메모 샘플을 시작하는 방법. 메모는 왜 필요한가요? 사무실에서 정한 문제에 대한 책임자의 결정은 다음과 같습니다.

가족과 관계 29.09.2019
가족과 관계

메모는 조직 내 비즈니스 서신을 위한 도구인 정보 및 참조 문서입니다.

부서 또는 특정 직원의 작업과 관련된 비즈니스 문제를 강조하기 위해 메모가 작성되며, 솔루션은 조직 또는 직원의 다른 구조 단위에 따라 다릅니다.

메모 작성은 메모와 달리 직접 종속되지 않은 조직 단위 또는 동등한 공직자 사이에서 수행됩니다.

직원 보너스

상여에 관한 메모는 직원 격려 명령의 기초이며, 상급 경영진의 이름으로 부서장이 작성하고 상여의 이유와 근거, 직원의 데이터 및 컴파일러. 머리가 그것을 고려하기 위해서는 메모를 등록하는 것이 필수적입니다. 보너스에 대한 결정이 내려지면 명령이 내려집니다.

급여 인상에 대해

LLC "회사"

2010년 11월 25일자 주문 번호 25\10982

Ivanov V.A.의 급여 인상에 대해

매니저 Ivanov V.A.의 좋은 판매 실적으로 인해 2010년 1/3분기 실적에 따르면

나는 주문:

1. 2010년 12월 1일부터 영업 부서 관리자 Ivanov Viktor Aleksandrovich에게 25,000(25,000) 루블의 공식 급여를 설정합니다.

2. 수석 회계사 Vasilyeva A.V. 이 명령의 단락 1에 명시된 급여와 이에 따라 계산된 기타 금액을 적시에 지급해야 합니다.

3. 인사 부서장 Fedorov G.I.에게 :

3.1. 영업 관리자의 급여를 25,000 (25,000) 루블로 설정하여 직원 테이블을 변경하십시오.

3.2. Ivanov V.A.로 마무리 2010 년 12 월 1 일부터 25,000 (25,000) 루블의 급여 설정에 대한 [고용 계약 날짜] [고용 계약 번호] 날짜의 고용 계약에 대한 추가 계약.

2.4. 이 주문에 대해 알기 위해 Ivanov V.A. 그림 아래.

LLC "회사"의 총괄 이사

즈다노프 V.V.

나는 ____________________ Vasilyeva A.V.의 주문에 대해 알고 있습니다.

주문에 익숙함 ____________________ Fedorov G.I.

나는 ____________________ Ivanov V.A.의 주문에 대해 알게되었습니다.

급여 인상의 근거는 다음과 같은 역할도 할 수 있습니다.

- 직원이 속한 부서장의 메모

- 국가의 물가 상승 및 결과적으로 회사의 급여를 다시 색인화해야 할 필요성 - 직원 급여 인상

- 직원에게 새로운 업무 책임 할당.

의무를 이행하지 않은 경우

각서
04.10.2013 № 6

직무 불이행에 대해

나는 포워딩 운전자 Sokolov Ivan Igorevich가 예정된 기술 검사를 위해 할당 된 자동차 (주 번호 C 042 MK 83)를 제시하지 않아 조항을 위반했다는 점에 주목합니다. 업무 설명서 2010년 6월 10일부터

저지른 위반과 관련하여 Sokolov I.I.를 견책으로 선언 할 것을 제안합니다.

공무 불이행에 관한 각서는 A4 용지에 작성됩니다.

직장에서의 위반에 대해

정보부 총무이사

기술 베세다 LLC

각서

09.12.2014 № 10-23/158

노동 규율 위반에 대해

어제 08.12.2014, 16-00에서 근무일 종료까지 2 시간 이내에 해당 부서의 전문가가 정보 기술 Fregatov Roman Viktorovich는 직장에 결석했습니다.

결석 사유의 타당성을 입증하는 지원 문서, Fregatov R.The. 제시되지 않음.

위반과 관련하여 반복되는 성격을 감안할 때 나는 Fregatov R.V.에게 제안합니다. 견책을 내립니다.

학과장 류빔치코프

주어진 각서의 예를 바탕으로 이제 자신의 예를 쉽게 만들 수 있습니다.

예브게니아 스트라이프

문구류 구입을 위해

"문구구입용" 메모는 일정량의 문구구입을 위한 생산요구사항을 기재하고 있으며, 문구류 목록(명칭, 수량)을 첨부합니다.

자금 배분에 대해

직원 __________________________/_____________/

동의

부서의 머리 __________________________/_____________/

주목

부서를 위해 특별히 구입한 문헌의 회계 및 보관에 대한 책임은 해당 부서장에게 있습니다.

출판물 구매를 위한 자금 할당 결정:

감독자

기업 대학 __________________________/_______________ /

크기 금액

루블 _________________ / ________________ / "__" _______ 200_

본인은 최대 25 "____________" 200_의 미사용 자금뿐만 아니라 판매 및 현금 영수증을 제공할 것을 약속합니다. _______________________________/_____________/

상품 및 현금 영수증 및 미사용 자금

루블 _______________ / ________________ / "__" _______ 200_

얼핏 보면 서비스, 각서, 설명문 사이에 큰 차이가 없어 보이기 때문이다. 이러한 문서는 목적이 유사합니다. 모든 문서는 본질적으로 정보 제공용입니다. 그럼에도 불구하고 이들은 내용, 대상 및 편집 목적이 다른 서로 다른 문서입니다. 또한 지침이 포함되어 있지 않지만 수취인이 고려 중인 문제에 대한 최종 결정을 내리도록 유도하는 정보가 포함되어 있습니다.

서비스, ​​각서, 설명서의 특징은 무엇입니까? 각 문서를 종이에 올바르게 배열하는 방법은 무엇입니까? 우리는 실용적인 관점에서 이러한 질문과 다른 질문에 답하려고 노력할 것입니다.

각서

각서(OKUD에 따른 코드 0286041)은 책임자, 부서장, 기타 권한이 있는 사람에게 보내는 정보 및 참조 문서입니다. 컴파일러의 결론 및 제안과 관련된 모든 문제를 자세히 설명하고 경영진이 특정 결정을 내리도록 권장하는 것을 목표로 합니다.

법률에서 "각서"를 독립적인 개념으로 정의하는 것은 없습니다.

각서는 장의 서면 또는 구두 지시와 직원 스스로의 주도로 작성됩니다 (예 : 생산 또는 경제 문제를 해결하기 위해 정보를 서면으로 제출해야 할 경우 고위 경영진에게). 이러한 문서의 도움으로 생산 프로세스의 기술적 측면을 개선하기 위한 제안을 할 수 있고, 상위 관리자가 내린 결정에 대해 이견을 표명할 수 있으며, 동료와 의견이 다를 경우 자신의 관점을 표현할 수도 있습니다. 따라서 메모를 준비할 때 먼저 저자가 접근 가능한 방식으로 자신의 입장을 공식화한 다음 자신에게 유리한 설득력 있는 논거를 제시하는 것이 중요합니다.

메모의 종류

  • 이니셔티브를 위해;
  • 정보 제공;
  • 보고.

계획수취인이 특정 결정을 내리도록 독려하기 위해 메모가 작성되므로 메모의 텍스트는 사실을 설명하고 특정 제안, 권장 사항 또는 결론을 포함합니다.

정보 제공각서는 정기적으로 작성되며 세부 사항, 결과 또는 작업 수행 방법에 대한 정보를 포함합니다.

보고각서는 작업 완료, 단계, 지침 이행, 명령 등에 대해 알려줍니다.

의존하는 수취인으로부터보고서는 다음과 같이 나뉩니다.

  • 외부로;
  • 내부.

외부 각서특정 기관의 장에게 보내는 것으로, 조직의 일반 서신에 작성되고, 장이 서명하고 일반적으로 다음 세부 정보를 포함합니다.

  • 회사의 이름;
  • 데이트;
  • 인덱스;
  • 편집 장소;
  • 수신인;
  • 텍스트의 제목;
  • 텍스트;
  • 관리자의 서명;
  • 아티스트 이름, 전화번호.

외부 각서는 모 조직의 장에게 제출됩니다(예시 1).

실시예 1

외부 각서

각서

10.02.2014 № 12/05-14

추가 유치에 대해

노동 자원

친애하는 Andrei Vasilyevich!

모스크바 지사 관리 장치 구성 단계에서 후보자가 부족하기 때문에 2014년 4월 14일까지 추가 소스에서 인력을 유치해야 합니다. 새로운 후보자와의 인터뷰는 2014년 4월 21일까지 진행되어야 합니다.

비용 지불 추가적인 서비스 2014년 2월 14일자 서비스 계약 번호 04/56의 4.5항에 따라 이루어집니다.

인적 자원 책임자 세메노프에. 세메노프

제03-13호의 경우

오딘초프 10.02.2014

내부 각서예를 들어 A4 용지의 표준 시트에 작성된 상위 조직으로 기관 외부로 보내졌지만 GOST 6.30-2003 "통합 문서 시스템"에 따라 필요한 모든 세부 정보를 나타냅니다. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 서류 준비 요건”(예시 2).

내부 각서의 필수 세부 사항은 다음과 같습니다.

  • 구조 단위의 이름;
  • 문서 유형의 이름(MEMORY);
  • 날짜;
  • 등록(발신 번호);
  • 텍스트의 제목;
  • 텍스트;
  • 응용 프로그램의 존재에 대한 표시(있는 경우)
  • 목적지;
  • 컴파일러의 서명(위치, 이니셜, 성을 나타냄).

실시예 2

내부 각서

각서

07.04.2014 № 6

관리자의 결근에 대해

영업 부서

2014년 4월 7일 오늘 영업 관리자인 Valentina Ivanovna Petrova가 10:00에서 18:30까지 근무일 내내 직장에 결석했음을 알려드립니다.

V.I. Petrova의 부재에 대한 이유의 유효성을 확인하는 정보 또는 문서가 제공되지 않았습니다.

저질러진 위반과 관련하여 나는 Petrov V.I를 기각할 것을 제안합니다. 걸어서.

영업부장 이그나티예프 O.A. 이그나티예프

제02-10호의 경우

시도로바 07.04.2014

보고서 내용 등록

각서를 작성할 때 각(예시 3)과 표제 부분의 세부사항의 세로배열(예시 4)을 모두 사용한다.

실시예 3

각서의 세부 사항의 각도 배열

이름

구조 단위목적지

각서

______________ № ________

헤더

실시예 4

각서의 세부 사항 세로 배열

구조 단위의 이름

각서

_____________ № _________

헤더

문서 유형 이름대문자(MEMORY)로 작성되며 중앙 또는 왼쪽 여백의 경계에 위치할 수 있습니다.

날짜그리고 방메모는 한 줄로 작성됩니다. 날짜는 아라비아 숫자( 21.04.2014 ) 또는 영숫자( 2014년 4월 21일.).

노트

외부 각서의 날짜는 승인 및 수신인에게 보내는 날짜, 내부 각서의 날짜 - 편집 및 서명 날짜.

등록 번호내부 각서에는 조직에서 작동하는 문서 등록 시스템에 따라 편집 장소 또는 수령 장소에 부착됩니다.

이해 당사자가 각서를 검토해야 하는 경우 비자 승인그리고 결정이 내려진 후 해결지도자.

결의안 채택은 각서 검토의 마지막 단계입니다.

노트

내부 각서를 고려한 국장의 결의는 모든 조치, 문서 발행, 행사 개최의 기초가 될 것입니다.

헤더텍스트에 문서의 내용을 간략하게 설명합니다. 에 따라 공식화된다. 일반적인 규칙문서의 머리글 컴파일: 전치사 사용 오/오그리고 전치사 경우의 동사 명사, 예를 들어 결근에 대해 Lazarenko O.O.

텍스트메모는 2개 또는 3개의 의미 부분으로 구성됩니다.

  • 처음에는 - 확인부속- 글을 쓰게 된 이유, 사실 또는 사건이 명시되어 있습니다.
  • 두 번째 - 분석 부분- 현재 상황에 대한 분석을 포함하고 제공합니다. 가능한 옵션솔루션;
  • 세 번째 - 요약 부분- 초안 작성자의 의견에 따라 취해야 할 특정 조치에 대한 결론 및 제안이 포함되어 있습니다.

각서의 두 번째 부분이 누락되었을 수 있습니다. 이 경우 각서의 텍스트에는 컴파일러의 정당성, 결론 및 제안이 포함됩니다.

각서에 첨부 파일이 있는 경우 에 대해 표시신청서명하기 전에 완료됩니다.

메모의 텍스트에 이름이 지정된 응용 프로그램의 존재에 대한 표시는 다음과 같이 작성됩니다.

신청: 3리터용. 1부.

메모에 텍스트에 이름이 지정되지 않은 응용 프로그램이 있는 경우 해당 이름, 시트 및 복사본 수를 표시합니다.

부록: 5 p.에 대한 지역 신용 부서에 관한 규정. 1부.

내부 각서 징후컴파일러(조직장에게 제시되는 경우) 및 부서장(조직장에게 제시되는 경우) 외부 각서 표지판조직의 책임자.

노트

각서가 두 페이지 이상으로 작성된 경우 두 번째 및 후속 페이지에 번호가 매겨져야 합니다. 일련 번호는 페이지 상단 여백의 오른쪽 부분에 아라비아 숫자로 기재되어 있습니다.

메모

메모일종의 보고서이다. 이것은 다양한 수준의 조직 및 법적 형태의 현대 관리 구조의 실행에서 널리 사용되는 서면 정보 메시지입니다. 메모는 수평적 수준에서 관리 개체 간의 직접적인 연결을 제공합니다.

그런데

메모는 공식적인 지위가 없는 문서입니다. OKUD에서는 제공되지 않습니다.

메모는 다양한 상황에서 준비됩니다. 이 문서의 표준 대상은 다음과 같습니다.:

  • 정보 요청;
  • 발행 지시;
  • 다른 메시지와 함께(메모와 함께);
  • 공지사항(공지사항).

메모의 텍스트에는 제안, 요청, 신청서의 형태로 준비 이유에 대한 정보가 포함되어 있습니다. 이는 직원 이동, 회의, 회사 조직 문화의 변화 등에 대한 정보일 수 있습니다. 메모는 표준 A4 용지에 작성됩니다.

메모는 전문가 또는 부서장이 서명합니다. 메모 날짜는 편집 및 서명 날짜입니다.

이 법률은 메모 준비 및 실행에 대한 엄격한 요구 사항을 제공하지 않으므로 조직의 특성을 고려하여 실행 절차는 예를 들어 사무 지침과 같은 현지 규제법에 고정되어야 합니다. . 메모 형식은 내부 커뮤니케이션 프로세스를 간소화하고 속도를 높이는 목적으로 사용되어야 합니다.

메모 샘플은 예제 5에 나와 있습니다. .

실시예 5

메모

2014년 4월 19일 토요일 9시부터 16시까지 Sever LLC의 인사 부서에서 알람 설치를 위한 설치 작업을 수행합니다.

Energoset 회사의 다음 직원에게 작업 수행에 대한 액세스를 허용하도록 요청합니다.

1. 시마킨 I.P.

2. 이바노프 P.N.

AHO 대표 스비리도프 N.N. 스비리도프

제02-14호의 경우

일린 16.04.2014

설명 참고

설명- 이것은 조직의 직원이 작성하여 상위 관리에게 제출하는 모든 조치, 사실, 사건, 사건에 대한 이유를 설명하는 내부 문서입니다.

Art의 첫 번째 부분에 따르면. 노동법 193조 러시아 연방신청하기 전에 징계 조치고용주는 직원에게 서면 설명을 요청해야 합니다. 직원은 해명서에 징계 위반 사유와 상황을 보고합니다. 설명에 따라 관리자는 직원에 대한 징계 조치를 결정합니다. 또한 이 문서는 위법 행위의 심각성과 고용주가 범한 상황을 평가하는 근거 중 하나입니다.

OKUD OK 011-93에서 이 문서는 클래스 0286000 "징계 제재 실행 문서"에 속하는 노동 규율 위반에 대한 설명(코드 0286091)에 대해 한 번만 언급됩니다.

설명의 종류와 특징

  • 수행된 작업(프로젝트, 보고서, 개발)의 특정 조항을 명확히 하기 위해 편집된 문서
  • 상습적인 상황, 기율 위반, 부정 행위 등의 경우에 작성됩니다.

해설서는 A4용지 표준용지에 직원이 손으로 1부 작성하여 요청자에게 발송합니다. 조직에서 채택한 스텐실 양식을 사용하여 컴퓨터에 입력할 수도 있습니다. 주석의 형식과 실행방법(필기 또는 컴퓨터)은 법적으로 정해져 있지 않습니다.

설명은 구조 단위 또는 특정 공무원이 작성할 수 있습니다.

증거로 메모

고용주는 직원에게 손으로 쓴 설명을 요구함으로써 자신을 보호합니다. 비행노동 쟁의에 있는 직원에 의해. 원본 문서의 대체는 제외됩니다.

회사에서 템플릿 양식을 사용하는 경우 텍스트 끝에 메모를 작성할 수 있습니다.설명은 개인용 컴퓨터를 사용하여 직접 작성했습니다. 날짜. 서명.

각서의 개별 내용 등록

정보와 참조 문서를 통합하려면 GOST 6.30-2003의 요구 사항에 따라 설명을 작성하고 실행해야 합니다.

날짜주석은 편집 날짜입니다.

텍스트설명 메모에는 다음이 포함되어야 합니다.

글을 쓰게 된 사실에 대한 설명

현재 상황을 설명하는 주장.

메모의 텍스트는 설득력 있고 반박할 수 없는 증거를 포함해야 합니다.

만들 때 서명직위, 개인 서명, 이니셜 및 성이 표시됩니다.

처럼 응용 프로그램문서 작성자의 행동을 정당화하고 특정 상황을 확인하기 위해 문서를 인용할 수 있습니다.

본문의 구조에 따라 주석은 결론 및 제안을 포함하지 않는다는 점에서 보고서와 다릅니다(예 6).

노트

회사가 다양한 상황에서 사용되는 표준 설명 양식을 개발하고 승인했다고 해서 직원이 승인된 양식에 따라 메모를 작성해야 한다는 의미는 아닙니다. 비공식 문서도 유효할 수 있습니다.

실시예 6

설명

징계 조치 적용
질책의 형태로 Alexandrova AND.AND.

HR 부서에서 명령을 내립니다.
스몰킨 2014년 4월 17일

LLC "SV" 이사

AV 스몰킨

설명 참고

14.04.2014 № 14

결근에 대해

회계사인 나 Aleksandrova Irina Igorevna는 개인적인 이유로 2013년 4월 14일 9시부터 15시 30분까지 직장에 결석했습니다.

증빙서류가 없습니다.

회계사 알렉산드로바아이.아이. 알렉산드로바

등록보고, 서비스, 설명 노트

조직의 사무 서비스 기능 중 하나는 전송 된 문서를 집행자에게 판촉하는 것과 관련된 필요한 정보를 신속하게 검색하는 것입니다. 이 데이터를 보다 편리하게 검색하기 위해 다양한 등록 양식이 사용됩니다.

보고, 서비스, 설명 메모는 기능적 목적에 따라 특정 정보의 전달자입니다. 각서에 기재된 사항은 기관의 장이나 기타 권한 있는 공무원의 결의로 서면으로 결정하여야 하므로 반드시 문서를 등록하여야 한다.

세 가지 형식의 문서 등록이 있음을 기억하십시오. 잡지, 카드 및 자동화. 조직은 가장 효과적이고 적절한 등록 형식을 선택할 권리가 있습니다.

▪ 학술지 등록 양식 -가장 일반적이지만 항상 편리한 것은 아닙니다. 모든 문서의 등록은 시간 순서대로 진행되며 특정 문서를 검색할 때 전문가는 저널의 모든 시트를 살펴봐야 합니다. 정보 검색은 이니셔티브 문서가 예를 들어 한 저널에 등록될 수 있고 이에 대한 답변이 다른 저널에 등록될 수 있다는 사실로 인해 더욱 복잡해집니다. 필수 등록 양식(잡지)은 법률에 의해 제공되지 않습니다. 권장되는 로그 형식은 예제 7에 나와 있습니다.

실시예 7

보고서 및 설명 기록의 일부

문서 날짜

등록 번호

문서 유형, 요약

문서에 서명한 사람

집행자

양도된 곳

영수증(서명, 날짜)

케이스의 문서 방향 표시

07.04.2014

03-10/14

계산원 Shvets OR의 휴가 리콜 정보

인적 자원 책임자

인사부 감사관

인사부

스미르노바 V.A.
07.04.2014

03-14 Smirnov의 경우 2014년 4월 7일

▪ 카드 등록 양식잡지에 비해 더 편리하고 적응됩니다. 분류기에서 검색할 때 생성된 문서의 등록 및 제어 카드를 사용하면 문서 검색 프로세스를 최적화하고 등록 프로세스 시간을 줄일 수 있습니다. 카드 등록의 명백한 이점은 여러 직원이 동시에 등록할 수 있다는 것입니다.

▪ 자동(전자) 등록 양식특별한 사용을 포함한다 소프트웨어. 문서에 대한 정보는 데이터베이스에 저장된 전자 등록 및 제어 카드에 입력됩니다. 등록과 동시에 등록 및 관리 카드를 인쇄할 수 있습니다.

일반적으로 보고서 및 설명 메모에는 발신 문서의 색인과 동일한 방식으로 공식화되는 복잡한 등록 색인이 있습니다. 등록번호는 사건의 명칭에 따른 사건의 색인(구조단위의 색인과 이 단위의 사건의 명칭에 따른 사건의 번호를 포함한다)과 달력 내 문서의 일련번호로 구성된다. 년도.

노트

조직의 문서 등록 및 회계 문제는 사무 지침에 반영되어야합니다. 지침에는 다음이 포함되어야 합니다.

1) 미등록 문서 목록.

2) 등록된 문서 그룹 목록, 각 그룹에 대해 다음을 표시해야 합니다.

등록 장소

등록 시간 및 순서

등록 번호 형성 규칙;

등록 양식

양식에 입력하는 세부 정보 목록, 작성 규칙;

등록 후 문서 이동에 대한 회계 규칙;

등록 원칙(문서를 다른 단위로 이전할 때 단일 또는 반복 등록)

3) 조직에서 문서를 다시받는 절차 (수신 문서의 경우).

각서, 서비스, 주석의 보관조건

보관 기간은 2010 년 8 월 25 일자 러시아 문화부의 명령에 의해 승인 된 보관 기간을 나타내는 국가 기관, 지방 정부 및 조직의 활동 과정에서 생성 된 일반적인 관리 기록 보관 문서 목록에 설정됩니다. 558. 명시된 목록에 따라 각서의 보관 기간은 1년, 3년, 5년, 75년, 영구적일 수 있습니다. 설명 메모는 영구적으로 보관해야 합니다.

우리의 조언

노트 작성 시 단일 양식을 고수할 필요가 있으며, 문서의 본문은 비즈니스 윤리 규정 및 문서 디자인에 대한 확립된 요구 사항을 준수해야 합니다. 문법 오류가 있는 문서를 부정확하게 작성하고 실행함으로써 불쾌한 인상을 남깁니다. 문서를 수취인에게 급히 보내지 말고 문법 오류나 오타가 있으면 수정하여 주의 깊게 읽으십시오.

다양한 생산 및 조직 문제를 해결하기 위해 내부 비즈니스 서신. 문서화 과정에서 다양한 사무실 메모.

보고서, 명령 등이 될 수도 있습니다. 대부분의 경우 이러한 내부 문서는 작성의 본질에 매우 가깝고 작성의 궁극적인 목적과 이유에 따라 조직 및 법적 성격이 다릅니다.

메모에 특정 목적이 있거나 재정 자원 비용이 고정되어 있는 경우 일반 문서에 첨부되어야 합니다. 재무제표(특정 사실에 근거하여 회계 부서는 지출 및 수입 거래를 기록하고 수행합니다).

다른 성격의 서비스 노트는 다양한 현재 문제를 신속하게 해결하는 데 도움이 되며 특정 사실을 뒷받침하는 문서입니다.

서비스 노트는 작성 유형과 성격에 따라 일정 기간 동안 보관해야 합니다(기간은 1년, 3년, 5년 또는 영구 보관 가능).

메모 제출 요건

입법 프레임 워크에 따르면 (GOST 6.30-2003 "통합 문서 시스템"조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 서류 요구 사항") 메모가 있어야:

  1. 문서가 누구에게 전달되었는지 표시(공무원, 구조 단위 또는 특정 조직)
  2. 수취인의 이름(구체적으로 문서를 보낸 사람)
  3. 문서의 이름(이 경우 "각서"가 표시됨)
  4. 서비스 노트 등록 번호;
  5. 작성 날짜;
  6. 텍스트 표제 (예 : "부서의 문구 구매시", "징계 조치"등);
  7. 텍스트 자체;
  8. 메모를 작성한 날짜 및 서명 (위치를 표시해야 함);

메모를 작성할 때 다음 규칙을 준수해야 합니다.

  • 모든 세부 사항의 정확한 표시;
  • 공식 작문 스타일을 엄격히 준수하십시오.
  • 문서를 올바른 순서로 정렬하십시오.

메모를 작성할 수 있는 사람

메모는 일반 근로자와 조직 경영진 모두가 작성할 수 있습니다. 관리하는 문서입니다. 수평 제어로 개체 연결.

전자 문서 관리

메모 작성의 주요 목표는 경제 관리, 물질 및 기술 기반, 정보 지원, 징계 조치 등

종종 주요 조직은 전자 문서 관리 시스템을 사용하여 다양한 데이터와 사실을 기록합니다. 프로그래머는 특수 프로그램을 개발하고 조직의 작업은 로그인 및 암호를 사용하여 등록되며 (인사 부서에서 제공) 특정 섹션을 입력하면 문서 관리 프로그램에서 직원은 "메모" 섹션을 선택하고 이미 누락된 필드를 채웁니다.

전자 문서 관리 사용의 편리성은 다음과 같은 이유로 많은 회사에서 높이 평가되었습니다.

  • 문서 번호(카드)가 자동으로 할당됩니다.
  • 모든 문서는 전자 아카이브에 저장됩니다(주로 연도별로).
  • 특정 문서를 검색하려면 최소한의 정보만 알면 됩니다.
  • 종이 절약 및 보관 대여 등;

그러나 많은 조직에서는 여전히 메모를 작성할 때 종이 매체를 사용합니다.

인사 부서에는 종종 이미 있습니다. 기성품 예메모는 다양한 용도로 사용할 수 있으며 직원은 담당 인사담당자에게 연락하여 메모를 작성하는 이유만 기재하면 됩니다.

메모를 고려하는 절차

메모를 작성한 후 담당자가 등록한 후 담당자(읽은 사실을 메모하고 해당 메모를 적음)에게 검토를 위해 제출한 후 수취인에게 발송됩니다. 수취인은 이미 자신의 결의("동의", "거부", "검토", "완료" 등. 메모 작성 목적 및 회사 직원 항소 후 조치의 최종 결과에 따라 다름)를 입력합니다.

메모 작성에 대한 입법 기반의 엄격한 요구 사항은 없지만 모든 사항을 올바르게 표시해야 합니다(작업 흐름의 일반적인 요구 사항에 따라).

메모 작성의 예

Rostok LLC 이사
사멜류크 아나톨리 페트로비치
Rostok LLC의 영업 관리자
쿠즈네초바 옥사나 이바노브나
(여권정보, 거주지 또는 직장주소, 입사지원 시 부여되는 사원의 인사번호를 명시할 수 있음)
2014년 12월 25일
2014년 12월 25일 제31호(등록번호)

메모

모스크바 출장 연장과 관련하여 2014년 12월 15일자 문서 번호 27의 데이터에 따르면 출장 기간은 2014년 12월 17일부터 2014년 12월 20일까지여야 했지만 실제 출장 기간: 관련 조직 문제 해결과 관련하여 2014년 12월 17일부터 2014년 12월 23일까지. 완료된 작업에 대한 보고서는 Rostok LLC Kramar Nikolay Nikolaevich의 영업 부서장에게 제출되었습니다.
출발 및 도착 티켓이 첨부되어 있습니다. 10,000 루블의 적절한 여행 수당을 할당하도록 요청합니다.

25.12.2014
Rostok LLC의 영업 관리자
Kuznetsova O.I.(및 개인 서명).

메모가 여러 A4 용지를 차지하는 경우 각각에 번호가 매겨집니다.

들여 쓰기

종이로 메모를 발행할 때 다음 들여쓰기를 준수해야 합니다.

  • 왼쪽 들여 쓰기 (여백) - 2.5 ~ 3.5cm (문서 작성 장소);
  • 오른쪽 들여 쓰기 - 1.25 ~ 2.5cm;
  • 위쪽 들여 쓰기 - 최소 2cm;
  • 낮은 들여 쓰기 - 최소 2cm;

우리가 고려한다면 일반 원칙메모를 작성하는 경우 이 문서는 본질적으로 특정 정보의 보조 역할을 하므로 특정 관리 결정을 시작합니다.

노스코바 엘레나

저는 회계 분야에서 15년 동안 일했습니다. 그녀는 회사 그룹에서 수석 회계사로 일했습니다. 검사를 통과하고 대출을 받은 경험이 있습니다. 생산, 무역, 서비스, 건설 분야에 익숙합니다.

사람들이 서신으로 하는 거의 모든 중요한 일들;

따라서 혼자 말할 수 있는 능력으로는 충분하지 않습니다.

뤽 드 보베나르그

내부 커뮤니케이션의 주요 수단인 메모, 내부 관계를 합리화하고, 신속한 정보 교환을 보장하며, 논란이 되는 상황을 해결할 수 있는 문서에 대해 이야기해 보겠습니다.

조직에서 기억을 무시하는 이유는 무엇입니까?

메모는 민간 조직의 비즈니스 통신에서 외부인으로 남아 있습니다. 이에 반해 정부기관에서는 내부문서의 대부분이 메모다.

상업 조직에서 메모는 무의미한 형식으로 취급되는 경우가 많지만 기업 내부 문서 관리의 이러한 요소는 기업 문화의 필수적인 부분으로서 비즈니스 발전에 매우 중요한 잠재력을 가지고 있습니다.

날카롭게 근거한 것은 부정적인 태도경영 결정을 내리기 위한 기초 역할을 하는 가장 중요한 내부 문서 중 하나에 대해 상업 조직의 여러 직속 관리자 중 하나를 선택합니까? 가능한 이유:

낮은 문화 비즈니스 커뮤니케이션, 기업 표준의 부족, 내부 문서 관리 분야의 강력한 관리 결정;

메모가 관리 문서 분류기에 포함되어 있지 않기 때문에 공식적인 지위가 부족합니다.

전자 통신 수단의 가용성. 관리자는 관리 프로세스를 공식화하는 데 시간을 보내고 싶지 않고 직접 몇 마디 교환을 선호합니다. 휴대전화, 쓰기 이메일또는 스카이프 등

그러나 또 다른 이유가 있습니다. 때때로 관리자가 내부 문서 시스템의 공식화를 방해합니다. 조직의 업무 상태에 대한 문서화된 정보, 공무원에게 전달된 지침 또는 특정 상황에서의 조치 절차에 대한 지침을 논박하는 것은 어렵습니다. 혼돈 속에서 일하는 것은 특정한 이점이 있습니다. 구두 정보의 전송 사실과 tête-à-tête의 지시를 거부하는 것보다 쉬운 일은 없습니다. 직원이 정기적으로 구두로 상호 배타적인 지시를 받고 이를 준수하지 않으면 행정적 제재가 수반되는 상황을 누구나 알고 있습니다.

메모리의 용도는 무엇입니까?

메모는 현재 생산 문제를 빠르고 효율적으로 해결할 수 있는 내부 비즈니스 서신입니다.

메모의 주요 목적은 공식 지위가 동등한 동일한 조직의 직원간에 공식 정보를 교환하는 것입니다.

메모를 컴파일하는 목적은 다음과 같이 다를 수 있습니다.

일반 생산 문제 및 문제를 해결하기 위해 구조 부서장 / 공무원의 수평적 의사 소통;

효과적인 의사 소통:

구조적/독립적인 세분화와 지점 간의 운영 정보 교환;

참조 정보 요청

훈련 실시;

다른 메시지와 함께(첨부 메모);

행정, 경제, 물류, 정보 및 기타 지원의 현재 문제를 해결합니다.

분쟁 및 갈등 상황의 해결.

메모를 포함한 내부 문서를 능숙하게 작성하는 능력은 매우 복잡하고 혼란스러운 상황에서 도움이 됩니다.

먼저 메모는 논란이 되는 상황에서 문서관리서비스(이하 DOW) 직원들을 위한 주 도우미다.

불행히도 주요 구조 부서의 책임자는 종종 보조 부서 직원에 대한 문서 작업을 할 때 부서의 단점을 기록하려고합니다. 예를 들어, 구조 단위의 관리는 상급 관리자의 명령을 정시에 이행하지 않았지만 이에 대한 책임은 발신 편지 보내기를 지연시킨 유치원 교육 기관의 서비스로 이전되었습니다.

메모는 근거 없는 비난을 반박하는 데 도움이 될 것입니다. 사실, 마감일, 성명이 포함된 메모. 확인 신청서 (등록 카드 사본, 등록 로그 발췌 등)와 함께 양질의 시간에 작업을 완료 한 유치원 교육 기관의 직원은 종종 객관성을 유지하고 주장이 근거가없는 것으로 인식하고 비즈니스를 복원하는 데 도움이됩니다. 특정 직원의 평판 및 유치원 서비스 전체(예시 1).

메모의 텍스트는 접근 가능하고 간결한 방식으로 메시지의 목적을 명확하게 명시해야 합니다. 불완전하거나 중복된 정보는 수취인이 문제의 본질을 이해하기 어렵게 만들고 모호한 해석으로 이어질 수 있으며 결과적으로 원하는 결과가 없을 수 있습니다. 메모의 효율성은 문서의 구조가 얼마나 잘 구성되어 있는지와 주장이 논리적인지 여부에 달려 있습니다.

우리는 메모를 발행

양식에 있다면 무엇입니까?

메모는 원칙적으로 백지 A4 용지에 작성됩니다. 그러나 상업 조직은 종종 GOST R 6.30-2003 "통합 문서 시스템"의 4.7항에 따라 이러한 목적으로 레터헤드를 사용합니다. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 서류 요구 사항"에는 다음이 포함됩니다.

조직의 상징 또는 상표(서비스 마크),

회사의 이름;

조직 코드;

법인의 주 등록 번호(OGRN)

납세자 식별 번호/등록 이유 코드(TIN/KPP)

조직에 대한 참조 데이터

문서가 편집되거나 게시된 장소입니다.

또한 잡지와 인터넷의 일부 전문가는 레터헤드에 작성된 메모 샘플을 예로 들었습니다.

의심할 여지 없이 모든 문서를 동일한 양식에 무분별하게 작성하는 것이 더 쉽습니다. 다만, 참고자료, TIN, PSRN 등이 포함된 형태로 옆 부서장에게 메모를 하는 것은 말이 안 된다. 또한 조직의 레터헤드는 첫 페이지 전체 볼륨의 20% 이상을 차지하며 필요한 정보가 한 장에 다 들어가지 않는 경우가 많습니다. 작은 것 같지만 큰 조직에서는 이런 작은 것이 비용 절감이 아닌 지출 낭비로 이어집니다.

메모를 작성할 수 있는 양식에 대해 알아보십시오(원하는 경우).

문서 형식의 유형은 GOST R 6.30-2003의 4.6절에 설정되어 있습니다.

한편, GOST R 7.0.97-2016 “정보, 사서 및 출판에 대한 표준 시스템. 조직 및 관리 문서. 2018년 7월 1일에 발효되는 문서 요구 사항”에는 이미 조직의 양식에 대한 설명이 포함되어 있습니다(5.8 및 6.6절).

따라서 표준에서는 레터헤드에 메모를 발행하는 것을 권장하지 않습니다. 그러나 양식에서 반드시 내부 통신을 수행하려는 욕구가 크면 LNA에서 특정 유형의 문서-메모에 대한 양식을 개발하고 수정할 수 있습니다.

메모 형식: 세부 사항

GOST R 6.30-2003에 따라 다음 세부 정보는 특정 유형의 문서(우리의 경우 메모)의 형태로 포함되어야 합니다(예 2).

03 - "조직 상징 또는 상표(서비스 마크)";

08 - "조직 이름";

10 - "문서 유형의 이름";

11 - "문서 날짜";

12 - "문서의 등록 번호";

14 - "문서의 편집 또는 출판 장소";

15 - "주소"(메모가 전송되는 직원의 구조 단위 이름 및 직위);

18 - "텍스트로 이동";

20 - "문서의 텍스트";

21 - "응용 프로그램의 존재 표시";

22 - "서명";

27 - "연주자에 대한 참고 사항."

세부 사항 등록의 뉘앙스

  • "목적지". 메모가 여러 구조 부서로 전송되는 경우 "주소" 필수 항목이 다음과 같이 오른쪽 상단 모서리에 작성됩니다.

총 수신자가 4명 이상이면 메일링 리스트를 생성해야 합니다.

  • "문서 텍스트". 메모는 비즈니스 서신처럼 명확하게 구성되어야 합니다. 메모의 텍스트는 1인칭 단수로 명시됩니다(“목록에 기재하십시오”, “필요하다고 생각합니다” 등).

논리적으로 완전한 단락으로 분할된 텍스트는 읽기와 이해를 용이하게 하고 각 생각에 논리적 완전성을 부여하며 수신자가 문서의 텍스트를 더 잘 탐색할 수 있도록 합니다.

메모 텍스트는 일반적으로 다음으로 구성됩니다.

서문(서론 부분)에서;

주요 부분;

마지막 부분(결론, 제안, 요청 등).

서문은 메모 작성 목적을 밝히고 편집을 하게 된 날짜, 문서 및 사실에 대한 참조를 포함합니다. 서문에 포함된 정보는 간략하거나 확장될 수 있습니다. 서문은 매끄럽게 주요 부분으로 이어집니다.

본문의 크기는 메모의 목적에 따라 달라지며, 인쇄된 텍스트의 몇 줄 또는 몇 페이지가 될 수 있습니다.

주요 부분의 주요 목표는 설명, 설득, 행동 유도, 즉 결과를 달성하는 것입니다. 메모의 내용을 가장 잘 드러내는 부분은 바로 이 부분이다. 주요 부분은 정보를 제공할 뿐만 아니라 설득력도 있어야 하는 가장 많은 양의 사실적 자료를 포함합니다. 응용 프로그램이 있는 경우 여기에도 언급되어야 합니다.

메모의 최종 또는 요약 부분은 위의 내용을 확인하고 결론, 요청, 문제 해결을 위한 특정 제안을 포함하는 일종의 요약입니다. 요약의 표현이 더 명확하고 명확할수록 문제에 대한 결정이 적시에 이루어질 가능성이 높아집니다.

조직 내 메모의 등록 및 이동 경로

등록 문제 및 메모 수신자에게 후속 전송 문제는 종종 논란을 야기합니다. 누가 메모를 등록해야 하나요? 다우 서비스? 구조 단위? 비서? 그들은 등록해야합니까? 메모가 적시에 관련 공무원에게 전달되도록 누가, 어떻게 메모를 전송해야 합니까?

의심의 여지 없이, 이러한 문제의 해결책은 내부 문서 작업에 전념하는 섹션이 있어야 하는 사무 지침에 조직 자체의 특권입니다. LNA에 설정된 규칙과 조치 절차는 불일치를 피하는 데 도움이 됩니다.

그런 문서가 없다면? 물론 내부 공문서를 편집, 처리, 이동하는 절차를 공식화하여 생성하는 것입니다. 형식화는 조직의 전체 질서에 매우 긍정적인 영향을 미치는 많은 비즈니스 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다.

문서의 경로를 따라 분명히 불필요한 부분을 제외하고 메모의 흐름을 분석하여 작업을 시작해야 합니다. 가장 효율적인 문서 경로를 결정하려면 오래되고 불편한 구조를 부수고 물류 오류를 수정하고 수정하는 것을 두려워하지 마십시오.

메모 라우팅에는 DOW 서비스 참여(Scheme 1)와 참여하지 않는(Scheme 2) 옵션이 있습니다. 이 계획 중 어느 것이 가장 효과적인지 알아 보겠습니다.

비효율적인 등록 방식 및 메모 경로

  • 대규모 조직의 DOW 서비스 등록. 등록을 위해 DOW 서비스로 메모를 전송하고 이후에 수신자에게 리디렉션하면 정보 전달 및 의사 결정 과정이 느려집니다. 이는 외부 및 내부 워크플로가 많은 조직에서 특히 두드러집니다. 전체 작업량을 감안할 때 유치원 교육 기관의 모든 서비스가 사무실, 메모 및 기타 메모를 등록하기 위해 개별 직원을 할당할 수 있는 것은 아닙니다. 어떤 식으로든 우선 급한 발신 편지, 명령, 명령, 상급 기관에서 들어오는 서신이 항상 등록되고 메모는 날개에서 온유하게 기다립니다.
  • 소규모 조직의 비서 등록. 문서 흐름이 적은 조직에서 메모는 비서실장이 등록합니다. 메모는 수평 방향의 내부 문서이며 고위 공직자를 대상으로 할 수 없습니다.

비즈니스 서신에서 경영진에게 정보를 제공하기 위해 보고서, 분석 및 설명 메모가 사용됩니다. 결과적으로, 동등한 지위의 공무원들 사이의 메모 수락 및 전송 체인의 비서는 추가 링크입니다.

  • 등록하지 않고 양도 시 DOW 서비스 표시가 있는 경우. 조직에서 메모를 등록하는 것이 관례가 아닌 경우 등록하지 않고 DOW 서비스를 통해 수취인에게 메모를 보내는 것은 의미가 없습니다. 메모를 DOW 서비스로 전송하고 전송 표시를 받은 다음 DOW 서비스에서 수취인 단위로 문서를 전송하고 전송에 다른 표시를 하려면 이 모든 과정이 복잡하고 시간이 걸리며 시간이 늘어납니다. 명령 실행을 위해.

조직에 여전히 수락 표시를받은 메모를 전송하는 절차가있는 경우 수령인은 수령 서명을하고 문서 수령 날짜 및 시간 (필요한 경우)을 나타냅니다. 영수증 표시는 주소 지정 단위로 반환되는 서비스 메모의 사본에 고정됩니다.

영수증 표시는 수령 날짜, 이름을 나타내는 필드가 포함된 "수신됨" 스탬프로 대체할 수 있습니다. 그리고 공무원의 서명(그림).

쌀. 영수증 표시는 "Received" 스탬프로 대체 가능

효율적인 등록 계획 및 메모 경로

  • 구조 단위 등록, 단위 간 직접 메모 전송. 구조 단위에 메모를 등록하고 중개자(유치원 교육 기관 또는 비서 서비스)를 우회하여 한 구조 단위에서 다른 구조 단위로 전송하면 문서의 경로가 수신자에게 단축됩니다.

구조 소분류에 서기(부서/부서/부서비서) 직위가 없는 경우 내부서류를 포함한 서류등록을 위해 사무담당자를 선임하여야 한다. 사무에 대한 책임은 구조과장이 결정한다. 일반적으로 공무를 부담하지 않는 직원을 임명합니다. 추가 기능의 할당은 주문 또는 주문에 의해 승인되고 작업 설명에 기록됩니다.

  • 발신 메모 등록. 구조 단위의 사무 담당자가 발신 메모를 등록합니다.

발신메모는 부대 내부(발신) 통신일지에 등록된다(예 3). 발신메모 등록 시 다음 사항이 표시됩니다.

문서의 등록 번호;

수취인(서비스 메모가 발송되는 부서),

페이지 수;

응용 프로그램의 가용성;

실행 날짜;

이름. 메모를 준비한 직원.

메모는 스캔하여 이메일로 보낼 수 있습니다.

원본을 이전해야 하는 경우 구조 단위의 사무 담당자는 메모를 수신자에게 이전하는 일정을 작성할 수 있습니다(1일 1회, 1일 2회 등).

긴급 메모(기한이 명확하게 정의됨)는 즉시 제출해야 합니다. 메모를 수취인 단위로 직접 또는 DOW 서비스에 특별히 장착된 셀을 통해 숫자 및/또는 구조 단위 이름으로 전송할 수 있습니다. 동시에 DOW 서비스는 문서 전송 과정에 참여하지 않습니다.

수신 메모 등록. 수신자 단위에서 메모를 수신하면 수신자 단위의 사무 담당자는 해당 단위(예제 4)의 내부(수신) 통신 등록부에 내부 수신 문서로 다음 세부 정보와 함께 등록합니다.

수신 등록 번호;

접수일(등록)

페이지 수;

응용 프로그램;

실행 날짜;

계약자(메모가 발송되는 공무원).

메모에 명시된 기한을 준수할 책임은 메모를 받는 담당자에게 있습니다. 메모 개시자 및/또는 고위 공무원은 문서 실행 기한을 변경할 수 있습니다.

  • 전 직원 등록. 조직 또는 구조 부서에 사무를 담당하는 직원이 없는 경우 메모를 등록하는 다른 메커니즘을 찾을 수 있습니다. 예를 들어, Word 또는 Excel 형식의 사무실 메모 로그를 공용 서버에 배치합니다. 이 경우 구조 단위 직원의 메모 등록은 문서를 비서에게 개인적으로 전송하는 것보다 더 많은 시간이 걸리지 않습니다.

그러나 전문 구조 부서의 전문가들은 종종 그러한 제안을 방해합니다. 사소한 사무적 업무라도 그들에게 맡기려는 시도는 적극적인 거절을 당합니다. 어느 정도는 전문가의 말이 맞습니다. 기억해, I.A. Krylova: "문제는 제화공이 파이를 시작하고 파이맨이 부츠를 만들면 일이 순조롭게 진행되지 않는다는 것입니다."?

조직의 장이 서명 한 적절한 명령이나 지시가 내려지면 전문 부서의 전문가와 공개 충돌을 피할 수 있습니다. 이 경우 발기인은 유치원 교육기관의 장 또는 기타 사무를 담당하는 자로 한다. 자신에게서 일부 구식 기능을 제거하고 문서 흐름으로 작업을 간소화하며 문서 이동을 위한 효과적인 경로를 구축하고 내부 문서의 손실을 제거하는 것이 그의 관심사입니다.

이러한 제도가 시행되자마자 등록시간이 대폭 단축되고 등록 자체가 투명해지기 때문에 직원들의 불만이 줄어들고 있다.

메모리 예약 조건

메모의 보관 기간은 보관 기간을 나타내는 국가 기관, 지방 정부 및 조직의 활동 과정에서 생성되는 전형적인 관리 보관 문서 목록에 포함되어 있습니다(8월 25일자 러시아 문화부 명령에 의해 승인됨, 2010 제558호, 2016년 2월 16일 개정, 이하 - 목록 2010) (표).

성공적으로 운영되는 조직은 살아 있고 지속적으로 변화하는 유기체이며 사무 작업은 이 유기체의 관리 시스템을 반영하는 거울입니다. 시대에 뒤처지지 않고 최전선에 서고 싶습니까? 메모로 시작하십시오. 이것은 잘 조직된 워크플로를 향한 첫 번째 단계가 될 것이며 내부 문서 경로의 검증된 물류는 관리 혼돈과의 싸움에서 첫 번째 단계가 될 것입니다. 메모의 예는 다음과 같습니다(예 5-10).

기억의 예

이 자료에서 우리는 메모를 작성하는 방법에 대해 이야기 할 것입니다. 점차적으로 후보자에 대한 요구 사항 목록에서 전문가의 사교성에 대한 논문을 찾을 수 있습니다. 이것은 직원이 길고 흥미진진한 휴가 이야기를 하거나 이웃에 대한 험담을 해야 한다는 것을 의미하지 않습니다. 고용주의 이해에서 직원은 팀과의 성공적인 협력을 위해 의사 소통하고 작업을 명확하게 공식화하는 능력이 필요합니다. 그러한 상호작용의 형태 중 하나가 메모일 수 있다.

술어

직원이 적은 회사에서 직원들은 소문으로만 메모의 존재를 아는 경우가 많습니다. 전체 팀이 수십 명으로 구성되지 않은 경우 발생한 모든 중요한 이벤트에 대한 정보와 이제 막 계획 중인 이벤트에 대한 정보가 구두로 배포됩니다. 숫자가 적다고 해서 서면 커뮤니케이션 메커니즘의 사용이 효과적이지 않다는 것은 아닙니다.

그 자체로 메모는 중요한 사실에 대해 관심 있는 팀 구성원에게 통지하거나 다른 부서의 추가 작업에 영향을 미치는 일부 정보를 포함하는 내부 문서입니다. 그리고 이러한 유형의 문서에 대한 언급은 없지만 노동법에서 메모의 표준 샘플은 더욱 그렇습니다. 그 필요성은 때때로 러시아 연방 노동법의 규범에 의해 지시됩니다.

동료에게 서면으로 알려야 하는 경우 이러한 문서를 작성하는 것이 좋습니다.

  • 물질적 자산 조건의 존재 또는 변화;
  • 개별 직원 또는 단위의 일부의 작업 일정 변경에 대해
  • 작업 흐름을 조정하기 위한 기존 의견 또는 제안에 대해
  • 그의 행동이나 의도에 대한 반대;
  • 업무에 사용되는 정보의 본질과 구성의 변화에 ​​대해
  • 문서 작성자의 견해로 볼 때 그의 직무 수행에 잠재적으로 영향을 미칠 수 있는 기타 모든 사실 또는 사건에 대해.

메모가 인식되기 위해서는 주목할만한문서를 작성하려면 종이에 몇 개의 문구를 낙서하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 양식이 규정에 의해 승인되지 않은 경우에도 항상 표준 6.30–2003 “USD. USORD. 문서 요구 사항. 이는 내부 양식을 개발하고 회사의 문서 관리 시스템에서 수정하는 경우에도 마찬가지입니다.

이 법안에는 메모 개념이 포함되어 있지 않지만 GOST 6.30-2003에 따라 표준 형식을 독립적으로 개발하고 별도의 명령으로 시행할 수 있습니다.

메모와 메모의 차이점

메모를 발행하는 관행이 모든 기업에 영향을 미치는 것은 아니기 때문에 모든 전문가가 메모와 메모 사이에 큰 차이를 느끼는 것은 아닙니다. 그러나 그럼에도 불구하고 유형적이며 매우 구체적인 징후가 있습니다.

문서 유형 목적지 콘텐츠
메모 "하급 상사"의 형태로 상호 작용이없는 팀 구성원. 장치 내부 또는 외부의 피어 피어 대부분 정보 제공 또는 경고입니다. 데이터에 대한 숙지 및 추가 확인을 위해 작성되었습니다. 자신의 위치관리 앞에서.
내부 보고 문서 작성자의 직속 상관 또는 상위 기관에 전달 작업을 방해하거나 건강에 해를 끼치는 부정적이거나 돌이킬 수 없는 결과의 시작을 경고하기 위해 알림의 성격을 가질 수 있습니다. 기업의 필요에 맞게 작성하거나 프로세스 개편 방안을 제안할 수 있습니다.
외부 보고 공동 작업이 진행 중이거나 긴급한 프로젝트가 수행 중인 인접 조직 또는 구조 일반적으로 직원이나 관계자의 위반, 직무 불이행에 대해 협력 기관의 경영진에게 통지하기 위해 작성됩니다. 누군가를 격려하거나 주목해 달라는 제안이 있는 경우가 적습니다.

압도적 인 수의 직원들 사이에서이 "서류"교환 과정은 전화를 걸고 그림을 그리는 것이 훨씬 빠르고 쉽기 때문에 편집하는 데 시간과 노력을 낭비한다는 의견이 있습니다. 관련 정보를 모든 사람에게 보내는 사실을 입증해야 할 때 생산 상황과의 첫 번째 접촉 후 생각의 방향이 급격히 바뀝니다. 관심있는 사람들. 때로는 징계 제재(해고를 포함한 매우 가혹함)의 운명뿐만 아니라 전체 기업의 성공적인 작업에 달려 있습니다.

메모의 종류

다소 자유로운 형태의 프레젠테이션으로 인해 메모는 매우 다양하게 사용됩니다. 넓은 범위질문과 상황. 다음은 가장 일반적인 상황을 나열하지만 이것이 이 목록이 배타적이며 다른 항목으로 보완될 수 없다는 것을 의미하지는 않습니다.

  • 여기에서 샘플 메모 템플릿을 확인하세요 −
  • 다음은 보편적인 형태의 메모입니다.

직원당 직원

두 명의 직원이 테이블 사이의 통로로만 서로 떨어져 있더라도 이것이 서면 의사 소통을 방해 할 수는 없습니다. 그리고 이것을 작업 충돌로 간주하는 것은 근본적으로 잘못된 것입니다. "편지" 교환을 통한 상호 작용은 다음을 돕습니다.

  • 과중한 업무량과 건망증으로 인한 실패를 피하십시오.
  • 의무를 이행하지 않거나 필요한 데이터를 적시에 이전하는 문제를 해결합니다.
  • 긴장을 완화하고 직원에게 메모를 징계 및 조직 문서 범주로 이전합니다.

이 문서의 내용은 매우 다를 수 있으며 요청과 요구를 모두 포함할 수 있습니다. 예를 들어 직원이 팀원 중 한 명이 공무를 소홀히 하는 것을 보면 관리자에게 연락하기 전에도 업무와 관련이 없는 동료에게 공무 불이행 메모를 보낼 수 있습니다. 이것은 더 정확할 것이며 작업의 공백이 "상호 책임"과 문제의 침묵의 결과가 아니라는 것을 미래에 증명할 수 있게 해 줄 것입니다.

메모는 동일한 구조 수준의 전문가 간의 상호 작용을 위한 도구이므로 메모를 사용하여 머리에 접촉하는 것이 더 정확합니다.

상각용

노동이 성공적인 작업에 사용되는 물질적 가치나 소모품과 관련이 없는 경우는 드뭅니다. 이것은 품질 특성의 손상 또는 손실을 수반하며 공급 서비스에 연락하여 오래된 자재를 폐기하고 새 자재를 발행해야 합니다.

노동 대상의 마모 또는 고장이 노화 또는 자원 개발과 관련된 자연적 과정의 결과인 경우 재정 책임자에게 이를 보고할 수 있습니다. 통지 양식은 유용성을 상실한 항목 목록과 사용 거부 사유가 포함된 상각 메모일 수 있습니다.

시스템 오류가 비표준 이벤트 또는 책임 있는 직원의 부정확성과 관련이 있는 경우 당국의 지식과 결정 없이는 할 수 없는 것은 또 다른 문제입니다. 이 경우 메모가 아닌 메모를 작성하는 것이 더 적절합니다.

보너스

서면 의사 소통은 종종 불쾌한 사건이나 데이터 교환과 관련이 있습니다. 덜 자주, 메모를 편집하는 더 즐거운 이유가 있습니다 - 보너스 메시지.

왜냐하면 순도 검증 각인메모는 동일한 순위의 직원에게 보내는 규칙으로 간주되며, 예를 들어 인사 부서에 이런 식으로 작성된 포상 제안서를 보내는 것이 더 정확합니다. 또는 보너스 주문 작성 또는 현금 인센티브 후보자 목록 제출을 담당하는 직원에게 문서를 제공할 수 있습니다.

이 아이디어로 회사 대표에게 직접 신청할 수 있지만 메모 형식으로 주장을 진술하는 것이 더 정확합니다. 체크 아웃 .

출장중

2014년 출장 때마다 여행증 필수 의무화를 폐지한 후 뉘앙스를 어떻게 제대로 기록하고 그 결과를 보고할지에 대한 문제가 제기됐다. 출구는 출장 메모였다. 이 양식을 통해 관리자에게 회사의 업무 수행 방법과 시기에 대해 알리고 여행 결과를 메모에 기재할 수 있습니다.

이 문서는 일반적으로 다음과 같이 사용됩니다.

  • 목적지까지의 여행이 개인 또는 경유 운송으로 이루어진 경우;
  • 휴일 또는 초과 근무에 대해 보고해야 하는 경우;
  • 첨부된 재정서류에 의거하여 실제 출장기간을 정확히 판단할 수 없는 경우
  • 일당계산 및 경비상환 시 반드시 고려해야 하는 사정이 있거나 기본서류 없이 경비의 필요성을 설명해야 하는 경우

메모는 이전의 필수 출장 과제 및 구현 보고서를 어느 정도 대체했습니다. 체크 아웃 .

감독에 대한 메모

대표이사는 기업의 최고 단독 경영진인 경우가 대부분이기 때문에 이사에게 메모를 보내는 것이 옳을 상황을 상상하기는 다소 어렵다. 서비스 계층 구조의 원칙에 따라 그의 이름으로 보고서를 제출하는 것이 좋습니다.

이러한 방식으로 당국이 검토를 위해 제출한 문서의 제목을 지정하기를 꺼리는 것은 주관적인 이유와 감정에 의해 결정됩니다. 그러나 직무기술서 위반에 대한 메모는 비논리적으로 보인다는 점을 이해해야 합니다.

이사에게 보내는 메모 형식을 올바르게 사용하는 옵션은 기업이나 지주에서 가능합니다. 그들의 구조에서만 동시에 여러 이사가있을 수 있으며 조직에서 동일한 위치에 있으며 서로 종속되지 않습니다. 간단한 관리 시스템과 한 명의 리더가 있는 기업 내부에서는 이사의 주의와 승인이 필요한 모든 생산 문제에 대한 보고서를 사용하는 것이 더 적절합니다.

메모는 다른 서신과 마찬가지로 특별 회계 저널에 등록해야 합니다. 두 번째 사본의 서명 아래 또는 잡지의 열에 전달하는 것이 좋습니다.

메모 작성

사람이 메모를 올바르게 작성하는 방법에 대해 의심의 여지가 없도록 간단한 지침을 사용할 수 있습니다.

  1. 문서는 A4 용지에 작성되며 "헤더"에는 수신자의 전체 이름과 전체 제목이 표시됩니다.
  2. 메모 작성자의 이름도 표시되어 있으며 위치와 단위를 쓰는 것을 잊지 않습니다.
  3. 제목으로 "각서"라는 문구를 사용합니다.
  4. 다음은 비즈니스 작문 스타일을 사용하여 간결하지만 간결한 형식으로 문제, 질문, 정보 또는 제안의 본질을 기술해야 합니다.
  5. 마지막에 컴파일 날짜, 컴파일러 서명 및 성을 적어야 합니다.
  6. 워크플로를 간소화하기 위해 모든 발신 및 수신 문서는 등록 대상입니다. 따라서 올바르게 작성된 메모에는 일련 번호가 지정되어야 합니다.

메모의 형식을 통일하고 메모를 작성하는 일반적인 절차를 수정하려는 기업의 경우 별도의 기업 주문이 필요할 것입니다. 그런 다음 승인 된 쓰기 예는 조직의 모든 직원이 의무적으로 사용해야합니다.

동료와의 커뮤니케이션에서 메모 사용에 대한 일반적인 편견과 달리 이 문서는 업무 프로세스에 긍정적인 영향을 미치고 내부 상호 작용을 향상시킬 수 있습니다. 그렇기 때문에 모든 직원은 의심과 감정을 잠시 접어두고 서면 문서 준비만으로 일부 문제를 해결할 수 있음을 당연시해야합니다.

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