de management? Motive posibile:

Nivel scăzut de cultură comunicare de afaceri, lipsa standardelor corporative, decizii de management cu voință puternică în domeniul fluxului de documente interne;

Lipsa statutului oficial, întrucât memoriul nu este inclus în clasificatorul documentației de gestiune;

Disponibilitatea mijloacelor electronice de comunicare. Managerii nu vor să piardă timpul în formalizarea proceselor de management, preferând să schimbe câteva cuvinte într-o întâlnire personală, să sune telefon mobil, scrie la e-mail sau pe Skype etc.

Dar există un alt motiv: uneori managerii sabotează formalizarea sistemului de documente interne. Informațiile documentate despre starea de fapt din organizație, instrucțiunile către un funcționar sau, să zicem, ordinele privind procedura de acțiune în situații specifice sunt greu de respins. Lucrul în haos are anumite avantaje: nu este nimic mai ușor decât să renunți la faptul de a transmite informații verbale, precum și instrucțiunile date unu-la-unu. Toată lumea este familiarizată cu situația în care un angajat primește în mod regulat instrucțiuni verbale care se exclud reciproc, nerespectarea oricăreia dintre acestea atrage după sine sancțiuni administrative.

CARE SUNT BENEFICIILE NOTELOR OFICIALE?

O notă este internă scrisoare de afaceri, cu care puteți rezolva rapid și eficient problemele actuale de producție.

Scopul principal al unei note este schimbul de informații oficiale între angajații aceleiași organizații cu statut egal.

Scopurile scrierii notificărilor pot fi diferite:

Comunicări orizontale ale șefilor de divizii structurale/funcționari la rezolvarea problemelor și problemelor generale de producție;

Interacțiune informațională eficientă:

Schimb de informații operaționale între diviziile structurale/independente și sucursale;

Solicitare de informații de fundal;

Instructiuni de conducere;

Însoțirea unui alt mesaj (nota de acoperire);

Rezolvarea problemelor curente de suport administrativ, economic, logistic, informațional și de alt tip;

Rezolvarea situațiilor controversate și conflictuale.

Abilitatea de a întocmi în mod competent documente interne, inclusiv memorii interne, ajută în situații extrem de dificile și confuze.

În primul rând, memoriul este principalul asistent pentru angajații serviciului de suport pentru documentația de management (în continuare - DOU) în situații controversate.

Din păcate, șefii unităților structurale principale încearcă adesea să dea vina pe angajații unităților auxiliare pentru deficiențele departamentului atunci când lucrează cu documente. De exemplu, conducerea unei unități structurale nu a îndeplinit la timp instrucțiunile unui manager superior, însă responsabilitatea pentru aceasta trece la serviciul instituției de învățământ preșcolar, care ar fi întârziat trimiterea scrisorii de ieșire.

O notă va ajuta la respingerea acuzațiilor nefondate. O notă care conține faptele, termenul limită, numele complet. Angajații instituțiilor de învățământ preșcolar care au finalizat munca eficient și în timp util, cu atașamente de confirmare (copii ale cărților de înregistrare, extrase din jurnalele de înregistrare etc.), ajută adesea la menținerea obiectivității, recunoașterea revendicării ca nefondată și restabilirea reputației afacerii. a unui anumit angajat și a serviciului instituției de învățământ preșcolar în ansamblu (Exemplul 1).

Textul notei trebuie să indice clar scopul mesajului într-o formă accesibilă și concisă. Informațiile incomplete sau redundante fac dificilă înțelegerea de către destinatar a esenței problemei și pot duce la interpretare ambiguă și, în consecință, la absența rezultatului dorit. Eficacitatea unei note depinde de cât de bine este structurată structura documentului și dacă argumentele prezentate sunt logice.

TERMINĂM O NOTĂ DE SERVICE

DACĂ PE FORMULAR, CUM?

Notele de birou sunt de obicei scrise pe o coală goală de hârtie A4. Cu toate acestea, organizațiile comerciale în acest scop folosesc adesea un formular de scrisoare, care, conform clauzei 4.7 din GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentului” conține:

Emblema organizației sau marcă comercială (marca de serviciu);

Numele companiei;

Cod de organizare;

Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice;

Număr de identificare fiscală/cod motiv pentru înregistrare (TIN/KPP);

Informații de referință despre organizație;

Locul în care a fost întocmit sau publicat documentul.

În plus, unii experți de pe paginile revistelor și de pe Internet dau exemple de memorii scrise pe antet.

Fără îndoială, este mai ușor să pregătiți toate documentele fără discernământ pe același formular. Cu toate acestea, nu are sens să scrieți o notă șefului unui departament vecin pe un antet care conține date de referință, TIN, OGRN etc. În plus, formularul de scrisoare a organizației ocupă cel puțin 20 la sută din volumul total al primei pagini și adesea informațiile necesare nu încap pe o singură foaie. Pare un lucru mic, dar într-o organizație mare, astfel de lucruri mărunte duc la cheltuieli neproductive, mai degrabă decât la economisirea de bani.

Să aflăm pe ce formă puteți întocmi o notă (dacă doriți).

Tipurile de formulare de documente sunt stabilite în clauza 4.6 din GOST R 6.30-2003.

Între timp, GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informații, bibliotecă și publicarea. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru întocmirea documentelor”, care intră în vigoare la 1 iulie 2018, conține deja clarificări privind întocmirea formularelor de organizare (clauzele 5.8 și 6.6).

Rezultă de aici că standardele nu recomandă întocmirea unei note pe hârtie cu antet. Dar dacă dorința de a efectua corespondență internă este cu siguranță mare, puteți dezvolta și asigura un formular în LNA tip specific document - memoriu.

FORMULAR NOTĂ DE SERVICIU: DETALII

Sub forma unui anumit tip de document (în cazul nostru, o notă oficială) în conformitate cu GOST R 6.30-2003, trebuie incluse următoarele detalii (Exemplul 2):

03 - „Emblema organizației sau marcă comercială (marca de serviciu)”;

08 - „Numele organizației”;

10 - „Numele tipului de document”;

11 - „Data documentului”;

12 - „Numărul de înregistrare a documentului”;

14 - „Locul întocmirii sau publicării documentului”;

15 - „Destinatar” (numele unității structurale și funcția angajatului căruia i se trimite nota);

18 - „Titlul textului”;

20 - „Textul documentului”;

21 - „Marca prezenței cererii”;

22 - „Semnătura”;

27 - „Notă despre interpret.”

NUANȚELE DETALIILOR DE ÎNREGISTRARE

• "Destinaţie". Dacă o notă este trimisă la mai multe divizii structurale, detaliul „Destinatar” este introdus în colțul din dreapta sus, după cum urmează:

Dacă numărul total de destinatari este mai mare de patru, trebuie să creați o listă de corespondență.

• „Textul documentului”. O notă, ca o scrisoare de afaceri, trebuie să fie clar structurată. Textul notei este scris la persoana I singular („vă rugăm să enumerați”, „Consider că este necesar”, etc.).

Textul, împărțit în paragrafe complete din punct de vedere logic, face mai ușor de citit și de înțeles, conferă fiecărui gând o completitudine logică și permite destinatarului să navigheze mai bine în textul documentului.

Textul memoriului constă de obicei din:

Din preambul (partea introductivă);

Parte principală;

Partea finală (concluzii, sugestii, solicitări etc.).

Preambulul dezvăluie scopul redactării memoriului și conține referiri la datele, documentele și faptele care au servit drept motiv pentru întocmirea sa. Informațiile conținute în preambul pot fi scurte sau detaliate. Preambulul duce fără probleme la partea principală.

Mărimea corpului variază în funcție de scopurile menționate în notă și poate fi mai multe rânduri sau mai multe pagini de text dactilografiat.

Scopul principal al părții principale este de a explica, de a convinge, de a motiva să acționeze, adică de a obține rezultate. Această parte a textului este cea care dezvăluie cel mai pe deplin conținutul memoriului. Partea principală include cea mai mare cantitate de material factual, care nu numai că ar trebui să informeze, ci și să convingă. Aplicațiile, dacă există, trebuie de asemenea menționate acolo.

Partea finală, sau rezumatul, a memoriului este un fel de rezumat care confirmă cele de mai sus, conține concluzii, solicitări și propuneri specifice pentru rezolvarea problemei. Cu cât formularea rezumatului este mai clară și mai clară, cu atât este mai mare probabilitatea ca deciziile asupra problemelor să fie luate în timp util.

ÎNREGISTRAREA ȘI RUTE DE MIȘCARE A NOTELOR ÎN ORGANIZARE

Problemele de înregistrare și transferul ulterior de note oficiale către destinatar provoacă adesea controverse. Cine ar trebui să înregistreze notele? Serviciul DOW? Unități structurale? Secretari? Și trebuie să fie înregistrate în principiu? Cine și cum ar trebui să transmită memorii interne, astfel încât să ajungă în timp util oficialilor interesați?

Fără îndoială, rezolvarea acestor probleme este apanajul organizației în sine, ale cărei instrucțiuni de management al biroului ar trebui să conțină o secțiune dedicată lucrului cu documentele interne. Regulile stabilite în LNA și procedura pentru acțiunile acestora vor ajuta la evitarea dezacordurilor.

Ce să faci dacă nu există un astfel de document? Desigur, creați-l prin formalizarea procedurii de întocmire, prelucrare și mutare a documentelor oficiale interne. Formalizarea ajută la eficientizarea multor procese de afaceri, ceea ce are un efect foarte pozitiv asupra ordinii generale din organizație.

Este necesar să începeți lucrul prin analizarea fluxului de memorii oficiale: determinând volumele și rutele acestuia, eliminând segmentele în mod evident inutile de-a lungul căii documentului. Pentru a determina cea mai eficientă rută pentru un document, nu vă fie teamă să spargeți modelele vechi, incomode, să corectați și să corectați erorile de logistică.

Pot exista mai multe opțiuni pentru rutarea notelor oficiale - cu participarea serviciului instituției de învățământ preșcolar (Schema 1) și fără acesta (Schema 2). Să aflăm care dintre aceste scheme este cea mai eficientă.

SCHEME INEFECTIVE DE ÎNREGISTRARE ȘI DE RUTAREA NOTELOR

• Înregistrarea în serviciul de învățământ preșcolar al unei mari organizații. Transferarea notelor oficiale către serviciul instituției de învățământ preșcolar pentru înregistrare și redirecționarea ulterioară către destinatar încetinește procesul de comunicare a informațiilor și de luare a deciziilor. Acest lucru este vizibil în special în organizațiile cu un volum mare de flux de documente interne și externe. Având în vedere volumul general de muncă, nu fiecare instituție de învățământ preșcolar poate desemna un angajat separat pentru a înregistra note oficiale, notițe și alte note. Într-un fel sau altul, scrisorile urgente trimise, ordinele, instrucțiunile, corespondența primită de la autoritățile superioare vor fi întotdeauna înregistrate primele, iar notele vor aștepta cu blândețe în aripi.

• Înregistrarea ca secretar într-o organizație mică. În organizațiile cu un flux mic de documente, notele interne sunt înregistrate de secretarul managerului. Un memoriu intern este un document intern orizontal și nu poate fi destinat unui funcționar superior.

Rapoartele, notele analitice și explicative sunt folosite pentru a furniza informații conducerii în corespondența de afaceri. În consecință, secretarul în lanțul de recepție și transmitere a notelor oficiale între egali în statut oficiali- un link suplimentar.

• Fără înregistrare, dar cu o marcă de la serviciul DOW despre transfer. Dacă nu este obișnuit ca o organizație să înregistreze note oficiale, nu are sens să le transmită destinatarului prin serviciul DOU fără înregistrare. Predarea unui bilet la serviciul instituției de învățământ preșcolar și primirea unei note de transfer, urmată de transferul documentului de către serviciul instituției de învățământ preșcolar către unitatea destinatară și aplicarea unei alte mărci pe transfer - toate acestea complică procesul, durează timp și mărește termenul de executare a ordinelor.

Dacă organizația are încă o procedură de transmitere a notelor oficiale cu primirea unei mărci de acceptare, destinatarul semnează pentru primire, indică poziția sa, data și ora primirii documentului (dacă este necesar). Un semn de primire este înregistrat pe o copie a notei, care este returnată departamentului destinatar.

Marca de primire poate fi înlocuită cu ștampila „Primit”, care conține câmpuri pentru a indica data primirii, numele complet. și semnătura funcționarului (Fig.).

Orez. Marca de chitanță poate fi înlocuită cu ștampila „Primit”.

SCHEME EFICIENTE DE ÎNREGISTRARE ȘI DE RUTAREA NOTELOR

• Înregistrare într-o unitate structurală, transfer de note direct între unități. Înregistrarea notelor oficiale într-o unitate structurală, precum și transferul acestora de la o unitate structurală la alta, ocolirea intermediarilor (serviciu DOU sau secretar), scurtează calea documentului către destinatar.

În cazul în care o unitate structurală nu are funcția de funcționar (secretar al unui departament/secție/divizie), trebuie desemnat un funcționar responsabil cu gestionarea evidenței care să înregistreze documentele, inclusiv pe cele interne. Persoana responsabilă cu lucrările de birou este stabilită de șefii diviziilor structurale. De regulă, este numit un angajat care nu este împovărat cu responsabilități de serviciu. Atribuirea funcțiilor suplimentare se aprobă prin ordin sau regulament și se consemnează în fișele postului.

• Înregistrarea notelor de ieșire. Funcționarul responsabil cu munca de birou într-o unitate structurală înregistrează un memoriu de ieșire.

Notele de ieșire sunt înregistrate în jurnalul de corespondență intern (de ieșire) al departamentului (Exemplul 3). Când înregistrați notele de serviciu trimise, indicați:

numărul de înregistrare a documentului;

Destinatar (departamentul la care se trimite nota);

Număr de pagini;

Disponibilitatea aplicațiilor;

Data executiei;

NUMELE COMPLET. angajatul care a pregătit nota.

Nota poate fi scanată și trimisă prin e-mail.

Dacă este necesară transmiterea originalului, funcționarul responsabil cu lucrările de birou într-o unitate structurală poate întocmi un program de transmitere a notelor oficiale către destinatari - o dată pe zi, de 2 ori pe zi etc.

Notele urgente (cu un termen clar precizat) trebuie transmise imediat. Puteți transmite note oficiale către unitatea destinatară direct sau prin celule special echipate din serviciul instituție de învățământ preșcolar cu numerele și/sau denumirile unităților structurale. În acest caz, serviciul instituției de învățământ preșcolar nu participă la procesul de transfer al documentelor.

Înregistrarea notelor primite. Atunci când un memoriu este primit de către departamentul destinatar, oficialul responsabil cu munca de birou din departamentul destinatar îl înregistrează ca document intern de intrare în jurnalul de corespondență intern (de intrare) al departamentului (Exemplul 4), indicând următoarele detalii:

Numărul de înregistrare primit;

Data primirii (înregistrării);

Număr de pagini;

Aplicații;

Data executiei;

Executor (funcționarul căruia i se trimite nota).

Responsabilitatea pentru respectarea termenelor specificate în memoriu revine funcționarului căruia i se adresează. Inițiatorul memoriului și/sau un funcționar superior poate modifica termenele de executare a unui document.

• Înregistrare de către toți angajații. Dacă organizația sau diviziile sale structurale nu au un angajat responsabil cu munca de birou, puteți găsi și alte mecanisme de înregistrare a notelor oficiale. De exemplu, plasați un jurnal de note de serviciu în format Word sau Excel pe un server pentru uz public. În acest caz, înregistrarea unei note de către un angajat al unei unități structurale nu va dura mai mult decât transferul personal al documentului către secretar.

Cu toate acestea, specialiștii din unitățile structurale specializate sabotează adesea astfel de propuneri. Încercările de a le încredința chiar și lucrări minore de birou sunt întâmpinate cu rezistență activă. În anumite privințe, experții au dreptate. Amintiți-vă, I.A. Krylova: „Problema este că, dacă cizmarul începe să coacă plăcinte, iar cofetatorul începe să facă cizme, atunci lucrurile nu vor merge bine”?

Puteți evita conflictul deschis cu specialiștii din departamentele relevante dacă emiteți un ordin sau o instrucțiune adecvată semnată de șeful organizației. În acest caz, inițiatorul trebuie să fie șeful serviciului instituției de învățământ preșcolar sau o altă persoană responsabilă cu munca de birou. Este în interesul lui să elimine unele dintre funcțiile arhaice, să eficientizeze lucrul cu fluxurile de documente, să construiască rute eficiente pentru deplasarea acestora și să elimine pierderea documentelor interne.

De îndată ce o astfel de schemă este pusă în aplicare, nemulțumirea angajaților scade, deoarece timpul de înregistrare este redus semnificativ, iar înregistrarea în sine devine transparentă.

CONDIȚII DE PĂSTRARE ALE ÎNREGISTRĂRILOR OFICIALE

Perioadele de păstrare a notelor sunt cuprinse în Lista documentelor standard de arhivă de management generate în cursul activităților organelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, indicând perioadele de păstrare (aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25/08/2020). /2010 Nr. 558, modificat la 16.02.2016, în continuare - Lista 2010) (Tabel).

Orice organizație care funcționează cu succes este un organism viu, în continuă schimbare, iar munca de birou este o imagine în oglindă a sistemului de management al acestui organism. Vrei să ții pasul cu vremurile și să fii în frunte? Încercați să începeți cu memorii interne - acesta va fi primul pas către un flux de documente bine organizat, iar logistica verificată a rutelor interne de documente va fi primul pas în lupta împotriva haosului managerial. Exemple de note de service sunt date mai jos (Exemplele 5-10).

EXEMPLE DE NOTE OFICIALE

În acest articol vom vorbi despre cum să scrieți corect o notă. Din ce în ce mai mult, în lista de cerințe pentru un candidat pentru un post, se poate găsi o teză despre abilitățile de comunicare ale unui specialist. Acest lucru nu înseamnă că angajatul este de așteptat să scrie povești lungi și incitante despre vacanțe sau bârfe despre vecini. În înțelegerea angajatorului, angajatul va avea nevoie de capacitatea de a comunica și de a formula clar sarcinile pentru o cooperare de succes cu echipa. O formă de astfel de interacțiune ar putea fi o notă.

Terminologie

Într-o companie cu personal redus, angajații știu adesea despre existența notelor interne doar din auzite. Dacă întreaga echipă nu este nici măcar de câteva zeci de oameni, atunci informațiile despre toate evenimentele semnificative, atât cele care au avut loc, cât și cele pe cale să se întâmple, sunt difuzate oral. Deși un număr mic nu înseamnă că utilizarea comunicării scrise nu este eficientă.

Nota în sine este un document intern, o formă de notificare către membrii echipei interesați despre fapte importante sau care conține unele informații care afectează activitatea ulterioară a unui alt departament. Și, deși nu există nicio mențiune despre acest tip de document, și cu atât mai mult despre un eșantion standard de memoriu, în legislația muncii, necesitatea acestuia este uneori dictată de normele Codului Muncii al Federației Ruse.

Întocmirea unei astfel de lucrări ar fi recomandabilă dacă trebuie să informați un coleg în scris:

• despre prezența sau schimbarea stării activelor materiale;
• despre modificarea programului de lucru al unui angajat individual sau al unei părți a unui departament;
• despre o opinie sau o propunere existentă de a face ajustări în procesul de lucru;
• despre o obiecție la acțiunile sau intențiile sale;
• despre schimbările în esența și compoziția informațiilor utilizate pentru muncă;
• despre orice alt fapt sau eveniment care, în opinia autorului documentului, poate afecta îndeplinirea atribuțiilor sale de serviciu.

Pentru ca nota să fie percepută ca demn de atentie document, nu este suficient să mâzgăliți doar câteva fraze pe o bucată de hârtie. Chiar dacă formularul nu este aprobat prin reglementări, ar trebui să utilizați întotdeauna standardul 6.30–2003 „USD. USORD. Cerințe de documentare.” Acest lucru este valabil și atunci când dezvoltați formulare interne și le asigurați în sistemul de management al documentelor al companiei.

Legislația nu conține conceptul de memoriu, dar forma sa standard poate fi dezvoltată independent și pusă în aplicare printr-un ordin separat, bazat pe GOST 6.30-2003.

Diferența dintre memo și memo

Deoarece practica pregătirii notelor oficiale nu afectează toate întreprinderile, nu toți specialiștii văd o diferență semnificativă între un memoriu oficial și un memoriu. Dar este, totuși, tangibilă și are semne foarte specifice:

Tipul documentului	Destinaţie	Conţinut
Notă de serviciu	Un membru al unei echipe cu care nu există interacțiune în forma „subordonat-superior”. Un coleg de rang egal în cadrul sau în afara departamentului	Cel mai adesea este de natură informativă sau de avertizare. Compilat în scopul familiarizării garantate cu datele și confirmării ulterioare propria pozitieînainte de management.
Raportare internă	Se adresează fie supervizorului imediat al autorului documentului, fie autorităților superioare	Poate fi de natură notificare pentru a avertiza asupra apariției unor consecințe negative sau ireparabile care interferează cu munca sau dăunează sănătății. Poate fi întocmit pentru a coordona nevoile companiei sau poate propune măsuri de reorganizare a proceselor.
Raportare externă	Către o organizație sau o structură aferentă cu care se desfășoară lucrări comune sau se implementează un proiect urgent	Întocmită de obicei cu scopul de a sesiza conducerea unei organizații partenere despre încălcări sau neîndeplinire a obligațiilor de către angajații sau funcționarii acesteia. Mai rar cu oferte de a încuraja sau de a sărbători pe cineva.

Printre majoritatea covârșitoare a lucrătorilor, există o opinie că acest proces de schimb de „hârtii” este o pierdere de timp și efort în compilarea acestora, deoarece apelarea și schițarea rapidă a unei imagini este mult mai rapidă și mai ușoară. Trenul lor de gândire își schimbă brusc direcția după primul contact cu situațiile de producție, când este necesar să se dovedească faptul de a transmite tuturor informațiilor relevante. părțile interesate. Uneori nu numai soarta unei sancțiuni disciplinare (posibil foarte severă, până la concediere inclusiv), ci și funcționarea în continuare cu succes a întregii întreprinderi depinde de aceasta.

Tipuri de memorii

Datorită formei destul de libere de prezentare, nota este folosită într-un mod foarte gamă largăîntrebări și situații. Următoarele vor enumera cele mai frecvente situații, dar asta nu înseamnă că această listă este exclusivă și nu poate fi completată cu alte articole.

• Consultați un șablon tipic de notă aici -
• Iată o formă universală pentru o notă

De la angajat la angajat

Chiar dacă doi angajați sunt despărțiți unul de celălalt doar printr-un pasaj între birouri, acest lucru nu îi poate împiedica să comunice în scris. Și să consideri asta ca pe un conflict de muncă ar fi complet greșit. Interacțiunea prin schimbul de „scrisori” ajută la:

• evita eșecurile ca urmare a sarcinii de muncă grele și a uitării;
• rezolvarea problemei neîndeplinirii obligațiilor sau transferului intempestiv al datelor necesare;
• dezamorsează relațiile tensionate și, de asemenea, transferă nota către angajat în categoria documentelor disciplinare și de organizare.

Conținutul acestor lucrări poate fi foarte diferit și conține atât cereri, cât și cereri. De exemplu, dacă un angajat vede că unul dintre membrii echipei neglijează funcțiile oficiale, atunci chiar înainte de a contacta managerul, puteți trimite o notă despre neîndeplinirea îndatoririlor oficiale unui coleg care este frivol în munca sa. Acest lucru va fi mai corect și ne va permite să dovedim în viitor că golurile în muncă nu au fost rezultatul „responsabilității reciproce” și a reducerii problemei.

Un memoriu este un instrument de interacțiune între specialiști de același nivel structural este mai corect să folosiți o notă pentru a vă adresa managerului.

Pentru anulare

Este rar ca vreo lucrare să nu fie asociată cu bunuri materiale sau consumabile utilizate pentru lucrări de succes. Acest lucru implică deteriorarea acestora sau pierderea caracteristicilor de calitate, iar apoi trebuie să contactați serviciul de aprovizionare pentru a șterge materialele vechi și a emite altele noi.

Dacă uzura sau defectarea obiectelor de muncă este rezultatul proceselor naturale asociate cu îmbătrânirea sau epuizarea resurselor, atunci puteți raporta acest lucru persoanei responsabile din punct de vedere financiar. Forma de notificare poate fi o notă pentru anulare cu o listă de articole care și-au pierdut utilitatea și motivul refuzului de a le folosi.

Este o altă chestiune dacă defalcarea formării lor a fost asociată cu evenimente non-standard sau nepăsare a angajaților responsabili, atunci acest lucru nu se poate face fără cunoștințele și decizia autorităților. În acest caz, este mai potrivit să scrieți nu o notă, ci un raport.

Pentru bonusuri

Comunicarea scrisă este asociată mai des cu evenimente neplăcute sau cu schimbul de date. Mai puțin frecvente sunt motivele mai plăcute pentru a scrie o notă - un mesaj despre un bonus.

Deoarece trăsătură distinctivăÎntrucât nota este considerată a fi trimisă unui angajat de rang egal, este mai corect să trimiteți o propunere de premiu, întocmită într-un mod similar, spre exemplu, serviciului de personal. Alternativ, puteți oferi documentul angajatului responsabil cu întocmirea unui proiect de ordin privind bonusurile sau prezentarea unei liste de candidați pentru a primi stimulente în numerar.

Puteți aborda direct șeful companiei cu această idee, dar atunci ar fi mai corect să vă prezentați argumentele sub forma unui memoriu. Verifică.

Într-o călătorie de afaceri

După ce în 2014 a fost desființată necesitatea obținerii unui certificat de călătorie obligatoriu pentru fiecare călătorie de afaceri, a apărut întrebarea cum să înregistrați corect unele dintre nuanțe și să raportați rezultatele acesteia. Soluția a fost o notă pentru o călătorie de afaceri. În această formă, puteți informa managerul despre cum și când este planificat să îndeplinească sarcina companiei, precum și să expuneți rezultatele călătoriei într-o notă.

Acest document este utilizat în mod obișnuit:

• dacă călătoria până la destinație a fost efectuată cu transport personal sau de trecere;
• dacă trebuie să vă raportați la muncă într-o zi liberă sau ore suplimentare;
• dacă este imposibil să se determine cu exactitate durata efectivă a călătoriei de afaceri pe baza documentelor financiare anexate;
• dacă există circumstanțe care trebuie luate în considerare la calcularea diurnei și rambursarea cheltuielilor sau necesitatea cheltuielilor trebuie explicată fără documente primare.

Într-o oarecare măsură, nota a înlocuit sarcinile obligatorii anterior pentru călătoriile de afaceri și rapoartele privind implementarea acestora. Verifică.

Notă pentru director

Întrucât managerul, cel mai adesea, este cel mai înalt organ de conducere individual al întreprinderii, este destul de dificil să ne imaginăm o situație în care ar fi corect să trimitem un memoriu directorului. În conformitate cu principiile ierarhiei serviciilor, este mai bine să prezinte rapoarte în numele său.

Reticența de a intitula astfel documentul transmis autorităților este, mai degrabă, dictată de motive și emoții subiective. Cu toate acestea, merită să înțelegeți că o notă despre o încălcare a fișei postului pare ilogic.

O opțiune de a utiliza corect forma unei note adresate directorului este posibilă în corporații sau exploatații. Numai în structura lor pot exista mai mulți directori în același timp, egali ca poziție în organizație și nesubordonați unul altuia. În cadrul întreprinderilor cu un sistem de management simplu și un singur manager, este mai potrivit să se utilizeze rapoarte cu privire la toate problemele de producție care necesită atenția și aprobarea directorului.

O notă de serviciu, ca orice altă corespondență, este supusă înregistrării în jurnalele contabile speciale. Este mai bine să-l predați cu o semnătură pe al doilea exemplar sau în coloana jurnalului.

Întocmirea unui memoriu

Pentru a vă asigura că o persoană nu are îndoieli cu privire la cum să scrie corect o notă, puteți folosi instrucțiuni simple:

1. Documentul este întocmit pe o coală de hârtie A4, cu numele complet și titlul complet al funcției destinatarului indicate în „antet”.
2. Acolo este indicat și numele autorului notei, fără a uita să-i scrieți funcția și departamentul.
3. Utilizați expresia „Notă de service” ca titlu.
4. În continuare, ar trebui să expuneți esența problemei, a întrebării, a informațiilor sau a propunerii într-o formă scurtă, dar succintă, folosind un stil de scriere de afaceri.
5. La sfârșit, trebuie să menționați data compilării, semnătura compilatorului și numele de familie.
6. Pentru a eficientiza fluxul de documente, toate documentele de ieșire și de intrare sunt supuse înregistrării. Prin urmare, unui memoriu întocmit corect trebuie să i se atribuie un număr de serie.

Pentru acele companii care doresc să unifice forma unei note interne și să stabilească procedura generală pentru modul în care este scrisă nota internă, va trebui să emiteți o comandă separată pentru întreprindere. Apoi exemplul de scriere aprobat va deveni obligatoriu pentru utilizare de către toți angajații organizației.

Spre deosebire de prejudiciul general împotriva folosirii notificărilor în comunicarea cu colegii, acest document nu poate avea decât un impact pozitiv asupra procesului de lucru și poate stabili interacțiunea internă. De aceea, fiecare angajat ar trebui să lase deoparte îndoielile și emoțiile și să ia de la sine înțeles că unele probleme pot fi rezolvate doar prin pregătirea de documente scrise.

Avocat la Colegiul de Apărare Juridică. Specializat în tratarea cazurilor legate de conflicte de muncă. Apărare în instanță, pregătirea cererilor și a altor documente de reglementare către autoritățile de reglementare.