良いニュースレターの書き方。 情報リーフレット、ニュースレター、会報 組織の会報

で 過去10年間ロシアでは、多くの組織が内部使用を目的とした文書を定期的に発行し始めました。 実際のところ、経営陣はさまざまな理由から、現在の出来事や将来の計画について、組織全体と部門の両方に関するさまざまな種類の情報を従業員に伝える必要性をますます感じ始めています。 そして、この特定の組織では、たとえば、長い間誰にでも親しまれ、従業員の間で人気のある、発行部数の多い新聞が発行され続けているという事実にもかかわらず、これはそうです。 違いは、新聞は記者（スタッフまたはフリーランス）によって発行および作成されるのに対し、ニュースレターは広報の専門家によって作成され、これらの社内報の目的はまったく異なります。
それに関する書かれた資料の名前については、 私たちが話しているのは(ニュースレター、情報リーフレット、会報) の場合、分析が示すように、さまざまな組織で名前に統一性がありません。 組織が異なれば、目的と内容の両方においてほぼ同じ資料を指すために異なる用語が使用されます。 で 現時点でニュースレター、情報リーフレット、会報のどれが、将来的に使用される他の 2 つの名前に取って代わるか、あるいはおそらくそのようなことはまったく起こらず、これら 3 つの用語は 1 つの同義の PRdu の正式メンバーとして残り続けることになるかを言うのは非常に困難です。 。 本書ではプレゼンテーションの便宜上、今後「ニュースレター」という用語を使用しますが、これらの資料のサンプルが提供されるセクションでは、この組織で呼ばれているとおりに呼ぶ権利を留保します。
では、組織の経営陣はニュースレター資料を従業員に配布することでどのような目標を追求しているのでしょうか?
- 組織の業務および組織内で発生するイベントに関する情報。 個々の問題では、発展の見通し、財務状況、組織の構造的変化などについての話が主なトピックとなる場合があります。 従業員が自分の利益に直接影響する事柄についての情報を受け取るのは早ければ早いほど良いのです。 そして、そのような情報を噂や二次情報源からではなく、経営陣から直接受け取ることが非常に重要です。
- 従業員のモチベーション。 従業員に対して、自分たちが組織の不可欠な部分であること、従業員の幸福と将来の幸福は組織全体の正常な機能に完全に関係していることを明確にします。 経営陣が従業員一人ひとりを気にかけていること、それぞれの困難は自分だけの問題ではないことを従業員に示してください。
- フィードバックの受信。 経営陣は、従業員が今後の変化についてどう考えているのか、従業員の反応は何か、アイデアや提案は何なのか、何を懸念しているのかを把握したいと考えています。
ニュースレターの最も基本的な構成要素はニュースであり、単語自体の意味に含まれています。 したがって、他のニュース資料と同様に、ニュースレターには次の質問に対する回答が含まれている必要があります。「誰?」 何？ どこ？ いつ？ なぜ？ そしてどうやって？
ニュースレターのボリュームは A4 で 2 ～ 4 ページに制限されることが多いため、ニュースレターに含まれる記事はほとんどが短く、プレゼンテーション スタイルは中立的です。 ニュースレターや情報リーフレットが 4 ～ 8 ページの場合、組織によっては「会報」と呼ばれたり、「ニュース」と呼ばれたりします。
ニュースレターの作成を担当する広報専門家は、各部門から情報を収集する記者の役割を果たす必要があります。 彼らは最も多くの人たちと協力しなければなりません 異なる素材、特別な成功、発見、成果に関連した部門全体または個々の従業員の仕事、または暦日などに関連したもの。
従業員はニュースレターを通じて、組織内のイベントに関する情報をタイムリーに (通常は圧縮された形式で) 受け取ります。 ニュースレターは、暗黙の方法ではあるものの、常に具体的な情報を提供し、組織の使命、組織が直面する目標と目的を従業員に説明します。 これは、ニュースレターのトピックを選択し、組織内に広がっている全体的な前向きな雰囲気を強調し、敬意を持って従業員に情報を伝えることによって行われます。
ニュースレターは多くの点で社内新聞に似ており、その任務は重要な情報を組織コストを抑えて迅速に提供することです。 したがって、ニュースレターで出来事を説明する際には、必要に応じて個々のプライベートな問題についての解説を加えた新聞ジャーナリズムのスタイルが普及しています。 イベントは常に組織の経営陣の見解や意見を考慮して提示され、問題に対する経営陣の理解を説明し、状況に対する従業員の態度に影響を与えます。
ニュースレター (社内向けニュースレター) には通常、次のメッセージの組み合わせが含まれます。
- 50% - 現時点での組織自体の活動に関する情報。
- 20% - 従業員を対象とした活動に関する情報（従業員の専門性のレベル、ボーナス、手当）。
- 20% - 外部環境およびイベント (パートナー、競合他社) に関する情報。
- 10% - 個人情報 (昇進、従業員の部門間の異動、退職、解雇)。
この種の社内出版物に一般的に受け入れられている単一の形式はありません。 ニュースレターのスタイルと長さは、組織の規模によって大きく異なります。 大企業の場合、これは 8 ～ 10 ページの豪華な出版物になる可能性がありますが、中小企業の場合は 4 ページの長さで、あまり形式的ではない場合があります。 ただし、原則としてニュースレターに存在する要素やセクションに名前を付けるのは簡単です。
- コンテンツ (スペースを節約するため、通常は最初のページに配置されます)。
- 組織名、その住所、編集者名（本文の上または下の「内容」欄）。
- 編集記事;
- 読者からの手紙とそれに対する返答。
- 簡単な概要組織に関するニュース。
- 記事;
- 広告;
- 組織とその従業員の活動にとって重要な今後のイベントと日付のカレンダー。
最近まで、多くの ロシアの組織ニュースレターは本質的に一方向性であり、実質的には経営陣から従業員へのメッセージでした。 しかし、フィードバックの必要性を双方が感じ始め、従業員の意見や組織内で起こっているすべてのことに対する態度を表明するメモがニュースレターのページに掲載されました。
組織によっては、複数ページのニュースレターと並行して、中間管理職向けの別のニュースレター、いわゆる毎週の業務ニュースレターを発行しているところもあります。 通常、そのサイズは印刷されたテキストの 1 ページを超えず、その目的は、過去 1 週間に行われた決定とイベント、および今後の変更や革新についてすべての部門長に通知することです。
残念ながら、倫理上の理由から、組織名を記載した内部コミュニケーション資料をイラストの形式で提示することはできません。 そのような情報は、たとえそれが真の秘密ではないとしても、一般大衆ではなく、特定の人々、つまり組織の従業員に宛てられます。
運用公報のサンプル
(提案バージョンは実際の文書に似せて作成されます)
(内部使用のために組織のレターヘッドに印刷されます)
会議後の運営速報 03.10.03。
1. テーマ：週次会議の改革
2. トピック: 方法論的な推奨事項
3. テーマ：新入社員研修
4. トピック: 受賞歴
(運営公報には署名がありません)

その核心 ニュースレター他では入手が困難または不可能な情報の集合体。 また、読者がコミュニティの一員であると感じるのにも役立ちます。

ニュースレターの形式は、A4 用紙 1 枚 (半分に折ることもあります) から、広告が含まれる光沢のある多色の出版物まで、幅広く異なります。

通常、ニュースレターは次の目的で発行されます。

♦ 学校、クラブ、クラブ、および利益団体。

♦ 企業（自社の従業員向け、「社内」ニュースレター）、サプライヤー/ディストリビューター - マーケティング目的および従業員の「士気」を維持するため）。

♦ 専門家グループ。

英国では、ニュースレターを定期的に大量に発行する組織は、各号を 1 部ずつ、大英図書館、法定保管所、大英図書館、ボストン スパ、ウェザビー、ウェスト ヨークシャー LS23 7BY に送付することが法律で義務付けられています。

あなたのニュースレターはどのようなニッチな分野に当てはまりますか?

それを知るには、もう一度「6 つの質問」を使用してください。

♦ なぜニュースレターを発行したいのですか？ （目標）。

♦ 読者は誰ですか? （観客）。

♦ 読者は何を知りたいですか、またどの範囲の問題を取り上げますか? （コンテンツ）。

♦ 読者は興味のある情報を他にどこで入手できますか? (繰り返しになりますが、コンテンツが最も重要です。取り上げている内容がすでに他の場所で入手可能であれば、ニュースレターは耳を貸さないことになるからです)。

♦いつ発売しますか？ （頻度）。

♦ どのようにして読者に届くのでしょうか？ (形式と配布)。

ニュースレターに実際のニーズがあることを確認したら (特に人々が喜んで料金を支払うと予想している場合)、計画段階に進むことができます。

ニュースレターの目的

それの一部は視聴者に依存します。 目標のリストを作成し、重要な順に書き留めます。ニュースレターの計画を開始するときは、リストの最初の 3 つの項目に留意してください。

目標には次のものが含まれる可能性があります。

情報の提供（例えば、クラブでの今後のイベントの日程、チケットの価格、購入場所など）。

♦ 重要なニュースの配布（たとえば、ビジネス戦略の変更と、それが会社職員の仕事に及ぼす影響について）。

♦ 新しい協会の設立。

♦ マーケティング サービス。

♦ ビジネスの拡大。

あなたの視聴者

この人たちは誰で、何を期待しているのでしょうか? これにより、ニュースレターの形式、内容、トーン、語彙が決まります。 ご注意ください：

♦ 年齢。

♦ 社会経済的地位とライフスタイル（収入レベル、教育、興味）。

♦ ニュースレターの受信予定時刻と ありそうな場所どこで読まれるのか。

♦ あなたの情報の潜在的な消費者の期待。

事前に対象読者についてリサーチしておくことをお勧めします。たとえば、社内ニュースレターを発行している場合は、同僚に連絡して、どのような情報を受け取りたいかを調べます。 クライアント向けのニュースレターを作成する場合 幼稚園、何人かのお母さんに、そのページで何を見てほしいかを尋ねてください。 読者や潜在的な視聴者にアンケートを送信してみることもできます (ただし、参加に対して何らかの報酬を約束しない限り、回答の数は非常に少ないことが判明する可能性があります)。あるいは、単純に質問することもできます。ダイアログ モードで、調査シート (または迅速な分析が可能なその他のフォーム) の適切なボックスにチェックを入れます。

こうした人々は他にどこで必要な情報を入手しているのでしょうか? より早く、よりアクセスしやすい形式で提供するにはどうすればよいでしょうか? ニュースレターが消費者にどのような付加価値を提供するかを自問してください。

となる機能はありますか？ 特徴的な機能あなたのニュースレターは？ 例えば：

♦ 連絡先（例えば、発行されたニュースレターで ジム,

クラスの時間、費用、登録手順、連絡先が示される場合があります）。

♦ エンターテイメントイベントのポスター。

♦ 管理者/編集者/尊敬する人物から読者へのアドレス。

♦ 競技会。

♦ 「お知らせ」 - ニュースレターの次号で詳しく取り上げられるニュースの断片。

ニュースレターは、読者が必要なセクションを簡単に見つけられるように、長期的な構成をよく考えて作成する必要があります。 普段読んでいる新聞や雑誌を思い出してください。見なくても見つけることができます。 必要なページ星占い、テレビ番組、天気予報、エンターテイメント イベントのお知らせなど。 読者も同様に、あなたが提供するニュースレターを快適にナビゲートできるはずです。

たとえば、ニュースレターの最新号の 6 ページに「今後の日付」セクションがある場合、次の号でも同じ場所にある必要があります。

これらのページはニュースレターの「ハイライト」であるため、最も重要な資料は表紙または裏ページ、または見開きページに掲載する必要があります。 これらのスペースがすでに占有されている場合は、読者がそこから読み始める傾向があるため、重要なコンテンツをニュースレターの前半に配置します。 ニュースレターの後半には、一部の読者のみが興味を持つ情報を掲載します。

生産上の問題

ご注意ください：

♦ ニュースレターの発行頻度。 リリースの頻度は視聴者のニーズによって異なります。 また、配布方法、印刷の長さ、資料の収集に必要な時間によっても異なります。

♦ ニュースレターの配布方法 - 単純に配ったり、郵送したり、クラブハウスや店舗などの消費者が手に取ったり購入したりできる戦略的な場所に置くだけです。

♦ ニュースレターの形式 - ニュースレターを読んだときの印象や感じ方。 それはコンテンツだけでなく、視聴者の期待、制作と配信の方法の両方にも依存します。 郵送の場合は封筒に入れてお送りください 標準サイズ重量は郵便料金に大きく影響するため、重すぎないように注意してください。 慈善団体が厚くて光沢のあるニュースレターを作成するのは高価に見えるため適切ではありませんし、そもそも慈善団体はお金を使うべきです。 現金慈善活動そのもののために。 特に発行部数の少ない出版物の場合、カラー印刷はコストが高すぎます。発行部数 100 部のニュースレターだけを作成している場合は、フルカラーで印刷するのは意味がないと思われるでしょう。

考慮する：

♦ ページの数とサイズ。 好きなサイズにできますが、最も一般的で便利なサイズは A5 と A4 です。 ページ数は視聴者のニーズによって異なりますが、制作を簡素化してコストを削減するには、1 ページ、2 ページ、または 4 の倍数に固定することをお勧めします。

♦ カラー - ニュースレターは白黒で、1 つまたは 2 つの色が追加されるか (見出しやイラストなど)、それともフルカラーですか?

♦ 紙の品質と密度。 品質が低いということは、印刷インクが紙ににじみやすいため、イラストの作成にはより注意する必要があることを意味します。同時に、高品質で密度の高い紙はより高価であり、見積もりが低くなる可能性があります。

♦ イラスト - 写真ですか、それとも線画ですか?

♦ ニュースレターに広告を掲載しますか? その場合、広告主はその発行部数、リリース頻度、対象ユーザーを知りたいと思うでしょう。

循環の創出

ニュースレターの量が少なく、発行部数が非常に少ない場合は、デスクトップを使用して自分でニュースレターを作成することもできるでしょう。 出版システムそしてコピー機。 かなりのボリュームがある場合 (したがって製本が必要な場合)、イラスト入りの光沢のある出版物のカテゴリに属している場合 (特徴的なフルカラーで、厚く上質な紙に多くの写真が掲載されている)、または発行部数が多い場合は、プロの印刷会社のサービス。

ほとんどの都市には小規模な商業印刷工場があります。 予算が厳しすぎる場合は、地元の専門学校の出版部門に仕事をしてもらえるか問い合わせることもできます。

プリンターは次のものを受け取る必要があります。

♦ スタイルガイド (ニュースレターの前の版で十分です。これが初版の場合はデザインステートメントでも構いません)。

♦ フロッピー ディスクまたはスキャンに便利な形式の、すでに入力されたテキスト (印刷会社がテキストを入力することもできますが、追加料金が必要になります)。

♦ 説明資料。

♦ 印刷部数に関する書面による指示

(常に 6 個を予備として追加します。

アーカイブ用に 1 コピーとアーカイブ用に 1 コピーを含む

♦ 作業を完了する期限（これについては事前に合意します）。 しばらくすると、印刷業者から校正刷りが届きます。必要な修正を行った後、校正刷りを返送します。

そうして初めてニュースレターが印刷されます。

編集スタイル

で 比喩的に「編集スタイル」は、ニュースレターで検討するために送信された記事の単語、略語、大文字の使用などに必要な形式についてライター (および編集者) をガイドするガイドラインです。 このような注意事項は、文体の統一性を確保するのに役立ちます。 編集スタイルの概念には通常、次のものが含まれます。

♦ 略語 - たとえば、よく知られた略語ではない場合は、最初に語句を完全に示し、その直後に括弧内に略語のスペルを示します。

♦ 大文字 - たとえば、役職名ではなく、固有名 (商標、会社名) にのみ使用します。 記事の最初の単語を大文字で入力するかどうかを示します。

♦ 日付 – 完全な日付か、数字の日付か? 日が先か、月が先か? たとえば、2002 年 1 月 1 日、2002 年 1 月 1 日、01/01/02;

♦ イタリック体 - たとえば、外来語や出版物のタイトルにのみ使用します。

♦ 寸法値 - たとえば、デジタル部分と測定単位の間のスペースの有無: 5 cm または 5 cm?

♦ 数値 - たとえば、20 未満の場合は完全に書き込み、次に数値で書き込みます。 % 記号または「パーセント」という単語の使用。

♦ 引用符 - 二重引用符 (「彼は言った」) を使用するか、一重引用符 (「彼は言った」) を使用するかを決定します。 このソリューションでは、引用符内の引用符 (単一引用符内の二重引用符、または二重引用符内の単一引用符) を処理する方法も説明します。たとえば、「'now' とはどういう意味ですか?」 - 彼は尋ねた）;

♦ 受け入れられるスペル - たとえば、「editors」または「editor」と書きます。

フォントの書体

ヘッドセットは主に 2 つのタイプに分類されます。

♦ セリフフォント

このようなフォントは文字の端にカールしたストロークがあり、認識しやすいため、長いテキストに適しています。 多くの出版物では本文にセリフ フォントが使用されています。

Times Newというセリフフォントです。

♦サンセリフフォント

これらのフォントにはカールしたストロークがなく、明瞭で注意を引く能力があるため、見出しに適しています。

Arial というサンセリフ体フォントです。

タイトルには常に大文字と小文字の両方を使用してください。大文字だけでは非常に読みにくくなります。

オリジナルレイアウト

レイアウトは、ニュースレターの「見た目」を改善するのに役立つ便利な方法の 1 つです。 ここでは複雑なことは何もありません。 ページを好きな数の列に分割し、イラストを配置する最適な場所、サイズ、見出し用のスペースを決定します (同じサイズになるようにフォント サイズと書体に一貫性を持たせます)。異なる号の対応するページについても同様です)、およびテキストがどのように流れるか。

重要なテキストはページの上半分に配置します。読者は最初にそこに目を向けます。

1 つの列

この基本的で非常にシンプルなオプションは、通常、A5 ニュースレターに使用されます。 各記事はページの幅全体を占めます。

例えば：

これ- 単一列のニュースレター ページ

そして、これがその方法を理解するための本文です。 彼は見た。 これは、それがどのようなものであるかについてのアイデアを与える本文です。 これは、それがどのようなものであるかについてのアイデアを与える本文です。

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Moskovskaya E.S.、VimpelCom OJSC (Beeline) 企業関係法務サポート部門長

教育労働組合のMGOはロシア外務省の自動車学校と協力し始めた。

これで、私たちの労働組合のすべての組合員はトレーニングの 22% 割引を受けることができるようになり、「鉄馬に手綱をつけたい」と願う人は全員、最大 9,000 ルーブルを節約できることになります。

この割引は、マニュアルおよびオートマチックトランスミッションの両方を備えたカテゴリー「B」運転免許証を取得するための教習に適用されます。 この訓練コースには、運転者訓練プログラムの授業が含まれ、106時間の理論授業と実験実習授業、および最大56時間の車の運転が含まれます。

理論的な授業が行われます。

1) 昼間、グループ募集時。

2) 夕方18:30から21:00まで。

理論トレーニングコースは続きます 1.5ヶ月。

理論クラスは次の場所で開催されます。
モスクワ、デネジニ通り、32/55。 (地下鉄スモレンスカヤ駅)

実践的なクラスと試験 (都市 + 会場) は次の場所で開催されます。
セント ドゥーロヴァ (地下鉄 プロスペクト ミラ)

授業を修了し、自動車学校の試験に合格すると、学生は自動車学校から修了証明書を発行され、免許取得のための交通警察資格試験に進むことができます。

授業料：

1) トレーニングの理論上のブロック - 11,700 (トレーニングの平均コストが 20,000 ルーブルであることを示した価格監視に基づいて、最大 9,000 ルーブルが給付されます)

2) 実践レッスン: 900 こする。 マニュアルトランスミッションの場合、1000摩擦。 オートマチックトランスミッションについて。

外務省自動車学校の生徒全員にとって嬉しい特典は、MGIMOの職員とロシアの職員が勤務する「ロシア内務省特別目的センター」で交通警察の免許取得試験を受ける機会が与えられることだ。外務省が試験を受験します。）

対象ユーザーを決定します。ニュースレターのコンテンツを選択する前に、少し時間をかけてニュースレターの内容を評価してください。 対象者– 人口統計分析を実施し、読者が興味を持ちそうなトピックを見つけます。 たとえば、主に中年女性からなる一般の人々は、おそらく製品の特徴の詳細な説明に興味を持たないでしょう。 代わりに、個人的なレベルで彼らに触れるような話題に取り組んでください。

トピックを選択してください。複数のテーマを使用し、複数のセクションを作成します。 これにより、ニュースレターが幅広い読者にとって興味深いものになります。 さまざまなセクションがある新聞のように、ニュースレターに読者の反応、編集者への手紙、業界ニュース、特集記事などのセクションを含めます。消費者のレビューや推奨事項を追加して多様性を持たせます。 。

質問してください。読者に正確な情報を提供するように努めてください。 扱っているトピックを徹底的に調べるには、誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのようにという 6 つの質問を自分自身に問いかけてください。 優れた記事は、包括的な情報を提供し、主題に関するすべての質問に答えている傾向があります。 そのためには、インタビューなどの調査が必要になる場合があります。 しかし、質の高いニュースレターを作成し、視聴者との信頼を築こうとしているのであれば、それだけの価値はあります。

トピックを研究します。オブジェクトの主観的な説明は、必ずしも信頼できるとは限りません。 トピックについて適切な調査を行わないと、誤った情報を提示して視聴者を誤解させたり、さらには憤慨させたりする危険があります。 研究を裏付ける統計、専門家の意見、引用を提供します。 雑誌、ウェブサイト、書籍などの情報源へのリンクを必ず提供し、必要に応じて著作権者の名前を明記してください。

読者が理解できる文章にします。文章を読みやすくするには、正確でわかりやすい語彙を使用してください。 過度の冗長は避けてください。 たとえば、副詞と動詞を組み合わせる代わりに、同じ意味を持つ動詞を使用します。

興味深いタイトルを使用してください。好奇心をそそるキャッチーな見出しを考えてみましょう。 興味深いタイトルがないと、読者は記事を面白くないと感じて読み飛ばしてしまう可能性があります。 優れた見出しはよく書かれた記事を意味し、優れた記事は優れたニュースレターを意味するため、見出しは読者のロイヤルティを獲得するための鍵の 1 つです。 記事に複数の段落がある場合は、小見出しを使用してテキストを区切ります。

校正。記事を編集した後、タイプミスがないか校正し、スタイルと用語の一貫性を確認します。 自動校正ツールやスペルチェックツールに頼らないでください。 事前チェックには適していますが、手動修正に代わるものではありません。 テキストに長時間取り組むと、何かを見逃してしまう可能性があるため、他の人にテキストの間違いを校正してもらいます。 覚えておいてください – 調整は決して不必要ではありません。 テキストが適切に編集されていると感じたら、もう一度チェックしてください。 まれな間違いであっても、読者にあなたのプロフェッショナリズムに対する疑念を植え付ける可能性があります。