Notă de service pentru exemplu de reparații auto. Întocmim un memoriu

SZ-ul este întocmit de către salariat pe numele conducătorului său imediat sau pe numele șefului altui departament. Vă permite într-un timp scurt:

anunta managerul despre problema momentul actual problemă

face propuneri pentru eliminarea acestuia sau convine asupra unui plan de acțiune cu un alt angajat.

determină un manager să ia o decizie sau să emită un ordin

De asemenea, este o dovadă că specialistul care a descoperit o problemă în procesul de lucru nu a lăsat situația să-și urmeze cursul, dar și-a anunțat conducerea despre aceasta pentru a putea lua măsuri. soluție operațională. Adică nu era inactiv.

Tipuri de memorii

Să ne uităm la principalele tipuri de scrisori de serviciu:

despre solicitarea de informații;

despre încălcările comise de un angajat în îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

privind bonusurile pentru angajați.

În plus, SZ poate însoți transferul unui pachet de documente între divizii, divizii, departamente din cadrul organizației (pentru organizațiile terțe este necesar să se pregătească scrisori de intenție). De asemenea, poate fi trimis angajaților cu cerința de a explica motivul absenței lor de la serviciu.

SZ poate conține orice întrebări legate de probleme de muncă.

Reguli de compilare

Principala regulă care trebuie respectată la compilare este concizia. Documentul ar trebui să indice în mod clar esența problemei, precum și modalitățile de a o rezolva. De regulă, textul SZ nu trebuie să ia mai mult de 6-7 rânduri. SZ nu are o formă unificată. Pentru a-l compila, se folosește o formă liberă memoriu eşantion

În ciuda acestui fapt, atunci când scrieți, ar trebui să țineți cont de cerințele GOST R 6.30-2003. Întocmirea unui memoriu în conformitate cu GOST, al cărui eșantion este prezentat mai sus, necesită următoarele detalii:

hârtia trebuie să conțină un „antet”. Indică cui i se adresează (funcția și numele complet al salariatului în cazul dativ);

introduceți data întocmirii și numărul documentului;

titlul textului indică subiectul SZ;

o descriere a situației actuale datorită căreia se întocmește nota: „Vă aduc la cunoștință...”, atunci textul memoriului trebuie să conțină o cerere specifică;

Mai jos este postul și numele complet al compilatorului, semnătura cu transcriere.

Documentul completat trebuie înregistrat la secretarul întreprinderii ca corespondență de intrare. După aceasta, puteți fi sigur că directorul va primi SZ și se va familiariza cu acesta personal.

SZ în formă electronică

Este de remarcat faptul că multe întreprinderi au adoptat managementul electronic al documentelor. Prin urmare, SZ poate fi emis electronic. În acest caz, este trimis la adresa de e-mail corporativă a întreprinderii. Secretarul este responsabil pentru sortarea și transmiterea ulterioară a scrisorilor către destinatari.

Această metodă de transfer SZ economisește hârtie și timp angajat. În acest caz, documentul se întocmește la fel ca pe hârtie. Este indicat ca acesta să poarte semnătura electronică a expeditorului. Pentru a vă asigura că documentul trimis a fost citit de către manager, atunci când trimiteți, trebuie să solicitați o „chitanță de citire prin e-mail” bifând caseta de pe formularul de trimitere.

Exemplu de document

Adesea, atunci când se rezolvă problemele de muncă, este nevoie de a transmite informații importante managerului. Uneori, circumstanțele necesită ca o explicație a circumstanțelor și un avertisment împotriva greșelilor să fie prezentate în scris.

În acest caz, este necesar nu numai să se prezinte corect faptele, ci și să se întocmească corect documentul. Întocmirea SZ provoacă adesea dificultăți, mai ales în absența experienței. Dar acest lucru nu este greu de făcut dacă aveți un exemplu de notă în fața ochilor. Tocmai de aceea am pregatit mostre, in urma revizuirii pe care le veti putea intocmi corect documentul. Să ne uităm la cele mai frecvente cazuri care necesită întocmirea unui SZ.

SZ despre bonusuri sta la baza emiterii unui ordin de recompensare a unui angajat. Acest document este întocmit de supervizorul imediat al angajatului adresat directorului organizației. Indică meritele lucrătorului, cererea de stimulente, datele angajatului și ale compilatorului. După ce a revizuit SZ și a luat o decizie pozitivă, directorul emite un ordin privind bonusurile. Cum să scrieți o notă pentru eșantionul directorului:

Dacă în timpul muncii au apărut circumstanțe din cauza cărora angajatul nu și-a putut îndeplini pe deplin funcția de serviciu, explicativ. Indică motivele. Cum se scrie o mostră de notă:

SZ este utilizat dacă un angajat trebuie să contacteze managerul cu o cerere de alocare numerar pentru nevoi de muncă. În acest caz, documentul stabilește faptele privind necesitatea de producție pentru achiziționarea de materiale. Cum să scrieți corect o mostră de notă:

Perioada de valabilitate

Conform Listei documentelor standard de arhivă de management generate în cursul activităților organelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, indicând perioadele de depozitare, aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558, SZ trebuie să să fie păstrate în arhivele întreprinderii timp de cel puțin cinci ani. Dacă este necesar, directorul organizației are dreptul de a prelungi perioada de stocare. Perioada de stocare pentru SZ emisă în formă electronică poate fi determinată de statutul companiei.

Un memoriu intern este un document intern prin care comunicarea între angajați are loc în formă scrisă oficială. Conținutul său se rezumă la instrucțiuni, îndeplinirea unor sarcini etc., adică probleme de muncă. În ciuda faptului că scrierea unei note nu este o chestiune dificilă și nu este reglementată de reguli foarte stricte, totuși, trebuie să le cunoașteți. În acest articol vom lua în considerare procedura de compilare a acestei documentații, tipuri etc.

Caracteristică

Natura notificării este informativă și de referință, ceea ce înseamnă că conține anumite notificări, mesaje, instrucțiuni etc. Problemele ridicate în acesta se referă la angajatul specific căruia îi este trimis. Cu alte cuvinte, o notă este un set de instrumente de comunicare în cadrul unei întreprinderi.

Notă: caracterul obligatoriu al memoriului nu a fost stabilit. Acesta este un document suplimentar, deși ordinele și instrucțiunile pot fi întocmite pe baza acestuia.

Practica

Un memoriu este considerat un document folosit frecvent, dar, în același timp, nu este inclus în lista documentelor de management clasificate oficial. Folosit pe scară largă, devine o comunicare la nivel orizontal: adică este compilat de un angajat al unui departament pentru a transmite o cerere sau o propunere unui angajat al altuia.

Important: stările obiectelor de control între care se realizează comunicarea printr-o notă de service trebuie să fie echivalente. În caz contrar, documentul nu este considerat un memoriu oficial, ci un raport.

Scopuri de utilizare

O notă pentru muncă poate fi folosită în diferite cazuri.

Iată câteva exemple:

• pentru bonusurile angajaților;
• a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri;
• mesaj către departamentul de logistică privind defecțiunea echipamentului;
• notificarea șefului de securitate de la șeful oricărui alt departament cu privire la necesitatea admiterii persoanelor neautorizate (nu angajaților) în clădirea companiei, cu indicarea motivelor;
• o solicitare sub forma unei note transmise departamentului de contabilitate pentru alocarea de resurse materiale pentru anumite nevoi etc.

Cazuri individuale de întocmire a notificărilor

Deși un memoriu este considerat hârtie internă, una dintre soiurile sale este un document trimis comisiei de certificare. Cu toate acestea, utilizarea notelor exclusiv pentru comunicarea de serviciu este încă mai frecventă.

Cum se scrie o notă?

Regulile de bază pentru scrierea unei note sunt aceleași ca oricare alta. Acestea includ scrierea pe o coală A4, instrucțiuni de la cine și cui este trimis, certificare cu dată și semnătură. Dar cum să scrii o notă care să îndeplinească toate cerințele?

• în centru (este permisă și locația din partea stângă a foii) ar trebui să scrieți numele corespunzător al documentului;
• Există două opțiuni pentru scrierea datei - ambele complet cu cifre arabe și indicarea lunii în cuvinte;
• în titlu puteți adăuga la titlul principal scurtă descriere continutul documentului;
• informațiile despre expeditor și destinatar trebuie să fie complete: prenume, prenume și patronim, numele complet al funcției și departamentului (diviziunii) căruia îi este atașată această funcție.

Răspunsul la întrebarea cum să scrieți o notă include nu numai detaliile și atributele acestui document, ci și care ar trebui să fie conținutul acestuia.

Lucrarea în cauză nu necesită o prezentare foarte uscată și uscată a esenței problemei. limba oficială- este permisă narațiunea liberă, totuși reflectă în mod specific motivul scrisului.

Conținutul este de obicei împărțit în două părți. Prima dintre acestea se numește preambul. Vorbește pe scurt despre ceea ce l-a determinat pe scriitor să scrie nota și să o trimită unui anumit angajat.

A doua parte este considerată partea principală, de asemenea, este mai mare decât preambulul. Acest text include o declarație a cererii sau propunerii în sine. Puteți adăuga o analiză a situației, concluzii și rezultate.

Formă

Unele companii, când sunt întrebate cum să scrie o notă, pur și simplu oferă angajaților lor un formular special. Dar, trebuie remarcat, aceasta nu este o unificare obligatorie - GOST oferă doar prevederi consultative (cu privire la fonturi, dimensiune și spațiere) fără un model aprobat. Cu toate acestea, dacă acest lucru există într-o anumită companie, este mai bine să rămâneți la el.

Birou și memorii

Puțin mai sus în notă s-a afirmat cum diferă notele oficiale și notele. Dar mulți oameni încă tind să le confunde între ei.

Cele mai frecvente greșeli sunt:

• un memoriu privind un angajat de la angajat la șef (de fapt, un memoriu);
• pe majorări salariale;
• despre promovare.

Ultimele două implică circulație nu la nivel orizontal, ci vertical, ceea ce neagă definiția unui memoriu.

Important: împărțirea notificărilor în rapoarte și note explicative este a priori incorectă.

Înregistrare

Toate notele oficiale sunt înregistrate în registru. În funcție de modul în care este organizat fluxul de documente în fiecare companie specifică, acest lucru poate fi realizat fie de cel care a întocmit lucrarea, fie de cel care a primit-o. În oricare dintre cazuri, acest lucru se reduce la faptul că memoriului i se atribuie un număr unic, care ar trebui să fie indicat în textul său.

Exemplu de memoriu

„Departamentul de vânzări, director de divizie tehnologia de informație V. A. Kutsaku
Notă de serviciu
№ 19-43/102
Din 13 aprilie 2015
Despre testarea stării PC-ului pentru performanța acestuia
Începând cu data de 04.10.2015, computerul personal al angajatului departamentului de vânzări Maksimenko R.D. se confruntă cu defecțiuni regulate, și anume: repornire fără a lansa această comandă de PC, probleme la pornire/oprire, precum și pâlpâirea ecranului. Ca urmare a celor de mai sus, solicit specialiștilor departamentului dumneavoastră să efectueze diagnosticele necesare pentru a depista cauzele problemelor, precum și pentru a le elimina cu succes. Îmi propun să documentez rezultatele testării în scris, cu un rezumat al acțiunilor ulterioare: repararea sau înlocuirea mașinii.

Să presupunem că se dovedește că computerul nu poate fi reparat. În acest caz, emitem o notă pentru a anula echipamentul.

Exemplu de notă pentru dezafectarea echipamentelor

„Departamentul de vânzări, directorul Departamentului de materiale și tehnică M. A. Oleynik
Notă de serviciu
№ 21-45/104
Din 16 aprilie 2015
Despre anularea unui computer inoperant
Începând cu 10 aprilie 2015, au apărut defecțiuni regulate la computerul personal al angajatului departamentului de vânzări R.D. Maksimenko. Ca urmare, diagnosticele efectuate de specialiști din departamentul de tehnologie a informației au arătat următoarele: PC-ul nu trebuie utilizat în continuare. În acest sens, vă rog să anulați echipamentul de mai sus din cauza nefuncționării.

Șeful departamentului L. A. Kudryavtsev"

În plus, veți avea nevoie de o altă notă - pentru a înlocui echipamentul scos din funcțiune.

Notă privind înlocuirea echipamentului

„Departamentul de vânzări, directorul Departamentului de materiale și tehnică M. A. Oleynik
Notă de serviciu
№ 22-46/104
Din 17 aprilie 2015
Despre înlocuirea unui PC stricat
Computerul personal al specialistului departamentului, R.D. Maksimenko, a fost anulat și trebuie înlocuit din cauza nefuncționării acestuia (conform documentului nr. 20-44/103 din 15 aprilie 2015). Vă rugăm să furnizați un echipament nou care se potrivește cu parametrii echipamentului scos din funcțiune. Vă rog să mă anunțați în scris despre finalizare. Anexă notei se află un raport al departamentului de tehnologie a informației privind diagnosticele efectuate și rezultatele acesteia.

Șeful departamentului L. A. Kudryavtsev"

În concluzie

De obicei, scrierea unei note nu cauzează probleme. Acest document intern este un mijloc de comunicare destul de comun între diferitele niveluri de conducere. Obstacolele condiționate pot fi cauzate doar de „confuzia” între memorii și notele oficiale (articolul indică modul în care acestea diferă).

În unele companii, pregătirea notificărilor oficiale are loc exclusiv conform șablonului introdus și aprobat (în acest caz, este mai bine să vă aprovizionați cu formulare speciale pentru ele), în altele, este mai mult decât gratuită.

Atunci când compuneți acest document, ar trebui să vă ghidați după aceleași reguli ca și pentru alte lucrări - font și spațiere conform GOST, data și semnătura pentru valabilitatea notei.

În general, o notă este un instrument foarte convenabil, care nu este greu de stăpânit și, atunci când este utilizat corect, se observă munca coordonată și clară a unei echipe de organizații. Ajută la menținerea unei conexiuni coezive între departamente și, de asemenea, întărește structura pe care o constituie.

Cum se scrie o notă?

Un memoriu oficial este un document suplimentar special care este baza principală pentru un manager care dorește să ia o anumită decizie sub forma unui act juridic local. Un memoriu intern, din punct de vedere al muncii de birou și al dreptului muncii, nu este obligatoriu, dar poate fi stabilit prin reglementările locale ale întreprinderii. Acest tip de document este adesea folosit în practică, dar nu este inclus în Clasificatorul întreg rusesc al documentelor de management. Deci, haideți să vedem cum să scrieți corect o notă.

Caracteristicile memoriilor

Adesea, memoriile interne sunt întocmite pentru a rezolva probleme privind informațiile, logistica sau sprijinul economic. Mai simplu spus, un memoriu este corespondența dintre mai multe diviziuni structurale. Cel mai adesea ele conțin sugestii sau solicitări. Spre deosebire de notele, notele oficiale sunt create pentru a menține comunicarea între departamente la nivel orizontal, adică sunt create în numele angajatului și trimise pe numele angajatului. Acestea sunt compilate numai atunci când poziția expeditorului este echivalentă cu poziția destinatarului. Dacă nota este întocmită de un manager, atunci cel mai adesea se referă la decizii privind plecarea într-o călătorie de afaceri.

Dacă se dezvăluie că un produs a fost fabricat cu unele defecte, atunci dacă există mai multe plângeri ale clienților, șeful organizației are dreptul să trimită o notă comisiei de certificare, care va descrie în detaliu motivele nerespectării angajatului. -respectarea cerintelor postului sau. Pe baza notei, se va realiza o certificare suplimentară a angajatului. Notele sunt folosite și pentru a scurta perioada de probă pentru un anumit angajat. Se întocmește un astfel de memoriu adresat director general. Dacă vorbim despre semnificația juridică a notelor, se poate observa că acestea pot constitui probe în instanță.

Reguli pentru scrierea unei note

Nota este scrisă pe o coală obișnuită A4. Este obligatoriu să se indice detaliile plasate în conformitate cu GOST. Aceste detalii sunt:

Pentru a ști cum să scrieți o notă, trebuie să țineți cont de faptul că un astfel de document este întocmit într-un font familiar, dimensiunea literelor 14, spațiere între rânduri 1,5. Denumirea documentului se scrie cu majuscule (NOTA BIROULUI). Inscripția poate fi situată fie în mijloc, fie lângă marginea câmpului din stânga. Data trebuie scrisă strict cu cifre arabe, de exemplu, 01/02/2013. Dacă întreprinderea are un sistem de înregistrare, atunci numărul de înregistrare este de asemenea aplicat pe nota de serviciu. Ca urmare a transferului memoriului, se întocmește o rezoluție asupra problemei ridicate.

Acest tip de document, cum ar fi o notă, poate avea și un titlu scurt care transmite esența problemei. În redactarea sa, conform regulilor de pregătire a documentației, este necesar să se includă litera „o”. De exemplu, „despre trimiterea lui K. într-o călătorie de afaceri”. Textul memoriului este împărțit în două părți. Într-o parte, ei scriu faptele care au devenit baza pentru întocmirea documentului, iar în a doua, toate concluziile și deciziile sunt înregistrate. Dacă nota conține un atașament, se face o notă despre aceasta în desen. Acum știi cum să scrii o notă. Un eșantion al acestuia este un formular de document alb, discutat mai jos:

Șeful Departamentului de producție V.K NOTĂ OFICIALĂ 17/01/13 Nr. ___ Datorită modificării capacității de producție a echipamentelor noi din camera Nr. ___. Vă rugăm să trimiteți un specialist pentru a depana în continuare.

Acesta este un exemplu de scriere a unei note.

Meta

Cum să scrieți o notă și să o formatați corect.

5 iunie 2013 admin

În practică, uneori întâlnim un astfel de document ca o notă. Cum să scrieți o notă și să o formatați corect?

Un memoriu intern nu este documentul principal, ci unul suplimentar, pe baza căruia se iau deciziile finale de către angajator sau manager. În baza memoriului se emite un ordin, o instrucțiune, un act sau se întocmește un acord între părți. Un memoriu nu este un document obligatoriu pentru munca de birou. Dar este foarte posibil să-l folosești ca un act normativ local stabilit suplimentar. Clasificatorul documentelor de gestiune nu include un astfel de lucru precum „Notă oficială”. Dar, în practică, acest tip de document este utilizat pe scară largă.

Un memoriu este cel mai adesea o corespondență internă între departamente. De obicei, conține un fel de propunere sau cerere. În cele mai multe cazuri, notele conțin informații despre sprijinul organizațional, logistic sau economic al organizației și au și un caracter informativ.

Notele de serviciu sunt întocmite de către un angajat sau șef de departament adresate șefului sau unui anumit specialist al altui departament, adică. asigură comunicarea obiectelor de control la nivel orizontal. Notele sunt scrise și trimise de la un șef de departament la altul, sau de la un angajat la altul, dacă sunt de statut egal. Dacă stările sunt diferite, atunci aceasta este considerată o notă.

Dacă un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri, șeful departamentului angajatului care călătorește scrie un memoriu adresat directorului. Pe baza acestuia, se emite apoi un ordin de călătorie de afaceri.

O nota poate fi scrisa comisiei de certificare daca angajatul nu corespunde cu postul ocupat. Acestea pot fi cazurile în care un angajat produce în mod constant defecte sau clienții se plâng în mod constant de vânzător. Comisia de certificare va putea decide cu privire la certificarea timpurie a angajatului.

Notele interne se întocmesc în caz de necesitate economică a managerilor de linie, sau dacă este posibilă încheierea unui acord.

În practică, notele sunt folosite în scopuri diferite. De exemplu, șeful unui departament poate scrie un memoriu adresat managerului despre reducerea perioadei de probă pentru un angajat.

Pe baza unei note care conține informații despre indicatorii de performanță ai departamentului, scrisă directorului, poate fi emis un ordin de acordare a bonusurilor unui angajat sau întregului departament.

Notele biroului pot fi folosite ca probe în instanță (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol din Regiunea Volga din 15 iunie 2011 în dosarul nr. A72-6396/2010).

Cum se scrie o notă? Un memoriu este de obicei întocmit pe hârtie A4, dar trebuie să conțină toate detaliile necesare: data și numărul memoriului, numele unității structurale, titlul textului și textul în sine, numele destinatarului și semnătura notiței care indică poziția sa.

Conform GOCTy pentru textele care conțin informații de fundal, fontul folosit este Times New Roman, dimensiunea fontului 14, spațiere între rânduri 1,5.

Titlul documentului conține titlul „NOTA OFICIAL”, care poate fi situat în centrul sau în partea stângă a foii.

Data este introdusă cu cifre arabe, de exemplu, 15.06.2013 sau cu litere și cifre. De exemplu, 15 iunie 2013

Cine înregistrează nota? Se înregistrează fie de către cel care emite nota, fie de către cel care o primește. Depinde de sistemul de organizare a fluxului de documente din organizație.

Când nota este revizuită, este aprobată cu semnăturile părților interesate, iar rezoluția managerului i se suprapune - aceasta este decizia scrisă a managerului cu privire la subiectul memoriului, care este etapa finală a examinării memoriului.

Titlul notei poate dezvălui pe scurt subiectul său. Mai mult, titlul este scris în cazul prepozițional. De exemplu, „Pe direcția lui Dmitriev K.N. într-o călătorie de afaceri.”

Textul memoriului constă din două părți. Prima parte conține informații despre ceea ce a determinat angajatul să întocmească acest document. În a doua parte, angajatul își expune concluziile, sugestiile și solicitările. În plus, la text mai poate fi adăugată o parte: o analiză a situației actuale. Astfel, o notă poate conține: motivele redactării notului, o analiză a faptelor rezultate și concluzii despre schimbările în această situație.

Exemplu de notă (exemplu de notă):

Directorului Malinka LLC

Kozlov R.V.

de la șeful departamentului de vânzări

Kruglovoy N.Zh.

NOTĂ DE SERVICE

02.06.2013 № _________

Pe baza creșterii livrărilor de produse noastre în mai 2013. de două ori și departamentul de vânzări depășește planul, vă rog să acordați bonusuri angajaților întregului departament.

Indicatorii de performanță în vânzări sunt atașați.

Ce este o notă și de ce este necesară?

Majoritatea persoanelor de vârstă adultă sunt angajați într-o organizație sau alta. Oamenii se adresează superiorilor lor cu cereri sau dorințe prin declarații sau memorii. Vom descrie procesul de întocmire și transmitere a documentelor către manager.

Ce este?

În primul rând, trebuie să înțelegeți ce este o notă. Este un document care este intern sau extern, în funcție de funcția sa și de destinatar. Un astfel de memoriu se adresează cel mai adesea unei persoane superioare din subordonații săi și este un fel de cerere, comentariu sau sugestie.

În funcție de sensul memoriului, acesta poate fi de raportare, explicativ, explicativ sau analitic.

Acest document evidențiază cel mai adesea probleme tehnice sau de afaceri, descrie situații controversate sau oferă o explicație pe care superiorii tăi le cer de la tine. Principala diferență dintre o notă este că nu numai că specifică esența problemei, ci o oferă și pe aceasta descriere detaliată, iar uneori - soluții.

Serviciu și raport: asemănări și diferențe

Unii angajați confundă rapoartele și memoriile, iar acest lucru nu este fără motiv. Există asemănări, dar există și diferențe. Să ne dăm seama. Deci, sensul ambelor note este de a informa autoritățile despre un fel de defecțiune în lucrare. Cu toate acestea, nota raportează cel mai adesea o problemă, iar nota conține, de asemenea, o solicitare de eliminare și, uneori, indică modalități de rezolvare a unei anumite probleme.

Întocmirea de memorii pentru superiori

Cel mai adesea, astfel de documente sunt trimise conducerii. Acest lucru se datorează faptului că o notă este un document care comunică orice probleme interne. Un exemplu de memo nu este scris nicăieri, nu există un text exemplu, așa că sunt compilate sub orice formă. Cel mai important lucru este de a descrie esența problemei și soluțiile propuse. La ce altceva ar trebui să acordați atenție este că nota dvs. este înregistrată la organizație. Astfel te poți asigura că ajunge la autorități.

Cu toate acestea, situațiile sunt diferite. Imaginați-vă că scrieți o notă nu despre o defecțiune a echipamentului, ci, de exemplu, despre un angajat al companiei dvs. care a greșit ceva. Situațiile variază. Nota dvs. poate fi pur și simplu pierdută. Pentru a preveni acest lucru, vă puteți asigura. Întocmește o notă în două exemplare. Dați-le secretarului pentru înregistrare și cereți-le să scrie pe exemplarul dvs. că nota a fost înregistrată sub un astfel de număr, la una sau alta dată și a fost acceptată pentru examinare. Astfel, chiar dacă plângerea dumneavoastră nu ajunge la superiori din anumite motive, aveți confirmarea și textul acesteia.

Schimb de memorii între departamente separate

Uneori, notele servesc ca mijloc de comunicare între unitati separate aceeasi firma. Întocmirea unui astfel de document pentru un alt departament nu este diferită de o notă pentru management. Singura diferență este că este necesar să indicați unitățile în sine și puteți indica și adresa. În acest caz, nota este încă un document intern.

Antetul memoriului ar trebui să fie întocmit conform aplicației exemplu care este scrisă managerului. În continuare, este scris textul în sine, care explică toate problemele unei anumite unități. Este recomandabil să descrieți nu numai esența problemei, ci și toate nuanțele în detaliu. De asemenea, puteți sugera modalități de a o rezolva.

Trebuie indicate detaliile documentului: data și numărul. Acest lucru este necesar pentru ca acesta să devină oficial.

Note către o altă organizație

Cu toate acestea, uneori se întâmplă ca acesta să acționeze ca un document extern. Un caz destul de obișnuit de scriere a unei note este pentru o altă organizație. În acest fel, companiile fac schimb de informații necesare. De asemenea, în acest caz, nota este o dovadă documentară a cererii sau cererii.

Astfel de note sunt, de asemenea, emise sub orice formă. La acestea pot fi atașate fotocopii. documentele necesare. Cel mai adesea, astfel de note sunt emise în numele directorului unei companii de la șeful alteia. În cazul negocierilor cu o contraparte, este necesar să se întocmească două copii ale memoriului. Trebuie să luați pentru dvs. al doilea exemplar cu ștampila, semnătura și numărul de înregistrare și să păstrați acest document până la rezolvarea problemei.

Dacă scrieți o notă pentru o altă organizație, este posibil să primiți aceeași scrisoare ca răspuns. Nu e nimic în neregulă cu asta. Poate că conducerea nu a înțeles pe deplin problema sau cererea, sau poate pur și simplu a decis să ofere propria lor opțiune de dezvoltare acțiuni ulterioare. De asemenea, trebuie să înregistrați o astfel de notă și să îi răspundeți fie printr-o acțiune, fie printr-un răspuns la o solicitare. Prin urmare, comunicarea între organizații prin memorii interne poate continua destul de mult timp.

Documentul începe cu numele organizației și detaliile persoanei căreia îi este destinat, apoi sunt indicate propriile dumneavoastră detalii. Cuvintele Notă de serviciu sunt scrise în mijloc. În continuare, textul începe cu linia roșie. După cum am spus mai devreme, este scris în formă liberă. La sfârșit, se indică data și se pune o semnătură cu o transcriere.

Dacă textul notei este mare, acesta este împărțit în mai multe paragrafe. Primul conține o descriere a problemei. Al doilea precizează cererea în sine. Dacă cererea este colectivă, în al treilea paragraf puteți indica departamentul și numele acelor angajați care au scris-o. În acest caz, semnătura de pe memoriu este aplicată de către șeful departamentului. Separat, puteți atașa o foaie cu semnătura tuturor angajaților.

Nota este scrisă pe o coală A4, ca orice declarație. Semnătura trebuie să fie scrisă de mână și nu un facsimil. De asemenea, este recomandabil să emiteți o notă cu numărul dvs. de serie și data întocmirii acestuia. Poate fi tipărit și pe computer, dar și în acest caz semnătura trebuie să fie personală.

Trimiterea unui document prin comunicare electronică

Există adesea cazuri în care o organizație are un flux de documente electronice, iar toate cererile și notele trebuie trimise prin Internet sau prin rețeaua internă. În acest caz, nu trebuie să vă fie frică, nu este nimic înfricoșător. Cu toate acestea, pentru aceasta este recomandabil să aveți o semnătură digitală personală, astfel încât să vă puteți confirma solicitarea.

Sau puteți scrie o notă pe o bucată de hârtie, o puteți semna și scana. Trimiteți versiunea electronică la adresa dorită și așteptați un răspuns.

Întotdeauna trebuie să vă prezentați oferta în scris?

Adeseori apare întrebarea: este posibil să contactați oral conducerea întreprinderii? Răspunsul este foarte simplu: puteți aplica oricând verbal, dar nu se știe dacă acest lucru va da vreun rezultat. Un mesaj scris este întotdeauna un document oficial, indiferent de conținutul și destinatarul acestuia. Dar un mesaj oral este doar cuvinte la care s-ar putea să nu aibă niciun răspuns.

Prin urmare, putem recomanda ca toate propunerile, explicațiile și clarificările pentru management să fie întocmite exclusiv pe hârtie. În caz contrar, este posibil să nu primiți un răspuns la cererea sau propunerea dvs.

Cum să formatați corect o notă

La locul de muncă, note și memorii sunt adesea scrise. Se pare că nu este nimic complicat. Dar când am fost de curând desemnat să scriu o notă, am decis să clarific cum să o scriu corect. Este curios, dar am aflat că trebuie să scriu nu o notă, ci un raport. Să ne uităm la diferența dintre un raport și un raport de service și cum ar trebui să fie compilate.

Orice document oficial diferă de o înregistrare obișnuită prin aceea că trebuie să respecte cerințele GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor” deoarece are forță juridică. Care sunt cerințele pentru întocmirea de rapoarte și memorii?

Acestea trebuie să conțină următoarele elemente:

2) numele destinatarului (căreia i se trimite documentul)

3) denumirea tipului de document („Notă Office”)

4) titlul textului (de exemplu, „Cu privire la încălcarea disciplinei muncii”, „Cu privire la obținerea polițelor de asigurare medicală”). Cu toate acestea, acesta este un element opțional

6) semnătura compilatorului - în colțul din dreapta jos (indicând poziția în colțul din stânga jos opus semnăturii)

7) data întocmirii (de obicei în colțul din stânga, scrisă fie cu cifre arabe: 02/5/2013, fie în formă alfanumerică: 5 februarie 2013)

8) viză – uneori vizele părților interesate sunt aplicate sub semnătura emitentului: inițialele și prenumele autorizatorului, semnătura și data acestuia.

9) numărul de înregistrare (se aplică fie la locul de întocmire, fie la locul de primire - depinde de sistemul de înregistrare adoptat în organizație).

Potrivit GOCTy, textul documentului este formatat cu font Times New Roman, dimensiunea 14, cu spațiere de 1,5.

Titlul documentului se află în centrul paginii și este scris fie cu majuscule (MEMO OFICIAL), fie cu litere mici (MEMO) cu 2 rânduri spațiere.

Memo - adresată unei persoane de rang superior (șef de departament sau organizație). În acest document, trebuie să expuneți în detaliu esența problemei pe care o abordați: subiectul întrebării, propunerile dvs., argumentarea și concluziile (trebuie să încurajați conducerea să ia măsuri, să ia o anumită decizie). Uneori scopul memoriilor este de a raporta progresul, caz în care sunt scrise în mod regulat.

Dacă memoriul este adresat șefului organizației, atunci acesta poate fi întocmit pe o coală de hârtie (format A4). Dacă un document este trimis autorităților superioare (nu mai este un document intern, ci extern), atunci acesta trebuie întocmit pe antetul organizației.

De obicei, textul unui memorandum constă din două sau trei părți semantice. Prima parte conține faptele care au condus la redactarea sa (această parte precizează), a doua parte analizează situația prezentată și oferă soluții (această parte analizează - nu este întotdeauna prezentă în document), a treia parte prezintă concluzii și propuneri ( această parte rezumă).

Un memoriu este utilizat atunci când problema ridicată este de competența internă și nu necesită sesizarea autorităților superioare. Funcționează notele între manageri și angajați cu același statut de post. Cu ajutorul acestui document, problemele de logistică, suport informativ etc (calculatorul s-a stricat, hârtia s-a terminat).

Textul documentului începe cu o declarație a faptului căreia i se adresează autorul, apoi se exprimă o cerere sau se propun modalități de rezolvare a situației de producție.

Astfel, diferențele dintre un memo și un memo constă în aspectele funcționării lor: un memo este întocmit pentru deplasare pe verticală (către manageri superiori sau organizații), un memo oficial - pe orizontală (către managerii de linie)

Să vedem cum să vă scrieți reclamațiile și sugestiile.

1) determinați scopul solicitării (de ce aveți nevoie de ajutor?)

3) determinați gândurile principale, formulați-le cât mai specific și expresiv posibil, fără a uita detalii importante.

Eficacitatea notei va depinde de validitatea ideilor tale.

Lungimea notelor oficiale și a notificărilor poate varia. Unele pot avea câteva propoziții, altele pot avea câteva pagini. În al doilea caz, a doua pagină și fiecare pagină ulterioară trebuie să conțină un titlu cu numele destinatarului, numărul paginii și data. Uneori subiectul notei este inclus într-un astfel de titlu.

MOSTRE DE DOCUMENTE

Departamentul general Şeful departamentului AHR

A.I. Petrov

NOTĂ DE SERVICE

La efectuarea lucrărilor de reparații casnice

Din cauza faptului că încuietoarea ușii din biroul nr. 367 este spartă, vă rog să o reparați.

I.S. Ivanova Ivanova

Președintele comitetului sindical Către șeful departamentului transport

NOTĂ DE SERVICE

Vă rog să furnizați vehicule pentru transport Cadouri de Anul Nou de la o fabrică de cofetărie la o întreprindere. Volumul total de marfă este de 100 de cutii 50 x 20 x 40, greutate totală 1 tonă. Vehiculele trebuie să fie la ora 9.00 pe 5 decembrie 2012 la adresa: st. Kalganova, 67. Șoferul trebuie să aibă la el o scrisoare de transport.

Președinte al comitetului sindical

I.R. Sergheev

RAPORT

În conformitate cu planul de lucru al Phoenix LLC pentru 2012, atelierul de producție publică o serie de broșuri cu un volum de 6-8 pagini. l.

Pentru a efectua operațiunile de coasere a broșurilor de această dimensiune, capsatoarele de tip „A” și „B” disponibile în departament nu sunt potrivite, deoarece grosimea publicațiilor depășește norma admisă pentru ele (până la 5 coli de imprimare inclusiv) . Utilizarea mașinii de lipit „C” nu este fezabilă din punct de vedere economic și necesită, de asemenea, timp.

Cusătură broșuri de 6–8 imprimeuri. l. Cel mai convenabil este să produci folosind o mașină de cusut cu sârmă de clasă „D”. Costul său la compania Stan este de _______ milioane de ruble. În modul actual de funcționare, eficiența economică a funcționării mașinii va acoperi costul achiziției sale în termen de 1 an și 7 luni (se anexează calculele de eficiență economică).

În legătură cu cele de mai sus, vă rog să alocați fonduri pentru achiziționarea unei mașini de cusut cu sârmă clasa „D”.

Aplicare: pentru 3 l. în 1 exemplar.

Șef de producție

atelier L.P.Sviyat Sviyat

document primar pentru justificarea si confirmarea documentara in contabilitatea fiscala a cheltuielilor. 1 lingura. 252 din Codul fiscal al Federației Ruse, de exemplu:

• un memoriu intern din propriul serviciu de publicitate, conform căruia perioada de utilizare reală a videoclipurilor publicitare nu a depășit 12 luni, a ajutat compania să demonstreze că videoclipurile nu sunt active necorporale și să anuleze cheltuielile la un moment dat Serviciul Regiunii Moscova din 16 martie 2012 Nr. A40-100845/10-4-498;
• Pentru a confirma kilometrajul mașinii utilizând citirile navigatorului GPS (în loc de contorul de parcurs) și pentru a recunoaște costurile cu combustibilul, aveți nevoie de o notă către șef al departamentului de transport de la maistru care să arate că inspecția înainte de călătorie a arătat o defecțiune a contorului de parcurs. 1 lingura. 252, sub. 5 p. 1 art. 254 Codul fiscal al Federației Ruse.

Învățarea scrierii notelor: rapoarte, note oficiale, explicative

Iniţiativă. Conțin inițiative, propuneri, recomandări etc. Exemplu de memorandum Memorandumuri pot fi externe sau interne, în funcție de destinatarul documentului.

Cele externe sunt adresate șefului unei întreprinderi sau organizații de nivel superior. Pentru a întocmi acest document, utilizați formulare generale de întreprindere.

Conform exemplului, memoriul ar trebui să conțină următoarele elemente:

• numele instituției, întreprinderii;
• datele;
• index;
• adrese de înregistrare;
• datele destinatarului;
• titlul subiectului raportului;
• text declarat;
• semnăturile managerului;
• Numele complet al interpretului, indicând un număr de telefon de contact.

Note privind neîndeplinirea atribuțiilor oficiale Se întocmesc note interne adresate șefului organizației pentru executarea acestora;

Notă explicativă - eșantion și reguli de completare

Alte articole pe acest subiect:

• înapoi: Documente de referință și informare (protocol, propunere etc.) - tipuri, procedură de întocmire și execuție
• mai departe: scrisori de afaceri (oficiale) - concept, tipuri, redactare și design
• Exemple de note de afaceri (raport, oficial, explicativ)

Lista surselor utilizate

1. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare. Recomandări metodice privind implementarea GOST R 6.30-2003. (aprobat de Rosarkhiv);
2. Recomandări metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale.
   Aprobat prin ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009 nr. 76. – Anexa nr. 16;
3. Loginova N.K. Munca de birou si corespondenta. Manual educațional și metodologic. USUE, 2007;
4. Enciclopedia muncii de birou.

Prima parte, declarația, prezintă motivele, faptele și evenimentele care au avut loc și au servit drept motiv pentru redactarea acesteia.

A doua parte, de analiză, conține o analiză a situației actuale, opțiuni posibile deciziile ei.

A treia parte, rezumatul, include concluzii și propuneri pentru acțiuni specifice care, în opinia compilatorului, trebuie întreprinse.

În acest caz, s-ar putea să nu existe o a doua parte în memorandum, apoi, după precizarea esenței problemei, vor fi descrise imediat propunerile de soluționare a acesteia.

Dacă notele informează destinatarul despre progresul lucrărilor, atunci acestea pot fi pregătite în mod regulat. Acestea sunt așa-numitele memorii informative.

Un memo oficial este aproape de un memo în scopul său, dar spre deosebire de acesta, are un caracter intern, oficial.

Note de service tipuri de note de service și reguli pentru pregătirea lor

Atenţie

Exemplu de jurnal pentru înregistrarea notelor oficiale În plus față de înregistrarea în jurnal, este oferită și înregistrarea automată a documentației.

Forma unei note explicative Pentru a explica circumstanțele oricăror evenimente și fapte, un astfel de document este furnizat ca o notă explicativă întocmită de un angajat al întreprinderii adresată unui funcționar superior.

Este menit să fie scris de mână într-un singur exemplar pe o foaie obișnuită de hârtie adresată persoanei care a solicitat-o.

Unele organizații prevăd pregătirea unei note explicative pe un computer.

Forma notei explicative nu este fixată la nivel legislativ, totuși, în unele instituții există formulare tip pentru executarea acesteia.

Totodată, este valabilă o notă explicativă care nu este întocmită conform formularului.

Conform Codului Muncii al Federației Ruse (art.
Nota explicativa in contabilitate - document situatii financiare care contine:

• principalii indicatori tehnici și economici ai activităților curente, investiționale și financiare ale întreprinderii;
• descrierea detaliată a politicilor contabile privind utilizarea metodelor de evaluare inventarele, taxele de amortizare etc.

Cel mai adesea, procedura de întocmire a unei note explicative este reglementată de întreprinderea (instituția) care a adoptat această formă de informare și document de referință.

Deci, notele de afaceri sunt documente informative și de referință care inițiază decizii de management și vă permit să alegeți una sau alta metodă de influență a managementului.

Tipuri de note de birou de solicitare de note de birou și reguli de executare a acestora

Din acest motiv, ea nu poate face față sarcinii crescute. Vă rog să angajați un nou specialist la locul principal de muncă din departamentul de contabilitate și să întrerupeți relația de muncă cu lucrătorul cu normă parțială în conformitate cu articolul 288 din Codul Muncii al Rusiei.

Nota se intocmeste de catre un angajat sau sef de departament adresata sefului sau specialistului altui departament. Astfel, pe baza numelui, rezolvă probleme pur de serviciu și asigură comunicarea orizontală între obiectele de control.

Notele interne reflectă cel mai adesea probleme de logistică, sprijin economic, suport informațional și altele asemenea.
Textul memoriului, de regulă, constă dintr-o justificare (expunerea motivelor întocmirii) și o propunere, cerere, cerere etc.

De exemplu, un contabil poate informa într-un memoriu despre necesitatea reparației unui computer sau a unei imprimante în departamentul de contabilitate. Un astfel de memoriu trebuie trimis șefului departamentului de suport al sistemului, solicitându-i să repare dispozitivul.

O notă se întocmește la fel ca un raport, pe o coală A4.

În acest articol vom vorbi despre cum să scrieți corect o notă. Din ce în ce mai mult, în lista de cerințe pentru un candidat pentru un post, se poate găsi o teză despre abilitățile de comunicare ale unui specialist. Acest lucru nu înseamnă că angajatul este de așteptat să scrie povești lungi și incitante despre vacanțe sau bârfe despre vecini. În înțelegerea angajatorului, angajatul va avea nevoie de capacitatea de a comunica și de a formula clar sarcinile pentru o cooperare de succes cu echipa. O formă de astfel de interacțiune ar putea fi o notă.

Terminologie

Într-o companie cu personal redus, angajații știu adesea despre existența notelor interne doar din auzite. Dacă întreaga echipă nu este nici măcar de câteva zeci de oameni, atunci informațiile despre toate evenimentele semnificative, atât cele care au avut loc, cât și cele pe cale să se întâmple, sunt difuzate oral. Deși un număr mic nu înseamnă că utilizarea comunicării scrise nu este eficientă.

Nota în sine este un document intern, o formă de notificare către membrii echipei interesați despre fapte importante sau care conține unele informații care afectează activitatea ulterioară a unui alt departament. Și, deși nu există nicio mențiune despre acest tip de document, și cu atât mai mult despre un eșantion standard de memoriu, în legislația muncii, necesitatea acestuia este uneori dictată de normele Codului Muncii al Federației Ruse.

Întocmirea unei astfel de lucrări ar fi recomandabilă dacă trebuie să informați un coleg în scris:

• despre prezența sau modificarea stării activelor materiale;
• despre modificarea programului de lucru al unui angajat individual sau al unei părți a unui departament;
• despre o opinie sau o propunere existentă de a face ajustări în procesul de lucru;
• despre o obiecție la acțiunile sau intențiile sale;
• despre schimbările în esența și compoziția informațiilor utilizate pentru muncă;
• despre orice alt fapt sau eveniment care, în opinia autorului documentului, poate afecta îndeplinirea atribuțiilor sale de serviciu.

Pentru ca nota să fie percepută ca de remarcat document, nu este suficient să mâzgăliți doar câteva fraze pe o bucată de hârtie. Chiar dacă formularul nu este aprobat prin reglementări, ar trebui să utilizați întotdeauna standardul 6.30–2003 „USD. USORD. Cerințe de documentare.” Acest lucru este valabil și atunci când dezvoltați formulare interne și le asigurați în sistemul de management al documentelor al companiei.

Legislația nu conține conceptul de memoriu, dar forma sa standard poate fi dezvoltată independent și pusă în aplicare printr-un ordin separat, bazat pe GOST 6.30-2003.

Diferența dintre memo și memo

Deoarece practica pregătirii notelor oficiale nu afectează toate întreprinderile, nu toți specialiștii văd o diferență semnificativă între un memoriu oficial și un memoriu. Dar este, totuși, tangibilă și are semne foarte specifice:

Printre majoritatea covârșitoare a lucrătorilor, există o opinie că acest proces de schimb de „hârtii” este o pierdere de timp și efort în compilarea acestora, deoarece apelarea și schițarea rapidă a unei imagini este mult mai rapidă și mai ușoară. Trenul lor de gândire își schimbă brusc direcția după primul contact cu situațiile de producție, când este necesar să se dovedească faptul că transmiterea informațiilor relevante tuturor părţile interesate. Uneori nu numai soarta depinde de asta actiune disciplinara(posibil foarte severă, până la concediere inclusiv), dar și funcționarea în continuare cu succes a întregii întreprinderi.

Tipuri de memorii

Datorită formei destul de libere de prezentare, nota este folosită într-un mod foarte gamă largăîntrebări și situații. Cele mai frecvente situații vor fi enumerate mai jos, dar asta nu înseamnă că această listă este exclusivă și nu poate fi completată cu alte articole.

• Consultați un șablon tipic de notă aici -
• Iată o formă universală pentru o notă

De la angajat la angajat

Chiar dacă doi angajați sunt despărțiți unul de celălalt doar printr-un pasaj între birouri, acest lucru nu îi poate împiedica să comunice în scris. Și să consideri asta ca pe un conflict de muncă ar fi complet greșit. Interacțiunea prin schimbul de „scrisori” ajută la:

• evita eșecurile ca urmare a sarcinii de muncă grele și a uitării;
• rezolvarea problemei neîndeplinirii obligațiilor sau transferului intempestiv al datelor necesare;
• dezamorsează relațiile tensionate și, de asemenea, transferă nota către angajat în categoria documentelor disciplinare și de organizare.

Conținutul acestor lucrări poate fi foarte diferit și conține atât cereri, cât și cereri. De exemplu, dacă un angajat vede că unul dintre membrii echipei neglijează funcțiile oficiale, atunci chiar înainte de a contacta managerul, puteți trimite un memoriu despre neîndeplinirea obligațiilor oficiale unui coleg care este frivol în munca sa. Acest lucru va fi mai corect și ne va permite să dovedim în viitor că golurile în muncă nu au fost rezultatul „responsabilității reciproce” și a reducerii problemei.

Un memoriu este un instrument de interacțiune între specialiști de același nivel structural este mai corect să folosiți o notă pentru a vă adresa managerului.

Pentru anulare

Este rar ca vreo lucrare să nu fie asociată cu bunuri materiale sau consumabile utilizate pentru lucrări de succes. Acest lucru implică deteriorarea acestora sau pierderea caracteristicilor de calitate, iar apoi trebuie să contactați serviciul de aprovizionare pentru a șterge materialele vechi și a emite altele noi.

Dacă uzura sau defectarea obiectelor de muncă este rezultatul proceselor naturale asociate cu îmbătrânirea sau epuizarea resurselor, atunci puteți raporta acest lucru persoanei responsabile din punct de vedere financiar. Forma de notificare poate fi o notă pentru anulare cu o listă de articole care și-au pierdut utilitatea și motivul pentru care refuzul de a le folosi.

Este o altă problemă dacă defalcarea formării lor a fost asociată cu evenimente non-standard sau cu nepăsarea angajaților responsabili, atunci acest lucru nu se poate face fără cunoștințele și decizia autorităților. În acest caz, este mai potrivit să scrieți nu o notă, ci un raport.

Pentru bonusuri

Comunicarea scrisă este asociată mai des cu evenimente neplăcute sau cu schimbul de date. Mai puțin frecvente sunt motivele mai plăcute pentru a scrie o notă - un mesaj despre un bonus.

Deoarece trăsătură distinctivăÎntrucât nota este considerată a fi trimisă unui angajat de rang egal, este mai corect să trimiteți o propunere de premiu, întocmită într-un mod similar, spre exemplu, serviciului de personal. Alternativ, puteți oferi documentul angajatului responsabil cu întocmirea unui proiect de ordin privind bonusurile sau prezentarea unei liste de candidați pentru a primi stimulente în numerar.

Puteți adresa această idee direct șefului companiei, dar atunci ar fi mai corect să vă prezentați argumentele sub forma unui memoriu. Verifică.

Într-o călătorie de afaceri

După ce în 2014 a fost desființată necesitatea obținerii unui certificat de călătorie obligatoriu pentru fiecare călătorie de afaceri, a apărut întrebarea cum să înregistrați corect unele dintre nuanțe și să raportați rezultatele acesteia. Soluția a fost o notă pentru o călătorie de afaceri. În această formă, puteți informa managerul despre cum și când este planificat să îndeplinească sarcina companiei, precum și să expuneți rezultatele călătoriei într-o notă.

Acest document este utilizat în mod obișnuit:

• dacă călătoria până la destinație a fost efectuată cu transport personal sau de trecere;
• dacă trebuie să vă raportați la muncă într-o zi liberă sau ore suplimentare;
• dacă este imposibil să se determine cu exactitate durata efectivă a călătoriei de afaceri pe baza documentelor financiare anexate;
• dacă există circumstanțe care trebuie luate în considerare la calcularea diurnei și rambursarea cheltuielilor sau necesitatea cheltuielilor trebuie explicată fără documente primare.

Într-o oarecare măsură, nota a înlocuit sarcinile obligatorii anterior pentru călătoriile de afaceri și rapoartele privind implementarea acestora. Verifică.

Notă pentru director

Întrucât managerul, cel mai adesea, este cel mai înalt organ de conducere individual al întreprinderii, este destul de dificil să ne imaginăm o situație în care ar fi corect să trimitem un memoriu directorului. În conformitate cu principiile ierarhiei serviciilor, este mai bine să prezinte rapoarte în numele său.

Reticența de a intitula în acest mod documentul transmis autorităților este mai degrabă dictată de motive și emoții subiective. Cu toate acestea, merită să înțelegeți că nota despre încălcare Descrierea postului pare ilogic.

O opțiune de a utiliza corect forma unei note adresate directorului este posibilă în corporații sau exploatații. Numai în structura lor pot exista mai mulți directori în același timp, egali ca poziție în organizație și nesubordonați unul altuia. În cadrul întreprinderilor cu un sistem de management simplu și un singur manager, este mai potrivit să se utilizeze rapoarte cu privire la toate problemele de producție care necesită atenția și aprobarea directorului.

O notă de serviciu, ca orice altă corespondență, este supusă înregistrării în jurnalele contabile speciale. Este mai bine să-l predați cu o semnătură pe al doilea exemplar sau în coloana jurnalului.

Întocmirea unui memoriu

Pentru a vă asigura că o persoană nu are îndoieli cu privire la cum să scrie corect o notă, puteți folosi instrucțiuni simple:

1. Documentul este întocmit pe o coală de hârtie A4, cu numele complet și titlul complet al funcției destinatarului indicate în „antet”.
2. Acolo este indicat și numele autorului notei, fără a uita să-i scrieți funcția și departamentul.
3. Utilizați expresia „Notă de service” ca titlu.
4. În continuare, ar trebui să expuneți esența problemei, a întrebării, a informațiilor sau a propunerii într-o formă scurtă, dar succintă, folosind un stil de scriere de afaceri.
5. La sfârșit, trebuie să menționați data compilării, semnătura compilatorului și numele de familie.
6. Pentru a eficientiza fluxul de documente, toate documentele de ieșire și de intrare sunt supuse înregistrării. Prin urmare, unui memoriu întocmit corect trebuie să i se atribuie un număr de serie.

Pentru acele companii care doresc să unifice forma unei note interne și să stabilească procedura generală pentru modul în care este scrisă nota internă, va trebui să emiteți o comandă separată pentru întreprindere. Apoi exemplul de scriere aprobat va deveni obligatoriu pentru utilizare de către toți angajații organizației.

Spre deosebire de prejudiciul general împotriva folosirii notificărilor în comunicarea cu colegii, acest document nu poate avea decât un impact pozitiv asupra procesului de lucru și poate stabili interacțiunea internă. De aceea, fiecare angajat ar trebui să lase deoparte îndoielile și emoțiile și să ia de la sine înțeles că unele probleme pot fi rezolvate doar prin pregătirea de documente scrise.

Avocat la Consiliul de Apărare Juridică. Specializat în tratarea cazurilor legate de conflicte de muncă. Apărare în instanță, pregătirea cererilor și a altor documente de reglementare către autoritățile de reglementare.