Kako začeti vzorec beležke. Zakaj so potrebni zapiski? Odločitev vodje o vprašanju, postavljenem v pisarni, se imenuje

Beležka je informativni in referenčni dokument, orodje za poslovno korespondenco znotraj organizacije.

Zabeležka je sestavljena, da bi poudarila vsa poslovna vprašanja, povezana z delom oddelka ali določenega zaposlenega, katerih rešitev je odvisna od druge strukturne enote organizacije ali zaposlenega.

Pisanje dopisov, za razliko od dopisov, poteka med strukturnimi enotami ali zaposlenimi enakovrednega uradnega statusa, ki niso neposredno podrejeni.

Za bonuse zaposlenih

Zabeležka o bonusih je osnova za izdajo odredbe o spodbujanju zaposlenega, sestavi ga vodja oddelka v imenu višjega vodstva, v njem so navedeni razlogi in podlage za bonuse, podatki zaposlenega in prevajalnik. Da bi ga glava upoštevala, je nujno treba registrirati opombo. Po odločitvi o bonusu se izda nalog.

Glede dviga plače

LLC "Podjetje"

ODREDBA št. 25\10982 z dne 25.11.2010

o povišanju plače Ivanova V.A.

Zaradi dobrega prodajnega uspeha upravitelja Ivanova V.A. glede na rezultate prvega-tretjega četrtletja 2010

NAROČAM:

1. Določite uradno plačo v višini 25.000 (petindvajset tisoč) rubljev od 1. decembra 2010 vodji prodajnega oddelka Ivanovu Viktorju Aleksandroviču.

2. Glavni računovodja Vasiljeva A.V. Zagotoviti pravočasno izplačilo plače iz prvega odstavka tega ukaza in drugih zneskov, izračunanih na njegovi podlagi.

3. Vodji kadrovske službe Fedorovu G.I.:

3.1. Spremenite razpored osebja tako, da določite plačo za delovno mesto vodje prodaje na 25.000 (petindvajset tisoč) rubljev.

3.2. Zaključite z Ivanov V.A. dodatni dogovor k pogodbi o zaposlitvi z dne [datum pogodbe o zaposlitvi] [št. pogodbe o zaposlitvi] o določitvi plače v višini 25.000 (petindvajset tisoč) rubljev od 1. decembra 2010.

2.4. Za seznanitev s tem ukazom Ivanov V.A. pod slikanjem.

Generalni direktor LLC "Podjetje"

Ždanov V.V.

Z naročilom sem seznanjen s strani ____________________ Vasiljeva A.V.

Seznanjen z naročilom ____________________ Fedorov G.I.

Seznanil sem se z naročilom ____________________ Ivanov V.A.

Osnova za povišanje plače je lahko tudi:

- dopis vodje oddelka, ki mu delavec pripada

- zvišanje cen v državi in ​​posledično potreba po preindeksaciji plač za podjetje - zvišanje plač zaposlenih

- dodelitev novih delovnih obveznosti delavcu.

Zaradi neizpolnjevanja obveznosti

MEMORANDUM
04.10.2013 № 6

O neizpolnjevanju dolžnosti

Opozarjam vas, da špediter Sokolov Ivan Igorevič ni predložil avtomobila, ki mu je bil dodeljen (državna številka C 042 MK 83), na načrtovani tehnični pregled, s čimer je kršil določbe opis dela od 06.10.2010

V zvezi s storjeno kršitvijo predlagam, da se Sokolovu I.I. razglasi opomin.

Memorandum o neizpolnjevanju uradnih dolžnosti se sestavi na list papirja A4.

O kršitvah pri delu

ODDELEK ZA INFORMACIJE Generalni direktor

TEHNOLOGIJA Beseda doo

MEMORANDUM

09.12.2014 № 10-23/158

O kršitvi delovne discipline

Obveščam vas, da je včeraj, 08.12.2014, v 2 urah od 16-00 do konca delovnega dne specialist oddelka informacijske tehnologije Fregatov Roman Viktorovich je bil odsoten z delovnega mesta.

Dokazila, ki potrjujejo utemeljenost razlogov za odsotnost, Fregatov R.The. ni predstavljeno.

V zvezi s kršitvijo, glede na njeno ponavljajočo se naravo, predlagam Fregatovu R.V. izreči opomin.

Vodja oddelka E.S. Ljubimčikov

Na podlagi podanih primerov memorandumov je zdaj enostavno ustvariti lastne primere.

Evgenija Stripe

Za nakup pisarniškega materiala

Obvestilo "Za nakup pisarniškega materiala" navaja dejstva proizvodne potrebe po nakupu določene količine pisarniškega materiala, priložen je seznam pisarniškega materiala (ime, količina).

O dodelitvi sredstev

Zaposleni __________________________/_____________/

DOGOVORENO

Vodja oddelka __________________________/_____________/

POZOR

Za računovodstvo in shranjevanje literature, kupljene posebej za oddelke, so odgovorni vodje teh oddelkov.

Sklep o dodelitvi sredstev za nakup literature:

Nadzornik

Korporativna univerza ___________________________/____________ /

Znesek v velikosti

Rubljev ______________ / _____________ / "__" _______ 200_

Zavezujem se, da bom zagotovil prodajne in denarne prejemke ter neporabljena sredstva do 25. "____________" 200_. ___________________________/_____________/

Blagovni in denarni prejemki ter neporabljena sredstva v višini

Rubljev _______________ / _____________ / "__" _______ 200_

Na prvi pogled se zdi, da med vročitvijo, memorandumom in pojasnili ni bistvene razlike, saj. ti dokumenti so podobni po svojem namenu – vsi so informativne narave. Kljub temu gre za različne dokumente, ki se razlikujejo po vsebini, ciljanju in namenu zbiranja. Poleg tega ne vsebujejo navodil, temveč informacije, ki naslovnika spodbudijo k dokončni odločitvi o obravnavanem vprašanju.

Kakšne so značilnosti storitve, memoranduma, pojasnila? Kako pravilno urediti vsak dokument na papir? Na ta in druga vprašanja bomo poskušali odgovoriti s praktičnega vidika.

MEMORANDUM

memorandum(šifra 0286041 po OKUD) je informacijski in referenčni dokument, naslovljen na vodjo, vodjo oddelka, druge pooblaščene osebe. Podrobno opredeljuje kakršno koli vprašanje s sklepi in predlogi sestavljalca in želi spodbuditi vodstvo k določeni odločitvi.

V zakonodaji ni opredelitve "memoranduma" kot samostojnega pojma.

Memorandum je sestavljen tako na podlagi pisnih ali ustnih navodil vodje kot na pobudo samih zaposlenih (na primer v primerih, ko je za rešitev katerega koli proizvodnega ali gospodarskega vprašanja potrebno predložiti informacije v pisni obliki). višjemu vodstvu). S pomočjo takega dokumenta lahko podate predlog za izboljšanje tehnične strani proizvodnih procesov, izrazite nestrinjanje z odločitvijo višjega vodje in tudi izrazite svoje stališče v primeru nesoglasij s sodelavci. Zato je pri pripravi memoranduma najprej pomembno, da avtor svoje stališče oblikuje na dostopen način, nato pa poda prepričljive argumente v njegovo korist.

Vrste beležk

• za pobudo;
• informativni;
• poročanje.

Pobuda memorandum je sestavljen z namenom spodbuditi naslovnika k določeni odločitvi, zato besedilo opombe navaja dejstva, vsebuje posebne predloge, priporočila ali zaključke.

Informativno memorandum se sestavlja redno in vsebuje podatke o podrobnostih, rezultatih ali načinih opravljanja dela.

Poročanje memorandum obvešča o zaključku dela, njegovi fazi, izvajanju navodil, naročil itd.

odvisno od naslovnika poročila se delijo na:

• na zunanje;
• notranji.

Zunanji memorandum naslovljeno na vodjo določene institucije, sestavljeno na splošnem dopisu organizacije, podpisano s strani vodje in običajno vsebuje naslednje podatke:

• ime podjetja;
• datum;
• indeks;
• kraj sestavljanja;
• naslovnik;
• naslov besedila;
• besedilo;
• podpis vodje;
• ime izvajalca, telefonska številka.

Zunanji memorandum se predloži vodji matične organizacije (primer 1).

Primer 1

Zunanji memorandum

MEMORANDUM

10.02.2014 № 12/05-14

O privabljanju dodatnih

delovna sredstva

Dragi Andrej Vasiljevič!

Zaradi pomanjkanja kandidatov v fazi oblikovanja upravnega aparata za podružnico v Moskvi je potrebno do 14.04.2014 pritegniti delovna sredstva iz dodatnih virov. Razgovori z novimi kandidati naj bodo opravljeni do 21.04.2014.

Plačilo stroškov za dodatne storitve bo izdelan v skladu s klavzulo 4.5 storitvene pogodbe št. 04/56 z dne 14. februarja 2014.

Vodja kadrovske službe Semenov IN. Semenov

V primeru št. 03-13

Odintsov 10.02.2014

Interni memorandum poslano zunaj ustanove, na primer višji organizaciji, sestavljeno na standardnem listu papirja A4, vendar z navedbo vseh potrebnih podrobnosti, ki se nahajajo v skladu z GOST 6.30-2003 »Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za pripravo dokumentov« (primer 2).

Obvezne podrobnosti internega memoranduma vključujejo:

• ime strukturne enote;
• naziv vrste dokumenta (POMNILNIK);
• datum;
• registracija (odhodna številka);
• naslov besedila;
• besedilo;
• oznaka o prisotnosti aplikacije (če obstaja);
• destinacija;
• podpis sestavljavca (z navedbo položaja, začetnic, priimka).

Primer 2

Interni memorandum

MEMORANDUM

07.04.2014 № 6

O absentizmu, ki ga je zagrešil vodja

prodajni oddelek

Opozarjam vas, da je bila danes, 07.04.2014, vodja prodaje Valentina Ivanovna Petrova odsotna na delovnem mestu ves delovni dan od 10.00 do 18.30.

Predloženih ni bilo nobenih informacij ali dokumentov, ki bi potrjevali utemeljenost razlogov za odsotnost V. I. Petrove.

V zvezi s storjeno kršitvijo predlagam razrešitev Petrova V.I. na sprehod.

Vodja oddelka prodaje Ignatiev O.A. Ignatiev

V primeru št. 02-10

Sidorova 07.04.2014

Registracija podrobnosti poročila

Pri izdelavi memoranduma se uporablja tako kotna (primer 3) kot vzdolžna razporeditev podrobnosti naslovnega dela (primer 4).

Primer 3

Kotna razporeditev podrobnosti v memorandumu

Ime

strukturna enota Destinacija

MEMORANDUM

______________ № ________

glava

Primer 4

Dolžinska razporeditev podrobnosti v memorandumu

Ime strukturne enote

MEMORANDUM

_____________ № _________

glava

Ime vrste dokumenta je napisano z velikimi črkami (SPOMIN) in se lahko nahaja na sredini ali od roba levega roba.

datum in soba memorandumi so napisani v eni vrstici. Datum je zapisan z arabskimi številkami ( 21.04.2014 ) ali alfanumerično ( 21. april 2014.).

Opomba

Datum zunanjega memoranduma je datum njegove odobritve in pošiljanja naslovniku, datum notranjega memoranduma - datum sestave in podpisa.

Registrska številka na internem memorandumu je pritrjen bodisi na mestu sestave bodisi na mestu prejema - odvisno od sistema registracije dokumentov, ki deluje v organizaciji.

Če bi memorandum morale obravnavati zainteresirane strani, je pritrjen odobritev vizuma in po sprejeti odločitvi resolucija vodja.

Sprejetje sklepa je zadnja faza obravnave memoranduma.

Opomba

Resolucija vodje, ki je obravnavala interni memorandum, bo podlaga za sprejemanje kakršnih koli ukrepov, izdajanje dokumentov, prireditev.

glava k besedilu na kratko opiše vsebino dokumenta. Formulirano je v skladu z splošna pravila sestavljanje naslovov za dokumente: uporaba predloga o/o in besedni samostalnik v predložnem primeru, npr O odsotnosti z dela Lazarenko O.O.

Besedilo Memorandum je sestavljen iz dveh ali treh pomenskih delov:

• v prvem - ugotavljanjedeli- navedeni so razlogi, dejstva ali dogodki, ki so bili povod za pisanje;
• v drugem - analitični del- vsebuje analizo trenutnega stanja in podaja možne možnosti rešitve;
• v tretji - povzetek dela- vsebuje sklepe in predloge konkretnih ukrepov, ki jih je po mnenju pripravljavca potrebno izvesti.

Morda manjka drugi del memoranduma. V tem primeru besedilo memoranduma vsebuje utemeljitev, sklepe in predloge pripravljavca.

Če ima memorandum prilogo, označi približnoaplikacija opravljeno pred podpisom.

Oznaka o prisotnosti aplikacije, navedene v besedilu opombe, je sestavljena na naslednji način:

Uporaba: za 3 litre. v 1 izvodu.

Če ima opomba aplikacijo, ki v besedilu ni navedena, navedite njeno ime, število listov in izvodov.

Priloga: Pravilnik o deželnem kreditnem oddelku za 5 str. v 1 izvodu.

interni memorandum znak sestavljalec (če je predstavljen vodji enote) in vodja enote (če je predstavljen vodji organizacije); zunanji memorandum znaki Vodja organizacije.

Opomba

Če je memorandum sestavljen na dveh ali več straneh, morajo biti druga in naslednje strani oštevilčene. Serijske številke so zapisane v desnem delu zgornjega roba strani z arabskimi številkami.

OPOMBA

beležka je vrsta poročila. To je pisno informacijsko sporočilo, ki se pogosto uporablja v praksi sodobnih upravljavskih struktur različnih ravni ter organizacijskih in pravnih oblik. Beležke zagotavljajo neposredno povezavo med objekti upravljanja na vodoravni ravni.

Mimogrede

Beležka je dokument, ki nima uradnega statusa. V OKUD ni na voljo.

Zapiski so pripravljeni v najrazličnejših situacijah. Standardni cilji za ta dokument vključujejo:

• zahtevek za informacije;
• izdaja navodil;
• spremljanje drugega sporočila (spremna opomba);
• objave (obvestila).

Besedilo dopisa vsebuje informacije o razlogih za njegovo pripravo v obliki predloga, zahteve, vloge. To so lahko informacije o premikih osebja, sestankih, spremembah v korporativni kulturi podjetja itd. Beležke so sestavljene na standardnem listu papirja A4.

Zapisek podpiše specialist ali vodja oddelka. Datum memoranduma je datum njegove sestave in podpisa.

Zakonodaja ne določa strogih zahtev za pripravo in izvedbo opomb, zato je treba postopek za njihovo izvedbo, ob upoštevanju posebnosti organizacije, določiti v lokalnem regulativnem aktu, na primer v navodilih za pisarniško delo . Format beležke naj bi služil namenu poenostavitve in pospešitve notranjih komunikacijskih procesov.

Vzorec beležke je predstavljen v primeru 5 .

Primer 5

beležka

V soboto, 19.04.2014, od 9:00 do 16:00, bo kadrovska služba Sever LLC izvajala inštalacijska dela za namestitev alarma.

Prosim vas, da omogočite dostop za opravljanje dela naslednjim zaposlenim v družbi Energoset:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Vodja AHO Sviridov N.N. Sviridov

V primeru št. 02-14

Ilyin 16.04.2014

POJASNILO

Pojasnilo- to je interni dokument, ki pojasnjuje razloge za katero koli dejanje, dejstvo, dogodek, incident, ki ga sestavi zaposleni v organizaciji in predloži višjemu uradniku.

Po prvem delu čl. 193 delovnega zakonika Ruska federacija pred nanosom disciplinski ukrep delodajalec mora od delavca zahtevati pisno pojasnilo. Delavec navede razloge in okoliščine, zaradi katerih je storil disciplinsko kršitev, v obrazložitvi. Na podlagi obrazložitve vodja odloči o uvedbi disciplinskega ukrepa zoper zaposlenega. Poleg tega je ta dokument ena od podlag za presojo teže kršitve in okoliščin, v katerih jo je delodajalec storil.

V OKUD OK 011-93 je ta dokument omenjen le enkrat - pojasnilo o kršitvi delovne discipline (šifra 0286091), ki spada v razred 0286000 "Dokumentacija za izvrševanje disciplinskih sankcij."

Vrste pojasnil in njihove značilnosti

• tistim, ki so sestavljeni za pojasnitev nekaterih določb opravljenega dela (projekt, poročilo, razvoj);
• sestavljen v primeru rednih situacij, kršitev discipline, neprimernega ravnanja itd.

Pojasnilo napiše zaposleni ročno v enem izvodu na standardni list papirja A4 in se naslovi na osebo, ki jo je zahtevala. Lahko se vnese tudi v računalnik z uporabo šablone, ki jo sprejme organizacija. Oblika pojasnila in način izvedbe (ročno ali računalniško) nista zakonsko določena.

Pojasnilo lahko sestavi strukturna enota ali določen uradnik.

Opomba kot dokaz

Delodajalec se s tem, ko od delavca zahteva ročno napisano obrazložitev, zaščiti pred neprimerno vedenje s strani delavca v delovnem sporu. Izključuje zamenjavo originalnega dokumenta.

Če podjetje uporablja predloge obrazcev, lahko na koncu besedila zabeležite:Razlago sem osebno sestavil z osebnim računalnikom. Datum. Podpis.

Registracija posameznih podrobnosti memoranduma

Za poenotenje informacijskih in referenčnih dokumentov je treba sestaviti in izvesti pojasnjevalno opombo v skladu z zahtevami GOST 6.30-2003.

Datum pojasnjevalna opomba je datum njene sestave.

Besedilo Pojasnilo mora vsebovati:

Opis dejstev, ki so bila povod za pisanje;

Argumenti, ki pojasnjujejo trenutno situacijo.

Besedilo opombe mora biti prepričljivo in vsebovati neizpodbitne dokaze.

Pri izdelavi podpisi naveden je položaj, osebni podpis, začetnice in priimek.

Kot aplikacije dokumenti se lahko navajajo, da opravičujejo dejanja avtorja dokumenta in potrjujejo določene okoliščine.

Po zgradbi besedila se obrazložitev razlikuje od poročila po tem, da ne vsebuje zaključkov in predlogov (primer 6).

Opomba

Če je podjetje razvilo in odobrilo standardne obrazce pojasnjevalnih opomb, ki se uporabljajo v različnih situacijah, to ne pomeni, da morajo zaposleni sestaviti opombe v skladu z odobrenimi obrazci. Veljaven je lahko tudi neuradni dokument.

Primer 6

Pojasnilo

Uporabite disciplinske ukrepe
v obliki opomina Alexandrova IN.AND.

Kadrovska služba za izdajo odredbe.
Smolkin 17.4.2014

Direktor LLC "SV"

A.V. Smolkin

POJASNILO

14.04.2014 № 14

O odsotnosti z dela

Jaz, Aleksandrova Irina Igorevna, računovodkinja, sem bila 14. aprila 2013 odsotna z delovnega mesta od 9.00 do 15.30 zaradi osebnih razlogov.

Nimam dokazil.

računovodja Aleksandrova I.I. Aleksandrova

REGISTRACIJAPOROČANJE, SERVIS, POJASNILA

Ena od nalog pisarniške službe organizacije je zagotoviti hitro iskanje potrebnih informacij v zvezi s promocijo prenesenih dokumentov izvršitelju. Za bolj priročno iskanje teh podatkov se uporabljajo različni obrazci za registracijo.

Poročanje, storitve, pojasnila so po svojem funkcionalnem namenu nosilci določenih informacij. Ker vprašanje, navedeno v opombi, zahteva pisno odločitev v obliki sklepa vodje organizacije ali drugega pooblaščenega uradnika, je treba dokumente registrirati.

Spomnimo se, da obstajajo tri oblike registracije dokumentov: revija, kartica in avtomat. Organizacija ima pravico izbrati najbolj učinkovito in primerno obliko registracije.

▪ Obrazec za registracijo dnevnika - najpogostejši, a ni vedno priročen, saj registracija vseh dokumentov v njem poteka v kronološkem vrstnem redu, pri iskanju določenega dokumenta pa mora specialist pregledati vse liste dnevnika. Iskanje informacij dodatno otežuje dejstvo, da je pobudni dokument lahko evidentiran na primer v enem dnevniku, odgovor nanj pa v drugem. Zakonodaja ne predvideva obveznih prijavnih obrazcev (revij). Priporočena oblika dnevnika je prikazana v primeru 7.

Primer 7

Odlomek registra poročil in pojasnil

Datum dokumenta	Registrska številka	Vrsta dokumenta, povzetek	Kdo je podpisal dokument	Izvršitelj	Kam prenesen	Potrdilo o prejemu (podpis, datum)	Oznaka smeri dokumenta v etuiju
07.04.2014	03-10/14	O odpoklicu z dopusta blagajnika Shvetsa O.R.	Vodja kadrovske službe	Inšpektor kadrovske službe	Oddelek za človeške vire	Smirnova V.A. 07.04.2014	V primeru št. 03-14 Smirnov 07.04.2014

▪ Obrazec za registracijo kartice v primerjavi z revijo bolj priročen in prilagojen. Ustvarjene registracijske in kontrolne kartice dokumentov pri iskanju v klasifikatorju omogočajo optimizacijo procesa iskanja dokumenta in skrajšajo čas registracijskega postopka. Očitna prednost registracije kartice je, da se lahko prijavi več zaposlenih hkrati;

▪ Avtomatiziran (elektronski) obrazec za registracijo vključuje uporabo posebnih programsko opremo. Podatki o dokumentu se vnesejo v elektronski registrsko-kontrolni karton, shranjen v bazi podatkov. Hkrati z registracijo je možno natisniti registrsko in kontrolno kartico.

Običajno imajo poročila in pojasnjevalne opombe kompleksen registracijski indeks, ki je oblikovan na enak način kot indeks izhodnega dokumenta. Registrsko številko sestavljata indeks zadeve po nomenklaturi zadev (vključno z indeksom strukturne enote in številka zadeve po nomenklaturi zadev te enote) in zaporedna številka dokumenta v koledarju. leto.

Opomba

Vprašanja registracije in računovodstva dokumentov v organizaciji se morajo odražati v navodilih za pisarniško delo. Navodila naj vključujejo:

1) seznam neregistriranih dokumentov.

2) seznam evidentiranih skupin dokumentov, pri čemer je za vsako skupino obvezno navesti:

Kraj registracije;

Čas in vrstni red registracije;

Pravilo za oblikovanje registrske številke;

Obrazec, v katerem je opravljena registracija;

Seznam podrobnosti, ki se vnesejo v obrazec, pravila za njihovo izpolnjevanje;

Pravila za obračun gibanja dokumentov po registraciji;

Načelo registracije (enkratna ali ponovna registracija pri prenosu dokumenta v drugo enoto);

3) postopek ponovnega prejema dokumenta v organizaciji (za vhodne dokumente).

Pogoji shranjevanja memorandumov, storitev, pojasnil

Obdobja hrambe so določena v Seznamu tipičnih upravnih arhivskih dokumentov, ki nastanejo med dejavnostmi državnih organov, lokalnih oblasti in organizacij, z navedbo rokov hrambe, potrjenega z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 25. avgusta 2010. 558. V skladu z določenim seznamom so lahko obdobja shranjevanja memorandumov 1 leto, 3 leta, 5 let, 75 let, trajno. Pojasnila je treba hraniti trajno.

Naš nasvet

Pri pripravi zapiskov se je treba držati enotnega sloga, glavno besedilo dokumentov pa mora biti v skladu s pravili poslovne etike in uveljavljenimi zahtevami za oblikovanje dokumentov. Neprijeten vtis puščajo netočno sestavljeni in izvedeni dokumenti s slovničnimi napakami. Ne hitite s pošiljanjem dokumenta naslovniku, ampak ga natančno preberite in popravite morebitne slovnične ali tipkarske napake.

Za reševanje različnih proizvodnih in organizacijskih vprašanj obstaja interno poslovno dopisovanje. Med postopkom dokumentacije se različna pisarniški zapiski.

Lahko so to tudi poročila, odredbe ipd. Ti interni akti so si v večini primerov zelo podobni po naravi pisanja, le glede na končni cilj in razlog pisanja so drugačne organizacijske in pravne narave.

Če ima zapisnik določen namen ali določa stroške finančnih sredstev, ga je treba priložiti splošnemu finančne izjave(na podlagi konkretnega dejstva računovodstvo evidentira in izvaja odhodkovne in prihodkovne transakcije).

Servisne opombe drugačne narave pomagajo pri hitrem reševanju različnih aktualnih vprašanj in so dokazilo o določenih dejstvih.

Servisne opombe je treba glede na vrsto in naravo zapisa hraniti določeno število let (roki so lahko od 1 leta, 3, 5 let ali pa se hranijo trajno).

Zahteve za vložitev beležke

V skladu z zakonodajnim okvirom (GOST 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi" Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo) memo mora imeti:

1. navedba, komu je dokument namenjen (uradniku, strukturni enoti ali določeni organizaciji);
2. ime naslovnika (natančneje, komu je bil dokument poslan);
3. ime dokumenta (v tem primeru je naveden "Memorandum");
4. registracijska številka servisnega lista;
5. datum pisanja;
6. naslov besedila (primer: "O nakupu pisarniškega materiala za oddelek", "O disciplinskih ukrepih" itd.);
7. samo besedilo;
8. datum in podpis, kdo je sestavil zapisnik (potrebno je navesti položaj);

Pri pisanju beležke morate upoštevati naslednja pravila:

• pravilna navedba vseh podrobnosti;
• strogo upoštevati uradni slog pisanja;
• uredite dokument v pravilnem zaporedju;

Kdo lahko napiše beležko

Beležko lahko sestavijo tako navadni delavci kot vodstvo organizacije. To je dokument, ki ureja povezava objektov s horizontalnim krmiljenjem.

Elektronsko upravljanje dokumentov

Glavni cilji pisanja zapiskov so reševanje trenutnih organizacijskih problemov, povezanih z gospodarskim upravljanjem, materialno in tehnično bazo, informacijska podpora, disciplinski ukrep itd.

Vodilne organizacije pogosto uporabljajo sistem za elektronsko upravljanje dokumentov za beleženje različnih podatkov in dejstev: programerji razvijejo poseben program, delo organizacije se registrira z uporabniškim imenom in geslom (zagotovi ju kadrovska služba) in po vstopu v določen razdelek program za upravljanje dokumentov, zaposleni izbere razdelek »Memorandum« in že izpolni manjkajoča polja.

Priročnost uporabe elektronskega upravljanja dokumentov so cenila številna podjetja, saj:

• samodejno se dodeli številka dokumenta (njegova kartica);
• vsi dokumenti so shranjeni v elektronskem arhivu (predvsem po letih);
• za iskanje določenega dokumenta je dovolj poznati minimalni nabor informacij;
• prihranek pri papirju in najem skladišča itd.;

Toda številne organizacije pri pisanju beležk še vedno uporabljajo papirnate medije.

V kadrovski službi so pogosto že že pripravljeni primeri opombe za različne namene in se mora zaposleni le obrniti na odgovornega kadrovika in navesti razlog za pisanje svoje opombe.

Postopek za obravnavo opombe

Po pisanju beležke ga odgovorni zaposleni registrirajo, nato ga predložijo v obravnavo odgovornim osebam (ki zabeležijo dejstvo branja in dajo ustrezne opombe) in po vsem tem se pošlje naslovniku. Naslovnik že postavi svojo resolucijo (»Dogovorjeno«, »Zavrnjeno«, »Pregledano«, »Dokončano« itd. Odvisno od namena pisanja dopisa in končnega rezultata dejanja po pritožbi zaposlenega v podjetju).

Iz zakonodajne podlage ni strogih zahtev za pisanje beležk, vendar morate še vedno pravilno navesti vse točke (v skladu s splošnimi zahtevami poteka dela).

Primer pisanja beležke

Direktor Rostok LLC
Samelyuk Anatolij Petrovič
vodja prodaje v Rostok LLC
Kuznetsova Oksana Ivanovna
(lahko navedete podatke o potnem listu, naslov prebivališča ali službeni naslov, osebno številko zaposlenega, ki je dodeljena ob prijavi na delovno mesto)
25. december 2014
št. 31 z dne 25. 12. 2014 (reg. št.)

beležka

V zvezi s podaljšanjem službenega potovanja v Moskvo, po podatkih dokumenta št. 27 z dne 15. 12. 2014: trajanje službenega potovanja bi moralo biti od 17. decembra 2014 do 20. decembra 2014, vendar dejansko trajanje službenega potovanja: od 17. decembra 2014 do 23. decembra 2014 leta, v zvezi z rešitvijo ustreznih organizacijskih vprašanj. Poročilo o opravljenem delu je bilo predloženo vodji prodajnega oddelka Rostok LLC Kramarju Nikolaju Nikolajeviču.
Odhodne in prihodne vozovnice so priložene. Prosim vas, da dodelite ustrezen znesek potnega nadomestila - v višini 10 tisoč rubljev.

25.12.2014
vodja prodaje v Rostok LLC
Kuznetsova O. I. (in osebni podpis).

Če beležka zavzema več listov A4, je vsak od njih oštevilčen.

Zamik

Pri izdaji beležke na papirju se morate držati naslednjih alinej:

• levi zamik (rob) - od 2,5 do 3,5 cm (mesto za vložitev dokumenta);
• desni zamik - od 1,25 do 2,5 cm;
• zgornja alineja - najmanj 2 cm;
• spodnja alineja - najmanj 2 cm;

Če upoštevamo splošna načela pisanje opombe, potem je ta dokument izključno pomožne narave, specifične informacije in s tem iniciira določeno odločitev vodstva.

Noskova Elena

V računovodskem poklicu sem že 15 let. Delala je kot glavna računovodkinja v skupini podjetij. Imam izkušnje z opravljanjem inšpekcij, pridobivanjem posojil. Pozna področja proizvodnje, trgovine, storitev, gradbeništva.

Skoraj vse pomembne stvari ljudje počnejo z dopisovanjem;

zato samo sposobnost govorjenja ni dovolj.

Luc de Vauvenargues

Pogovorimo se o memorandumu kot glavnem sredstvu internega komuniciranja, dokumentu, ki lahko poenostavi notranje odnose, zagotovi hitro izmenjavo informacij in razreši sporno situacijo.

ZAKAJ ORGANIZACIJE ZNEMIRAJO SPOMINE?

Memorandum ostaja tujec v poslovni korespondenci zasebnih organizacij. Nasprotno, v vladnih organizacijah je večina notranjih dokumentov opomb.

V komercialnih organizacijah se zapisnik pogosto obravnava kot nesmiselna formalnost, vendar ima ta element notranjega korporativnega upravljanja dokumentov kot sestavni del korporativne kulture neprecenljiv potencial za razvoj poslovanja.

Na čem ostro temelji negativen odnosštevilnih vodstvenih delavcev gospodarskih organizacij v enega najpomembnejših internih dokumentov, ki je podlaga za sprejemanje menedžerskih odločitev? Možni razlogi:

Nizka kultura poslovno komuniciranje, pomanjkanje korporativnih standardov, voljne vodstvene odločitve na področju notranjega upravljanja dokumentov;

Pomanjkanje uradnega statusa, saj memorandum ni vključen v klasifikator vodstvene dokumentacije;

Razpoložljivost elektronskih komunikacijskih sredstev. Vodje ne želijo porabiti časa za formalizacijo procesov upravljanja, raje izmenjajo nekaj besed osebno, pokličejo mobilni telefon, pišite E-naslov ali Skype itd.

Vendar obstaja še en razlog: včasih vodje sabotirajo formalizacijo sistema notranjih dokumentov. Težko je ovreči dokumentirane informacije o stanju v organizaciji, navodila, naslovljena na uradnika, ali, recimo, navodila o postopku za ukrepanje v posebnih situacijah. Delo v kaosu ima določene prednosti: nič ni lažjega kot zavrniti dejstvo prenosa ustnih informacij, pa tudi navodil, danih tête-à-tête. Vsakdo pozna situacijo, ko zaposleni redno ustno prejema medsebojno izključujoča navodila, neupoštevanje katerih pa pomeni upravne sankcije.

KAJ JE UPORABA POMNILNIKA?

Zapisek je interno poslovno pismo, s katerim lahko hitro in učinkovito rešujete tekoče proizvodne probleme.

Glavni namen dopisa je izmenjava uradnih informacij med zaposlenimi v isti organizaciji, ki so enakega uradnega statusa.

Nameni sestavljanja beležk so lahko različni:

Horizontalno komuniciranje vodij strukturnih oddelkov / uradnikov pri reševanju splošnih proizvodnih vprašanj in problemov;

Učinkovita komunikacija:

Izmenjava operativnih informacij med strukturnimi/samostojnimi enotami in podružnicami;

Zahteva za referenčne informacije;

Izvajanje usposabljanja;

Spremljanje drugega sporočila (spremna opomba);

Reševanje tekočih vprašanj upravne, ekonomske, logistične, informacijske in druge podpore;

Reševanje spornih in konfliktnih situacij.

Sposobnost kompetentnega sestavljanja internih dokumentov, vključno z zapiski, pomaga v izjemno zapletenih in zmedenih situacijah.

Prvič, beležka je glavni pomočnik zaposlenih v službi za upravljanje dokumentov (v nadaljnjem besedilu - DOW) v spornih situacijah.

Na žalost vodje glavnih strukturnih oddelkov pogosto poskušajo odpisati pomanjkljivosti oddelka pri delu z dokumenti o zaposlenih v pomožnih oddelkih. Na primer, vodstvo strukturne enote ni pravočasno izpolnilo ukaza višjega vodje, vendar je odgovornost za to prešla na službo predšolske vzgojne ustanove, ki naj bi zamujala s pošiljanjem odhodnega pisma.

Zapisek bo pomagal ovreči neutemeljene obtožbe. Opomba, ki vsebuje dejstva, rok, polno ime. zaposlenih v vrtcu, ki so delo opravili kakovostno in pravočasno, s potrditvenimi vlogami (kopije vpisnih kartic, izpiski iz vpisnih dnevnikov ipd.), pogosto pomaga ohraniti objektivnost, prepoznati zahtevek kot neutemeljen, obnoviti poslovanje ugled posameznega zaposlenega in vrtca kot celote (prvi primer).

Besedilo dopisa mora jasno in na dostopen in jedrnat način navesti namen sporočila. Nepopolne ali odvečne informacije naslovniku otežujejo razumevanje bistva problema in lahko privedejo do dvoumne interpretacije in posledično do odsotnosti želenega rezultata. Učinkovitost beležke je odvisna od tega, kako dobro je zgrajena struktura dokumenta in ali so argumenti logični.

IZDAJEMO OPOMBO

ČE NA OBRAZCU, KAJ POTEM?

Beležke so praviloma narejene na praznem listu papirja A4. Vendar komercialne organizacije za ta namen pogosto uporabljajo pisemsko glavo, ki v skladu s klavzulo 4.7 GOST R 6.30-2003 »Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za papirologijo" vsebuje:

Emblem organizacije ali blagovna znamka (storitvena znamka);

Ime podjetja;

Koda organizacije;

Glavna državna registrska številka (OGRN) pravne osebe;

Identifikacijska številka davčnega zavezanca/šifra razloga za registracijo (TIN/KPP);

Referenčni podatki o organizaciji;

Kraj, kjer je bil dokument sestavljen ali objavljen.

Poleg tega nekateri strokovnjaki na straneh revij in na internetu kot primer navajajo vzorce beležk, sestavljenih na dopisnem pismu.

Nedvomno je lažje sestaviti vse dokumente brez razlikovanja na istem obrazcu. Vendar pisanje opombe vodji sosednjega oddelka na obrazcu, ki vsebuje referenčne podatke, TIN, PSRN itd., Ni smiselno. Poleg tega pisemska glava organizacije zavzema vsaj 20 odstotkov celotnega obsega prve strani in pogosto se potrebne informacije ne prilegajo na en list. Zdi se kot majhna stvar, toda v veliki organizaciji takšne majhne stvari vodijo v nepotrebno porabo, ne pa prihrankov.

Ugotovite, na kateri obliki lahko sestavite beležko (če želite).

Vrste obrazcev dokumentov so določene v klavzuli 4.6 GOST R 6.30-2003.

Medtem GOST R 7.0.97-2016 "Sistem standardov za informacije, knjižničarstvo in založništvo. Organizacijska in upravna dokumentacija. Zahteve glede dokumentacije«, ki začne veljati 1. julija 2018, že vsebuje pojasnila o obrazcih organizacije (točki 5.8 in 6.6).

Iz tega izhaja, da standardi ne priporočajo izdaje dopisa na dopisnem pismu. Če pa je želja po nenehnem notranjem dopisovanju na obrazcu velika, je mogoče v LNA razviti in popraviti obrazec za določeno vrsto dokumenta - beležko.

OBLIKA OPOMBE: PODROBNOSTI

V skladu z GOST R 6.30-2003 morajo biti v obliki določene vrste dokumenta (v našem primeru beležka) vključeni naslednji podatki (primer 2):

03 - "Emblem ali blagovna znamka organizacije (storitvena znamka)";

08 - "Ime organizacije";

10 - "Ime vrste dokumenta";

11 - "Datum dokumenta";

12 - "Registracijska številka dokumenta";

14 - "Kraj sestave ali objave dokumenta";

15 - "Naslov" (ime strukturne enote in položaj zaposlenega, ki mu je poslano sporočilo);

18 - "Naslov besedila";

20 - "Besedilo dokumenta";

21 - "Oznaka prisotnosti aplikacije";

22 - "Podpis";

27 - "Opomba o izvajalcu."

NATANČNOSTI REGISTRACIJE PODROBNOSTI

• "Destinacija". Če je obvestilo poslano več strukturnim oddelkom, se v zgornjem desnem kotu sestavi pogoj "Naslov" na naslednji način:

Če je skupno število prejemnikov več kot štiri, je treba ustvariti poštni seznam.

• "Besedilo dokumenta". Zapisek, tako kot poslovno pismo, mora biti jasno strukturiran. Besedilo dopisa je navedeno v prvi osebi ednine (»prosimo, naštejte«, »Menim, da je potrebno« itd.).

Besedilo, razdeljeno na logično zaključene odstavke, olajša branje in razumevanje, vsaki misli daje logično zaključenost, naslovniku pa omogoča boljše krmarjenje po besedilu dokumenta.

Besedilo dopisa je praviloma sestavljeno iz:

Iz preambule (uvodni del);

glavni del;

Zaključni del (sklepi, predlogi, zahteve ipd.).

Preambula razkriva namen pisanja beležke, vsebuje sklicevanja na datume, dokumente in dejstva, na podlagi katerih je bila sestavljena. Informacije v preambuli so lahko kratke ali razširjene. Preambula gladko vodi do glavnega dela.

Velikost telesa se razlikuje glede na namen beležke in je lahko nekaj vrstic ali nekaj strani natisnjenega besedila.

Glavni cilj glavnega dela je razložiti, prepričati, spodbuditi k dejanjem, torej doseči rezultat. Ta del besedila najbolj razkrije vsebino zapisa. Glavni del vključuje največjo količino dejanskega gradiva, ki naj ne le informira, ampak tudi prepriča. Tam je treba omeniti tudi aplikacije, če obstajajo.

Končni ali zbirni del dopisa je nekakšen povzetek, ki potrjuje zgoraj navedeno, vsebuje zaključke, zahteve, posebne predloge za rešitev vprašanja. Bolj jasno in jasno kot je besedilo povzetka, večja je verjetnost, da bodo odločitve o vprašanjih sprejete pravočasno.

REGISTRACIJA IN POTI GIBANJA BOŽIC V ORGANIZACIJI

Vprašanja registracije in kasnejšega prenosa dopisov na naslovnika pogosto povzročajo polemike. Kdo naj registrira beležke? Storitev DOW? Strukturne enote? Tajnice? Ali jih je sploh treba registrirati? Kdo in kako naj posreduje zapiske, da bodo pravočasno prišli do zainteresiranih uradnikov?

Nedvomno je rešitev teh vprašanj prerogativ same organizacije, v navodilih za pisarniško delo pa bi moral biti razdelek, namenjen delu z notranjimi dokumenti. Pravila, določena v LNA, in postopek za njihova dejanja bodo pomagali preprečiti nesoglasja.

Kaj pa, če takega dokumenta ni? Seveda ga ustvariti s formalizacijo postopka sestavljanja, obdelave in premikanja notranjih uradnih dokumentov. Formalizacija pomaga racionalizirati številne poslovne procese, kar zelo pozitivno vpliva na splošni red v organizaciji.

Delo je treba začeti z analizo toka beležk: določite njegove količine in poti, pri čemer izključite očitno nepotrebne segmente na poti dokumenta. Če želite določiti najučinkovitejšo pot dokumentov, se ne bojte razbiti starih, neprijetnih struktur, popraviti in odpraviti napak v logistiki.

Obstaja lahko več možnosti za usmerjanje beležk - s sodelovanjem storitve DOW (shema 1) in brez nje (shema 2). Ugotovimo, katera od teh shem je najučinkovitejša.

NEUČINKOVITE REGISTRACIJSKE SHEME IN POT OPOMB

• Registracija v storitvi DOW velike organizacije. Prenos beležk v storitev DOW za registracijo in poznejša preusmeritev do naslovnika upočasni proces sporočanja informacij in sprejemanja odločitev. To je še posebej opazno v organizacijah z veliko količino zunanjih in notranjih delovnih tokov. Glede na celotno delovno obremenitev vsaka služba predšolske vzgojne ustanove ne more dodeliti posameznega zaposlenega v pisarno, memorandum in druge opombe. Tako ali drugače bodo v prvi vrsti vedno registrirana nujna odhodna pisma, ukazi, ukazi, dohodna korespondenca višjih organov, zapiski pa bodo ponižno čakali na krilih.

• Registracija kot tajnik v majhni organizaciji. V organizacijah z majhnim pretokom dokumentov zapiske registrira tajnik vodje. Dopis je interni dokument horizontalne usmeritve in ne more biti namenjen višji uradni osebi.

Za zagotavljanje informacij vodstvu v poslovni korespondenci se uporabljajo poročila, analitične in pojasnjevalne opombe. Posledično je sekretar v verigi sprejemanja in posredovanja zapiskov med statusno enakimi uradniki dodaten člen.

• Brez registracije, vendar z oznako storitve DOW na nakazilu. Če za organizacijo ni običajno, da beležke registrira, jih ni smiselno poslati naslovniku prek storitve DOW brez registracije. Prenos opombe v storitev DOW in prejem oznake za prenos, čemur sledi prenos dokumenta s strani storitve DOW do naslovne enote in dodajanje druge oznake na prenos - vse to oteži postopek, zahteva čas in poveča čas za izvajanje navodil.

Če ima organizacija še vedno postopek za prenos beležk s prejemom znaka sprejema, prejemnik podpiše za prejem, navede svoj položaj, datum in čas prejema dokumenta (če je potrebno). Prejemna oznaka se pritrdi na izvod vročitvenega sporočila, ki se vrne adresni enoti.

Oznako o prejemu lahko nadomesti žig »Prejeto«, ki vsebuje polja za navedbo datuma prejema, polno ime. in podpis uradne osebe (slika).

riž. Oznako prejema lahko nadomestite z žigom "Prejeto"

UČINKOVITE REGISTRACIJSKE SHEME IN POT OPOMB

• Registracija v strukturni enoti, prenos beležk neposredno med enotami. Registracija beležk v strukturni enoti, pa tudi njihov prenos iz ene strukturne enote v drugo, mimo posrednikov (službe predšolske vzgojne ustanove ali tajnice), skrajša pot dokumenta do naslovnika.

Če strukturni oddelek nima delovnega mesta referenta (sekretarja oddelka / oddelka / oddelka), je treba za registracijo dokumentov, vključno z notranjimi, imenovati uradnika, odgovornega za pisarniško delo. Odgovorne za pisarniško delo določijo vodje strukturnih oddelkov. Praviloma imenujejo uslužbenca, ki ni obremenjen s službenimi dolžnostmi. Dodelitev dodatnih funkcij se odobri z odredbo ali nalogom in zabeleži v opisih delovnih mest.

• Registracija izhodnih bankovcev. Uradnik, odgovoren za pisarniško delo v strukturni enoti, registrira odhodno beležko.

Odhodne opombe se evidentirajo v dnevniku interne (odhodne) korespondence enote (primer 3). Pri registraciji odhodnih beležk je navedeno naslednje:

Registrska številka dokumenta;

Naslovnik (oddelek, ki mu je vročitev poslana);

Število strani;

Razpoložljivost aplikacij;

datum izvršitve;

POLNO IME. delavca, ki je pripravil zapisnik.

Beležko lahko skenirate in pošljete po e-pošti.

Če je treba izvirnik prenesti, lahko uradnik, odgovoren za pisarniško delo v strukturni enoti, sestavi urnik prenosa beležk naslovnikom - enkrat na dan, 2-krat na dan itd.

Nujne dopise (z jasno določenim rokom) je treba oddati takoj. Beležke lahko prenesete na enoto naslovnika neposredno ali prek celic, posebej opremljenih v storitvi DOW s številkami in / ali imeni strukturnih enot. Hkrati storitev DOW ne sodeluje v procesu prenosa dokumentov.

Registracija dohodnih bankovcev. Uradna oseba, pristojna za pisarniško delo v prejemni enoti, ob prejemu opombe v prejemni enoti evidentira kot interni vhodni dokument v evidenci interne (vhodne) korespondence enote (primer 4) z naslednjimi podatki:

Dohodna registrska številka;

Datum prejema (registracije);

Število strani;

aplikacije;

datum izvršitve;

Izvajalec (uradnik, ki mu je dopis poslan).

Za spoštovanje rokov, določenih v dopisu, je odgovoren uradnik, na katerega je naslovljen. Pobudnik opombe in / ali višji uradnik lahko spremeni roke za izvršitev dokumenta.

• Prijava vseh zaposlenih. Če organizacija ali njeni strukturni oddelki nimajo zaposlenega, odgovornega za pisarniško delo, lahko najdete druge mehanizme za registracijo beležk. Na primer, postavite dnevnik pisarniških beležk v formatu Word ali Excel na strežnik za javno uporabo. V tem primeru registracija beležke s strani zaposlenega v strukturni enoti ne bo trajala več časa kot osebni prenos dokumenta tajniku.

Vendar strokovnjaki iz specializiranih strukturnih oddelkov pogosto sabotirajo takšne predloge. Poskusi, da bi jim zaupali celo manjše pisarniške operacije, se aktivno odbijajo. Do neke mere imajo strokovnjaki prav. Ne pozabite, I.A. Krylova: "Težava je v tem, da če čevljar začne pite, piščal pa naredi škornje, pa stvari ne bodo šle gladko"?

Odprtemu konfliktu s strokovnjaki specializiranih oddelkov se je mogoče izogniti, če se izda ustrezen ukaz ali navodilo, ki ga podpiše vodja organizacije. V tem primeru mora biti pobudnik vodja predšolske vzgojne ustanove ali druga oseba, odgovorna za pisarniško delo. V njegovem interesu je odstraniti nekatere arhaične funkcije iz sebe, racionalizirati delo z dokumentnimi tokovi, zgraditi učinkovite poti za njihovo gibanje in odpraviti izgubo notranjih dokumentov.

Takoj ko se taka shema uveljavi, se nezadovoljstvo zaposlenih zmanjša, saj se čas registracije bistveno skrajša, sama registracija pa postane transparentna.

POGOJI REZERVACIJE MEMORY

Roki shranjevanja opomb so navedeni v Seznamu tipičnih upravnih arhivskih dokumentov, ki nastanejo med dejavnostmi državnih organov, lokalnih oblasti in organizacij, z navedbo rokov shranjevanja (odobren z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 25. 2010 št. 558 s spremembami 16. februarja 2016, v nadaljevanju Seznam 2010) (Tabela).

Vsaka uspešno delujoča organizacija je živ organizem, ki se nenehno spreminja, pisarniško delo pa je zrcalni odsev sistema vodenja tega organizma. Bi radi stopili v korak s časom, bili v ospredju? Poskusite začeti z beležkami – to bo prvi korak k urejenemu delovnemu toku, preverjena logistika poti internih dokumentov pa prvi korak v boju z menedžerskim kaosom. Primeri beležk so podani spodaj (primeri 5–10).

PRIMERI SPOMINOV

V gradivu bomo govorili o tem, kako napisati beležko. Vse pogosteje je na seznamu zahtev za kandidata za položaj mogoče najti tezo o družabnosti specialista. To ne pomeni, da se od zaposlenega pričakuje, da bo pripovedoval dolge in razburljive počitniške zgodbe ali govoril o sosedih. Po razumevanju delodajalca bo zaposleni potreboval sposobnost komuniciranja in jasnega oblikovanja nalog za uspešno sodelovanje z ekipo. Ena od oblik takšne interakcije je lahko memo.

Terminologija

V podjetju z majhnim številom osebja zaposleni pogosto vedo za obstoj beležk le po govoricah. Če celotna ekipa ne sestavlja niti nekaj deset ljudi, potem se informacije o vseh pomembnih dogodkih, tako o tistih, ki so se zgodili, kot o tistih, ki se šele načrtujejo, posredujejo ustno. Čeprav majhno število sploh ne pomeni, da uporaba mehanizma pisne komunikacije ni učinkovita.

Zapisek je sam po sebi interni dokument, oblika obveščanja zainteresiranih članov tima o pomembnih dejstvih ali vsebuje informacije, ki vplivajo na nadaljnje delo druge enote. In čeprav v delovni zakonodaji ni omembe te vrste dokumenta, še bolj pa standardnega vzorca dopisa, njegovo potrebo včasih narekujejo norme delovnega zakonika Ruske federacije.

Priprava takega papirja bi bila priporočljiva, če bi morali sodelavca pisno obvestiti:

• o prisotnosti ali spremembi pogojev materialnih sredstev;
• o spremembi razporeda dela posameznega zaposlenega ali dela enote;
• o obstoječem mnenju ali predlogu za prilagoditev poteka dela;
• ugovor zoper njegova dejanja ali namere;
• o spremembah v bistvu in sestavi informacij, ki se uporabljajo za delo;
• o katerem koli drugem dejstvu ali dogodku, ki po mnenju avtorja dokumenta lahko vpliva na opravljanje njegovih delovnih nalog.

Da bi bil zapis zaznan kot vreden pozornosti dokumenta, ni dovolj le načečkati nekaj fraz na kos papirja. Tudi če obrazec ni odobren s predpisi, morate vedno uporabiti standard 6.30–2003 »USD. USORD. Zahteve glede dokumentacije. To velja tudi pri razvoju internih obrazcev in njihovem fiksiranju v dokumentnem sistemu podjetja.

Zakonodaja ne vsebuje koncepta beležke, vendar se lahko njegova standardna oblika razvije neodvisno in začne veljati z ločeno odredbo, ki temelji na GOST 6.30-2003.

Razlika med memorandumom in memorandumom

Ker praksa izdajanja dopisov ne vpliva na vsa podjetja, vsi strokovnjaki ne vidijo bistvene razlike med dopisom in memorandumom. Vendar je kljub temu otipljiv in ima zelo specifične znake:

Vrsta dokumenta	Destinacija	Vsebina
beležka	Član tima, s katerim ni interakcije v obliki "podrejeni-šef". Peer peer znotraj ali zunaj enote	Najpogosteje je informativne ali opozorilne narave. Sestavljeno z namenom zagotovljene seznanitve s podatki in nadaljnje potrditve lastno pozicijo pred vodstvom.
Interno poročanje	Naslovljeno bodisi na neposrednega nadzornika avtorja dokumenta bodisi na višje organe	Lahko je obvestilne narave z namenom opozarjanja na nastanek negativnih ali nepopravljivih posledic, ki ovirajo delo ali škodijo zdravju. Lahko se sestavi tako, da ustreza potrebam podjetja ali predlaga ukrepe za reorganizacijo procesov.
Poročanje zunanjih	V sosednjo organizacijo ali strukturo, s katero se izvaja skupno delo ali se izvaja nujni projekt	Običajno je sestavljen z namenom obveščanja vodstva partnerske organizacije o kršitvah, neizpolnjevanju nalog s strani zaposlenih ali uradnikov. Manj pogosto s ponudbami, da nekoga spodbudimo ali opazimo.

Med velikim številom zaposlenih obstaja mnenje, da je ta postopek izmenjave "papirjev" izguba časa in truda pri njihovem sestavljanju, saj je veliko hitreje in lažje poklicati in hitro narisati sliko. Potek njihovih misli močno spremeni smer po prvem stiku s proizvodnimi situacijami, ko je treba dokazati dejstvo pošiljanja ustreznih informacij vsem. zainteresirane strani. Včasih od tega ni odvisna le usoda disciplinske sankcije (morda zelo hude, do odpuščanja), temveč tudi nadaljnje uspešno delo celotnega podjetja.

Vrste beležk

Zaradi precej svobodne oblike predstavitve se beležka uporablja v zelo širok razpon vprašanja in situacije. V nadaljevanju so navedene najpogostejše situacije, vendar to ne pomeni, da je ta seznam izključen in ga ni mogoče dopolniti z drugimi predmeti.

• Oglejte si vzorec predloge beležke tukaj −
• Tukaj je univerzalna oblika beležke

Zaposleni na zaposlenega

Tudi če sta dva zaposlena med seboj ločena le s prehodom med mizami, to ne more preprečiti pisne komunikacije. In obravnavati to kot delovni konflikt bi bilo v osnovi napačno. Interakcija z izmenjavo "pisem" pomaga:

• izogibajte se neuspehom zaradi velike obremenitve in pozabljivosti;
• rešiti problem neizpolnjevanja dolžnosti ali nepravočasnega prenosa potrebnih podatkov;
• ublažiti napetosti, pa tudi prenesti opombo zaposlenemu v kategorijo disciplinskih in organizacijskih dokumentov.

Vsebina teh dokumentov je lahko zelo različna in vsebuje tako prošnje kot zahteve. Na primer, če zaposleni opazi, da eden od članov ekipe zanemarja uradne funkcije, lahko še preden se obrnete na vodjo, pošljete obvestilo o neizpolnjevanju uradnih dolžnosti kolegu, ki je nepremišljeno povezan z delom. To bo bolj pravilno in nam bo omogočilo, da v prihodnje dokažemo, da vrzeli v delu niso bile posledica »vzajemne odgovornosti« in zamolčevanja problema.

Memorandum je orodje za interakcijo med strokovnjaki iste strukturne ravni, pravilneje je uporabiti memorandum za stik z vodjo.

Za odpis

Redko se zgodi, da delo ni povezano z materialnimi vrednostmi ali potrošnim materialom, ki se uporablja za uspešno delo. To pomeni njihovo poškodbo ali izgubo kakovostnih lastnosti, nato pa se morate obrniti na službo za dobavo, da odpišete stare materiale in izdate nove.

Če je bila obraba ali okvara predmetov dela posledica naravnih procesov, povezanih s staranjem ali razvojem vira, potem lahko to prijavite finančno odgovorni osebi. Obrazec za obvestilo je lahko opomba o odpisu s seznamom predmetov, ki so izgubili svojo uporabnost, in razlogom za zavrnitev njihove uporabe.

Druga stvar je, če je bila okvara njihovega sistema povezana z nestandardnimi dogodki ali netočnostjo odgovornih zaposlenih, potem brez znanja in odločitve oblasti ne gre. V tem primeru je bolj primerno napisati ne beležko, ampak memorandum.

Za bonuse

Pisna komunikacija je pogosteje povezana z neljubimi dogodki ali izmenjavo podatkov. Manj pogosto obstajajo prijetnejši razlogi za sestavljanje beležke - bonus sporočilo.

Zaradi znak opomba velja za pravilo pošiljanja uslužbencu enakega ranga, potem je pravilneje poslati predlog za nagrado, sestavljen na ta način, na primer kadrovski službi. Druga možnost je, da dokument predate uslužbencu, ki je odgovoren za pripravo naloga za bonuse ali predložitev seznama kandidatov za denarne spodbude.

S to idejo se lahko obrnete neposredno na vodjo podjetja, potem pa je pravilneje navesti svoje argumente v obliki memoranduma. Preveri .

Na službeni poti

Po ukinitvi leta 2014 potrebe po obveznem potnem potrdilu za vsako službeno potovanje se je pojavilo vprašanje, kako pravilno zabeležiti nekatere nianse in poročati o njegovih rezultatih. Izhod je bil memo za službeno potovanje. V tem obrazcu lahko vodjo obvestite o tem, kako in kdaj je načrtovana izvedba naloge podjetja, rezultate potovanja pa navedete tudi v opombi.

Ta dokument se pogosto uporablja:

• če je bila pot do cilja opravljena z osebnim ali mimovoznim prevozom;
• če morate poročati o delu na prost dan ali nadure;
• če na podlagi priloženih finančnih listin ni mogoče natančno ugotoviti dejanskega trajanja službenega potovanja;
• če obstajajo okoliščine, ki jih je treba upoštevati pri izračunu dnevnic in povračila stroškov, ali morate pojasniti potrebo po stroških brez primarnih dokumentov.

Dopis je v določeni meri nadomestil prej obvezne službene naloge in poročila o njihovi izvedbi. Preveri .

Memo direktorju

Ker je vodja najpogosteje najvišji edini organ upravljanja podjetja, si je težko predstavljati situacijo, v kateri bi bilo pravilno poslati obvestilo direktorju. V skladu z načeli službene hierarhije je bolje, da poročila oddajate v njegovem imenu.

Nepripravljenost, da bi tako naslovili dokument, ki so ga oblasti predložile v obravnavo, narekujejo subjektivni razlogi in čustva. Vendar je treba razumeti, da je obvestilo o kršitvi opisa delovnega mesta videti nelogično.

Možnost pravilne uporabe obrazca dopisa, naslovljenega na direktorja, je možna v družbah ali holdingih. Le v njihovi strukturi je lahko hkrati več direktorjev, ki so po položaju v organizaciji enaki in si niso podrejeni. V podjetjih z enostavnim sistemom upravljanja in enim vodjem je primerneje uporabljati poročila o vseh proizvodnih vprašanjih, ki zahtevajo pozornost in odobritev direktorja.

Zabeležka, tako kot katera koli druga korespondenca, je predmet registracije v posebnih računovodskih dnevnikih. Bolje je, da ga izročite pod podpisom na drugem izvodu ali v stolpcu revije.

Izdelava beležke

Da oseba ne bo dvomila o tem, kako pravilno napisati beležko, lahko uporabite preprosto navodilo:

1. Dokument je sestavljen na listu papirja A4, v "glavi" navedite polno ime in polni naziv delovnega mesta naslovnika.
2. Tam je navedeno tudi ime avtorja opombe, ne da bi pozabili napisati njihov položaj in enoto.
3. Kot naslov uporabite izraz "Memorandum".
4. V nadaljevanju naj navede bistvo problema, vprašanja, informacije ali predloga v jedrnati, a jedrnati obliki, v poslovnem slogu pisanja.
5. Na koncu morate zapisati datum sestavljanja, podpis sestavljalca in njegov priimek.
6. Za poenostavitev poteka dela so vsi odhodni in dohodni dokumenti predmet registracije. Zato je treba pravilno sestavljenemu zapisku dodeliti zaporedno številko.

Za tista podjetja, ki želijo poenotiti obliko dopisa in določiti splošen postopek pisanja dopisa, bo treba izdati ločeno naročilo za podjetje. Potem bo odobreni primer pisanja postal obvezen za uporabo vseh zaposlenih v organizaciji.

V nasprotju s splošnim predsodkom do uporabe zapiskov v komunikaciji s sodelavci lahko ta dokument le pozitivno vpliva na delovni proces in izboljša interno interakcijo. Zato bi moral vsak zaposleni odmisliti dvome in čustva ter vzeti za samoumevno, da se nekatera vprašanja rešujejo zgolj s pripravo pisnih dokumentov.

Odvetnik odbora za pravno zaščito. Specializirano je za obravnavanje primerov v zvezi z delovnimi spori. Zagovor na sodišču, priprava zahtevkov in drugih regulativnih dokumentov regulativnim organom.