車の修理例のサービスメモ。 メモを作成します

SZ は従業員によって、直属の上司の名前または別の部門の責任者の名前で作成されます。 短時間で次のことが可能になります。

問題についてマネージャーに通知する 現在の瞬間問題

それを排除するための提案を作成するか、他の従業員と行動計画に同意します。

マネージャーに決定を下させたり、命令を出したりするように誘導する

これは、作業プロセスで問題を発見した専門家が、状況を放置せず、対処を講じるよう上司に通知したことの証拠でもあります。 運用ソリューション。 つまり、彼は怠惰ではなかったのです。

メモの種類

サービスレターの主な種類を見てみましょう。

情報のリクエストについて。

従業員が職務遂行上行った違反行為について。

従業員のボーナスについて。

さらに、SZ は、組織内の部門、部門、部門間の文書パッケージの転送に同行することができます (サードパーティ組織の場合は、カバーレターを準備する必要があります)。 欠勤理由の説明を求める従業員に送信することもできます。

SZ には、仕事上の問題に関連する質問が含まれる場合があります。

コンパイルルール

コンパイル時に従う必要がある主なルールは簡潔さです。 文書には、問題の本質とその解決方法が明確に記載されている必要があります。 原則として、SZ のテキストは 6 ～ 7 行を超えてはなりません。 SZ には統一された形式がありません。 コンパイルにはフリーフォームが使用されます メモサンプル

それにもかかわらず、作成するときは、GOST R 6.30-2003 の要件を考慮する必要があります。 GOST に従ってメモを作成するには、そのサンプルを上に示しますが、次の詳細が必要です。

用紙には「ヘッダー」が含まれている必要があります。 宛先が誰であるかを示します (与格の場合は従業員の役職とフルネーム)。

作成日と文書番号を入力します。

テキストのタイトルは SZ の主題を示します。

メモが作成されている現在の状況の説明：「私はあなたの注意を喚起します...」、その場合、メモのテキストには特定の要求が含まれている必要があります。

以下は、編纂者の位置と正式名、署名と転写です。

完成した文書は、受信通信として企業秘書に登録される必要があります。 この後、ディレクターは必ず SZ を受け取り、個人的に SZ に慣れることになります。

電子形式の SZ

多くの企業が電子文書管理を導入していることは注目に値します。 したがって、SZ は電子的に発行することができます。 この場合、企業の社内電子メールに送信されます。 秘書は、手紙をさらに分類して受信者に転送する責任があります。

SZ を転送するこの方法は、紙と従業員の時間を節約します。 この場合、文書は紙と同じ方法で作成されます。 送信者の電子署名を付けることをお勧めします。 送信した文書が管理者に読まれたことを確認するため、送信時に送信フォームの「メール開封確認」にチェックを入れてリクエストしてください。

サンプルドキュメント

仕事上の問題を解決する際、重要な情報をマネージャーに伝える必要があることがよくあります。 状況によっては、状況の説明と間違いに対する警告を書面で提出する必要がある場合があります。

この場合、事実を正確に伝えるだけでなく、文書を正確に作成する必要があります。 SZ の作成は、特に経験がない場合に困難を引き起こすことがよくあります。 しかし、目の前にメモの例があれば、これを行うのは難しくありません。 そのため、サンプルをご用意しましたので、ご確認いただいた上で正しく文書を作成していただけます。 SZ の作成が必要となる最も一般的なケースを見てみましょう。

SZ ボーナスについて従業員に報酬を与える命令を出す根拠となります。 この文書は、従業員の直属の上司が組織の責任者に宛てて作成します。 これは、労働者のメリット、インセンティブの要求、従業員と編集者のデータを示します。 SZ を検討して肯定的な決定を下した後、ディレクターはボーナスに関する命令を出します。 ディレクターへのメモの書き方サンプル：

勤務中に従業員が職務を完全に遂行できない状況が発生した場合に使用されます。 説明的な。 理由を示しています。 メモの書き方サンプル：

SZ は、従業員が割り当てのリクエストについてマネージャーに連絡する必要がある場合に使用されます。 現金仕事のニーズに合わせて。 この場合、文書には材料の購入に必要な生産の事実が記載されます。 メモの正しい書き方のサンプル:

貯蔵寿命

2010 年 8 月 25 日付ロシア文化省令第 558 号により承認された、国家機関、地方自治体および組織の活動の過程で作成された保存期間を示す標準管理アーカイブ文書のリストによると、SZ は次のことを義務付けています。企業のアーカイブに少なくとも 5 年間保管する必要があります。 必要に応じて、組織の責任者は保管期間を延長する権利を有します。 電子形式で発行された SZ の保管期間は、会社の規約によって決定される場合があります。

社内メモは、従業員間のコミュニケーションが公式の書面で行われる内部文書です。 その内容は要約すると、指示、いくつかのタスクの完了など、つまり仕事の問題です。 メモを書くことは難しいことではなく、非常に厳密なルールによって規制されていないという事実にもかかわらず、それにもかかわらず、それらを知っておく必要があります。 この記事では、このドキュメントを編集する手順、種類などを検討します。

特性

メモの性質は情報提供と参照です。つまり、メモには特定の通知、メッセージ、指示などが含まれます。メモの中で提起された問題は、メモが送信される特定の従業員に関連しています。 言い換えれば、メモは企業内のコミュニケーション ツールキットです。

注: メモの必須の性質は確立されていません。 これは追加の文書ですが、これに基づいて命令や指示を作成することもできます。

練習する

メモは頻繁に使用される文書とみなされますが、同時に、公式に機密管理された文書のリストには含まれていません。 これは広く使用されており、水平レベルでのコミュニケーションになります。つまり、ある部門の従業員が別の部門の従業員に要求や提案を伝えるために編集されます。

重要: サービス ノートを通じて通信が行われるコントロール オブジェクトのステータスは同等である必要があります。 それ以外の場合、その文書は公式メモではなく報告書とみなされます。

利用目的

仕事のメモはさまざまな場面で使えます。

以下にいくつかの例を示します。

• 従業員のボーナスのため。
• 従業員を出張させる。
• 機器の故障に関する物流部門へのメッセージ。
• 権限のない者（従業員ではない）を会社の建物に入れる必要があることについて、理由を示した他の部門の責任者からセキュリティ責任者への通知。
• 特定のニーズに対する物質的リソースの割り当てなどを求めて会計部門に送信されるメモの形式での要求。

メモ作成の個別ケース

メモは内部文書とみなされますが、その種類の 1 つは認証委員会に送信される文書です。 ただし、仕事上のコミュニケーションのみにメモを使用することが依然として一般的です。

メモの書き方は？

メモを書くときの基本的なルールは他のメモと同じです。 これには、A4 シートへの書き込み、誰から誰への指示、日付と署名付きの証明書が含まれます。 しかし、すべての要件を満たすメモを書くにはどうすればよいでしょうか?

• 中央（シートの左側の位置も許可されます）には、対応する文書の名前を書く必要があります。
• 日付の書き方には 2 つのオプションがあります。両方とも完全にアラビア数字で書く方法と、月を単語で示す方法です。
• タイトルでメインの見出しに追加できます 簡単な説明文書の内容。
• 送信者と受信者に関する情報は完全である必要があります。名前、姓、父称、役職のフルネーム、およびその役職が所属する部門 (部門) です。

メモをどのように書くかという質問に対する答えには、この文書の詳細や属性だけでなく、その内容がどのようなものであるべきかも含まれます。

問題の論文は、問題の本質をあまり辛口で辛口に表現する必要はない。 公用語- 自由なナレーションは許可されていますが、執筆の理由を明確に反映しています。

内容は通常 2 つの部分に分かれています。 これらの最初のものはプリアンブルと呼ばれます。 著者がメモを書き、特定の従業員に送信するきっかけとなった理由について簡単に説明しています。

2 番目の部分はメイン部分とみなされ、プリアンブルよりも大きくなります。 このテキストには、要求または提案そのものの記述が含まれます。 状況の分析、結論、結果を追加できます。

形状

メモの書き方を尋ねられたときに、従業員に特別な用紙を渡すだけの企業もあります。 ただし、これは必須の統一ではないことに注意してください。GOST は、承認されたモデルを持たずに、勧告規定 (フォント、サイズ、間隔に関する) のみを提供しています。 ただし、特定の会社にこれが存在する場合は、それに固執する方が良いでしょう。

オフィスとメモ

注の少し上に、公式メモとメモがどのように異なるかが記載されていました。 しかし、多くの人は依然としてこれらを混同する傾向があります。

最も一般的な間違いは次のとおりです。

• 従業員から上司への従業員に関するメモ（実際にはメモ）。
• 昇給について。
• 昇進について。

最後の 2 つは、水平レベルではなく垂直レベルでの循環を暗示しており、メモの定義を否定します。

重要: メモをレポートと説明メモに分割することはアプリオリに正しくありません。

登録

すべての公式メモはレジストリに登録されます。 それぞれの特定の企業で文書フローがどのように構成されているかに応じて、これは文書を編集した人が行うことも、文書を受け取った人が行うこともできます。 いずれにせよ、これはメモに一意の番号が割り当てられており、その番号をテキスト内で示す必要があるという事実になります。

サンプルメモ

「営業部 部長」 情報技術 V.A.クツク
サービスメモ
№ 19-43/102
2015年4月13日より
PCステータスのパフォーマンステストについて
2015 年 4 月 10 日から、営業部門の従業員 Maksimenko R.D. のパーソナル コンピューターに、この PC コマンドを発行せずに再起動する、電源のオン/オフの問題、画面のちらつきなどの誤動作が定期的に発生しています。 上記の内容を踏まえ、貴部門の専門家が問題の原因を検出し、問題を解決するために必要な診断を実行するようお願いいたします。 私は、テストの結果を、機械の修理または交換などのさらなる措置の概要とともに書面で文書化することを提案します。

PC が修理できないことが判明したとします。 この場合、設備を償却するためのメモを発行します。

設備廃止に関する注意事項の例

「営業部、材料技術部部長 M.A. Oleynik」
サービスメモ
№ 21-45/104
2015年4月16日より
動作しない PC の消去について
2015年4月10日から、営業部社員R.D.マクシメンコ氏のパソコンに定期的な不具合が発生しました。 その結果、IT 部門の専門家が実施した診断では、PC を今後使用すべきではないことがわかりました。 つきましては、上記の設備につきましては、動作不能のため処分させていただきます。

L.A.クドリャフツェフ部門長」

それに加えて、廃止された機器を交換するための別のメモが必要になります。

機器交換時の注意点

「営業部、材料技術部部長 M.A. Oleynik」
サービスメモ
№ 22-46/104
2015年4月17日より
故障したパソコンの買い替えについて
同部門の専門家、R.D. マクシメンコのパーソナル コンピューターは、操作不能のため償却され、交換する必要があります (2015 年 4 月 15 日付けの文書 No. 20-44/103 による)。 廃止された機器のパラメータに一致する新しい機器を提供してください。 完了を書面でお知らせください。 このメモには、実行された診断とその結果に関する情報技術部門からのレポートが添付されています。

L.A.クドリャフツェフ部門長」

結論は

通常、メモを書くことは問題を引き起こしません。 この内部文書は、さまざまなレベルの管理者間のコミュニケーション手段として非常に一般的です。 条件付き障害は、メモと公式メモの間の「混同」によってのみ引き起こされます（記事では、メモと公式メモがどのように異なるかを示しています）。

一部の企業では、公式メモの作成は、入力および承認されたテンプレートに従ってのみ行われます（この場合、企業用の特別なフォームを用意しておく方が良いです）。他の企業では、それは無料以上です。

この文書を作成するときは、GOST に従ったフォントと間隔、メモの有効性を確認する日付と署名など、他の文書と同じルールに従う必要があります。

一般に、メモは非常に便利なツールであり、習得するのは難しくなく、正しく使用すると、組織チームの調整された明確な作業が観察されます。 これは、部門間の緊密なつながりを維持するのに役立ち、また、部門を構成する構造を強化します。

メモの書き方は？

公式メモは、現地の法律行為の形で特定の決定を下そうとする管理者にとっての主な基礎となる特別な追加文書です。 事務および労働法の観点からは、公的メモは必須ではありませんが、企業の現地の規制によって確立することができます。 このタイプの文書は実際によく使用されますが、管理文書の全ロシア分類子には含まれていません。 そこで、正しいメモの書き方を見てみましょう。

メモの特徴

多くの場合、情報、物流、経済的支援に関する問題を解決するために内部メモが作成されます。 簡単に言えば、メモは複数の構造部門間の通信です。 ほとんどの場合、提案や要望が含まれています。 公式メモはメモとは異なり、部門間の水平レベルのコミュニケーションを維持するために作成されます。つまり、従業員に代わって作成され、従業員の名前に送信されます。 送信者の立場が受信者の立場と等しい場合にのみコンパイルされます。 メモがマネージャーによって作成される場合、ほとんどの場合、それは出張に関する決定に関するものです。

製品に何らかの欠陥があったことが判明した場合、顧客からの苦情が複数ある場合、組織の長は、従業員が不適合の理由を詳細に記載したメモを認証委員会に送付する権利を有します。 -彼の地位の要件の遵守。 メモに基づいて従業員の追加認定が行われます。 メモは、特定の従業員の試用期間を短縮するためにも使用されます。 このようなメモは以下に宛てて作成されます。 総監督。 メモの法的重要性について言えば、法廷で証拠となり得ることが挙げられます。

メモを書くときのルール

メモは普通のA4用紙に書かれています。 GOSTに従って配置された詳細を示すことが必須です。 これらの詳細は次のとおりです。

メモの書き方を知るには、そのような文書が見慣れたフォント、文字サイズ 14、行間 1.5 で作成されていることを考慮する必要があります。 文書名は大文字で表記します（OFFICE NOTE）。 碑文は、左側のフィールドの中央または境界近くに配置できます。 日付は厳密にアラビア数字で記述する必要があります (例: 01/02/2013)。 企業に登録システムがある場合は、登録番号もサービスノートに貼付されます。 メモの転送の結果、提起された問題に関する解決策が作成されます。

メモなどのこのタイプの文書には、問題の本質を伝える短いタイトルが付いている場合もあります。 文書作成規則により、その文言には「お」の文字を含める必要があります。 たとえば、「Kさんを出張に送ることについて」。 メモの本文は 2 つの部分に分かれています。 1 つの部分では、文書作成の基礎となった事実が書かれ、2 つ目の部分では、すべての結論と決定が記録されます。 メモに添付ファイルが含まれている場合、デザイン内でそれに関するメモが作成されます。 これでメモの書き方が分かりました。 そのサンプルとしては、以下で説明する空白の文書フォームがあります。

生産部門責任者 V.K. 公式メモ 01/17/13 No. ___ 部屋 No. ___ の新しい設備の生産能力の変更のため。 問題をさらに解決するために専門家を派遣してください。

メモの書き方サンプルです。

メタ

メモの書き方と正しいフォーマット。

2013 年 6 月 5 日 管理者

実際にメモとしてこのような文書を目にすることがあります。 メモを書き、正しくフォーマットするにはどうすればよいですか?

内部覚書は主要文書ではなく追加文書であり、これに基づいて雇用主または管理者が最終決定を下します。 このメモに基づいて、命令、指示、行為が発令されるか、当事者間で合意が作成されます。 メモは事務作業において必須の書類ではありません。 しかし、追加的に制定された地域の規範法としてこれを使用することは十分に可能です。 管理文書の分類には「公式メモ」というものは存在しません。 しかし実際には、このタイプの文書は広く使用されています。

メモはほとんどの場合、部門間の内部通信です。 通常、それには何らかの提案や要求が含まれます。 ほとんどの場合、メモには組織の組織的、後方支援、または経済的支援に関する情報が含まれており、有益な性質もあります。

サービスノートは、従業員または部門長によって、別の部門の責任者または特定の専門家に宛てて作成されます。 水平レベルでの制御オブジェクト間の通信を提供します。 メモは、同等の地位にある場合、ある部門長から別の部門長に、またはある従業員から別の従業員に書かれて送信されます。 ステータスが異なる場合、これはメモとみなされます。

従業員が出張する場合、出張する従業員の部門長は取締役宛にメモを書きます。 それに基づいて出張命令が発令される。

従業員がその職位に該当しない場合は、認証委員会にメモを書くことができます。 これは、従業員が常に欠陥を生み出したり、顧客が販売者に対して絶えず苦情を言ったりする場合です。 認証委員会は従業員の早期認証を決定できるようになります。

社内メモは、ライン管理者の経済的必要性がある場合、または協定を締結できる場合に作成されます。

実際には、メモはさまざまな目的に使用されます。 たとえば、部門長は、従業員の試用期間の短縮についてマネージャーに宛てたメモを書くことができます。

部門の業績指標に関する情報を含むディレクター宛てのメモに基づいて、従業員または部門全体にボーナスを与える命令が発行される場合があります。

オフィスメモは法廷で証拠として使用できます（事件番号 A72-6396/2010 における 2011 年 6 月 15 日付けのヴォルガ地域連邦独占禁止局の決議）。

メモの書き方は？ メモは通常 A4 用紙に作成されますが、必要なすべての詳細が含まれている必要があります。メモの日付と番号、構造単位の名前、本文のタイトルと本文自体、宛先の名前、および彼の立場を示すメモの作成者の署名。

GOCTy によると、以下を含むテキスト 背景情報、使用されているフォントは Times New Roman、フォント サイズ 14、行間 1.5 です。

文書のタイトルには「公式メモ」という見出しが含まれており、シートの中央または左側に表示されます。

日付はアラビア数字 (06/15/2013 など) または文字と数字で入力されます。 たとえば、2013 年 6 月 15 日

メモを登録するのは誰ですか? メモを発行した人、またはメモを受け取った人のいずれかによって登録されます。 それは組織内のドキュメント フロー組織システムによって異なります。

メモがレビューされるとき、そのメモは利害関係者の署名で承認され、マネージャーの決議がそのメモに重ねて表示されます。これは、メモの主題に関するマネージャーの書面による決定であり、メモの検討の最終段階です。

メモのタイトルによって、そのトピックが簡単にわかります。 また、タイトルは前置詞格で書きます。 たとえば、「ドミトリエフK.Nの方向に。 出張中です。」

メモの本文は 2 つの部分から構成されます。 最初の部分には、従業員がこの文書を作成するようになったきっかけに関する情報が含まれています。 2 番目の部分では、従業員が結論、提案、要求を述べます。 さらに、テキストにもう 1 つの部分、つまり現状の分析を追加することもできます。 したがって、メモには、メモを書いた理由、結果として得られた事実の分析、およびこの状況の変化についての結論が含まれる場合があります。

メモのサンプル（メモの例）：

Malinka LLC 取締役宛

コズロフ R.V.

営業部長から

クルグロヴォイ N.Zh.

サービスノート

02.06.2013 № _________

2013 年 5 月の当社製品の供給量の増加に基づく。 売上が2倍になり、営業部門も計画を上回ったので、部門全体の従業員にボーナスを支給してほしい。

販売実績指標が添付されています。

メモとは何ですか?なぜ必要ですか?

成人年齢の人のほとんどは、何らかの組織の従業員です。 人々は、声明やメモを通じて上司に要望や要望を伝えます。 書類を作成し、管理者に送信するまでの流れを説明します。

それは何ですか？

まず、メモとは何なのかを理解する必要があります。 これは、その機能と宛先に応じて、内部向けまたは外部向けの文書です。 このようなメモは、部下から目上の人に宛てられることが多く、一種のリクエスト、コメント、提案です。

メモの意味に応じて、報告、説明、解説、分析などのメモになります。

この文書は、ほとんどの場合、技術的またはビジネス上の問題を強調し、物議を醸す状況について説明し、または上司があなたに要求する説明を提供します。 メモとの主な違いは、問題の本質を特定するだけでなく、問題の本質を明らかにすることです。 詳しい説明、そして時には - 解決策。

サービスとレポート: 類似点と相違点

従業員の中には報告書とメモを混同する人もいますが、これには理由がないわけではありません。 類似点もありますが、相違点もあります。 これを理解しましょう。 したがって、両方のメモの意味は、作業におけるある種の誤動作について当局に通知することです。 ただし、メモには問題が報告されることがほとんどで、メモにはその問題を解決するための要求も含まれており、場合によっては特定の問題を解決する方法が示されます。

上司向けのメモを作成する

ほとんどの場合、そのような文書は経営陣に送信されます。 これは、メモが社内の問題を伝える文書であるためです。 メモの例はどこにも書かれておらず、サンプルテキストもないので、任意の形式でまとめられています。 最も重要なことは、問題の本質と提案される解決策を説明することです。 他に注意すべき点は、メモが組織に登録されていることです。 こうすることで、確実に当局に届けることができます。

ただし、状況は異なります。 機器の故障についてではなく、たとえば、会社の従業員が何か悪いことをしたことについてメモを書いていると想像してください。 状況はさまざまです。 メモが紛失してしまう可能性があります。 このような事態を防ぐために、自分自身に保険をかけることができます。 メモを 2 部作成します。 登録のためにそれを秘書に渡し、メモがこれこれの日付にこれこれの番号で登録され、検討のために受理されたことをコピーに書いてもらうように依頼します。 したがって、何らかの理由であなたの苦情が上司に届かなかったとしても、確認とその文面が得られます。

異なる部門間でのメモの交換

場合によっては、メモがコミュニケーションの手段として機能することもあります。 別々の部門同じ会社です。 他の部門向けにこのような文書を作成することは、管理者向けのメモと何ら変わりません。 唯一の違いは、部門自体を指定する必要があることと、住所も指定できることです。 この場合、メモは依然として内部文書です。

メモのヘッダーは、管理者に作成されるサンプル アプリケーションに従って作成する必要があります。 次に、特定の単元のすべての問題を説明するテキスト自体が書かれます。 問題の本質だけでなく、すべてのニュアンスも詳細に説明することをお勧めします。 解決方法を提案することもできます。

文書の詳細（日付と番号）を示す必要があります。 これは正式なものとなるために必要です。

他の組織へのメモ

ただし、場合によっては、それが外部ドキュメントとして機能することがあります。 別の組織のためにメモを書くケースはよくあります。 このようにして、企業は必要な情報を交換します。 この場合も、メモは請求または要求の証拠書類となります。

このような紙幣も、いかなる形式でも発行されます。 コピーを添付することもできます。 必要書類。 ほとんどの場合、そのようなメモは、ある会社の取締役の名前で別の会社のトップから発行されます。 相手方と交渉する場合には、メモを2部用意する必要があります。 スタンプ、署名、登録番号が記載された 2 枚目のコピーを自分で取り、問題が解決するまでこの文書を保管する必要があります。

別の組織に宛ててメモを書いた場合、同じ手紙が返信される可能性があります。 それは何の問題もありません。 おそらく、経営陣は問題や要求を完全には理解していないか、あるいは単に独自の開発オプションを提供することにしただけかもしれません。 さらなるアクション。 また、そのようなメモを登録し、アクションまたはリクエストへの応答で応答する必要があります。 したがって、社内メモを通じた組織間のコミュニケーションは、かなり長期間継続することができます。

文書は組織名と対象者のデータで始まり、その後にあなた自身のデータが示されます。 真ん中にService Noteという文字が書かれています。 次に、テキストは赤い線から始まります。 先ほども述べたように、自由形式で書かれています。 最後に日付が記載され、成績証明書に署名が入れられます。

メモのテキストが大きい場合は、いくつかの段落に分割されます。 最初のものには問題の説明が含まれています。 2 番目はリクエスト自体を記述します。 リクエストが集団的なものである場合、3 番目の段落で、リクエストを書いた部門と従業員の名前を示すことができます。 この場合、メモへの署名は部門長によって押されます。 別途、従業員全員の署名が記載されたシートを添付することもできます。

メモは他の声明と同様に A4 シートに書かれます。 署名は手書きであり、ファクシミリではありません。 シリアル番号と作成日を記載したメモを発行することをお勧めします。 コンピュータで印刷することもできますが、この場合でも署名は個人のものでなければなりません。

電子通信による文書の送信

組織に電子ドキュメント フローがあり、すべてのリクエストとメモをインターネットまたは内部ネットワーク経由で送信する必要がある場合がよくあります。 この場合、恐れる必要はありません、何も怖いものはありません。 ただし、この場合、リクエストを確認できるように、個人のデジタル署名を取得することをお勧めします。

または、紙にメモを書いて署名し、スキャンすることもできます。 電子版を必要なアドレスに送信し、応答を待ちます。

オファーは常に書面で提出する必要がありますか?

「企業の経営陣に口頭で連絡することは可能ですか?」という質問がよく起こります。 答えは非常に簡単です。いつでも口頭で申請できますが、それが何らかの結果をもたらすかどうかは不明です。 書面によるメッセージは、その内容や宛先に関係なく、常に公式文書となります。 しかし、口頭でのメッセージは単なる言葉であり、それに対して何の反応もありません。

したがって、経営陣に対するすべての提案、説明、説明は紙のみで作成することをお勧めします。 そうしないと、あなたのリクエストや提案に対する返答が得られない可能性があります。

正しいメモの書き方

仕事ではメモやメモを書くことが多いです。 何も複雑なことではないようです。 しかし、最近メモを書くように命じられたとき、メモを正しく書く方法を明確にすることにしました。 不思議ですが、メモではなくレポートを書かなければいけないことが分かりました。 レポートとサービスレポートの違いと、それらをどのように編集する必要があるかを見てみましょう。

公式文書は、法的効力を持つため、GOST R 6.30-2003「統一文書システム。組織および管理文書の統一システム。文書作成の要件」の要件に準拠する必要があるという点で、通常の記録とは異なります。 レポートやメモを作成するための要件は何ですか?

それらには次の項目が含まれている必要があります。

2) 受取人名（書類の送付先）

3) 文書の種類の名前 (「オフィスメモ」)

4) 本文のタイトル（例：「労働規律違反について」、「医療保険契約の取得について」）。 ただし、これはオプションの要素です

6) コンパイラの署名 - 右下隅 (署名の反対側の左下隅の位置を示します)

7) 編集日 (通常は左隅に、アラビア数字: 02/5/2013、または英数字形式: 2013 年 2 月 5 日のいずれかで書かれます)

8) ビザ – 利害関係者のビザには、承認者のイニシャルと姓、署名、日付などの発行者の署名の下に貼付される場合があります。

9) 登録番号 (作成場所または受領場所のいずれかに貼付されます。組織で採用されている登録システムによって異なります)。

GOCTy によると、文書のテキストは Times New Roman フォント、サイズ 14、間隔 1.5 でフォーマットされています。

文書のタイトルはページの中央にあり、大文字（OFFICIAL MEMO）または小文字（MEMO）で 2 行間隔で記載されます。

メモ - 上位の人（部門または組織の長）に宛てたもの。 この文書では、あなたが取り組んでいる問題の本質、つまり質問の主題、提案、議論、結論を詳細に記述する必要があります（経営陣に行動を起こし、特定の決定を下すよう促す必要があります）。 メモの目的が進捗状況の報告である場合もあり、その場合は定期的に書かれます。

覚書が組織の長宛ての場合は、1 枚の紙（A4 形式）に作成できます。 文書が上級当局に送信される場合（それはもはや内部文書ではなく、外部文書です）、組織のレターヘッドで作成する必要があります。

通常、メモのテキストは 2 つまたは 3 つの意味部分で構成されます。 最初の部分には文書の作成に至った事実が含まれており (この部分では述べています)、2 番目の部分では提示された状況を分析し、解決策を提示します (この部分では分析します - 文書内に常に存在するわけではありません)、3 番目の部分では結論と提案を示します (この部分は要約します）。

メモは、提起された問題が社内の権限内にあり、上級当局への照会を必要としない場合に使用されます。 メモは同じ職位の管理者と従業員の間で機能します。 この文書の助けを借りて、物流の問題、 情報サポートなど（パソコンが壊れた、紙がなくなった）。

文書の本文は、著者が述べている事実の記述から始まり、その後、要求が表明されたり、生産状況を解決する方法が提案されたりします。

したがって、メモとメモの違いは、その機能の側面にあります。メモは垂直方向（上級管理者または組織に対して）の移動のために作成され、公式メモは水平方向（ラインマネージャーに対して）に作成されます。

苦情や提案の書き方を見てみましょう。

1) リクエストの目的を決定します (なぜ助けが必要ですか?)

3) 主要な考えを特定し、重要な詳細を忘れることなく、できるだけ具体的かつ表現力豊かに定式化します。

メモの有効性は、あなたのアイデアの妥当性によって決まります。

公式メモとメモの長さは異なる場合があります。 数文の長さのものもあれば、数ページの長さのものもあります。 2 番目の場合、2 番目以降の各ページには、宛先の名前、ページ番号、日付を含む見出しが含まれている必要があります。 メモの件名がそのような見出しに含まれる場合があります。

文書のサンプル

一般部門 AHR部門長

A.I. ペトロフ

サービスノート

家の修繕工事を行うにあたって

367号室の玄関の鍵が壊れてしまったので修理をお願いします。

は。 イワノバ イワノバ

労働組合委員長 運輸局長宛

サービスノート

移動用の車両のご用意をお願い致します お年玉製菓工場から企業へ。 貨物の総量は50×20×40の箱100個、総重量1トンです。 車両は、2012 年 12 月 5 日の 9:00 に住所: st に到着する必要があります。 カルガノバ、67 歳。運転手は運送状を持っていなければなりません。

労働組合委員会委員長

I.R. セルゲイエフ

報告

フェニックス LLC の 2012 年の作業計画に従って、生産ワークショップは 6 ～ 8 ページの冊子を多数発行しています。 l.

このサイズの冊子を綴じる作業を行う場合、当科で販売しているタイプ「A」および「B」のステープラーは、出版物の厚さが許容基準 (印刷用紙 5 枚まで) を超えているため、適していません。 。 「C」接着機の使用は経済的に実現可能ではなく、時間もかかります。

6 ～ 8 枚のパンフレットを綴じます。 l. 「D」クラスのワイヤーミシンを使用して製作するのが最も便利です。 スタン社での費用は_______百万ルーブルです。 現在の運転モードでは、機械を運転した場合の経済効率により、1 年 7 か月以内に購入費用を賄うことができます (経済効率の計算書は添付されています)。

上記に関連して、「D」クラスのワイヤーミシンの購入資金を割り当ててください。

用途：3リットル用。 1コピーで。

制作責任者

ワークショップ L.P.Sviyat スヴィヤット

一次文書経費の税務会計における正当化と書類確認のため。 大さじ1 ロシア連邦税法第 252 条、例:

• 自社の広告サービスの内部メモによると、広告ビデオの実際の使用期間は 12 か月を超えなかったことが、同社がビデオが無形資産ではないことを証明し、連邦政府の決議で費用を一度に償却するのに役立ちました。モスクワ地域独占禁止庁、2012 年 3 月 16 日付、No. A40-100845/10-4-498。
• (走行距離計の代わりに) GPS ナビゲータの測定値を使用して車の走行距離を確認し、燃料費を認識するには、走行前検査で走行距離計の故障が示されたことを記載した職長から運輸部門長宛てのメモが必要です。 大さじ1 252、サブ。 5p.1アート。 254 ロシア連邦税法。

メモの書き方の学習: レポート、公式メモ、説明メモ

主導権。 イニシアチブ、提案、推奨事項などが含まれます。 メモのサンプル メモは、文書の宛先が誰であるかに応じて、社外向けまたは社内向けにすることができます。

社外のものは、より高いレベルの企業または組織の責任者に宛てられます。 この文書を作成するには、一般的な企業フォームを使用します。

この例によれば、覚書は次の要素で構成される必要があります。

• 機関名、企業名。
• 日付。
• 索引;
• 登録アドレス。
• 宛先データ。
• レポートのトピックのタイトル。
• 記載されたテキスト。
• マネージャーの署名。
• 出演者のフルネームと連絡先電話番号。

公務不履行に関するメモ 内部メモは組織の長宛てに作成され、その執行には通常のシートが使用されます。

説明文の見本と記入ルール

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使用したソースのリスト

1. 組織および管理に関する文書。 文書要件。 体系的な推奨事項 GOST R 6.30-2003 の実装について。 (ロサルキフの承認);
2. 連邦行政機関における事務作業の指示を作成するための方法論的な推奨事項。
   2009 年 12 月 23 日の連邦公文書館命令第 76 号により承認。 – 付録 No. 16。
3. ロジノバNK 事務作業や通信業務。 教育的および方法論的なマニュアル。 USUE、2007年。
4. オフィスワークの百科事典。

最初の部分である声明では、執筆の理由となった、起こった理由、事実、出来事が述べられています。

2 番目の部分「分析」には、現在の状況の分析が含まれます。 可能なオプション彼女の決断。

3 番目の部分である概要には、結論と、編纂者の意見として取るべき具体的な行動の提案が含まれています。

この場合、覚書には第 2 の部分が存在しない可能性があり、問題の本質が述べられた後、その解決策の提案が直ちに説明されます。

メモが受信者に作業の進捗状況を知らせる場合、メモは定期的に作成できます。 いわゆる情報メモです。

公式メモは目的としてはメモに近いですが、メモとは異なり、内部的な公式的な性格を持っています。

サービスメモの種類と作成ルール

注意

公式メモを登録するためのサンプル仕訳帳 仕訳帳の登録に加えて、カードまたは文書の自動記録も提供されます。

説明文書の形式 出来事や事実の状況を説明するために、企業の従業員が作成し、上位の役人に宛てて提供される文書の一種です。

これは、要求した人に宛てて通常の紙に 1 部手書きで書かれることになっています。

組織によっては、コンピューター上で説明文を作成できるようにしているところもあります。

説明文書の形式は立法レベルで固定されていませんが、一部の機関では説明文書を実行するための標準形式が存在します。

同時に、書式に従って作成されていない注釈も有効となります。

ロシア連邦の労働法（第 2 条）によると、
会計上の注記 - 文書 財務諸表含まれるもの:

• 企業の現在の投資および財務活動に関する主要な技術的および経済的指標。
• 評価方法の使用に関する会計方針の詳細な説明 在庫、減価償却費など。

ほとんどの場合、説明ノートの作成手順は、この形式の情報および参考文書を採用する企業 (機関) によって規定されています。

したがって、ビジネスノートは、経営上の意思決定のきっかけとなり、経営に影響を与える方法を選択できるようにする情報および参考文書です。

オフィスメモの種類とその実行ルール

このため、彼女は増加した負荷に対処できません。 経理部門の主な勤務先に新たな専門家を雇用し、ロシア労働法第288条に従ってパートタイム労働者との労働関係を断つようお願いします。

メモは、従業員または部門長が別の部門の責任者または専門家に宛てて作成します。 したがって、名前に基づいて、純粋にサービスの問題を解決し、コントロール オブジェクト間の水平通信を保証します。

内部メモには、物流、経済支援、情報支援などの問題が反映されていることがほとんどです。
メモの本文は、原則として正当化理由（作成理由の記載）と提案、要望、申請等から構成されます。

たとえば、会計士は、会計部門のコンピュータまたはプリンタを修理する必要があることをメモで通知する場合があります。 このようなメモはシステムサポート部門の責任者に送信され、デバイスの修理を依頼する必要があります。

メモはレポートと同じようにA4用紙に作成します。

この記事では、メモの正しい書き方について説明します。 ポジション候補者の要件リストの中に、スペシャリストのコミュニケーション スキルに関する論文を見つけることが増えています。 これは、従業員が休暇についての長く刺激的な物語を書いたり、近所の噂話をしたりすることを期待されているという意味ではありません。 雇用主の理解によれば、従業員はチームとの協力を成功させるためにコミュニケーション能力と明確なタスクを策定する能力が必要になります。 このようなやり取りの 1 つの形式はメモかもしれません。

用語

従業員数が少ない会社では、社員が社内メモの存在を伝聞でしか知らないことも少なくありません。 チーム全体が数十人に満たない場合、すべての重要なイベントに関する情報は、発生したイベントとこれから発生するイベントの両方を口頭で広められます。 数が少ないからといって、書面によるコミュニケーションが効果的ではないというわけではありません。

メモ自体は内部文書であり、重要な事実について、または別の部門の今後の作業に影響を与える情報を含む、関心のあるチームメンバーへの通知の形式です。 そして、労働法では、この種の文書、さらにはメモの標準サンプルについての言及はありませんが、その必要性はロシア連邦の労働法の規範によって規定されることがあります。

同僚に書面で通知する必要がある場合は、そのような文書を作成することをお勧めします。

• 重要な資産の存在または状態の変化について。
• 個々の従業員または部門の一部の勤務スケジュールの変更について。
• 作業プロセスを調整するための既存の意見または提案について。
• 彼の行動や意図に対する異議について。
• 業務上使用される情報の本質や構成の変化について。
• 文書の作成者の意見として、職務の遂行に影響を与える可能性があるその他の事実または出来事について。

メモが次のように認識されるようにするには 注目に値する文書を作成するには、紙にいくつかのフレーズを走り書きするだけでは十分ではありません。 フォームが規制によって承認されていない場合でも、常に標準の 6.30–2003 米ドルを使用する必要があります。 USORD。 書類要件。」 これは、内部フォームを開発し、それを会社の文書管理システムで保護する場合にも当てはまります。

この法律にはメモの概念は含まれていませんが、その標準形式は独立して開発され、GOST 6.30-2003 に基づいて別の命令によって発効することができます。

メモとメモの違い

公式メモの作成はすべての企業に影響を与えるわけではないため、すべての専門家が公式メモとメモの間に大きな違いがあるとは限りません。 しかし、それにもかかわらず、それは具体的であり、非常に具体的な兆候があります。

圧倒的多数の労働者の間では、この「書類」を交換するプロセスは、書類を作成するのに時間と労力の無駄であるという意見があります。なぜなら、電話をかけてすぐに絵を描くほうがはるかに速くて簡単だからです。 彼らの思考の流れは、生産現場に初めて触れた後、関連情報を全員に送信したという事実を証明する必要があるときに、その方向性を急激に変えます。 利害関係者。 時には運命だけが依存するわけではない 懲戒処分（場合によっては非常に厳しい、解雇を含む）だけでなく、企業全体の運営がさらに成功することも含まれます。

メモの種類

かなり自由なプレゼンテーション形式のため、メモは非常に自由な形式で使用されます。 広い範囲質問や状況。 以下に最も一般的な状況をリストしますが、これは、このリストが排他的であり、他の項目で補足できないことを意味するものではありません。

• ここで典型的なメモのテンプレートを確認してください -
• これはメモの汎用フォームです

従業員から従業員へ

たとえ 2 人の従業員が机の間の通路しか離れていなかったとしても、書面によるコミュニケーションを妨げることはできません。 そして、これを仕事上の衝突とみなすのは完全に間違っています。 「手紙」の交換による交流は次のことに役立ちます。

• 多大な作業負荷や物忘れによる失敗を回避します。
• 職務の不履行または必要なデータの期限切れの転送の問題を解決する。
• 緊張関係を緩和し、従業員へのメモを懲戒および文書整理のカテゴリーに移します。

これらの書類の内容は非常に異なっており、要求と要求の両方が含まれている場合があります。 たとえば、チームメンバーの1人が公務を怠っていることに従業員が気づいた場合、マネージャーに連絡する前であっても、仕事が軽薄な同僚に公務不履行に関するメモを送ることができます。 これはより正確であり、仕事のギャップが「相互責任」と問題の隠蔽の結果ではないことを将来的に証明することを可能にするだろう。

メモは、同じ構造レベルの専門家間で対話するためのツールです。マネージャーに宛ててメモを使用するのがより正確です。

帳消し用

仕事を成功させるために使用される物質的な資産や消耗品が仕事に関連付けられていないことはほとんどありません。 これには品質特性の損傷または損失が伴うため、供給サービスに連絡して古い材料を償却し、新しい材料を発行する必要があります。

労働対象物の磨耗や故障が老化や資源の枯渇に伴う自然過程の結果である場合は、これを財務責任者に報告することができます。 通知の形式は、有用性を失ったアイテムのリストとその使用を拒否する理由を記載した廃棄のためのメモである場合があります。

組織の崩壊が非標準的な出来事や責任ある従業員の不注意に関連している場合は別の問題ですが、当局の知識と決定なしにこれを行うことはできません。 この場合、メモではなくレポートを書く方が適切です。

ボーナス用

書面によるコミュニケーションは、多くの場合、不快な出来事やデータの交換に関連しています。 それほど一般的ではありませんが、ボーナスに関するメッセージなど、メモを書く楽しい理由もあります。

なぜなら 特徴的な機能このメモは同等のランクの従業員に送信されると考えられるため、同様の方法で作成された賞の提案を、たとえば人事サービスに送信する方が正確です。 あるいは、ボーナスに関する注文書草案を作成したり、現金インセンティブを受け取る候補者のリストを提示したりする責任のある従業員にこの文書を渡すこともできます。

この考えを会社のトップに直接伝えることもできますが、その場合はメモの形で自分の主張を提示する方が正しいでしょう。 チェックアウト。

出張中

2014 年に出張のたびに必須の旅行証明書を取得する必要性が廃止された後、ニュアンスの一部を正しく記録し、その結果を報告する方法が問題になりました。 解決策は出張メモでした。 このフォームでは、会社のタスクをいつどのように実行する予定であるかをマネージャーに通知したり、旅行の結果をメモに記載したりできます。

この文書は一般的に使用されます。

• 目的地までの移動が個人交通機関または通過交通機関で行われた場合。
• 休日または残業の勤務状況を報告する必要がある場合。
• 添付された財務書類に基づいて実際の出張期間を正確に判断することができない場合。
• 日当や経費の払い戻しを計算する際に考慮しなければならない事情がある場合、または一次資料なしで経費の必要性を説明する必要がある場合。

このメモは、これまで義務付けられていた出張の任務とその実施に関する報告書をある程度置き換えた。 チェックアウト。

監督へのメモ

ほとんどの場合、マネージャーは企業の最高経営責任者であるため、ディレクターにメモを送ることが正しい状況を想像することは非常に困難です。 サービス階層の原則に従って、レポートは彼の名前で提出することをお勧めします。

このように当局に提出された文書にタイトルを付けることを躊躇するのは、むしろ主観的な理由と感情によって決まります。 ただし、違反に関するメモは次のとおりであることを理解する価値があります。 仕事内容非論理的に思えます。

法人またはホールディングスでは、取締役に宛てたメモの形式を正しく使用するオプションが可能です。 その構造においてのみ、複数の取締役が組織内で同等の立場にあり、互いに従属することがない状態で同時に存在することができます。 単純な管理システムと 1 人のマネージャーを備えた企業では、ディレクターの注意と承認を必要とするすべての生産上の問題についてレポートを使用する方が適切です。

サービスノートは、他の通信と同様に、特別な会計仕訳帳に登録する必要があります。 2枚目か日記欄にサインをして渡すのが良いでしょう。

メモを作成する

メモの正しい書き方についてユーザーが疑問を持たないようにするために、次の簡単な指示を使用できます。

1. 文書はA4用紙に作成され、「見出し」に受取人の氏名と役職名が記載されます。
2. そこにはメモの作成者の名前も示されており、役職や所属も忘れずに記されています。
3. タイトルとして「サービス ノート」というフレーズを使用します。
4. 次に、ビジネススタイルの書き方を使用して、問題、質問、情報、または提案の本質を短く簡潔な形で述べます。
5. 最後に、編集日、編集者の署名、姓を書き留める必要があります。
6. 文書の流れを合理化するために、すべての送受信文書は登録の対象となります。 したがって、正しく編集されたメモにはシリアル番号が割り当てられている必要があります。

社内メモの形式を統一し、社内メモの書き方の一般的な手順を確立したい企業の場合は、企業向けに別途発注する必要があります。 その後、承認された書き方の例は、組織のすべての従業員による使用が義務付けられます。

同僚とのコミュニケーションにメモを使用することに対する一般的な偏見とは異なり、この文書は仕事のプロセスにプラスの影響を与え、社内の交流を確立するだけです。 だからこそ、従業員一人ひとりが疑問や感情を脇に置き、書面の作成だけで解決できる問題もあるということを当然のこととして受け止めるべきです。

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