Servisna opomba za primer popravila avtomobila. Sestavimo zapisnik

SZ sestavi delavec v imenu svojega neposredno nadrejenega ali v imenu vodje drugega oddelka. V kratkem času omogoča:

obvesti upravitelja ta trenutek problem

podati predloge za njeno odpravo ali se z drugim zaposlenim dogovoriti o akcijskem načrtu.

spodbuditi vodjo, da sprejme odločitev ali izda ukaz

To je tudi dokaz, da strokovnjak, ki je odkril težavo v delovnem procesu, ni pustil situacije, da gre sama po sebi, ampak je o tem obvestil svoje vodstvo, da se je lahko hitro odločilo. Se pravi, ne v prostem teku.

Vrste beležk

Razmislite o glavnih vrstah poslovnih pisem:

o zahtevanju informacij;

o kršitvah, ki jih delavec stori pri opravljanju delovnih obveznosti.

o bonusih zaposlenih.

Poleg tega lahko CZ spremlja prenos paketa dokumentov med oddelki, oddelki, oddelki znotraj organizacije (za organizacije tretjih oseb je treba pripraviti spremna pisma). Lahko se pošlje tudi zaposlenim z zahtevo, da pojasni razlog odsotnosti z delovnega mesta.

SZ lahko vsebuje kakršna koli vprašanja v zvezi z delovnimi trenutki.

Pravila kompilacije

Glavno pravilo, ki ga je treba upoštevati pri sestavljanju, je kratkost. Dokument mora jasno navesti bistvo problema in načine za njegovo rešitev. Praviloma naj besedilo SZ ne obsega več kot 6-7 vrstic. Enotne oblike SZ ni. Za njegovo sestavljanje se uporablja poljubna oblika. beležka vzorec

Kljub temu je treba pri pisanju upoštevati zahteve GOST R 6.30-2003. Izdelava beležke po GOST, katere vzorec je prikazan zgoraj, zahteva naslednje podrobnosti:

papir mora vsebovati "glavo". Navede, na koga je naslovljen (položaj in polno ime zaposlenega v dativu);

vneseta se datum sestave in številka dokumenta;

naslov besedila označuje predmet SZ;

opis trenutne situacije, zaradi katere se sestavi dopis: "Opozarjam vas ...", potem mora besedilo dopisa vsebovati posebno zahtevo;

spodaj je položaj in polno ime sestavljalca, podpis s prepisom.

Osnutek dokumenta je treba registrirati pri tajniku podjetja kot dohodno korespondenco. Po tem ste lahko prepričani, da bo direktor prejel SZ in se z njim osebno seznanil.

SZ v elektronski obliki

Omeniti velja, da je veliko podjetij sprejelo elektronsko upravljanje dokumentov. Zato se SZ lahko izda v elektronski obliki. V tem primeru se pošlje na službeno pošto podjetja. Tajnica se ukvarja z nadaljnjim sortiranjem in posredovanjem pisem naslovnikom.

Ta način prenosa življenjepisa prihrani papir in čas zaposlenih. V tem primeru je dokument sestavljen na enak način kot na papirju. Zaželeno je, da je na njem elektronski podpis pošiljatelja. Če želite zagotoviti, da upravitelj prebere poslani dokument, morate ob pošiljanju zahtevati "obvestilo o branju pošte", tako da potrdite polje v obrazcu za pošiljanje.

Vzorec dokumenta

Pogosto je pri reševanju delovnih vprašanj potrebno vodji posredovati pomembne informacije. Včasih okoliščine zahtevajo pisno obrazložitev okoliščin, opozorilo pred napakami.

V tem primeru je treba ne le pravilno navesti dejstva, ampak tudi pravilno sestaviti dokument. Sestavljanje življenjepisa je pogosto težko, še posebej v odsotnosti izkušenj. Toda to ni težko storiti, če imate pred očmi primer beležke. Zato smo pripravili vzorce, po branju katerih lahko pravilno sestavite dokument. Razmislite o najpogostejših primerih, ki zahtevajo pripravo SZ.

SZ o bonusih je podlaga za izdajo odredbe o spodbudi delavca. Ta dokument sestavi neposredni vodja zaposlenega v imenu direktorja organizacije. Navaja zasluge delavca, prošnjo za spodbudo, podatke o delavcu in sestavljavcu. Po obravnavi SZ in pozitivni odločitvi direktor izda odredbo o boniteti. Kako napisati opombo režiserju vzorcu:

V primeru, da so med delom nastale okoliščine, zaradi katerih delavec ni mogel v celoti opravljati svoje delovne funkcije, se razlagalni. Navaja razloge. Kako napisati vzorec beležke:

SZ se uporablja, če se mora zaposleni obrniti na vodjo s prošnjo za dodelitev sredstev za delovne potrebe. V tem primeru dokument določa dejstva proizvodne potrebe po nakupu materiala. Kako pravilno napisati vzorec beležke:

Rok uporabnosti

V skladu s seznamom tipičnih upravljavskih arhivskih dokumentov, ki nastanejo med dejavnostmi državnih organov, lokalnih oblasti in organizacij, z navedbo rokov hrambe, odobrenim z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne 25. avgusta 2010 št. 558, SZ morajo biti shranjeni v arhivu podjetja najmanj pet let. Če je potrebno, ima direktor organizacije pravico podaljšati obdobje hrambe. Obdobje shranjevanja CZ, izdanega v elektronski obliki, se lahko določi z listino podjetja.

Dopis je interni dokument, s katerim poteka komunikacija med zaposlenimi v uradni pisni obliki. Njegova vsebina je zmanjšana na zadolžitve, opravljanje kakršnih koli nalog itd., To je delovna vprašanja. Kljub dejstvu, da je pisanje beležke preprosta zadeva in je ne urejajo zelo stroga pravila, jih morate poznati. V tem članku bomo obravnavali postopek sestavljanja te dokumentacije, vrste itd.

Značilno

Narava storitvenega sporočila je informativnega in referenčnega značaja, kar pomeni, da vsebuje določena obvestila, sporočila, navodila ipd. Teme, ki se v njem izpostavljajo, se nanašajo na konkretnega zaposlenega, ki mu je poslano. Z drugimi besedami, beležka je komplet orodij za komunikacijo znotraj podjetja.

Opomba: obveznost beležke ni bila ugotovljena. To je dodatni dokument, čeprav je na njegovi podlagi mogoče sestaviti odredbe in navodila.

Vadite

Beležka se šteje za pogosto uporabljeno dokumentacijo, hkrati pa ni uvrščena na seznam tajnih poslovodskih dokumentov. Široko uporabljena postane povezava na horizontalni ravni: sestavlja jo uslužbenec enega oddelka, da posreduje zahtevo ali predlog uslužbencu drugega.

Pomembno: statusi nadzornih objektov, med katerimi poteka komunikacija s servisno noto, morajo biti enakovredni. V nasprotnem primeru se dokument ne šteje za zapisnik, ampak za memorandum.

Nameni uporabe

Beležka za delo se lahko uporablja v različnih primerih.

Tukaj je nekaj primerov:

• nagraditi zaposlenega;
• poslati zaposlenega na službeno potovanje;
• poročanje oddelku za logistiko o okvari opreme;
• obvestilo vodje varnosti od vodje katere koli druge enote o potrebi po prepustitvi nepooblaščenim osebam (nezaposlenim) v stavbo podjetja z navedbo razlogov;
• zahteva v obliki dopisa, poslana računovodstvu za dodelitev materialnih sredstev za določene potrebe itd.

Ločeni primeri sestavljanja beležk

Čeprav se beležka šteje za interni dokument, je ena od njegovih vrst dokument, poslan komisiji za atestiranje. Še vedno pa je pogostejša uporaba zapiskov izključno za službeno komunikacijo.

Kako napisati beležko?

Osnovna pravila za sestavljanje beležke so podobna vsem drugim. Vsebujejo pisanje na list A4, navodila od koga in komu se pošiljajo, zagotovila z datumom in podpisom. Toda kako napisati beležko v skladu z vsemi zahtevami?

• na sredini (lahko tudi na levi strani lista) napišite ustrezen naslov dokumenta;
• obstajata dve možnosti za pisanje datuma - tako v celoti z arabskimi številkami kot z navedbo meseca z besedami;
• v naslovu glavnega naslova lahko dodate Kratek opis vsebino dokumenta;
• podatki o pošiljatelju in prejemniku morajo biti popolni: ime, priimek in patronim, polno ime položaja in oddelka (oddelka), ki mu je ta položaj priložen.

V odgovor na vprašanje, kako napisati beležko, niso vključene le podrobnosti in atributi tega dokumenta, temveč tudi, kakšna mora biti njegova vsebina.

Zadevni papir ne zahteva zelo suhega in Uradni jezik- dovoljena je prosta pripoved, ki pa posebej odraža razlog pisanja.

Vsebina je razdeljena na dva dela. Prvi izmed njih se imenuje preambula. Na kratko govori o tem, kaj je avtorja spodbudilo, da je napisal opombo in jo poslal določenemu zaposlenemu.

Drugi del velja za glavnega, je tudi obsežnejši od preambule. To besedilo vključuje izjavo o neposredni zahtevi ali predlogu. Dodate mu lahko analizo stanja, zaključke in rezultate.

Oblika

Nekatera podjetja na vprašanje, kako napisati beležko, svojim zaposlenim preprosto zagotovijo poseben obrazec. Vendar je treba opozoriti, da to ni obvezna poenotenje - GOST zagotavlja le svetovalne določbe (glede pisav, dimenzij in intervalov) brez odobrenega vzorca. Če pa to v določenem podjetju obstaja, se je tega bolje držati.

Storitve in beležke

Nekoliko višje v opombi je bilo navedeno, v čem se razlikujejo servisne in memorandumske opombe. Toda mnogi ljudje jih še vedno radi zamenjujejo med seboj.

Najpogostejše napake so:

• zapisek za zaposlenega od zaposlenega do šefa (pravzaprav memorandum);
• o zvišanju plač;
• o napredovanju.

Zadnja dva ne pomenita sklicevanja na vodoravni ravni, temveč navpično, kar zanika definicijo beležke.

Pomembno: delitev beležk na opombe in pojasnila je a priori napačna.

Registracija

Vse beležke so registrirane v registru. Odvisno od tega, kako je organiziran pretok dokumentov v posameznem podjetju, lahko to stori tisti, ki je dokument sestavil, ali tisti, ki ga je prejel. V vsakem primeru se to zmanjša na dejstvo, da je beležki dodeljena edinstvena številka, ki mora biti navedena v njenem besedilu.

Vzorec beležke

»Oddelek prodaje, direktor divizije informacijske tehnologije V. A. Kutsaku
beležka
№ 19-43/102
13. april 2015
O testiranju stanja delovanja računalnika
Od 04/10/2015 se osebni računalnik R. Maksimenka, zaposlenega v oddelku prodaje, sooča z rednimi okvarami, in sicer: ponovni zagon brez izdaje tega ukaza računalniku, težave z vklopom / izklopom in zaslonom utripanje. Zaradi navedenega vas prosim, da opravite potrebno diagnostiko s strani specialistov vašega oddelka, da ugotovite vzroke težav in jih uspešno odpravite. Predlagam pisno izdajo rezultatov testiranja s povzetkom nadaljnjih ukrepov: popravilo ali zamenjava stroja.

Recimo, da se je izkazalo, da računalnika ni mogoče popraviti. V tem primeru izdamo opombo za odpis opreme.

Primer obvestila o odpisu opreme

"Oddelek za prodajo, direktor oddelka za logistiko M. A. Oleinik
beležka
№ 21-45/104
Od 16. aprila 2015
O odpisu nedelujočega računalnika
Od 10. 4. 2015 je R. D. Maksimenko, uslužbenec prodajnega oddelka, imel redne okvare v osebnem računalniku. Posledično je diagnostika, ki so jo izvedli strokovnjaki oddelka za informacijsko tehnologijo, pokazala naslednje: računalnika ne bi smeli več uporabljati. V zvezi s tem vas prosim za odpis zgoraj navedene opreme zaradi neuporabnosti.

Vodja oddelka L. A. Kudryavtsev"

Poleg tega boste potrebovali še eno opombo - za zamenjavo razgrajene opreme.

Opomba o zamenjavi opreme

"Oddelek za prodajo, direktor oddelka za logistiko M. A. Oleinik
beležka
№ 22-46/104
Od 17. aprila 2015
O zamenjavi pokvarjenega računalnika
Osebni računalnik specialista oddelka Maksimenko R. D. je bil razgrajen in ga je treba zaradi nedelovanja zamenjati (v skladu z dok. št. 20-44/103 z dne 15. 4. 2015). Prosim vas, da zagotovite novo opremo, ki ustreza parametrim razgrajene. Izpolnitev sporočite pisno. Zabeležki je priloženo poročilo službe za informacijsko tehnologijo o opravljeni diagnostiki in njenih rezultatih.

Vodja oddelka L. A. Kudryavtsev"

Končno

Običajno pisanje beležke ne povzroča težav. Ta interni dokument je precej znano sredstvo komunikacije med različnimi ravnmi oblasti. Pogojne ovire lahko povzroči samo "zmeda" med beležkami in servisnimi opombami (v članku je navedeno, v čem se razlikujejo).

V nekaterih podjetjih priprava beležk poteka izključno po uvedenem in odobrenem vzorcu (v tem primeru je bolje, da se za njih založijo posebni obrazci), v drugih pa je več kot brezplačna.

Pri sestavljanju tega dokumenta se morate držati enakih pravil kot pri drugih dokumentih - pisava in razmik v skladu z GOST, datum in podpis za veljavnost opombe.

Na splošno je memo zelo priročen komplet orodij, ki ga je enostavno obvladati in če se pravilno uporablja, opazimo dobro usklajeno in jasno delo skupine organizacij. Pomaga vzdrževati povezovalni odnos med oddelki in tudi krepi strukturo, ki jo sestavljajo.

Kako napisati beležko?

Zapisek je posebna dodatna listina, ki je glavna podlaga za upravnika, ki želi sprejeti določeno odločitev v obliki lokalnega akta o upravičenju. Memorandum z vidika pisarniškega dela in delovnega prava ni obvezen, vendar ga lahko določijo lokalni regulativni pravni akti podjetja. Ta vrsta dokumenta se pogosto uporablja v praksi, vendar ni v vseruskem klasifikatorju upravnih dokumentov. Torej, poglejmo, kako pravilno napisati beležko.

Značilnosti beležk

Pogosto so zapiski sestavljeni za reševanje vprašanj v zvezi z informacijami, logistiko ali gospodarsko podporo. Preprosto povedano, dopis je korespondenca med več strukturnimi deli. Najpogosteje vsebujejo predloge ali zahteve. Za razliko od beležk so beležke ustvarjene za vzdrževanje komunikacije med oddelki na horizontalni ravni, torej so ustvarjene v imenu zaposlenega in poslane na ime zaposlenega. Sestavijo se le, če je položaj pošiljatelja enakovreden položaju prejemnika. Če je obvestilo sestavil vodja, potem se najpogosteje nanaša na odločitve o pošiljanju na službeno potovanje.

Če se razkrije dejstvo, da se izdelki izdelujejo z določeno zakonsko zvezo, ima vodja organizacije v primeru več pritožb kupcev pravico, da certifikacijski komisiji pošlje obvestilo, v katerem bodo podrobno opisani razlogi za zavrnitev delavca. skladnost z zahtevami, ki veljajo za njegovo delovno mesto. Na podlagi dopisa bo izvedeno dodatno certificiranje zaposlenega. Prav tako se opombe uporabljajo za skrajšanje poskusne dobe za določenega zaposlenega. Tak zapis je sestavljen v imenu direktor. Če govorimo o pravnem pomenu beležk, je mogoče opozoriti, da so lahko dokaz na sodišču.

Pravila za sestavljanje opombe

Beležka je napisana na navaden list A4. Vsebovati mora podrobnosti, postavljene v skladu z GOST-i. Te podrobnosti so:

Če želite vedeti, kako napisati beležko, morate upoštevati, da je tak dokument sestavljen v znani pisavi, velikost črk je 14, razmik med vrsticami je 1,5. Ime dokumenta (MEMO) se piše z velikimi tiskanimi črkami. Napis se lahko nahaja tako na sredini kot ob robu levega roba. Datum mora biti napisan izključno z arabskimi številkami, na primer 01.02.2013. Če ima podjetje urejen registracijski sistem, je registrska številka pritrjena tudi na servisni list. Kot rezultat prenosa dopisa se o postavljenem vprašanju pripravi sklep.

Ta vrsta dokumenta kot beležka ima lahko tudi kratek naslov, ki pove bistvo problema. V svojem besedilu je v skladu s pravili za obdelavo dokumentacije nujno vključiti črko "o". Na primer, "o pošiljanju K. na službeno potovanje." Besedilo servisne opombe je razdeljeno na dva dela. V enem delu napišejo dejstva, ki so postala podlaga za sestavo dokumenta, v drugem pa so zabeleženi vsi sklepi in odločitve. Če je v opombi aplikacija, je o tem v zasnovi narejena opomba. Zdaj veste, kako napisati beležko. Njegov vzorec je obrazec praznega dokumenta, ki je obravnavan spodaj:

Vodja proizvodnega oddelka Ivanov V.K. OPOMBA 17.01.13 št. ___ Zaradi spremembe proizvodnih zmogljivosti nove opreme v sobi št. ___. Pošljite strokovnjaka za nadaljnje odpravljanje težav.

To je primer pisanja beležke.

Meta

Kako napisati beležko in jo pravilno napisati.

5. junij 2013 admin

V praksi se včasih srečamo s takim dokumentom, kot je beležka. Kako napisati beležko in jo pravilno napisati?

Zapisek ni glavni, temveč dodatni dokument, na podlagi katerega delodajalec ali vodja sprejema končne odločitve. Na podlagi dopisa se izda ukaz, ukaz, akt ali sestavi sporazum med strankama. Zapisek ni obvezen dokument za pisarniško delo. Toda kot dodatno uveljavljen lokalni normativni akt ga je povsem mogoče uporabiti. V klasifikatorju upravnih dokumentov ni "memoranduma o soglasju". Toda v praksi se ta vrsta dokumenta pogosto uporablja.

Dopis je najpogosteje notranja korespondenca med oddelki. Ponavadi vsebuje nekakšno ponudbo ali povpraševanje. Zabeležke v večini primerov vsebujejo podatke o organizacijski, logistični ali ekonomski podpori organizacije, imajo pa tudi naravo informativne vsebine.

Beležke sestavi zaposleni ali vodja oddelka v imenu vodje ali določenega strokovnjaka drugega oddelka, tj. zagotavlja komunikacijo nadzornih objektov na horizontalni ravni. Beležke pišejo in pošiljajo od enega vodje oddelka do drugega ali od enega zaposlenega do drugega, če sta po statusu enakovredna. Če sta statusa različna, se to šteje za memorandum.

Če gre zaposleni na službeno potovanje, vodja oddelka za potovalne delavce napiše obvestilo, naslovljeno na direktorja. Na njegovi podlagi se nato izda nalog za službeno potovanje.

Komisiji za certificiranje se lahko napiše opomba, če zaposleni ne ustreza položaju, ki ga opravlja. To so lahko primeri, ko delavec nenehno dela napake ali pa se kupci nenehno pritožujejo nad prodajalcem. Certifikacijska komisija bo lahko odločala o predčasnem certificiranju zaposlenega.

Memorandumi se sestavijo v primeru ekonomske potrebe za linijske vodje ali če je mogoče skleniti dogovor.

V praksi se beležke uporabljajo za različne namene. Na primer, vodja oddelka lahko napiše obvestilo, naslovljeno na vodjo o skrajšanju poskusne dobe za nekatere zaposlene.

Na podlagi dopisa s podatki o uspešnosti službe, napisanega na ime direktorja, se lahko izda ukaz o nagrajevanju delavca ali celotne službe.

Beležke se lahko uporabljajo kot dokaz na sodišču (resolucija Zvezne protimonopolne službe okrožja Volga z dne 15. junija 2011 v zadevi N A72-6396 / 2010).

Kako napisati beležko? Dopis je običajno sestavljen na papirju A4, vendar mora vsebovati vse potrebne podatke: datum in številko dopisa, ime strukturne enote, naslov besedila in samo besedilo, ime naslovnika in podpis sestavljavca opombe, ki označuje njegov položaj.

Po GOCTy za besedila, ki vsebujejo osnovne informacije, uporabljena je pisava Times New Roman, velikost pisave 14, razmik med vrsticami 1,5.

Naslov dokumenta vsebuje naslov "MEMO", ki se lahko nahaja na sredini ali na levi strani lista.

Datum se vnese z arabskimi številkami, na primer 15.6.2013 ali s črkami in številkami. Na primer, 15. junij 2013

Kdo registrira beležko? Registrira ga bodisi tisti, ki zapisnik napiše, bodisi tisti, ki ga prejme. Odvisno je od sistema upravljanja dokumentov v organizaciji.

Ko je zapisek pregledan, je podpisan s podpisi zainteresiranih strank, nanj pa je priložena resolucija upravitelja - to je pisna odločitev upravitelja o predmetu zapisa, ki je zadnja faza pregleda zapisa.

Naslov beležke lahko na kratko razkrije njeno temo. Poleg tega je naslov napisan v predložnem primeru. Na primer, »V režiji Dmitrieva K.N. na službenem potovanju«.

Besedilo dopisa je sestavljeno iz dveh delov. Prvi del vsebuje informacije o tem, kaj je zaposlenega spodbudilo k pisanju tega dokumenta. V drugem delu delavec poda svoje ugotovitve, predloge in zahteve. Poleg tega lahko besedilu dodamo še en del: analizo trenutnega stanja. Tako lahko beležka vsebuje: razloge za pisanje opombe, analizo izhajajočih dejstev in sklepe o spremembi te situacije.

Vzorec beležke (primer beležke):

Direktor družbe Malinka LLC

Kozlov R.V.

od vodje prodaje

Kruglova N.Zh.

OPOMBA

02.06.2013 № _________

Na podlagi povečane ponudbe naših izdelkov v maju 2013. dvakrat in prekoračitev plana s strani prodaje, vas prosim za nagrajevanje zaposlenih celotne službe.

Kazalniki uspešnosti prodaje so priloženi.

Kaj je beležka in zakaj je potrebna

Večina polnoletnih ljudi je zaposlenih v eni ali drugi organizaciji. Ljudje se na nadrejene obračajo s prošnjami ali željami preko izjav ali zapiskov. Opišimo postopek sestavljanja in prenosa dokumentov za upravitelja.

Kaj je to?

Najprej morate razumeti, kaj je beležka. To je dokument, ki je notranji ali zunanji, odvisno od funkcij in naslovnika. Takšen dopis je najpogosteje naslovljen na nadrejeno osebo od njegovih podrejenih in je nekakšna prošnja, pripomba ali predlog.

Glede na pomen beležke je lahko poročilna, pojasnjevalna, razlagalna ali analitična.

Ta dokument največkrat izpostavi tehnične ali poslovne težave, opiše sporne situacije ali poda pojasnilo, ki ga od vas zahtevajo nadrejeni. Glavna razlika med zapiskom je v tem, da ne samo opredeljuje bistvo problema, ampak ga tudi poda natančen opis in včasih rešitve.

Storitev in poročanje: podobnosti in razlike

Nekateri zaposleni zamenjujejo memorandum in dopis in to ni naključje. So podobnosti, a tudi razlike. Ugotovimo to. Torej, pomen tako te kot druge opombe je obvestiti pristojne o morebitni napaki pri delu. Vendar memorandum najpogosteje poroča o težavi, poleg tega pa memorandum vsebuje tudi zahtevo za njeno odpravo, včasih pa so navedeni tudi načini za rešitev določene težave.

Priprava zapiskov za nadrejene

Najpogosteje se takšni dokumenti pošljejo vodstvu. To je zato, ker je beležka dokument, ki poroča o vseh notranjih težavah. Primer beležke ni nikjer registriran, vzorčnega besedila ni, zato so sestavljeni v poljubni obliki. Najpomembneje je opisati bistvo problema in predlagane načine za njegovo rešitev. Na kar morate biti še pozorni, je, da je vaš memo registriran pri organizaciji. Tako ste lahko prepričani, da bo prišlo do oblasti.

Situacije pa so različne. Predstavljajte si, da pišete obvestilo ne o okvari opreme, ampak na primer o zaposlenem v vašem podjetju, ki je naredil nekaj narobe. Situacije so različne. Vaša beležka se lahko preprosto izgubi. Da se to ne bi zgodilo, se lahko prepričate. Naredite beležko v dveh izvodih. Dajte jih tajniku za registracijo in prosite svojo kopijo, da napiše, da je bila opomba registrirana s to in to številko, s takšnim datumom in sprejeta v obravnavo. Torej, tudi če vaša pritožba iz kakršnega koli razloga ne doseže pristojnih organov, imate potrditev in njeno besedilo.

Izmenjava zapiskov med ločenimi oddelki

Včasih beležke služijo kot sredstvo komunikacije med ločenimi oddelki istega podjetja. Priprava takega dokumenta za drugo enoto se ne razlikuje od opombe za vodstvo. Edina razlika, ki obstaja, je, da morate določiti same enote, lahko tudi naslov. V tem primeru je zapisnik še vedno interni dokument.

Naslov dopisa mora biti sestavljen po vzorcu vloge, ki je napisan v imenu vodje. Nato je napisano samo besedilo, ki pojasnjuje vso problematiko posamezne enote. Zaželeno je opisati ne le bistvo problema, ampak tudi podrobno vse nianse. Predlagate lahko tudi načine za rešitev.

Navesti je treba podrobnosti dokumenta: datum in številko. To je potrebno, da postane uradno.

Opombe drugi organizaciji

Vendar se včasih zgodi, da deluje kot zunanji dokument. Precej pogost primer pisanja beležke je za drugo organizacijo. Tako si podjetja izmenjujejo potrebne informacije. Tudi v tem primeru je zapisnik listinski dokaz zahtevka ali zahtevka.

Takšni zapiski so sestavljeni tudi v poljubni obliki. Lahko jim priložijo fotokopije. zahtevane dokumente. Najpogosteje se takšni zapiski sestavijo v imenu direktorja enega podjetja od vodje drugega. V primeru pogajanj z nasprotno stranko je obvezno sestaviti dve kopiji dopisa. Drugi izvod s pečatom, podpisom in registrsko številko je treba odnesti in hraniti ta dokument do rešitve problema.

Če napišete obvestilo za drugo organizacijo, lahko v odgovor prejmete isto pismo. S tem ni nič narobe. Morda vodstvo ni povsem razumelo problema ali zahteve ali pa se je preprosto odločilo ponuditi svojo različico razvoja nadaljnjih ukrepov. Takšno opombo morate tudi registrirati in nanjo odgovoriti z dejanjem ali odgovorom na zahtevo. Zato lahko komunikacija med organizacijami prek beležk traja precej dolgo.

Dokument se začne z imenom organizacije in podatki o osebi, ki ji je namenjen, nato pa so navedeni njeni lastni podatki. Na sredini so zapisane besede Servisna opomba. Nadalje se besedilo začne z rdečo črto. Kot smo že omenili, je napisana v poljubni obliki. Na koncu je naveden datum in podpis s prepisom.

Če je besedilo beležke veliko, je razdeljeno na več odstavkov. Prvi je opis težave. Drugo je zahteva sama. Če je zahteva kolektivna, lahko v tretjem odstavku navedete oddelek in imena zaposlenih, ki so jo napisali. V tem primeru podpis na zapisku podpiše vodja oddelka. Ločeno lahko priložite list s podpisi vseh zaposlenih.

Beležka je napisana na list A4, kot vsaka aplikacija. Podpis mora biti lastnoročen, ne faksimilen. Zaželeno je tudi, da se izda beležka s serijsko številko in datumom sestave. Lahko se natisne tudi na računalniku, a tudi v tem primeru mora biti podpis oseben.

Pošiljanje dokumenta preko elektronske komunikacije

Ni redkost, da organizacija izvaja elektronsko upravljanje dokumentov, vse zahteve in opombe pa morajo biti poslane prek interneta ali internega omrežja. V tem primeru se ni treba bati, ni razloga za skrb. Vendar je za to zaželeno, da imate osebni digitalni podpis, da lahko potrdite svojo zahtevo.

Lahko pa napišete beležko na list papirja, ga podpišete in optično preberete. Pošljite elektronsko različico na zahtevani naslov in počakajte na odgovor.

Ali je vedno potrebna pisna ponudba?

Pogosto se postavlja vprašanje: ali je mogoče ustno stopiti v stik z vodstvom podjetja? Odgovor je zelo preprost: vedno lahko uporabite oralno, vendar ni znano, ali bo to dalo rezultate. Pisno sporočilo je vedno uradni dokument, ne glede na vsebino in naslovnika. Toda verbalno sporočilo so samo besede, na katere morda ne bo odgovora.

Zato je priporočljivo, da vse predloge, pojasnila in pojasnila za organe pripravite izključno na papirju. V nasprotnem primeru preprosto ne boste prejeli odgovora na svojo zahtevo ali predlog.

Kako napisati beležko

V službi, pisarni in zapiskih se pogosto sestavljajo. Zdi se, da ni nič zapletenega. Ko pa so mi pred kratkim dodelili pisanje beležke, sem se odločil razjasniti, kako jo pravilno napisati. Zanimivo je, da sem ugotovil, da moram sestaviti ne beležko, ampak memorandum. Oglejmo si razliko med poročilom in poročilom o storitvi ter kako ju je treba sestaviti.

Vsak uradni dokument se od običajnega zapisa razlikuje po tem, da mora izpolnjevati zahteve GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Dokumentacijske zahteve", ker ima pravno veljavo. Kakšne so zahteve za sestavo poročila in zapiskov?

Vsebovati morajo naslednje elemente:

2) ime naslovnika (komu je dokument poslan)

3) ime vrste dokumenta ("Memorandum")

4) naslov besedila (na primer "O kršitvi delovne discipline", "O pridobitvi zavarovalnih medicinskih polic"). Vendar je to neobvezen element.

6) podpis prevajalca - v spodnjem desnem kotu (označuje položaj v spodnjem levem kotu nasproti podpisa)

7) datum sestave (običajno v levem kotu, sestavljen je z arabskimi številkami: 05.02.2013 ali alfanumerično: 5. februar 2013)

8) vizum - včasih so vizumi zainteresiranih oseb pritrjeni pod podpisom avtorja: začetnice in priimki prosilca, njegov podpis in datum

9) registrska številka (pritrjena je na mestu zbiranja ali na mestu prejema - odvisno od sprejetega sistema registracije v organizaciji).

Po GOCTy je besedilo dokumenta oblikovano v pisavi Times New Roman, velikosti 14, z 1,5 intervali.

Naslov dokumenta se nahaja na sredini strani in je napisan z velikimi tiskanimi črkami (MEMO) ali malimi tiskanimi črkami (memorandum) z 2 razmikom med vrsticami.

Memorandum - naslovljen na višjo osebo (vodjo oddelka ali organizacije). V tem dokumentu je treba podrobno navesti bistvo vprašanja, na katerega se prijavljate: predmet vprašanja, vaše predloge, argumente in zaključke (vodstvo morate spodbuditi k ukrepanju, sprejetju določene odločitve) . Včasih je namen beležk poročanje o poteku dela, v tem primeru se redno sestavljajo.

Če je memorandum naslovljen na vodjo organizacije, ga je mogoče sestaviti na listu papirja (format A4). Če je dokument poslan višjim organom (ni več interni, ampak zunanji dokument), ga je treba izdati na pisemski glavi organizacije.

Običajno je besedilo memoranduma sestavljeno iz dveh ali treh pomenskih delov. V prvem delu so navedena dejstva, ki so privedla do njegovega pisanja (ta del navaja), v drugem delu je predstavljena analiza stanja in ponujenih rešitev (v tem delu je analiza – ni vedno prisotna v dokumentu), v tretjem delu so podani zaključki in predlogi ( ta del povzema).

Zabeležka se uporablja, kadar je obravnavano vprašanje v okviru intrastrukturne pristojnosti in ne zahteva stika z višjimi organi. Zapiski delujejo med vodji in zaposlenimi istega uradnega statusa. S pomočjo tega dokumenta so rešena vprašanja logistične, tehnične, informacijska podpora ipd. (računalnik se je pokvaril, zmanjkalo je papirja).

Besedilo dokumenta se začne z izjavo o dejstvu, na katerega se avtor obrača, nato pa je izražena zahteva ali predlagani načini za rešitev proizvodne situacije.

Tako so razlike med memorandumom in memorandumi v vidikih njihovega delovanja: memorandum je sestavljen za vertikalno gibanje (za vodje ali organizacije na višji ravni), memorandum - vodoravno (za vodje linij).

Poglejmo, kako napisati svoje pritožbe in predloge.

1) opredelite namen pritožbe (zakaj potrebujete pomoč?)

3) opredelite glavne misli, jih formulirate najbolj natančno in ekspresivno, ne da bi pozabili na pomembne podrobnosti.

Učinkovitost beležke bo odvisna od veljavnosti vaših zamisli.

Dolžina pisarne in opomb je lahko drugačna. Nekateri so lahko sestavljeni iz več stavkov, drugi lahko obsegajo več strani. V drugem primeru mora druga in vsaka naslednja stran vsebovati naslov z imenom naslovnika, številko strani in datumom. Včasih je v tak naslov vključena tudi zadeva beležke.

VZORCI DOKUMENTOV

Splošni oddelek Vodja oddelka AHR

A.I. Petrov

OPOMBA

O izvajanju popravil gospodinjskih del

Zaradi pokvarjene ključavnice v pisarni št. 367 vas prosim za popravilo.

I.S. Ivanova Ivanova

Predsednik sindikalnega odbora Vodja oddelka za promet

OPOMBA

Prosim vas za dodelitev vozila za prevoz novoletna darila od tovarne slaščic do podjetja. Skupna prostornina tovora je 100 škatel 50 x 20 x 40, skupna teža je 1 tona. Motorni prevoz naj bo 5. decembra 2012 ob 9.00 na naslovu: ul. Kalganova, d., 67. Voznik mora imeti pri sebi tovorni list.

Predsednik sindikalnega odbora

I.R. Sergejev

MEMORANDUM

V skladu z delovnim načrtom Phoenix LLC za leto 2012 proizvodna delavnica izda številne brošure v obsegu 6–8 tiskanih strani. l.

Spenjalniki tipa "A" in "B", ki so na voljo v oddelku, niso primerni za izvajanje operacij spenjanja brošur te velikosti, saj debelina publikacij presega dovoljeno normo zanje (vključno do 5 tiskanih listov). Uporaba lepilnega stroja "C" ni ekonomsko izvedljiva, poleg tega pa zahteva veliko časa.

Vezava knjižic 6-8 kom. l. najprimernejša je izdelava z žičnim šivalnikom razreda “D”. Njegova vrednost v podjetju "Stan" je _______ milijonov rubljev. Pri sedanjem načinu obratovanja bo ekonomičnost delovanja stroja pokrila stroške njegovega nakupa v 1 letu in 7 mesecih (izračuni stroškovne učinkovitosti so priloženi).

V zvezi z navedenim vas prosim za namenitev sredstev za nakup žično šivalnega stroja razreda D.

Uporaba: za 3 litre. v 1 izvodu.

Vodja proizvodnje

trgovina L.P. Sviyat Sviyat

disciplinski ukrep oblika pripomb k T.I.

Bogdanova glavni računovodja A.D.

Beležke, opombe in reference: kakšna je razlika?

Iz članka se boste naučili:

• kaj je memo;
• kako napisati beležko;
• po katerih pravilih je sestavljen zapisnik;
• Zakaj potrebujete predlogo za pisanje beležke.

Kaj je memo? To je, kako učinkovito je informacijska interakcija vzpostavljena v podjetju. Poleg tega so udeleženci te informacijske interakcije vsi zaposleni v podjetju - od linijskega osebja do najvišjega vodstva.

Prenesite dokumente na temo: Vsak zaposleni v podjetju opravlja določeno delovno funkcijo, naloge, določene za to delovno mesto.

Predloge beležk

Navodilo Centralnega statističnega urada ZSSR z dne 24.11.82 št. 613 Za davčne namene so pomembne vse vrste zapiskov. 1 st. 252 davčnega zakonika Ruske federacije, na primer:

• obvestilo lastne oglaševalske službe, po katerem obdobje dejanske uporabe oglasnih videoposnetkov ni preseglo 12 mesecev, je podjetju pomagalo dokazati, da videoposnetki niso neopredmetena sredstva in naenkrat odpisati stroške.
• za potrditev kilometrine avtomobila z odčitki GPS navigatorja (namesto števca kilometrov) in za priznavanje stroškov goriva je potreben memorandum vodji transportnega oddelka poveljnika, da je pregled pred potovanjem pokazal okvaro števca kilometrov . 1 st. 252, sub. 5 str 1 čl. 254 davčnega zakonika Ruske federacije.

Učenje pisanja zapiskov: poročevalsko, servisno, razlagalno

Pobuda. Vsebujejo pobude, predloge, priporočila itd. Vzorec memoranduma Memorandumi so lahko eksterni ali interni, odvisno od tega, kdo je naslovnik dokumenta.

Zunanji naslovi so naslovljeni na vodjo višjega podjetja ali organizacije. Za sestavo tega dokumenta uporabite splošne obrazce podjetja.

Glede na primer mora memorandum sestavljati naslednje elemente:

• ime ustanove, podjetja;
• datumi
• indeks;
• naslovi registracije;
• podatki o naslovniku;
• naslov teme poročila;
• navedeno besedilo;
• podpisi poslovodne osebe;
• Ime in priimek izvajalca s kontaktno telefonsko številko.

Memorandum o neizpolnjevanju uradnih dolžnosti Interni memorandumi so sestavljeni v imenu vodje organizacije, za njihovo izvedbo se uporabljajo navadni listi.

Pojasnilo - vzorec in pravila za polnjenje

Drugi povezani članki:

• nazaj: Referenčni in informativni dokumenti (protokol, predlog itd.) - vrste, vrstni red priprave in izvedbe
• nadalje: Poslovna (službena) pisma - koncept, vrste, sestava in izvedba
• Vzorci poslovnih zapiskov (poročila, storitve, pojasnila)

Seznam uporabljenih virov

1. Organizacijska in upravna dokumentacija. Zahteve glede dokumentacije. Smernice za izvajanje GOST R 6.30-2003. (odobril Rosarhiv);
2. Smernice za razvoj navodil za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih.
   Odobreno z odredbo Zveznega arhiva z dne 23. decembra 2009 št. 76. - Dodatek št. 16;
3. Loginova N.K. Pisarniško delo in korespondenca. Učna pomoč. USUE, 2007.;
4. Enciklopedija pisarniškega dela.

V prvem delu navajamo razloge, dejstva in dogodke, ki so se zgodili in služili kot povod za pisanje.

Drugi del, analiziranje, vsebuje analizo trenutnega stanja, možne možnosti njene odločitve.

Tretji del, ki povzema, vključuje zaključke in predloge za konkretne ukrepe, ki bi jih bilo po mnenju sestavljalca potrebno izvesti.

Hkrati pa drugega dela morda ni v memorandumu, nato pa bodo po navedbi bistva vprašanja takoj opisani predlogi za njegovo rešitev.

Če zapiski obveščajo naslovnika o napredku dela, jih je mogoče redno sestavljati. To so tako imenovani informativni memorandumi.

Zapisek je po svojem namenu blizu memorandumu, vendar ima za razliko od njega interni, uradni značaj.

Servisne opombe vrste servisnih opomb in pravila za njihovo izvedbo

Pozor

Vzorec dnevnika registracije servisnih opomb Poleg dnevnika registracije je zagotovljen tudi kartični ali avtomatski obračun dokumentacije.

Oblika pojasnila Za razjasnitev okoliščin kakršnih koli dogodkov in dejstev je predvidena takšna vrsta dokumenta, kot je pojasnilo, ki ga sestavi zaposleni v podjetju v imenu višjega uradnika.

Napisana je ročno v enem izvodu na običajnem listu papirja na ime osebe, ki jo je zahtevala.

Nekatere organizacije zagotavljajo izvedbo obrazložitve v računalniku.

Oblika obrazložitve ni določena na zakonodajni ravni, vendar v nekaterih institucijah obstajajo standardni obrazci za njeno izvedbo.

Hkrati velja pojasnilo, ki ni sestavljeno v obrazcu.

V skladu z delovnim zakonikom Ruske federacije (čl.
Pojasnilo v računovodstvu - dokument finančne izjave, ki vsebuje:

• glavne tehnične in ekonomske kazalnike tekočih, investicijskih in finančnih dejavnosti podjetja;
• natančen opis računovodske usmeritve v smislu uporabe metod ocenjevanja zalog, amortizacije ipd.

Najpogosteje postopek sestave pojasnila ureja podjetje (ustanova), v katerem je sprejeta ta oblika informativnega in referenčnega dokumenta.

Torej so poslovne opombe informacijski in referenčni dokumenti, ki sprožijo vodstvene odločitve in vam omogočajo, da izberete eno ali drugo metodo vodstvenega vpliva.

Servisne opombe vrste zahtevkov za servisne opombe in pravila za njihovo izvedbo

V zvezi s tem se ne more spopasti s povečano obremenitvijo. Prosim vas, da sprejmete novega strokovnjaka za glavno mesto dela v računovodstvu in s krajšim delovnim časom prekinete delovna razmerja v skladu s členom 288 delovnega zakonika Rusije.

Zapisek sestavi zaposleni ali vodja enote, naslovljen na vodjo ali strokovnjaka druge enote. Tako na podlagi imena rešuje izključno storitvena vprašanja, zagotavlja horizontalno komunikacijo nadzornih objektov.

Zapiski najpogosteje odražajo vprašanja logistične, ekonomske, informacijske podpore ipd.
Besedilo dopisa je praviloma sestavljeno iz utemeljitve (navedba razlogov za sestavo) in predloga, zahteve, prošnje itd.

Na primer, računovodja lahko v obvestilu obvesti o potrebi po popravilu računalnika ali tiskalnika v računovodstvu. Takšen dopis je treba poslati vodji oddelka za sistemsko podporo in zahtevati popravilo naprave.

Beležka je sestavljena na enak način kot memorandum, na listu A4.

V gradivu bomo govorili o tem, kako napisati beležko. Vse pogosteje je na seznamu zahtev za kandidata za položaj mogoče najti tezo o družabnosti specialista. To ne pomeni, da se od zaposlenega pričakuje, da bo pripovedoval dolge in razburljive počitniške zgodbe ali govoril o sosedih. Po razumevanju delodajalca bo zaposleni potreboval sposobnost komuniciranja in jasnega oblikovanja nalog za uspešno sodelovanje z ekipo. Ena od oblik takšne interakcije je lahko memo.

Terminologija

V podjetju z majhnim številom osebja zaposleni pogosto vedo za obstoj beležk le po govoricah. Če celotna ekipa ne sestavlja niti nekaj deset ljudi, potem se informacije o vseh pomembnih dogodkih, tako o tistih, ki so se zgodili, kot o tistih, ki se šele načrtujejo, posredujejo ustno. Čeprav majhno število sploh ne pomeni, da uporaba mehanizma pisne komunikacije ni učinkovita.

Zapisek je sam po sebi interni dokument, oblika obveščanja zainteresiranih članov tima o pomembnih dejstvih ali vsebuje informacije, ki vplivajo na nadaljnje delo druge enote. In čeprav v delovni zakonodaji ni omembe te vrste dokumenta, še bolj pa standardnega vzorca dopisa, njegovo potrebo včasih narekujejo norme delovnega zakonika Ruske federacije.

Priprava takega papirja bi bila priporočljiva, če bi morali sodelavca pisno obvestiti:

• o prisotnosti ali spremembi pogojev materialnih sredstev;
• o spremembi razporeda dela posameznega zaposlenega ali dela enote;
• o obstoječem mnenju ali predlogu za prilagoditev poteka dela;
• ugovor zoper njegova dejanja ali namere;
• o spremembah v bistvu in sestavi informacij, ki se uporabljajo za delo;
• o katerem koli drugem dejstvu ali dogodku, ki po mnenju avtorja dokumenta lahko vpliva na opravljanje njegovih delovnih nalog.

Da bi bil zapis zaznan kot vreden pozornosti dokumenta, ni dovolj le načečkati nekaj fraz na kos papirja. Tudi če obrazec ni odobren s predpisi, morate vedno uporabiti standard 6.30–2003 »USD. USORD. Zahteve glede dokumentacije. To velja tudi pri razvoju internih obrazcev in njihovem fiksiranju v dokumentnem sistemu podjetja.

Zakonodaja ne vsebuje koncepta beležke, vendar se lahko njegova standardna oblika razvije neodvisno in začne veljati z ločeno odredbo, ki temelji na GOST 6.30-2003.

Razlika med memorandumom in memorandumom

Ker praksa izdajanja dopisov ne vpliva na vsa podjetja, vsi strokovnjaki ne vidijo bistvene razlike med dopisom in memorandumom. Vendar je kljub temu otipljiv in ima zelo specifične znake:

Med velikim številom zaposlenih obstaja mnenje, da je ta postopek izmenjave "papirjev" izguba časa in truda pri njihovem sestavljanju, saj je veliko hitreje in lažje poklicati in hitro narisati sliko. Potek njihovih misli močno spremeni smer po prvem stiku s proizvodnimi situacijami, ko je treba dokazati dejstvo pošiljanja ustreznih informacij vsem. zainteresirane osebe. Včasih od tega ni odvisna le usoda disciplinske sankcije (morda zelo hude, do odpuščanja), temveč tudi nadaljnje uspešno delo celotnega podjetja.

Vrste beležk

Zaradi precej svobodne oblike predstavitve se beležka uporablja v zelo širok razpon vprašanja in situacije. V nadaljevanju so navedene najpogostejše situacije, vendar to ne pomeni, da je ta seznam izključen in ga ni mogoče dopolniti z drugimi predmeti.

• Oglejte si vzorec predloge beležke tukaj −
• Tukaj je univerzalna oblika beležke

Zaposleni na zaposlenega

Tudi če sta dva zaposlena med seboj ločena le s prehodom med mizami, to ne more preprečiti pisne komunikacije. In obravnavati to kot delovni konflikt bi bilo v osnovi napačno. Interakcija z izmenjavo "pisem" pomaga:

• izogibajte se neuspehom zaradi velike obremenitve in pozabljivosti;
• rešiti problem neizpolnjevanja dolžnosti ali nepravočasnega prenosa potrebnih podatkov;
• ublažiti napetosti, pa tudi prenesti opombo zaposlenemu v kategorijo disciplinskih in organizacijskih dokumentov.

Vsebina teh dokumentov je lahko zelo različna in vsebuje tako prošnje kot zahteve. Na primer, če zaposleni opazi, da eden od članov ekipe zanemarja uradne funkcije, lahko še preden se obrnete na vodjo, pošljete obvestilo o neizpolnjevanju uradnih dolžnosti kolegu, ki je nepremišljeno povezan z delom. To bo bolj pravilno in nam bo omogočilo, da v prihodnje dokažemo, da vrzeli v delu niso bile posledica »vzajemne odgovornosti« in zamolčevanja problema.

Memorandum je orodje za interakcijo med strokovnjaki iste strukturne ravni, pravilneje je uporabiti memorandum za stik z vodjo.

Za odpis

Redko se zgodi, da delo ni povezano z materialnimi vrednostmi ali potrošnim materialom, ki se uporablja za uspešno delo. To pomeni njihovo poškodbo ali izgubo kakovostnih lastnosti, nato pa se morate obrniti na službo za dobavo, da odpišete stare materiale in izdate nove.

Če je bila obraba ali okvara predmetov dela posledica naravnih procesov, povezanih s staranjem ali razvojem vira, potem lahko to prijavite finančno odgovorni osebi. Obrazec za obvestilo je lahko opomba o odpisu s seznamom predmetov, ki so izgubili svojo uporabnost, in razlogom za zavrnitev njihove uporabe.

Druga stvar je, če je bila okvara njihovega sistema povezana z nestandardnimi dogodki ali netočnostjo odgovornih zaposlenih, potem brez znanja in odločitve oblasti ne gre. V tem primeru je bolj primerno napisati ne beležko, ampak memorandum.

Za bonuse

Pisna komunikacija je pogosteje povezana z neljubimi dogodki ali izmenjavo podatkov. Manj pogosto obstajajo prijetnejši razlogi za sestavljanje beležke - bonus sporočilo.

Zaradi znak opomba velja za pravilo pošiljanja uslužbencu enakega ranga, potem je pravilneje poslati predlog za nagrado, sestavljen na ta način, na primer kadrovski službi. Druga možnost je, da dokument predate uslužbencu, ki je odgovoren za pripravo naloga za bonuse ali predložitev seznama kandidatov za denarne spodbude.

S to idejo se lahko obrnete neposredno na vodjo podjetja, potem pa je pravilneje navesti svoje argumente v obliki memoranduma. Preveri .

Na službeni poti

Po ukinitvi leta 2014 potrebe po obveznem potnem potrdilu za vsako službeno potovanje se je postavilo vprašanje, kako pravilno zabeležiti nekatere nianse in poročati o njegovih rezultatih. Izhod je bil memo za službeno potovanje. V tem obrazcu lahko vodjo obvestite o tem, kako in kdaj je načrtovana izvedba naloge podjetja, rezultate potovanja pa navedete tudi v opombi.

Ta dokument se pogosto uporablja:

• če je bila pot do cilja opravljena z osebnim ali mimovoznim prevozom;
• če morate poročati o delu na prost dan ali nadure;
• če na podlagi priloženih finančnih listin ni mogoče natančno ugotoviti dejanskega trajanja službenega potovanja;
• če obstajajo okoliščine, ki jih je treba upoštevati pri izračunu dnevnic in povračila stroškov, ali morate pojasniti potrebo po stroških brez primarnih dokumentov.

Dopis je v določeni meri nadomestil prej obvezne službene naloge in poročila o njihovi izvedbi. Preveri .

Memo direktorju

Ker je vodja najpogosteje najvišji edini organ upravljanja podjetja, si je težko predstavljati situacijo, v kateri bi bilo pravilno poslati obvestilo direktorju. V skladu z načeli službene hierarhije je bolje, da poročila oddajate v njegovem imenu.

Nepripravljenost, da bi tako naslovili dokument, ki so ga oblasti predložile v obravnavo, narekujejo subjektivni razlogi in čustva. Vendar je treba razumeti, da obvestilo o kršitvi opis dela izgleda nelogično.

Možnost pravilne uporabe obrazca dopisa, naslovljenega na direktorja, je možna v družbah ali holdingih. Le v njihovi strukturi je lahko hkrati več direktorjev, ki so po položaju v organizaciji enaki in si niso podrejeni. V podjetjih z enostavnim sistemom upravljanja in enim vodjem je primerneje uporabljati poročila o vseh proizvodnih vprašanjih, ki zahtevajo pozornost in odobritev direktorja.

Zabeležka, tako kot katera koli druga korespondenca, je predmet registracije v posebnih računovodskih dnevnikih. Bolje je, da ga izročite pod podpisom na drugem izvodu ali v stolpcu revije.

Izdelava beležke

Da oseba ne bo dvomila o tem, kako pravilno napisati beležko, lahko uporabite preprosto navodilo:

1. Dokument je sestavljen na listu papirja A4, v "glavi" navedite polno ime in polni naziv delovnega mesta naslovnika.
2. Tam je navedeno tudi ime avtorja opombe, ne da bi pozabili napisati njihov položaj in enoto.
3. Kot naslov uporabite izraz "Memorandum".
4. V nadaljevanju naj navede bistvo problema, vprašanja, informacije ali predloga v jedrnati, a jedrnati obliki, v poslovnem slogu pisanja.
5. Na koncu morate zapisati datum sestavljanja, podpis sestavljalca in njegov priimek.
6. Za poenostavitev poteka dela so vsi odhodni in dohodni dokumenti predmet registracije. Zato je treba pravilno sestavljenemu zapisku dodeliti zaporedno številko.

Za tista podjetja, ki želijo poenotiti obliko dopisa in določiti splošen postopek pisanja dopisa, bo treba izdati ločeno naročilo za podjetje. Potem bo odobreni primer pisanja postal obvezen za uporabo vseh zaposlenih v organizaciji.

V nasprotju s splošnim predsodkom do uporabe zapiskov v komunikaciji s sodelavci lahko ta dokument le pozitivno vpliva na delovni proces in izboljša interno interakcijo. Zato bi moral vsak zaposleni odmisliti dvome in čustva ter vzeti za samoumevno, da se nekatera vprašanja rešujejo zgolj s pripravo pisnih dokumentov.

Odvetnik odbora za pravno zaščito. Specializirano je za obravnavanje primerov v zvezi z delovnimi spori. Zagovor na sodišču, priprava zahtevkov in drugih regulativnih dokumentov regulativnim organom.