Descărcați scrisoarea de parcurs. III

Turism și odihnă 29.09.2019

Turism și odihnă

Caminul vehiculului

Conturi de transport

Schimbari in borderouri a intrat în vigoare în decembrie 2017(Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 7 noiembrie 2017 nr. 476).

Din 2018, acum este obligatorie includerea documentului de călătorie Sunt introduse OGRN și datele privind inspecția înainte de călătorie.

Ștampila rotundă de pe formular a fost anulată, dacă utilizarea lui nu este prevăzută de Cartă.

În cazul în care organizația decide să aprobe forma sa de borderouri, atunci trebuie luate în considerare următoarele cerințe obligatorii:

Denumirea documentului, numărul și data emiterii (la atribuirea numerotării, este necesar să se respecte cronologia);

Perioada de valabilitate a foii de parcurs (perioada maxima - o luna);

Informații despre proprietarul mașinii cu indicarea obligatorie a OGRN;

Informații despre șoferul vehiculului (numele complet, numărul permisului de conducere);

Informații despre mașină (număr de înmatriculare de stat, marca);

Datele vitezometrului înainte de a pleca în zbor și la întoarcerea în garaj;

Data și ora începerii călătoriei și întoarcerea în parcare;

Semnătura și numele complet angajatul responsabil care a indicat citirile contorului de parcurs, data și ora;

Data și ora examinării medicale înainte de călătorie și după călătorie a șoferului;

Ştampila, semnătura şi numele complet. lucrătorul sanitar care a efectuat examenul medical;

Informații despre trecerea inspecției tehnice înainte de călătorie indicând data și ora (ZZ/LL/AAAA, precum și ore și minute).

Semnătura și numele complet persoana responsabila cu inspectia vehiculului (mecanic, inspector, maistru).

Documentul completat este certificat prin semnătură dispecer și conducătorul instituției sau persoanele împuternicite de șef.

Dacă compania folosește un sigiliu, apoi scrisoarea de transport este sigilată.

Foaia de parcurs se întocmește într-un singur exemplarși este dat șoferului. La sfârșitul călătoriei, șoferul trebuie să-l predea persoanei responsabile spre semnare.

Este necesară scrisoarea de transport 2018 nu numai pentru anularea cheltuielilor și confirmarea lor în oficiu fiscal. Șoferul are nevoie de el într-o călătorie pentru a confirma polițiștilor rutieri legalitatea folosirii mașinii, a transportului de pasageri sau de marfă.

În cazul în care inspectorului de poliție rutieră nu i se pune la dispoziție formularul, apoi șoferul se confruntă cu o amendă de la 500 la 3000 de ruble (articolul 12.3 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Reguli pentru completarea unei foi de parcurs

Pentru fiecare tip de vehicul, Ministerul Transporturilor a aprobat noi borderouri pentru anul 2018.

Tipul vehiculului	Camion, formular		Caracteristici în umplere
Tipul vehiculului	Formă	OKUD	Caracteristici în umplere
Mașini			Documentul poate fi folosit de organizații și antreprenori privați care operează autoturisme. Condiție: nu trebuie să existe câmpuri goale sau detalii în formular.
Transport marfa cu plata la bucata catre soferi			Completat de companiile implicate în transportul de mărfuri. Condiție: șoferii primesc salarii la bucată. Documentul oferă coloane separate pentru mărcile clienților de transport de mărfuri. Formularul are cupoane tear-off, pe baza cărora se fac calculele salariale. Nu este permisă eliberarea unui nou bilet până când șoferul nu l-a depus pe cel anterior la departamentul de contabilitate.
Camioane cu plata în funcție de timp către șoferi			Formularul este completat cu o secțiune pentru detalii despre borderourile pentru mărfurile și mărfurile transportate. Depozitați cu documente de transport. Formularul de voucher este destinat pentru două zboruri într-o zi lucrătoare.
Vehicule speciale			Formularul are foi de ruptură care sunt utilizate pentru înregistrarea serviciilor furnizate de echipamente speciale. Pe baza cuponului de rupere, compania emite facturi pentru serviciile prestate.
Pasager de taxi			Conține coloane speciale pentru indicatoarele de taximetru. Autorizația se eliberează pentru un schimb complet de muncă, la finalul căruia șoferul depune documentul completat la departamentul de contabilitate sau la persoana responsabilă.
Autobuze de uz public și de altă natură	Nr. 6-SPECIAL		Formularele sunt potrivite pentru organizațiile care transportă pasageri pe rute urbane și suburbane, sau pentru alte transporturi de pasageri. Documentul se eliberează șoferului numai după returnarea biletului anterior. Formularul se eliberează pentru o zi lucrătoare sau tură completă. Este necesară o notă din partea unui medic care confirmă examinarea.

Este necesară o scrisoare de transport pentru:

Ștergeți compensația pentru utilizarea bunurilor personale în cazul în care un angajat își conduce propria mașină în afacerile companiei;

Confirmați realitatea tranzacției de transport de marfă.

Cât de des să emit documente de transport

Frecvența întocmirii foilor de parcurs depinde dacă societatea este considerată o întreprindere de transport auto sau nu.

Companiile de transport cu motor emit zilnic borderouri si sunt valabile o zi (tur).

Pentru o perioadă mai lungă borderourile sunt emise numai pentru călătorii de afaceri. Apoi șoferul însuși notează un traseu detaliat indicând datele relevante.

Organizații care nu aparțin transportului cu motor, emite foi de parcurs cu o frecvență care vă permite să justificați costul combustibilului și al lubrifianților și cel puțin o dată pe lună.

Formular de scrisoare de transport

Dacă compania nu este o companie de transport, atunci ea poate emite borderouri după o formă unificată sauformă dezvoltată independent.

Se emit borderouri indiferent dacă aveți propria mașină sau una închiriată.

Mostre unificate de borderouri au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78.

Dacă mostrele unificate de borderouri nu sunt potrivite companie (de exemplu, unele detalii nu sunt utilizate sau nu există indicatori necesari), atunci poate dezvolta formularul în sine.

Forma proprie trebuie să respecte cerințele legale pentru documentele primare (Partea 2 a articolului 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ).

Utilizarea foilor de parcurs proprii este înregistrată în politica contabilă (clauza 4 din PBU 1/2008).

Completarea borderourilor

La părăsirea mașinii și după întoarcerea în garaj, scrisoarea de parcurs este verificată de mecanicul sau angajatul responsabil de exploatare. Se uită la citirile vitezometrului, consumul de combustibil etc., și o certifică cu semnătură sau ștampilă.

Din 15 ianuarie 2017 intră în vigoare modificări ale procedurii de completare a documentelor de parcurs (în special pentru mașini și camioane). Baza - Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 7 noiembrie 2017 nr. 476. De asemenea, noi detalii obligatorii vor trebui incluse în borderourile de transport. Din acest articol puteți afla despre modificări și puteți descărca noi formulare de călătorie cu detalii suplimentare, precum și exemple completate și mostre.

Scopul foilor de parcurs

Foartele de transport pentru autoturisme, camioane, autobuze, troleibuze și tramvaie conțineau detaliile obligatorii care sunt prevăzute la alin. 3 din Ordinul Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr. 152 (Scrisoarea Ministerului Finanțelor din 25 august 2009 nr. 03-03-06/2/161):

denumirea și numărul foii de parcurs;
informații despre perioada de valabilitate a foii de parcurs;
informații despre proprietarul (deținătorul) vehiculului;
informații despre vehicul;
informații despre șofer.

De asemenea, puteți oferi detalii suplimentare care țin cont de specificul activităților organizației. În plus, un astfel de formular trebuie să îndeplinească alte cerințe legale pentru documentele primare (Partea 2, articolul 9 din Legea nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011).

Dacă se utilizează formulare de călătorie elaborate independent, trebuie indicate și completate 14 detalii:

Numele este o scrisoare de parcurs.
Număr.
Valabilitate.
Informații despre proprietarul vehiculului:
– pentru organizații: denumire, formă juridică, locație, număr de telefon, OGRN;
– pentru antreprenori: Nume complet, adresa poștală, număr de telefon, OGRNIP.
Tipul și modelul mașinii.
Plăcuța de înmatriculare de stat a mașinii.
Citirile contorului de parcurs la iesirea din garaj si la intrarea in garaj.
Data și ora ieșirii din garaj și intrării în garaj.
Semnătura și numele complet al angajatului care pune citirile contorului de parcurs, data și ora pe foaie.
Numele complet al șoferului.
Data și ora examinării medicale înainte și după călătorie a șoferului.
Ştampila, semnătura şi numele complet al lucrătorului medical care efectuează controlul medical.
O notă privind inspecția înainte de călătorie a stării tehnice a vehiculului cu data și ora.
Semnătura și numele complet al inspectorului de stare tehnică a mașinii.

Ce s-a schimbat din 26 februarie 2017

Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 ianuarie 2017 nr. 17 prevede că, din 26 februarie 2017, nu mai este necesară aplicarea unui sigiliu sau ștampilă în antetul foii de parcurs (clauza 12 din Ordinul Ministerului Transporturilor). din 18 septembrie 2008 Nr. 152).

Totodată, la data de 26 februarie 2017, a fost introdusă obligația de a confirma că a fost efectuată o inspecție prealabilă a stării tehnice a autovehiculului (clauza 16.1 din Ordinul Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr. . 152). Pentru a face acest lucru, scrisoarea de transport trebuie să includă următoarele informații:

data și ora inspecției înainte de călătorie a stării tehnice;
semnătură, nume complet controlor.

Modificări din 15 decembrie 2017

Prin Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 7 noiembrie 2017 nr. 476, au fost aduse modificări regulilor de completare a documentelor de parcurs. Acestea intră în vigoare la 15 decembrie 2017. Pe scurt, în reguli au apărut inovații cu privire la noile detalii obligatorii. Să explicăm mai detaliat.

OGRN

Pe lângă detaliile care se află deja pe scrisoarea de parcurs, începând cu 15 decembrie 2017, este necesară indicarea suplimentară a OGRN al companiei sau al antreprenorului individual.

Din 15 decembrie 2017, indicarea OGRN și OGRNIP în foile de parcurs este obligatorie. Fără aceste detalii, borderourile vor fi considerate completate incorect.

OGRN (numărul principal de înregistrare de stat) - numărul de înregistrare de stat al unei înregistrări a creării unei persoane juridice sau o înregistrare a primei depuneri în conformitate cu Legea federală Federația Rusă„Cu privire la înregistrarea de stat a persoanelor juridice” informații despre o persoană juridică înregistrată înainte de intrarea în vigoare a prezentei legi (clauza 8 din Regulile pentru menținerea Registrului unificat de stat al persoanelor juridice).

Unde să indicați OGRN pe borderourile? Această întrebare rămâne la latitudinea companiei sau a antreprenorului individual. În opinia noastră, OGRN poate fi înregistrat în coloana destinată informațiilor despre o organizație sau întreprinzător individual:

Data și ora controlului înainte de călătorie

Pentru completarea foilor de parcurs din 15 decembrie 2017, data și ora controlului înainte de călătorie a stării tehnice de transport este o cerință obligatorie a foii de parcurs. Se stabilește că data include ziua, luna și anul, iar ora include ore și minute.

Din 15 decembrie 2017, informațiile despre autovehicul trebuie să cuprindă data (ziua, lună, an) și ora (ore, minute) inspecției înainte de călătorie a stării tehnice a vehiculului (dacă monitorizarea obligatorie este prevăzută de lege). ).

Modificări ale regulilor de siguranță a transportului

Din 15 decembrie 2017 au fost aduse modificări regulilor de asigurare a siguranței transportului. Dacă anterior era prescris să se efectueze monitorizarea zilnică a stării tehnice a vehiculului înainte de a părăsi linia din locul de parcare și la întoarcerea la locul de parcare, acum regulile stabilesc doar monitorizarea înainte de călătorie a stării tehnice înainte de plecarea vehiculului. locul de parcare permanent.

Formulare noi și mostre cu detalii suplimentare din 15 decembrie

Modificări din 24 decembrie 2017

Pe 24 decembrie 2017 intră în vigoare Procedura de monitorizare înainte de călătorie a stării tehnice a vehiculelor, aprobată prin Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 6 aprilie 2017 nr. 141. Să explicăm ce este acest document .

Pentru a elimina riscul utilizării unui transport defectuos din punct de vedere tehnic, organizațiile și antreprenorii implicați în transportul rutier trebuie să efectueze o monitorizare înainte de călătorie a stării tehnice a vehiculelor (clauza 4, articolul 29 din Legea federală din 10 decembrie 1995 nr. 196-FZ). „Despre siguranța rutieră”).

După cum am spus deja, din 26 februarie 2017, data și ora inspecției înainte de călătorie a stării tehnice a unui vehicul trebuie să fie indicate în scrisoarea de parcurs de către organizațiile și antreprenorii care operează: mașini, camioane, autobuze, troleibuze, tramvaie. Aceste informații sunt introduse de către inspectorul de stare tehnică a vehiculului.

Încălcarea cerințelor pentru controlul înainte de călătorie este supusă unei amenzi (partea 3 a articolului 12.31.1 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse):

unui funcționar - în valoare de 5.000 de ruble;
organizație sau antreprenor - în valoare de 30.000 de ruble.

În plus, organizațiile trebuie să respecte cerințele pentru completarea documentelor de călătorie pentru a confirma cheltuielile în scopuri de impozit pe profit (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 16 iunie 2011 N 03-03-06/1/354).

În acest sens, este important să se acorde atenție Ordinului comentat, prin care s-a aprobat Procedura de organizare și desfășurare a inspecției înainte de călătorie a stării tehnice a vehiculelor (denumită în continuare Procedura).

În special, s-a stabilit că controlul înainte de călătorie se efectuează înainte ca vehiculul să părăsească locul de parcare permanent. În cazul în care nu sunt identificate defecte, atunci inspectorul pune pe scrisoarea de parcurs un marcaj „a trecut de inspecția înainte de călătorie a stării tehnice” și o certifică cu semnătura sa indicând numele de familie, parafa, data și ora inspecției înainte de călătorie. Conducerea unui vehicul fără marcaj care să indice că a trecut controlul înainte de călătorie și nu este permisă semnătura inspectorului (clauzele 3, 8, 10 din Procedură).

În plus, o organizație sau un antreprenor individual trebuie să înregistreze rezultatele controlului înainte de călătorie într-un jurnal special, ale cărui detalii obligatorii sunt enumerate în clauza 11 din Procedură. Detalii suplimentare pot fi incluse în jurnal pentru a reflecta caracteristicile tipuri specifice transport

Jurnal de bord pentru înregistrarea rezultatelor controlului înainte de călătorie

Jurnalul de bord pentru înregistrarea rezultatelor controlului înainte de călătorie trebuie să conțină următoarele detalii:
1) denumirea mărcii și modelului vehiculului;
2) plăcuța de înmatriculare de stat a vehiculului;
3) numele, prenumele, patronimul (dacă există) al conducătorului auto;
4) numele, prenumele, patronimul (dacă există) al inspectorului care a efectuat controlul înainte de călătorie;
5) data, ora controlului înainte de călătorie;
6) citiri ale contorului de parcurs (kilometri întregi) în timpul controlului înainte de călătorie;
7) marcaj la trecerea controlului înainte de călătorie;
8) semnătura conducătorului autovehiculului;
9) semnătura controlorului care a efectuat controlul înainte de călătorie.

Articolul a fost elaborat, printre altele, folosind materiale de pe site-ul „HR Blog”

De multe ori devin obiecte de inspecție nu numai de către autoritățile fiscale, ci și de către auditorii interni și auditorii. Într-adevăr, pe baza acestora, contabilul anulează cheltuielile pentru călătoria angajaților companiei, pentru combustibil, reparații și piese de schimb și acumulează salariileșofer și plăți compensatorii în cazul în care angajatul își folosește mașina în timpul lucrului.

Când pregătiți aceste documente, trebuie să vă amintiți că pentru mașini și camioane furnizate forme diferite borderouri. Acestea au fost aprobate de Ministerul Transporturilor al Rusiei în ordinul relevant. În 2017, ordinul a suferit modificări ulterioare, care au avut ca rezultat introducerea de noi detalii în formularul în cauză.

Este de remarcat faptul că companiile pot, dar nu sunt obligate, să utilizeze forme de documente aprobate. Despre ar trebui spusîntr-o organizație aprobată. Legislația permite companiilor să-și dezvolte propriile forme.

Singura condiție pentru aceasta este disponibilitatea informațiilor obligatorii, și anume:

numele documentului;
număr de serie;
informatii despre perioada pentru care a fost emisa scrisoarea de parcurs;
informații despre proprietarul mașinii;
datele vehiculului, de ex. tipul și modelul acestuia, numărul de stat;
informații despre kilometrajul la începutul și la sfârșitul zilei de lucru;
data și ora la care mașina a părăsit parcarea și la care s-a întors;
semnătura personală și transcrierea acesteia a angajatului care controlează kilometrajul și timpul de funcționare al vehiculului;
informații despre șofer;
o notă a medicului la examenul șoferului;
o notă în care se menționează că vehiculul a fost supus inspecției tehnice înainte de a începe lucrul, indicând data și ora acestei inspecții;
semnătura personală și transcrierea acesteia a angajatului care eliberează mașina pentru plecare.

Noi detalii obligatorii

Faptul că un mecanic trebuie să monitorizeze starea tehnică a mașinii înainte de fiecare călătorie a fost indicat de Ministerul Transporturilor din Rusia încă din 2014. Cu toate acestea, detaliile necesare nu erau pe scrisoarea de parcurs, care a permis organizațiilor să ignore această cerință cu impunitate. Acum această cerință a devenit una dintre cele obligatorii.

Din 2018, este necesar să se furnizeze informații exacte despre proprietarul vehiculului. Persoanele juridice indică acum OGRN, antreprenori individuali - OGRIP. Sigiliul și ștampila din antet nu mai sunt detalii necesare.

Formularele unificate au fost deja dezvoltate și aprobate. Companiile care nu le folosesc trebuie să își actualizeze documentele pentru a asigura conformitatea cu noile cerințe.

Există dispute constante cu privire la care companii trebuie să respecte cerințele Ministerului Transporturilor - companii de transport sau toate organizațiile care dețin mașini. Opinia ministerului este clară. Cererile lui se extind pentru absolut totul persoane juridice și întreprinzători individuali, chiar dacă mașina este folosită de conducere doar pentru nevoi de management.

Dacă o companie nu respectă această cerință, se confruntă cu o amendă administrativă în cuantum 30.000 de ruble., precum și costurile cu combustibilul pot fi excluse din baza de impozitare la calcularea impozitului pe venit.

Angajatul căruia i se încredințează monitorizarea stării tehnice a autovehiculului înainte de a începe lucrul acestuia trebuie să aibă certificarea corespunzătoare. De regulă, el este mecanic sau șofer. Dacă compania nu are o astfel de poziție, atunci puteți pune marcajul necesar în centrul de service, cu care va trebui să încheiați un acord pentru deservirea flotei existente.

De exemplu, un antreprenor individual poate urma o pregătire specială dacă activitățile sale sunt legate de transport.

Dacă a fost descoperită o avarie în timpul inspecției înainte de călătorie, atunci nu este nevoie să puneți un semn pe scrisoarea de transport și mașina nu are voie să plece.

Conform regulilor actuale, pentru fiecare plecare trebuie emisă o scrisoare de parcurs vehicul, chiar daca este un stivuitor si functioneaza in cadrul depozitului. Denumirea formularului trebuie să conțină tipul de vehicul. Aceasta înseamnă o mașină sau un camion.

În plus față de forma foii de parcurs utilizată, politica contabilă trebuie să indice Cum sunt alocate numerele formularelor?. Acest lucru se datorează faptului că legea impune ținerea evidenței emiterii bonurilor într-unul de specialitate, unde trebuie respectată numerotarea continuă pe tot parcursul anului. Cu toate acestea, în cazul în care compania are mai multe tipuri de vehicule, este permisă numerotarea foilor pentru autoturisme separat de camioane.

Perioada pentru care se eliberează formularul în cauză este depinde de activitatea companiei. Daca este o firma de transport, atunci o emite pe o perioadă de o zi lucrătoare. Excepție fac călătoriile de afaceri. În acest caz, scrisoarea de transport este valabilă pentru întreaga perioadă a călătoriei de afaceri.

Nu există restricții stricte pentru toate celelalte companii. De asemenea, pot emite un document în fiecare zi sau îl pot emite pentru o lună. În plus, o lună calendaristică este maxim perioada pentru care este emis.

Un mecanic sau șofer cu autoritate corespunzătoare trebuie să certifice data și ora plecării și întoarcerii, kilometrajul la începutul și sfârșitul zilei de lucru cu semnătura sa. Semnătura trebuie să aibă o transcriere scrisă sau o ștampilă cu aceste informații.

Dacă mai mulți angajați pot călători într-o mașină, atunci se emite o scrisoare de parcurs fiecărui șofer. Într-o astfel de situație, data, ora plecării și citirile aparatului care ia în considerare kilometrajul sunt înscrise în scrisoarea de transport a șoferului care părăsește primul garaj, iar data și ora sosirii și kilometrajul la sfârșitul cursului. ziua lucrătoare sunt înscrise în scrisoarea de transport a conducătorului auto care a returnat autoturismul la locul de parcare permanent.

Angajații cărora li se eliberează certificate de călătorie, trebuie examinat de un medicînainte de a începe munca și după aceasta. Acesta trebuie să pună ștampila corespunzătoare pe document și să îl certifice cu semnătura sa.

Această cerință este adesea încălcată în practică, deoarece Nu orice companie își poate permite să aibă un lucrător medical în personalul său. Cu toate acestea, absența acestui semn este o încălcare gravă. Pentru a o evita, managerul trebuie să încheie un acord de îngrijire medicală cu o organizație specializată.

Partea tabelară a foii de parcurs este destinată introducerii de informații despre traseul angajatului. Acestea includ informații despre destinație, ora sosirii și plecării de acolo. Mai mult, pare oportun să se ceară asta persoanele responsabile au certificat aceste date.

De exemplu, mașina unei companii comerciale a fost trimisă cu un lot pentru a o livra magazinelor de vânzare cu amănuntul. În acest caz, directorii magazinului trebuie să semneze scrisoarea de parcurs când mașina ajunge la ei. Această măsură este o funcție suplimentară de control care vă permite să verificați kilometrajul, timpul de funcționare și, de asemenea, confirmă natura de producție a costurilor luate în considerare în acest document.

Foaia de transport indică, de asemenea informații despre fluxul de combustibil. Pe baza ei se produce. Aceasta zona contabilitate a făcut întotdeauna obiectul unei atenții deosebite din partea diverșilor inspectori. Și destul de des, autoritățile fiscale au confiscat foile de parcurs, sau mai degrabă costurile cu combustibilul, din calculul impozitului pe venit din cauza incorectei lor, ceea ce a dus la penalități și dobânzi.

După cum sa menționat mai sus, înregistrarea foilor de parcurs emise trebuie efectuată în revistă de specialitate. De obicei, acest jurnal este alcătuit pentru anul calendaristic, deoarece... Odată cu noul an, numerotarea începe din nou. Trebuie păstrat, ca toate documentele, inclusiv foile de parcurs, timp de 5 ani.

ÎN anul acesta Prevederile legislatiei federale care permit entitati legale cu forma organizatorică și juridică a SRL și SA nu folosiți deloc sigiliul. Dacă conducerea unor astfel de companii ia o decizie corespunzătoare, aceasta trebuie consemnată în statutul acestora.

Astfel, dacă statutul organizaţiei prevede că compania nu folosește tipărirea, atunci nu este plasat pe niciun document al unei astfel de organizații. Dacă compania decide să folosească tipărirea, atunci trebuie plasat numai pe acele documente pe care legea prevede această obligație.

În consecință, Ministerul Transporturilor al Rusiei, după ce a adoptat modificări la Ordinul nr. 152 la începutul anului, a eliminat pur și simplu discrepanțe existente între prevederile sale și normele de mai sus. În special, ajustările au afectat clauza 12 din Ordin, din care a fost exclusă referirea la ștampila și sigiliul organizației care deține mașina. Se crede că datele indicate în formularul de document de călătorie despre companie sunt ajunge pentru a identifica proprietarul.

Legile reglementează doar cantitatea minimă de informații care trebuie furnizate în formularul în cauză. Prin urmare, compania poate decide să-și pună ștampila pe scrisoarea de parcurs. Nu va fi o greșeală. Numai această decizie trebuie înregistrate în politica dumneavoastră contabilă. Și trebuie să ne amintim că inspectorii fiscali nu au dreptul de a exclude din baza de impozitare cheltuielile pentru astfel de documente de călătorie.

Formular nou 2018

Ajustările care au fost făcute la Ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia, a cerut modificări ale formei aprobate a foii de parcurs. Companiile și antreprenorii individuali trebuie să actualizeze formularele pentru a se asigura că conțin toate informațiile necesare.

Astfel, este necesar să se asigure un loc pentru completarea informațiilor despre starea tehnică a mașinii înainte și după lucru, proprietarul vehiculului, OGRN și OGRIP. În acest caz, se pune un semn care indică data și ora, precum și semnătura angajatului responsabil și foaia matricolă a acesteia.

Din punct de vedere al clarității și al verificării corectitudinii, pare logic să introduceți date despre starea tehnică a mașinii în formă tabelară. Un exemplu de astfel de tabel este prezentat mai jos.

Conturi de transport oficiali Companiile îl pot completa folosind un computer sau îl pot completa manual. Legislație permite ambele varianteînregistrare Cerința principală este disponibilitatea tuturor datelor care sunt enumerate în Procedura de emitere a foilor de parcurs. În 2018, foile de parcurs sunt emise pentru o zi sau o perioadă de cel mult o lună.

Dacă angajații unei companii își folosesc mașinile în scopuri comerciale, se recomandă companiei să emită foi de parcurs, altfel inspectorii fiscali la următorul audit pot considera că societatea nu a acumulat contribuții de pensie și asigurări sociale pentru compensarea utilizării vehiculului personal al angajatului.

Ca urmare, ea se confruntă nu numai cu acumularea suplimentară a plăților specificate, ci și penalități etc. In astfel de situatie poziţia inspectorilor este clară: absența unei scrisori de parcurs indică faptul că mașina nu a fost folosită pentru a desfășura principalele activități ale companiei, iar angajatul a primit salarii, care, la rândul lor, ar trebui să facă obiectul contribuțiilor la fonduri extrabugetare. Într-o astfel de situație, compania rămâne mergi doar in instanta.

Analiza practicii arbitrajului arată că corectitudinea foii de transport este o garanție pentru ca societatea să își apere poziția. Dar neglijența la înregistrare va duce cel mai probabil la satisfacerea cerințelor inspectoratului fiscal sau ale inspectorilor din fonduri extrabugetare, deoarece o scrisoare de parcurs executată incorect este considerată defectuoasă, ceea ce înseamnă că nu poate confirma natura de producție a călătoriei.

Un astfel de document este retras din contabilitate, iar costurile pentru acesta sunt restabilite din baza de impozitare, ceea ce duce în cele din urmă la evaluarea suplimentară a impozitului pe venit și, în unele cazuri, la refuzul unei deduceri pentru taxa pe valoarea adăugată.

O scrisoare de parcurs poate fi considerată defectuoasă chiar dacă conținea toate detaliile necesare, dar, de exemplu, nu indica traseul. Într-o astfel de situație, pozițiile judecătorilor din toate instanțele sunt de acord că, folosind o astfel de scrisoare de parcurs, este imposibil să se confirme corectitudinea ștergerii combustibilului, prin urmare, astfel de costuri nu pot fi incluse în calculul impozitului pe venit.

Instrucțiunile pentru completarea unei scrisori de parcurs în 1C Accounting sunt prezentate mai jos.

La 13 februarie 2017, Ministerul Justiției al Federației Ruse a înregistrat Ordinul Ministerului Transporturilor al Federației Ruse nr. 17 „Cu privire la introducerea modificărilor la detaliile obligatorii și procedura de completare a foilor de parcurs aprobate prin Ordinul Ministerului Transportul Federației Ruse din 18 septembrie 2008 Nr. 152” din 18 ianuarie 2017. Potrivit noului ordin, se fac modificări în procedura de eliberare a foilor de parcurs pentru vehicule. Noul ordin intră în vigoare pe 26 februarie 2017.

Iată textul ordinului Ministerului Transporturilor al Federației Ruse nr. 17 din 18 ianuarie 2017:

Introduceți următoarele modificări la detaliile obligatorii și procedura de completare a foilor de parcurs, aprobate prin ordin al Ministerului Transporturilor al Federației Ruse din 18 septembrie 2008 nr. 152:

1. La paragraful 12, se aplică cuvintele „În titlul foii de parcurs, un sigiliu sau o ștampilă a unei persoane juridice, întreprinzător individual care deține vehiculele relevante pe baza dreptului de proprietate sau a altui temei juridic.” exclude.

2. Adăugați clauza 16.1 cu următorul conținut:

„16.1 Data și ora controlului înainte de călătorie a stării tehnice a unui vehicul se aplică de către inspectorul de stare tehnică a autovehiculelor sau de către inspectorul de stare tehnică a transportului electric terestre care a efectuat controlul corespunzător și este certificată printr-o semnătură care indică numele de familie și parafa.”

Iată regulile pentru completarea unei foi de parcurs bazate pe vechiul ordin al Ministerului Transporturilor al Federației Ruse, care a fost adoptat la 18 septembrie 2008:

Reguli pentru completarea foilor de parcurs:

9. Se emite o scrisoare de parcurs pentru fiecare vehicul utilizat de o persoană juridică, antreprenor individual pentru transportul de mărfuri, pasageri și bagaje pe rutier și transport electric terestre urban în comunicații urbane, suburbane și interurbane.

10. Foaia de parcurs se emite pentru o zi sau o perioadă care nu depășește o lună.

11. Dacă în perioada de valabilitate a foii de parcurs vehiculul este utilizat în ture de mai mulți conducători auto, atunci este permisă eliberarea mai multor foi de parcurs pentru un vehicul separat pentru fiecare șofer.

12. Denumirea foii de parcurs indică tipul de vehicul pentru care se eliberează scrisoarea de parcurs ( foaia de parcurs autoturism, foaia de transport tramvai etc.). Numărul foii de parcurs este indicat în secțiunea antet în ordine cronologică în conformitate cu sistemul de numerotare adoptat de proprietarul vehiculului. În partea de titlu a foii de parcurs, este aplicată un sigiliu sau o ștampilă a unei persoane juridice, întreprinzător individual, care deține vehiculele relevante pe baza dreptului de proprietate sau a altui temei juridic.

13. Datele, orele și citirile contorului de parcare la care un vehicul iese dintr-o parcare permanentă și intră într-o parcare permanentă se înscriu de către persoanele autorizate desemnate prin decizia conducătorului întreprinderii sau a întreprinzătorului individual, și certificate prin ștampilele sau semnăturile acestora care indică parafa. și prenumele, cu excepția cazurilor în care un antreprenor individual combină atribuțiile unui șofer.

14. Datele, orele și citirile contorului de parcare la care un vehicul părăsește o parcare permanentă și intră în parcarea specificată sunt introduse de către întreprinzătorul individual dacă întreprinzătorul specificat combină atribuțiile unui șofer.

15. În cazul emiterii mai multor borderouri pentru un vehicul separat pentru fiecare conducător auto, data, ora și citirile contorului de parcare la care vehiculul părăsește parcarea permanentă se trec în scrisoarea de parcare a conducătorului auto care părăsește primul loc de parcare permanentă. , precum și data, ora și citirile contorului de parcare atunci când un vehicul intră într-o parcare permanentă - în scrisoarea de parcare a șoferului care este ultimul care a intrat în parcare permanentă.

16. Datele și orele examinării medicale înainte de călătorie și după călătorie a conducătorului auto sunt indicate de către lucrătorul medical care a efectuat examinarea relevantă și certificate cu ștampila și semnătura acestuia care indică numele, prenumele și patronimul.

16.1 Data și ora controlului înainte de călătorie a stării tehnice a vehiculului se aplică de către inspectorul de stare tehnică a autovehiculelor sau de către inspectorul de stare tehnică a transportului electric terestre care a efectuat controlul corespunzător și este atestat. printr-o semnătură care indică numele de familie și parafa

17. Proprietarii (deținătorii) de vehicule sunt obligați să înregistreze foile de parcurs emise în jurnalul de înregistrare a foilor de parcurs.

18. Foile de parcurs emise trebuie păstrate cel puțin cinci ani.

Am evidențiat în roșu paragraful 12 din regulile de completare a foilor de parcurs, care își vor înceta valabilitatea la 26 februarie 2017, după intrarea în vigoare a noului ordin al Ministerului Transporturilor nr.17 din 18 ianuarie 2017. Adică, conform noii legislații, persoanele juridice și antreprenorii individuali nu vor trebui să-și pună sigiliul sau ștampila în partea de sus a foii de parcurs.

De la 1 martie 2017, documentele de călătorie se vor modifica. Vor adăuga detalii noi și vor anula imprimarea. Dacă faceți foi de călătorie după propria formă, schimbați-o. Puteți descărca formularul și modelul de formular de la noi.

Ministerul Transporturilor pregătește proiecte de modificări la foile de parcurs. Acestea vor conține un nou detaliu obligatoriu - informații despre controlul înainte de călătorie al stării tehnice a mașinii. Și sigiliul va fi anulat. Companiile își dezvoltă propriul formular de scrisoare de parcurs. Dar organele fiscale cer ca toate datele obligatorii aprobate de Ministerul Transporturilor să fie incluse în el (ordinul nr. 152 din 18 septembrie 2008). Prin urmare, companiile vor trebui să își schimbe forma prin adăugarea de noi detalii.

Cât de des să emit documente de transport

Frecvența cu care sunt întocmite foile de parcurs depinde dacă organizația este sau nu o întreprindere de transport auto.

Firmele de transport auto eliberează zilnic borderouri: astfel de documente sunt valabile o zi (tur). Pentru perioade mai lungi, borderourile sunt emise doar pentru călătorii de afaceri. Apoi șoferul notează independent un traseu detaliat indicând datele relevante. Aceasta rezultă din secțiunea 2 din Directive, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78.

Organizațiile care nu sunt clasificate ca transport auto eliberează borderouri la o frecvență care le permite să justifice costurile cu combustibilul și lubrifianții. Dar cel puțin o dată pe lună (clauza 10 din ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 nr. 152, scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30 noiembrie 2012 nr. 03-03-07/51 ).

Ce formular ar trebui să folosesc pentru a pregăti foile de parcurs?

În cazul în care compania nu este o companie de transport auto, emite borderouri:

conform unei forme unificate;
conform unei forme dezvoltate independent.

Completează documentele de parcurs, indiferent dacă organizația deține vehiculul sau îl închiriază.

Mostre unificate de borderouri au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Cu toate acestea, acestea nu sunt obligatorii pentru utilizare.

Dacă exemplele de borderouri unificate nu sunt potrivite dintr-un anumit motiv (de exemplu, unele detalii nu sunt utilizate sau nu există indicatori necesari), puteți dezvolta în mod independent forme de borderouri. Înregistrați utilizarea foilor de parcurs în politica contabilă (clauza 4 din PBU 1/2008).

În plus, un astfel de formular trebuie să îndeplinească alte cerințe legale pentru documentele primare (Partea 2 a articolului 9 Lege federala din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ).

La părăsirea mașinii și după întoarcerea acestuia în garaj, scrisoarea de parcurs trebuie verificată (citirile contorului de parcurs, consumul de combustibil etc.) și certificată de mecanicul sau angajatul responsabil cu exploatarea vehiculului cu semnătura acestuia (indicând numele complet) sau ștampila corespunzătoare.

Datele și orele examinării medicale înainte și după călătorie ale șoferului sunt stabilite de medicul care a efectuat examinarea. Aceste date trebuie, de asemenea, certificate prin semnătura sa (indicând numele complet) sau o ștampilă corespunzătoare. În plus, pe baza rezultatelor examinării înainte de călătorie, lucrătorul medical trebuie să facă o mențiune în scrisoarea de parcurs: „A trecut un examen medical înainte de călătorie și este autorizat să îndeplinească sarcinile de serviciu”. Și conform rezultatelor examinării post-călătorie, intrarea: „A trecut un examen medical post-călătorie”. Astfel de note trebuie făcute indiferent dacă mașina este deținută sau închiriată (inclusiv de la un angajat). În cazul în care foile de parcurs nu conțin evidența șoferului supus unui control medical sau dacă marca este făcută de altcineva decât un medic calificat, compania va fi amendată.

Foile de parcurs emise trebuie păstrate timp de cinci ani (clauza 18 a secțiunii III a ordinului Ministerului Transporturilor din Rusia din 18 septembrie 2008 nr. 152).

Cum se completează formularele de călătorie

Uitați-vă la un exemplu de document de parcurs (formular simplificat) pe care compania l-a dezvoltat:

În tabel am arătat ce informații să indicați pe borderourile:

Formular de scrisoare de transport

Procedura de umplere

Foaia de transport auto (formularul nr. 3)	Caracteristicile de completare sunt explicate în scrisoarea lui Rosstat din 3 februarie 2005 nr. IU-09-22/257
(formularul nr. 4-c) (salariul șoferului se calculează la bucată)	Înainte de a emite scrisoarea de transport către șofer, dispecerul (angajat autorizat) completează scrisoarea de parcurs. După emitere - angajați ai organizației care deține vehiculul și reprezentanții clientului Foaia de parcurs se eliberează șoferului cu condiția depunerii foii de parcurs anterioare Cupoanele tear-off sunt completate de client. Pe baza cupoanelor de ruptură, organizația emite facturi pentru plata serviciilor de transport (la factură trebuie atașat un cupon de ruptură) Atunci când transportați mărfuri și materiale, este necesar să introduceți numerele de facturi în scrisoarea de parcurs folosind formularul nr. 4-p și, de asemenea, să atașați o copie a facturii la scrisoarea de parcurs. Conturile de transport trebuie păstrate împreună cu documentele de transport. Formularul nr. 4-p este conceput pentru a onora două comenzi într-o zi lucrătoare (schimb)
Foaia de transport pentru camion (formularul nr. 4-p) (salariul șoferului se calculează conform unui tarif pe timp)
Camion pentru un vehicul special (de exemplu, o macara, un beton, un camion de ciment etc.) (formular nr. 3 special)	Eliberat șoferului împotriva semnăturii la livrarea foii anterioare. Cupoanele de rupere pentru scrisoarea de transport sunt completate de organizația care deține mașina. Acestea servesc drept bază pentru prezentarea unei facturi către client
Fișă de transport taxi pasager (formular nr. 4)	Conține citiri ale taximetrului. În fiecare zi înainte de începerea zilei de lucru, șoferul primește o scrisoare de parcurs, iar la sfârșitul schimbului o returnează în camera de control
Document de transport autobuz (formular nr. 6)	Folosit pentru a ține cont de funcționarea autobuzelor pe rutele urbane și suburbane
Camin pentru un autobuz nepublic (formular nr. 6 (special))	Emis numai pentru a îndeplini o comandă de la o singură organizație. Secțiunea „Rezultatele exploatării autobuzului” este completată la procesarea foilor de transport de către persoanele responsabile cu această lucrare Eliberat șoferului la depunerea scrisorii de parcurs anterioare
Foaia de transport pentru vehicule de construcții (formular ESM-2)	Este folosit în organizațiile specializate pentru a contabiliza munca unei mașini de construcții pe un autovehicul la un tarif orar și este, de asemenea, baza pentru obținerea datelor inițiale la calcularea salariilor pentru personalul de serviciu

Am nevoie de o scrisoare de parcurs dacă un angajat folosește o mașină personală în scopuri comerciale?

Dacă un angajat își folosește mașina pentru călătorii de afaceri, i se plătește o compensație pentru aceasta. În acest caz, aveți nevoie și de o scrisoare de parcurs.

De regula generala o scrisoare de transport auto este document primar privind contabilizarea exploatării vehiculelor și baza de calcul a salariilor pentru șofer (secțiunea 2 din instrucțiunile Comitetului de stat de statistică al Rusiei nr. 78).

Baza plății compensației pentru utilizarea mașinii personale a unui angajat este un ordin de la manager, care stipulează valoarea unei astfel de compensații (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 5 decembrie 2012 nr. 03-03-06/). 1/629). Pentru a primi bani, angajatul trebuie să depună o copie la departamentul de contabilitate pașaport tehnic masina personala.

În același timp, reprezentanții agențiilor de reglementare consideră că sunt necesare foi de parcurs pentru a confirma utilizarea unei mașini personale pentru călătorii de afaceri și pentru a justifica cheltuielile. O astfel de confirmare este necesară pentru ca organizația să poată.