Самые сильные люди, или стронгмены как их еще называют, являются не только...
17.05.2017
Как в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия редакции 3.0 настроить обмен накладными между поставщиком и покупателем, чтобы загружать приходные накладные из расходных накладных поставщика в формате Excel с помощью штатных средств обмена без использования сторонних обработок.
Получить доступ к облаку 1С:Фреш бесплатно на 30 дней!Довольно часто в повседневной работе многих предприятий возникает необходимость загружать данные в приходную накладную из расходной накладной поставщика в формате Excel, которую поставщик например прислал по e-mail.
Автоматический обмен данными между поставщиком и покупателем особенно актуален, когда число элементов, которые необходимо вводить составляет десятки, сотни или даже тысячи, и ручной ввод такого объема данных является довольно трудоемкой работой.
В таких случаях многие заказывают соответствующие обработки у программистов франчайзи 1С или сторонних разработчиков, но это дополнительные расходы и время.
В новой редакции 3.0 типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия предприятия" есть встроенный механизм загрузки приходных документов из расходной накладной ТОРГ-12, Акта приемки-сдачи работ (услуг) или УПД поставщика в формате excel или mxl.
Данный вариант обмена документами между контрагентами можно использовать в типовой конфигурации "Бухгалтерия предприятия" редакция 3.0, как в локальной версии, установленной на компьютере пользователя, так и в облачной версии 1С:Бухгалтерии .
Похожие статьи:
Рассмотрим на примере процесс загрузки данных в документ "Приходная накладная" типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия, редакции 3.0 (Интерфейс "Такси") из расходной накладной поставщика в формате excel (.xlsx). Если поставщик сохранил свою расходную накладную в формат.xlsx штатным способом из такой же типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия, редакции 3.0, то у пользователей не возникает никаких проблем при загрузке из данного файла приходной накладной.
Имеются исходные данные:
- Типовая конфигурация "Бухгалтерия предприятия", редакция 3.0, которая установлена как у Поставщика, так и у Покупателя.
- Расходная накладная поставщика, созданная в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия. ред.3.0. См.рис 1.
- Необходимо загрузить данные из расходной накладной поставщика в документ «Поступление товаров и услуг» в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия. ред.3.0.
Рис.1 Расходная накладная поставщика.
Для возможности обмена данными должны быть выполнены следующие условия:
- Карточка данного поставщика уже должна существовать в справочнике контрагентов вашей информационной базы, а реквизиты заполнены.
- Все товары, которые будем загружать из расходной накладной поставщика, уже должны существовать в справочнике номенклатуры вашей информационной базы 1С:Бухгалтерия предприятия, ред.3.0. Если в накладной есть новые позиции, которых ещё нет в базе данных, то перед загрузкой накладной необходимо их ввести вручную или в автоматическом режиме. Инструкция по загрузке номенклатуры описана в предыдущей части серии статей "Загрузка в 1С из Excel. Часть 4. Загрузка справочника номенклатуры в "1С:Бухгалтерия предприятия" из прайс-листа в Excel ".
- В справочнике номенклатуры вашей базы данных не должно быть дублирующих элементов с одинаковыми названиями.
Шаг 1. Сохранение расходной накладной в формате Excel.
В расходной накладной нажимаем "Печать" и в выпадающем меню выбираем печатную форму "Товарная накладная (ТОРГ-12)".
Формируется печатная форма товарной накладной.
В панели инструментов нажимаем кнопку с изображением дискеты.
Откроется окно с выбором формата файла, в который необходимо сохранить печатную форму расходной накладной. Выбираем "Лист Microsoft Excel 2007 (.xlsx)".
Сохраняем файл на диске и отправляем его покупателю.
Сохраняем файл с печатной формой расходной, которую прислал поставщик, на своем компьютере.
В пользовательском режиме открываем информационную базу, в которую необходимо загрузить данные.
Раздел "Покупки" > "Поступления (акты, накладные).
Откроется журнал приходных документов. В панели инструментов журнала выбираем "Загрузить" и в выпадающем меню указываем "Из файла".
Откроется стандартное окно проводника, с помощью которого выбираем сохраненный файл расходной накладной поставщика в формате ".xlsx" для загрузки данных в приходную накладную.
Если загрузка данных производится в первый раз, то программа автоматически предложит сопоставить номенклатуру в вашей базе данных с номенклатурой из загружаемого файла, выбрав товарную позицию из вашего справочника номенклатуры для каждого элемента из расходной накладной поставщика.
Если ранее сопоставление справочников уже производилось, то данные будут загружены сразу, при этом автоматически заполняются как реквизиты "шапки" приходной накладной (Поставщик, Покупатель, номер расходной накладной поставщика), так и реквизиты табличной части (Наименование, Цена, Количество, Сумма, Ставка и сумма НДС, Счета учета, ГТД и Страна происхождения).
Проверяем правильность загруженной информации с расходной накладной поставщика и если все сходится, то проводим документ.
Обращаем внимание, что данный вариант обмена предназначен только чтобы упростить и ускорить процесс ввода документов и подобным образом загруженные из файла документы не являются юридически значимыми, поэтому и у покупателя и у продавца должны быть надлежаще оформленные оригиналы документов в бумажном виде.
Если между контрагентами необходимо организовать обмен юридически значимыми электронными документами, которые отменяют необходимость обмена оригиналами документов на бумажных носителях, то необходимо настроить настроить систему электронного документооборота 1С-ЭДО/1С:Такском .
Настроить ЭДО с контрагентами для обмена электронными документами
Если у вас все получилось, то лайкаем статью в соцсетях и делимся ссылкой на форумах))).
Желаем успеха!
Продолжение следует...
Компания «Онлайн» 2017,
Служит для ведения бухучета. В ней реализован стандартный общий план счетов бухгалтерского учета, который был утвержден Минфином РФ (Приказ № 94н от 31.10.2000 г). Но его использование в программе имеет свои особенности. Рассмотрим их в данной статье.
План счетов доступен в 1С 8.3, находится в разделе «Главное» (подраздел «Настройки»). Счета располагаются в виде таблицы, где отображены код, наименование, признаки каждого счета, разрезы аналитического учета:
Многие счета имеют подчиненные им субсчета. Так, счету 01 (Основные средства) подчинены субсчета: 01.01 (ОС в организации), 01.03 (Арендованное имущество) и другие. Если у счета имеются субсчета, то его в программе нельзя использовать в проводках, можно использовать только подчиненные ему субсчета. Если у счета нет субсчетов, то он используется в проводках.
Счета могут иметь следующие признаки:
- Вид . Счет может быть активным (А), пассивным (П) или активно-пассивным (АП).
- Валютный учет (Вал.) Признак установлен для счетов, на которых производится учет денежных средств в иностранной валюте.
- Количественный учет (Кол.) Признак установлен для таких счетов, на которых, кроме суммового учета, ведется количественный. К примеру, счет 10 (Материалы), счет 41 (Товары) и другие. В стандартных бухгалтерских отчетах по этим счетам отображаются сумма и количество.
- Учет по подразделениям (Подр.) Если этот признак установлен, проводки по счету выполняются в разрезе подразделений.
- Признак налогового учета по налогу на прибыль (НУ). Используется, когда организация применяет ПБУ 18/02. Если данный признак установлен, проводки по счету отражаются не только в бухучете, но также и в .
- Признак забалансового учета (Заб.). Установлен для забалансовых счетов, таких как «Арендованные основные средства», «ТМЦ, принятые на ответственное хранение» и других. Также забалансовым является счет 001, используемый для операции ввода начальных остатков.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Субконто — аналитический учет
Для аналитического учета по счетам служат так называемые субконто. В роли субконто выступают справочники или документы. Счет может иметь не более трех субконто. Например, счет 01.01 имеет одно субконто – справочник «Основные средства», все движения по этому счету производятся в разрезе ОС, бухгалтерские отчеты тоже формируются по основным средствам.
Настройка плана счетов в 1С
Добавить субконто в план счетов 1С 8.3 можно из карточки счета. Однако обратите внимание, в 1С дополнительные субконто добавить можно не на все счета. А корректность заполнения в документах необходимо дополнительно контролировать.
В версии 3.0.43.162 в программе появился инструмент «Настройка плана счетов» (доступен из «Плана счетов»). Здесь можно выбрать параметры аналитики для учета НДС, запасов, товаров в рознице, движения денежных средств, расчетов с персоналом, затрат:
Для настройки нужно нажать соответствующую ссылку. Например, на изображении видно, что учет запасов сейчас производится только по номенклатуре. Если необходимо также вести учет по партиям (документам поступления) и/или складам, следует нажать ссылку и в открывшемся окне указать нужные параметры:
При этом на соответствующих счетах в 1С 8.3 будут добавлены субконто «Партии» и «Склады»:
В более ранних версиях программы настройка аналитического учета доступна через форму « » (раздел «Главное», подраздел «Настройки»).
Предопределенные счета
По умолчанию в программе план счетов уже заполнен, все счета в нем являются предопределенными (т.е. установленными при конфигурировании). Это отображено на пиктограммах счетов – рядом с «самолетиком» есть «кружочек». Предопределенные счета недоступны для изменения (кроме добавления субконто). Пользователь имеет возможность создавать новые счета.
Настройки счетов учета
Электронный документооборот – обмен юридически значимыми документами (и не только) в электронном виде.
Могу привести простейший пример электронного документооборота – обмен компаниями «вордовскими» документами по электронной почте.
Конечно, такой документооборот не структурирован, письмо с файлом можно просто не заметить вовремя, и, самое главное, он не имеет действующей подписи и печати.
Кроме того, в нашей статье речь идет об обмене документами между программами 1С. Поэтому документ должен иметь определенную структуру, чтобы принимающая программа смогла его правильно распознать и «разложить по полочкам».
Для этого существуют определенные правила обмена, причем некоторые утверждены законодательством (например, форма электронного счета-фактуры).
Как раз по этой причине я и хочу в данной статье описать процедуру настройки передачи–приемки Счет-фактуры в электронном виде на базе конфигурации 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0.
Настройка электронного документа конфигурации 1С: «Бухгалтерия предприятия 3.0».
Для более эффективной работы с электронным обменом документами фирма «1С» решила вступить в сотрудничество с давно проверенной и надежной компанией «Такском». В результате такого сотрудничества появился модуль, интегрированный в большинство популярных конфигураций «1С».
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Это позволило добиться организации не только обмена данными, то есть просто передачи их от одного контрагента другому, но и формировать на основе этих данных объекты системы «1С». Это как раз счета-фактуры, Акты, документы поступления и реализации, складские документы и прочее.
Кроме того, нельзя не отметить еще ряд преимуществ такого подхода:
- пользователю не приходится переключаться на другую программ и даже не придется менять привычный интерфейс;
- не нужно дополнительно устанавливать программу оператора электронного документооборота и следить за ее обновлениями.
Перейдем к технической стороне настройки процедуры. Она состоит из четырех этапов:
- Для начала убедимся, что система «1С: Предприятие» соответствует необходимым требованиям, а именно платформа программы должна быть не ниже версии 2.15, и релиз используемой конфигурации должен содержать модуль документооборота. Эту информацию можно найти на сайте 1C либо у партнеров. У партнеров же можно сделать необходимые обновления.
- Чтобы подключить сервис, необходимо подать заявку. Как я уже писал раньше, модуль документа уже находится в программе. Но он пока не активен. Его функционал будет задействован после рассмотрения заявки (обычно это не занимает много времени). Заявку следует заполнить в своем «личном кабинете» по адресу: http://users.v8.1c.ru .
- Как только заявку рассмотрят и утвердят, функционал модуля документооборота будет доступен в полной мере.
- Теперь можно переходить к настройке «1С: Предприятия».
Вам часто приходится формировать счёт на оплату для покупателя и отправлять его по почте?
Тогда вам понравится возможность отправлять такие счета (как в прочем и любые другие печатные формы) прямо из 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0)! Настроить это несложно.
Заходим в раздел "Администрирование" и открываем пункт "Органайзер" ():
В настройках органайзера выбираем пункт "Настройка системной учетной записи":
Заполняем эти настройки в соответствии с настройками вашей электронной почты:
- Адрес электронной почты - наш e-mail
- Имя отправителя - название нашей организации
- Ставим галку для отправки писем
- Имя пользователя
- Пароль
- Сервер - для почты от google укажем здесь smtp.gmail.com
- Порт - для почты от google укажем здесь 465
- Ставим галку
Переходим на закладку "Получение писем". Мы не планируем получать письма, но заполнить эту закладку 1С требует в любом случае:
- Имя пользователя - для почты от google укажем здесь снова наш e-mail
- Пароль - пароль от нашего почтового ящика
- Сервер - для почты от google укажем здесь pop.gmail.com
- Протокол - для почты от google укажем здесь POP
- Порт - для почты от google укажем здесь 995
- Ставим галку использовать безопасное соединение (SSL)
В примерах выше указаны настройки для почты gmail (от google). Если у вас другая почта (mail, yandex), то ваши настройки (сервер, порт) будут немного другими. Их вы можете уточнить в справочной вашего почтового ящика. В целом эти настройки аналогичны тем, которые приходится делать при настройке почтового клиента (например, the bat).
Наконец, чтобы убедиться, что мы всё правильно настроили нажимаем кнопку "Ещё" и выбираем пункт "Проверить настройки":
Некоторое время спустя появляется сообщение о том, что проверка завершилась успешно:
Отлично! Давайте же наконец отправим наш счёт. Для этого сформируем его печатную форму (из документа счёт на оплату покупателю) и далее вместо привычных "Печать" или "Сохранить" нажмём кнопку "Отправить":
Нас просят выбрать в каком формате отправить этот счёт, указываем "Лист Microsoft Excel 97-2003" и нажимаем кнопку "Выбрать":
Появилась форма отправки письма. Тема, само письмо и счёт приложенный в виде файла уже автоматически сформированы за нас. Для конкретного контрагента и по конкретному счёту. Красота!
Нам осталось лишь вставить адрес покупателя, которому мы хотим отправить письмо и нажать кнопку "Отправить":
Письмо отправлено успешно, о чём свидетельствует сообщение ниже:
Покупателю это письмо придёт вот в таком виде:
Ну а, чтобы не забивать каждый раз адрес почты покупателя в ручную мы можем один раз указать его в карточке контрагента, тогда он будет автоматически подставляться во все письма для него:
Мы молодцы, на этом всё
Кстати, на новые уроки...
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель
Большинство организаций в своей повседневной практике для ведения учёта различных бухгалтерских операций по старинке используют программный продукт Excel из офисного пакета Microsoft. Так бывает, когда фирма буквально на днях переключилась на систему 1С и разделы с отчетностью ещё не были грамотно отлажены или же поставщик предпочитает присылать прейскурант в виде сводной таблицы формата.xls . Неудивительно, что частенько возникает необходимость в замене ручного вбивания позиций на автоматизированную систему. Это существенно сократит время заполнения номенклатурных документов и сократит количество ошибок, что важно учитывать, когда речь заходит о нескольких десятках, а то и о сотнях наименований.
Решать эту проблему можно разными способами: одни организации предпочитают доверить эту работу своему IT-отделу, другие нанимают разработчиков, работающих в компании франчайзи, но это довольно дорого и отнимает кучу времени.
Гораздо более выгодным выходом из сложившейся ситуации будет использование соответствующей конфигурации 1С, которая абсолютно бесплатно обработает данные и станет универсальным помощником при интеграции документов 1С и "экселевских" таблиц.
В данном разделе мы поможем разобраться с тем,как настроить загрузку данных из файла формата.xls в одну из конфигураций ПО от компании 1С на базе «1С:Предприятие 8»
У каждого пользователя профессиональной версии 1С:Предприятие 8 подобная обработка уже есть! На диске ИТС!
Типовая обработка «ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf», находиться в разделе: «Технологическая поддержка» > «Методическая поддержка 1С:Предприятие 8» > «Универсальные отчеты и обработки» >
D:1CIts\EXE\EXTREPS\UNIREPS82\UploadFromTableDocument Скачать
Обратите внимание, начиная с Февраля 2010 г. на диске ИТС данная обработка для конфигураций на платформе 8.1 находиться в другом разделе: «Технологическая поддержка» > «Методическая поддержка 1С:Предприятие 8» > «Платформа 1С:Предприятие 8.1» > «Универсальные отчеты и обработки» > «Загрузка данных из табличного документа».
D:1CIts\EXE\EXTREPS\UNIREPS81\UploadFromTableDocument Скачать
Имеются исходные данные:
- Прайс-лист в Excel «ПрайсОнлайнХимСнаб.xls» - Microsoft Office Excel 97-2003 (.xls)
- Типовая конфигурация Бухгалтерия предприятия Редакция 2.0, релиз 2.0.12.2, платформа 8.2 (8.2.10.77)
- Необходимо загрузить в 1С из Excel наименования товаров и цены
Из Прайс-листа необходимо загрузить справочник номенклатуры в 1С:Бухгалтерию 8.
Запускаем программу 1С. Для запуска обработки выбираем пункт меню «Файл»>«Открыть».
В отрывшемся окне находим файл обработки
Располагается на диске ИТС в каталоге \1CIts\EXE\EXTREPS\UNIREPS82\UploadFromTableDocument
Если предварительно вы скопировали файл обработки на свой компьютер, то можете выбрать его.
Откроется окно
Обратите внимание, что загрузка данных будет осуществляться в два этапа: Этап 1 - загрузка наименований и установка значений реквизитов новых элементов справочников необходимых для начала работы (единица измерения, ставка НДС, признак товар/услуга). Этап 2 - загрузка цен.
Загрузка наименований
Устанавливаем «Режим загрузки» - Загрузка в справочник «Вид справочника» - Номенклатура
В закладке «Табличный документ»
Нажимаем кнопку ex1_b01.jpg «Открыть файл», в появившемся окне выбора находим каталог, в котором у нас находиться прайс-лист в Excel из которого мы планируем загружать данные в 1С.
Первоначально файл может не отобразиться. Установите тип файла «Лист Excel (*.xls)»
Выбираем наш файл
Отражаются реквизиты карточки номенклатуры.
Настраиваем параметры загрузки наименований
Мы хотим заострить ваше внимание на аспекте распознавания структурных единиц номенклатурных справочников в программе 1С:Бухгалтерия версия 8,потому как одним из ключевых моментов в идентификации данных элементов является наименование. Если же изначально позиции информационной базы не были заполнены, то нужно будет отслеживать повторяющиеся позиции и если таковые имеются, удалять их.
Дублирующих наименований сложно избежать, особенно трудно приходится сотрудникам, которые будут использовать подобный тип загрузки не для разового ввода данных в перечень, а для систематической загрузки информации в автоматическом режиме.
Дело осложняется тем, что работнику приходится сталкиваться с различными аббревиатурами и другими сокращениями, двояким написанием наименования и использование различных знаков препинания.
При многократном использовании и значительном массиве загружаемых сведений мы советуем применять другое программное обеспечение из серии «1С:Предприятие 8»,например «1С:Управление торговлей 8», «1С:Управление небольшой фирмой 8», или «1С:Комплексная автоматизация 8»,в которых имеется параметр «Артикул», обеспечивающий надёжность распознавания загружаемых в номенклатурные справочники данных и исключающий возможность дублирования наименований.
Строка «Базовая единица измерения» - в колонке «Режим загрузки» выбираем «Устанавливать», в колонке «Значение по умолчанию» выбираем единицу измерения (в нашем случае - шт.)
Строка «Ставка НДС» - в нашем случае для всех загружаемых элементов устанавливаем НДС 18%, для этого в колонке «Режим загрузки» выбираем «Устанавливать», в колонке «Значение по умолчанию» выбираем «18%».
Если товары идут с разным НДС, который указывается в отдельной колонке загружаемого прайс-листа, то в колонке «Режим загрузки» установите «Искать» и номер соответствующей колонки прайс-листа в «№ Колонки табличного документа».
Строка «Услуга» - в колонке «Режим загрузки» выбираем «Устанавливать», в колонке «Значение по умолчанию» выбираем «Нет» (в нашем случае все позиции это товары).
Мы задали минимальные значения новых элементов справочника номенклатуры, которые позволят начать работать. Для закрытия месяца, распределения затрат, формирования бухгалтерской и налоговой отчетности необходимо будет задать значения «Номенклатурная группа» и «Статья затрат», для импортных товаров задать «Страна происхождения» и «Номер ГТД», но это можно будет сделать позже используя групповую обработку.
Если вы готовы задать значения данных реквизитов сейчас, то укажите. Нажимаем «Загрузить» в правом нижнем углу, на вопрос нажимаем «Да»
Проверяем наличие новых элементов в соответствующей группе справочника номенклатуры
Открываем карточку товара, проверяем правильность загрузки реквизитов
Если всё правильно, то можно приступить ко второму этапу - загрузке цен из прайс-листа в Excel.
Если в будущем планируется использовать данную процедуру загрузки данных с такими же настройками параметров загрузки, то рекомендуем сохранить текущие настройки. Для этого нажмите кнопочку ex1_b03.jpg «Сохранить настройки» и понятно назовите текущую настройку, например, «Загрузка наименований товаров из прайс-листа Excel».
В следующий раз сможете загрузить сохраненные настройки, нажав на кнопкуex1_b03.jpg «Восстановить настройки» и выбрав нужную из списка.
Загрузка цен
В «Бухгалтерии предприятия» Ред.2.0 установка цен производится с помощью документа «Установка цен номенклатуры».
Устанавливаем «Режим загрузки» - «Загрузка в табличную часть».
В поле «Ссылка» выбираем «Установка цен номенклатуры».
Здесь можно выбрать уже существующий документ, в который мы хотим добавить новые элементы, или создать Новый (рекомендуется), в документе указываем какой «Тип цен» будем загружать (в нашем примере «Розничная»).
Нажимаем «Ок» и сохраняем пока пустой документ. Теперь выбираем этот новый сохранённый документ из журнала в строке «Ссылка». В поле «Табличная часть» выбираем «Товары»
Cейчас нужно перейти закладку «Табличный документ»
Cнова выберите наш прайс-лист в Excel из которого мы загрузили наименования, а теперь будем загружать цены (см. пункт 5).
