В настоящее время достаточно тяжело найти человека, которые не пробовал...
Образец должностной инструкции работника контрактной службы
Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта
1. Общие положения
1.1. На должность работника контрактной службы принимается лицо, имеющее:
1) высшее образование (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное образование по программам повышения квалификации или программам профессиональной переподготовки в сфере закупок;
2) стаж работы в сфере закупок не менее 4 лет.
1.2. Работник контрактной службы должен знать:
1) требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
2) основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
3) основы антимонопольного законодательства;
4) экономические основы ценообразования;
5) основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
6) основы статистики в части применения к закупкам;
7) особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
8) особенности составления закупочной документации;
9) порядок установления ценообразующих факторов и выявления качественных характеристик, влияющих на стоимость товаров, работ, услуг (по направлениям);
10) правоприменительную практику в сфере логистики и закупочной деятельности;
11) методологию проведения:
Проверки (экспертизы) закупочной процедуры и документации;
Экспертизы соответствия результатов, предусмотренных контрактом, условиям контракта;
12) порядок составления документа в виде заключения по результатам проверки (экспертизы) закупочной процедуры и документации;
13) особенности подготовки документов для претензионной работы;
14) этику делового общения и правила ведения переговоров;
15) дисциплину труда;
16) Правила внутреннего трудового распорядка;
17) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
18) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.3. Работник контрактной службы должен уметь:
1) использовать вычислительную и иную вспомогательную технику, средства связи и коммуникаций;
2) вести переговоры, анализировать данные о ходе исполнения обязательств;
3) организовывать и проводить процедуры привлечения экспертов, экспертных организаций;
4) производить проверку соответствия фактов и данных при предоставлении (предъявлении) результатов, предусмотренных контрактом, условиям контракта;
5) применять меры ответственности и совершать иные действия в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) условий контракта;
6) привлекать сторонних экспертов или экспертные организации для экспертизы (проверки) соответствия результатов, предусмотренных контрактом, условиям контракта;
7) составлять и оформлять по результатам проверки документы;
8) ……… (другие навыки и умения)
1.4. Работник контрактной службы в своей деятельности руководствуется:
1) Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", Федеральным законом от 02.12.1994 N 53-ФЗ "О закупках и поставках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия для государственных нужд";
2) ……… (наименование учредительного документа)
3) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
4) настоящей должностной инструкцией;
5) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.5. Работник контрактной службы подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.6. Работник контрактной службы осуществляет руководство ……… (наименование структурного подразделения или направления деятельности в рамках которого организована группа подчиненных работников)
1.7. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Экспертиза результатов закупок, приемка контракта:
1) проверка соблюдения условий контракта;
2) проверка качества представленных товаров, работ, услуг.
2.2. Руководство подчиненными работниками.
2.3. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Работник контрактной службы исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции проверка соблюдения условий контракта:
1) получает информацию о ходе исполнения обязательств поставщика (подрядчика, исполнителя), в том числе о сложностях, возникающих при исполнении контракта;
2) осуществляет проверку на достоверность полученной информации о ходе исполнения обязательств поставщика (подрядчика, исполнителя), в том числе о сложностях, возникающих при исполнении контракта;
3) осуществляет организацию процедуры приемки отдельных этапов исполнения контракта и создание приемочной комиссии;
4) привлекает экспертов, экспертные организации к проведению экспертизы поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги;
5) взаимодействует с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при изменении, расторжении контракта;
6) применяет меры ответственности и совершает иные действия в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) условий контракта, в том числе организовывает включение в реестр недобросовестных поставщиков.
3.1.2. В рамках трудовой функции проверка качества представленных товаров, работ, услуг:
1) осуществляет проверку соответствия результатов, предусмотренных контрактом, условиям контракта;
2) осуществляет проверку соответствия фактов и данных при предоставлении (предъявлении) результатов, предусмотренных контрактом, условиям контракта;
3) организовывает процедуры приемки поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги и создает приемочную комиссию;
4) привлекает сторонних экспертов или экспертные организации для экспертизы (проверки) соответствия результатов, предусмотренных контрактом, условиям контракта;
5) осуществляет подготовку материалов для рассмотрения дел об обжаловании действий (бездействия) заказчика и для выполнения претензионной работы;
6) составляет и оформляет по результатам проверки документы.
3.1.3. В рамках трудовой функции руководство подчиненными работниками:
1) распределяет трудовые функции, служебные задания между подчиненными работниками и осуществляет контроль за их выполнением;
2) оказывает подчиненным работникам консультативную поддержку, дает разъяснения и указания в рамках выполнения трудовых функций подчиненными работниками;
3) обеспечивает в отношении подчиненных работников соблюдение трудового законодательства и законодательства об охране труда, создание условий труда, отвечающих установленным требованиям;
4) разрешает конфликтные ситуации между подчиненными работниками;
5) ……… (другие обязанности)
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. При исполнении своих должностных обязанностей ведущий специалист по закупкам должен соблюдать следующие этические нормы:
1) соблюдать конфиденциальность информации;
2) соблюдать этику делового общения;
3) занимать активную позицию в борьбе с профессиональной недобросовестностью;
4) не разглашать материалы рабочих исследований;
5) не создавать конфликтные ситуации на рабочем месте;
6) не совершать действий, которые дискредитируют профессию и репутацию коллег;
7) не допускать клевету и распространение сведений, порочащих иные организации и коллег.
3.3. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Работник контрактной службы имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Работник контрактной службы привлекается к ответственности:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством в сфере закупок;
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.09.2015 N 625н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» позволяет гражданину заключить контракт с Министерством обороны, который предусматривает военную службу и порядок ее прохождения. Этот документ вступает в силу сразу же после его подписания и прекращает свое действие с момента заключения военнослужащим другого подобного контракта, а также исключения его из списков воинской части. Отношения сторон, связанные с прохождением контрактной службы, регулируются специальными законами, положениями, а также нормативными и законодательными государственными правовыми актами.
Контракт: необходимая информация
Документ включает следующие пункты:
добровольное поступление на военную службу;
Указание срока прохождения службы;
Добросовестное исполнение условий контракта, а также всех общих, должностных и специальных обязанностей;
Соблюдение прав военнослужащего и его семьи, получение компенсаций и социальных гарантий.
Некоторые затруднения вызывает правовая природа договора, по которому осуществляется контрактная служба, поскольку участники военно-служебных отношений, которые также носят имущественный характер, например, обеспечение денежного и других видов довольствия, не подчиняются гражданскому законодательству, в том числе и нормам гражданско-правовой ответственности. Исходя из этого, можно сделать вывод, что в данном случае к сторонам, заключившим подобный контракт, не могут применяться такие санкции, как при нарушении гражданско-правового договора.
Касательно руководство федерального исполнительного органа, который предусматривает военную службу, вправе самостоятельно указать конкретные обязанности и права военнослужащего, обусловленные особенностями несения военной службы на определенной территории.
Отличия контракта и трудового договора
1. Нормативную основу трудового договора составляет Трудовой кодекс, а контракт подчиняется Федеральному закону «О воинской обязанности и военной службе», а также другим законодательным и нормативно-правовым актам.
2. Заключение контракта ограничивается возрастом от 18 и до 40 лет.
3. Контракт заключается строго на определенный срок.
4. Трудовой договор предусматривает более строгие требования к лицам, добровольно поступающим на военную службу. В первую очередь, гражданин должен соответствовать профессионально-психологическим и медицинским требованиям к определенным военным специальностям, он должен иметь достаточный уровень образования, а также хорошую физическую подготовку.
Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что военный контракт не является частью трудового договора. Это особое соглашение, которое имеет административно-правовую основу с четким указанием взаимных прав и обязанностей участников.
Виды контрактов
При первичном поступлении составляется первоначальный договор, который заключается с гражданином, ранее не состоявшим в государственных войсках на контрактной службе. Существует специальное положение о контрактной службе, на основании которого с военнослужащими заключаются новые договора. Причиной этого может быть истечение срока старого контракта, перевод военнослужащего из федерального исполнительного органа в Министерство обороны, а также временное приостановление военной службы.
Кроме этого, контрактная служба в армии может регулироваться краткосрочными договорами, которые заключаются для выполнения специальных единоразовых заданий в периоды чрезвычайных обстоятельств, таких как масштабные стихийные бедствия, проведение особых государственных мероприятий, восстановление безопасности, мира и конституционного порядка в стране, а также многое другое. Особо следует отметить контракты, которые заключаются с военнослужащими, достигшими предельного возраста и желающими далее оставаться в строю. Это могут быть как первоначальные договора, так и новые.
Если военнослужащие проходят обучение в военных образовательных учреждениях профессионального, среднего или высшего образования, адъюнктуре или докторантуре, с ними контрактная служба заключается на все время обучения, а также на 5 лет после его окончания. Такие договора могут быть первичными и новыми.
Сроки военных контрактов
Контрактная служба имеет свой определенный срок, в течение которого военнослужащие должны четко исполнять все прописанные в договоре обязанности. По истечении указанного в договоре времени, а также при отсутствии оснований для дальнейшего его продления, контрактник должен быть уволен и в тот же день исключен из списков личного состава указанной воинской части.
Впервые контракт заключается:
С военнослужащим, проходящим призывную военную службу, или с гражданином, который поступает на воинскую должность, предусматривающую звание матроса, солдата, сержанта или старшины сроком на 3 года;
С гражданином другого государства, который поступает на воинскую должность в звании матроса, солдата, сержанта или старшины сроком на 5 лет;
С военнослужащим или гражданином, претендующим на должность мичмана, прапорщика или офицера сроком на 5 лет;
С военнослужащим, который получает высшее воинское образование (на весь период обучения и на 5 лет после его окончания, при этом общий регламент контрактной службы может достигать 10 лет);
С гражданином, прошедшим специальную подготовку в высшем военном центре и поступающим на должность офицера сроком на 3 или 5 лет;
С военнослужащим первый контракт может заключаться на меньший срок с условием того, что общая продолжительность его нахождения в войсках составит 3 или 5 лет.
Условия контракта
К основным условиям относятся следующие положения:
1) гражданин обязан находиться на военной службе в течение установленного договором срока;
2) военнослужащим должна строго соблюдаться должностная инструкция контрактной службы, которая регламентируется законодательными и другими нормативными документами;
3) военнослужащий имеет право на льготы, гарантии и компенсации, а также соблюдение прав (своих и членов своей семьи);
4) особенности прохождения военной службы тщательно прописываются в контракте и включают в себя сроки, порядок присвоения и снятия воинских званий, а также перемещение и продвижение бойца по карьерной лестнице. Контрактная служба в армии считается оконченной в день истечения срока договора.
Досрочное расторжение контракта
Досрочно разорвать контракт можно в следующих случаях:
- существенные или систематические нарушения;
- невыполнение условий договора;
- организационно-штатные мероприятия;
- переход на службу в МВД и другие исполнительные органы;
- по состоянию здоровья;
- по семейным обстоятельствам;
- необходимость постоянного ухода за родственниками, которые в этом нуждаются по состоянию здоровья;
- уход за несовершеннолетним ребенком, который воспитывается без другого родителя;
- наделение военнослужащего полномочиями высшего должностного государственного лица;
- получение депутатского мандата;
- обвинительный
Требования к претендентам на контрактную службу
Гражданин, который поступает на контрактную военную службу, должен свободно общаться на государственном языке, а также соответствовать определенным требованиям. Медицинское освидетельствование претендентов проводится согласно «Положению о военно-врачебной экспертизе», на основании которого выдается заключение о пригодности данного гражданина к несению военной службы. Профессионально-психологический отбор осуществляется специалистами, которые выносят заключение о профпригодности гражданина к военной службе. Данные требования устанавливаются руководителями федеральных органов исполнительной власти или министром обороны. Приказ о контрактной службе может быть составлен только после проведения всех необходимых процедур и мероприятий, на основании которых выносится положительное решение по данному кандидату.
Причины для отказа поступления на контрактную службу
Основных причин несколько:
Следует отметить, что любой гражданин, которому отказали в подписании договора о контрактной службе, имеет право на обжалование данного решения в вышестоящем органе, прокуратуре или суде.
Заявление для поступления на контрактную службу
В заявлении необходимо указать следующую информацию:
- ФИО гражданина, дату рождения и место проживания;
- наименование органа, с которым предполагается заключить договор;
- предположительный срок службы.
Помимо заявления, необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность и подтверждающий гражданство, а также заполненную и подписанную специальную анкету, автобиографию, написанную в произвольной форме, заверенные копии трудовой книжки и документов, подтверждающих то или иное образование. Кроме того, потребуются свидетельства о браке и о рождении детей (если таковые имеются).
по контракту
1. Денежное довольствие и дополнительные выплаты за выслугу лет, квалификацию, работу с секретными материалами, особые условия службы, выполнение связанных с риском заданий, особые достижения, квалификационный уровень информационной и физической подготовки, а также ежегодная материальная помощь в размере одного оклада.
2. Ежегодная компенсация проезда в обе стороны для военнослужащих Крайнего Севера.
3. Продовольственное, вещевое и жилищное обеспечение.
4. Личное страхование.
5. Социальные гарантии в сфере образования.
6. Выплата подъемного пособия при переезде на новое место службы.
7. Социальные выплаты при выполнении заданий в чрезвычайных условиях и во время вооруженных конфликтов.
8. Выплата единовременного пособия при увольнении со службы.
9. Проведение бесплатной диагностики и лечения.
10. Бесплатное зубопротезирование.
11. Обеспечение необходимыми лекарственными препаратами.
Контрактная служба 44-ФЗ
Положение о создании Федеральной Контрактной службы вступило в силу с начала 2014 года. Данный закон определяет механизмы создания такой службы. Основными направлениями реформирования системы государственных закупок являются кадровые изменения: создание заказчиком контрактной службы, назначение контрактного управляющего и комиссий по контролю над закупками. Каждый работник контрактной службы обязательно должен иметь профессиональное или высшее образование в сфере закупок, что позволит ему качественно исполнять свои обязанности.
Для чего необходима контрактная служба? Цель данного нововведения заключается в том, чтобы ответственно и профессионально реализовать весь цикл закупок, начиная от его планирования и заканчивая получением конкретного результата. О создании контрактной службы должен позаботиться сам заказчик, он же имеет право утверждать структуру данного подразделения и его численность.
регулирующая деятельность контрактной службы бюджетного учреждения
- Конституция.
- Федеральный закон №44-ФЗ.
- Гражданское законодательство.
- Бюджетное законодательство.
- Иные нормативные правовые документы.
Порядок действий
Полный цикл закупки включает:
- планирование;
- определение поставщика, подрядчика и исполнителя;
- заключение договора;
- исполнение условий договора;
- претензионная работа.
Положение о контрактной службе предлагает три модели ее организации: со структурным подразделением, без него или назначение единого Согласно Закону №44-ФЗ, контрактную службу должны создавать заказчики, имеющие годовой объем закупок более 100 миллионов рублей. Если такое подразделение не сформировано, обязанностью заказчика является назначение контрактного управляющего - должностного лица, которое будет отвечать за исполнение каждого договора и осуществление закупок.
Положение о контрактной службе, образец которого содержит четкие поэтапные указания, позволяет достичь максимальной эффективности в исполнении сторонами своих обязательств по конкретному договору. Этот закон способствует прозрачности торговых отношений между заказчиком, посредником и исполнителем.
В 2015 году СГОЗ нашего учреждения превысил 100 млн руб. Возникла обязанность создать контрактную службу. Региональное министерство в соответствии с финансированием установило требование к количеству сотрудников в подразделении - не более трех человек. Раньше я справлялась с закупками самостоятельно, а тут пришлось искать, кого включить в контрактную службу. При этом дополнительных штатных единиц в учреждении предусмотрено не было. Время поджимало, закупки проводить без контрактной службы мы не могли. Чтобы выполнить формальное требование, мы включили бухгалтера, экономиста и программиста в состав службы. Руководителем контрактной службы назначили меня. И тут начались проблемы.Бухгалтер отказалась работать в контрактной службе, сослалась на загрузку и невыполнение нами стандартного порядка - мы не предупредили сотрудников заранее, не внесли изменения в трудовые договоры и должностные инструкции. Следовательно, я, как руководитель, была не вправе требовать от сотрудников заниматься закупками и отвечать перед контролерами. В итоге, чтобы соблюсти все требования, нам пришлось задержать закупки на два месяца - срок, за который необходимо предупредить работников об изменениях. После неудачного опыта мы прошли все этапы официального согласования с сотрудниками, подготовили шаблоны и схему создания контрактной службы. Поделюсь своим опытом.
Первое: за два месяца до начала работы контрактной службы предупредите сотрудников, которые уже заняты в организации, об изменении трудовой функции. Второе: внесите изменения в трудовые договоры и должностные инструкции , издайте приказ о переводе в другое структурное подразделение, где закрепили персональные обязанности сотрудников контрактной службы. Третье: чтобы распределить обязанности, издайте приказ и разработайте , за основу возьмите . Типовое положение дополните необходимыми обязанностями и правами. Например, пропишите:
Главный вывод из ситуации, который я для себя вынесла, - работа руководителя не только в распределении задач, но и в правильном планировании. Мало решить, кто выполняет ту или иную функцию, важно правильно и заранее оформить решение. Чтобы вам было проще, поделюсь шаблонами, которые помогли и мне:
— приказ о создании контрактной службы
;
— извещение для сотрудника об изменении трудовых функций
;
— приказ об изменении должностной инструкции
;
— дополнительное соглашение к трудовому договору
;
— Положение о контрактной службе
;
— приказ о распределении обязанностей между работниками контрактной службы
.
Поможет также рекомендация Системы Госзаказ: Как создать контрактную службу
.
Мало передать функцию, важно подготовить сотрудников для новых задач. Для этого направьте работников на повышение квалификации.
Можно ли в каждом филиале создать свою контрактную службу
В 2016 году руководитель нашего медучреждения решил открыть филиал. К тому моменту у организации уже была контрактная служба как отдельное подразделение. Однако для нового филиала главный врач предлагал создать отдельную контрактную службу, которая бы занималась только закупками филиала. Предполагалось, что так будет проще отслеживать закупки. Поскольку в уже созданной контрактной службе юриста не было, руководитель подразделения обратился ко мне за консультацией.Я, как юрист, пояснила, что создать несколько контрактных служб для одного заказчика нельзя. Филиал - не юридическое лицо. Филиалы действуют на основании положений, которые утверждает юрлицо, создавшее филиал. То есть филиал не является самостоятельным заказчиком по смыслу Закона № 44-ФЗ . Кроме того, Закон № 44-ФЗ и приказ Минэкономразвития России от 29 октября 2013 г. № 631 не предусматривают создание нескольких контрактных служб одним заказчиком.
Расскажу, как мы наладили работу одной контрактной службы для всех филиалов. В каждом филиале есть сотрудники, которые входят в состав контрактной службы и отвечают за закупки для филиала. В частности, работники филиала формируют потребности на следующий год в момент, когда контрактная служба готовит проект плана закупок - у нас это август текущего года, готовят техзадания, входят в приемочную комиссию, выполняют другие задачи. При этом отдельной службы для каждого филиала нет. Одна контрактная служба самостоятельно ведет план закупок и план-график, проводит закупки для собственных нужд и для нужд филиалов.
Сейчас у нас уже три филиала и одна контрактная служба. Меня взяли в контрактную службу как юриста. Я помогла наладить работу филиалов и сейчас занимаюсь претензионной работой.
Сколько человек включить в контрактную службу
С самого начала действия Закона № 44-ФЗ мы решили, что создаем контрактную службу. При этом знали, что в контрактную службу должно входить не менее двух человек, а максимальное количество людей заказчик определяет самостоятельно с учетом потребностей и финансовых возможностей. Поскольку конкурентные закупки проводили уже тогда, но только по Закону № 94-ФЗ, в контрактную службу взяли двух специалистов, которые на тот момент занимались закупками. В ходе работы Закон № 44-ФЗ претерпевал изменения, требования к сотрудникам контрактной службы также менялись, и мы поняли, что двух человек мало.Сейчас наша контрактная служба состоит из четырех человек и руководителя. Поделюсь опытом, почему приняли решение расшириться именно до пяти сотрудников.
Когда определяли численность, исходили из общего финансового объема закупок и количества контрактов за последний год. При этом учли, что внебюджетные деньги также будем тратить по Закону № 44-ФЗ. Из опыта работы понимали, что один человек проводит 15 конкурентных закупок в месяц. Посчитали, что при наших объемах нужно три человека только на конкурентные закупки. На контракты с единственным поставщиком выделили отдельно сотрудника. Решили, что руководитель контрактной службы должен готовить план и план-график закупок, проверять все технические задания от сотрудников, контролировать работу подразделения, разрабатывать регламенты, заниматься организационной работой.
От себя дам совет: когда сомневаетесь, сколько человек взять, например, троих или четверых, остановитесь на меньшей цифре. В ходе работы станет ясно, справляются ли сотрудники с функционалом. Возможно, придется искать еще людей или предложить дополнительный функционал тем, кто уже работает. В любом случае работодателю проще найти еще одного человека, чем уволить того, что уже взял. К тому же дополнительный функционал - это дополнительная оплата для работника. Также полезными будут материалы от Системы Госзаказ:
Нужна ли каждому сотруднику ЭЦП
Когда создали контрактную службу, столкнулись с проблемой: делать ли каждому сотруднику ЭЦП или все документы подписать цифровой подписью руководителя. В итоге для себя решили сделать ЭЦП каждому работнику контрактной службы. Своей ЭЦП работник подписывает документы, которые создает в ЕИС, как правило, это извещения и отчеты. При этом контракты подписываем ЭЦП руководителя и только когда директор на рабочем месте. Расскажу, чем руководствовались.
Штрафы в закупках высокие, а каждый работник отвечает за свои конкретные задачи. Чтобы не возникло споров, кто из сотрудников нарушил закон, решили, что ЭЦП послужит доказательством, кто конкретно составил неверный документ или нарушил сроки. Кроме того, сотрудник, который ставит свою подпись под документом в ЕИС, мотивирован работать ответственно. Поэтому советую каждому работнику сделать ЭЦП.
При подписании контракта другое правило. Предложите руководителю два варианта: подписать контракт на электронной площадке своей усиленной электронной подписью либо отдельным приказом или доверенностью наделить руководителя контрактной службы полномочием подписывать контракты от имени заказчика. Если подпись ставит руководитель заказчика, в преамбуле документа укажите, что контракт подписывает заказчик в лице руководителя, действующего на основании положения или устава. При этом контракт подписывают ЭЦП руководителя. Допустим, по решению заказчика руководителя контрактной службы наделили правом подписывать контракт на электронных площадках от имени юрлица. Тогда в преамбуле контракта укажите, что документ подписывает заказчик в лице руководителя контрактной службы. Укажите реквизиты доверенности. Только при соблюдении этих условий контракт можно подписать усиленной электронной подписью руководителя контрактной службы.
Получить электронную подпись с первого раза поможет пошаговая инструкция .
Может ли юрист входить в контрактную службу и при этом заниматься работой, которая не связана с 44-ФЗ
Да, руководитель приказом вправе возложить функции работника контрактной службы на отдельных сотрудников, например на юриста. В контрактную службу нашей организации входило три работника. При этом ни у одного из сотрудников не было юридического образования. Когда дело доходило до претензионной работы, возникали трудности - работник контрактной службы не мог составить иск или жалобу. Штатные юристы от процедур в рамках Закона № 44-ФЗ отказывались, поскольку нагрузка в рамках основной работы высокая, а в должностной инструкции работы по 44-ФЗ не прописано.Чтобы решить проблему, руководитель возложил всю претензионную работу на юридический отдел. Начальника юротдела включили в контрактную службы. Формально все специалисты юридического отдела не входят в состав контрактной службы, поэтому за претензионную работу в рамках Закона № 44-ФЗ отвечает только руководитель. Теперь у контрактной службы нашей организации проблем с юридической помощью в рамках Закона № 44-ФЗ нет.
Допустим, решили последовать нашему примеру - включить юриста в состав контрактной службы и при этом изменить или расширить трудовые функции работника. Тогда с согласия работника внесите изменения в должностную инструкцию .
Кто отвечает за техзадание
Мы создали контрактную службу без формирования отдельного подразделения. В службу входят сотрудники из разных отделов, например, начальник отдела закупок, начальник отдела снабжения, начальник информационного отдела. Сотрудник отдела разрабатывает техзадание по своему направлению деятельности. Например, работник отдела снабжения разрабатывает техзадание на поставку канцтоваров, айтишники - на поставку компьютеров и т. д. Я, как руководитель отдела закупок, проверяю, отвечает ли описание объекта закупки в техзадании требованиям Закона № 44-ФЗ.
У нас заведено так, и это работает: человек, который формирует техническое задание, входит в приемочную комиссию.
У каждого из сотрудников контрактной службы своя специализация. Как обеспечить взаимозаменяемость
В нашей организации каждый специалист контрактной службы занят конкретной задачей, например: один планирует, другой размещает извещения в ЕИС и принимает заявки, третий занимается контрактами с едпоставщиком. Когда один из сотрудников заболевал или уходил в отпуск, направление простаивало - никто не знал, как делать работу другого. Такая же проблема была и с членами единой комиссии. Случалось, что во время заседания больше половины комиссии уходило в отпуска. Мы решили проблему в три этапа.
Обучаем сотрудников контрактной службы всем процессам
и придерживаемся принципа взаимозаменяемости. Так сотрудники еще и развиваются, что предполагает карьерный рост.
Обучаем работников на курсах повышения квалификации и в процессе работы. Узнаем, когда специалист уходит в отпуск, и заранее, например за месяц, посвящаем других в ключевые задачи, которые им придется выполнять во время отпуска сотрудника. Поскольку все процедуры проходят в рамках плана-графика, выявить предстоящий объем не составляет труда. За замещение должности доплачиваем
- это дополнительный стимул.
Чтобы организовать процесс обучения, придерживайтесь схемы:
- Ознакомьтесь с профстандартами в закупках, определитесь, по какой программе обучите сотрудников - Как применять профстандарты: переподготовка и аттестация сотрудников .
- Посмотрите советы по обучению от Высшей школы Госзакупок: Как повысить квалификацию или пройти переподготовку в Высшей школе Госзакупок .
- Решите, каким способом закупите образовательные услуги, проведите процедуру: Как закупить образовательные услуги .
Кто может быть членом комиссии по закупкам, смотрите в рекомендации .
Разработали регламент , где расписали порядок , в котором взаимодействуют работники контрактной службы между собой.
Как быть, если не выделили деньги на обучение контрактной службы
Дам совет организациям, у которых внебюджета недостаточно. Есть способ снизить расходы - отучиться 16 часов, а не 108. Срок в 16 часов установило Минобрнауки России (п. 12 Порядка, утвержденного приказом от 1 июля 2013 г. № 499 ).
Чтобы получить дополнительное профобразование, работник проходит программу повышения квалификации и профессиональной переподготовки. Минэкономразвития и Минобрнауки России разработали методические рекомендации для организаций, которые готовят программы допобразования в закупках. В методических рекомендациях указано, что минимальный срок, который необходим, чтобы освоить программу, - 108 часов. Если обучается руководитель организации-заказчика, срок можно снизить до 40 часов. В то же время методические рекомендации применять не обязательно - документ носит рекомендательный характер. Образовательное учреждение самостоятельно рассчитывает количество часов, за которое студенты осваивают программу. Поэтому работникам контрактной службы достаточно переучиться в объеме 16 часов. Аналогичной позиции придерживается Минэкономразвития России в письмах от 11 декабря 2015 г. № ОГ-Д28-15401 , от 25 марта 2016 г. № ОГ-Д28-3885 .
Чтобы было проще решить, на какие курсы пойти, и провести закупку, воспользуйтесь рекомендациями Системы Госзаказ:
Как избежать текучки кадров из-за маленьких зарплат
Контрактная служба нашей организации столкнулась с проблемой - зарплаты маленькие, а штрафы большие. В результате - текучка кадров.
Мы решили удерживать специалистов доплатами. Стимулируем за то, что сотрудник качественно исполняет должностные обязанности. Премию платим в соответствии с действующими локальными актами о премировании. Порядок дополнительного материального стимулирования закрепили в положении о контрактной службе . Еще доплачиваем за материальную ответственность и присутствие в комиссии. Теперь сотрудники от нас не уходят и заинтересованы в дополнительной нагрузке.
Из своего опыта посоветую пять способов поощрить специалиста контрактной службы. Выбирайте, какой из способов подходит именно вам.
Способ 1. Доплачивайте за совмещение должностей
Допустим, работник совмещает свою основную должность, например юрист, экономист, бухгалтер, и должность сотрудника контрактной службы. Трудовое законодательство позволяет доплачивать работнику (письмо Минэкономразвития России от 30 декабря 2015 г. № Д28и-3860 ).
Чтобы оплатить дополнительную работу, оформите совмещение должностей или внутреннее совместительство.
| Способ | Условия | Оплата |
| Совмещение должностей | Приказ руководителя, письменное согласие работника в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Работу сотрудника контрактной службы человек выполняет в течение рабочего дня | Размер доплаты устанавливают в твердой денежной сумме либо в процентах от тарифной ставки или оклада |
| Внутреннее совместительство | Отдельный трудовой договор с работником, все документы, которые предусмотрены при приеме на работу. Работу сотрудника контрактной службы человек выполняет в свободное от основной работы время | Оплату устанавливают в трудовом договоре. При увольнении сотруднику положена компенсация за неиспользованный отпуск |
- работу, которую сотрудник будет выполнять дополнительно, ее содержание и объем;
- срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу;
- размер доплаты за совмещение должностей.
На основе заключенного соглашения издайте приказ о совмещении. Типовая форма документа не предусмотрена, поэтому составьте приказ
в произвольной форме.
Требования к оформлению совмещения предусмотрены в статье 60.2
Трудового кодекса РФ.
Способ 2. Выпишите премию
Основание для премии - качественное исполнение работником должностных обязанностей. Премию выпишите в соответствии с действующими локальными актами о премировании в пределах бюджетных денег на оплату труда. Платить работнику за счет экономии на закупке нельзя. Порядок дополнительного материального стимулирования закрепите в положении о контрактной службе, например, так:
Способ 3. Заплатите стимулирующую надбавку
Работодатель вправе установить стимулирующую надбавку за интенсивность и высокие результаты работы. Утвердите в организации систему критериев и показателей эффективности контрактной службы, например:
- своевременная и оперативная работа по подготовке необходимой документации для проведения закупок и торгов;
- подготовка оперативной, в том числе внеплановой, отчетности и информации;
- соблюдение сроков подготовки и передачи проектов контрактов;
- соблюдение сроков обработки протоколов разногласий.
Если дополнительные функции работника контрактной службы не закреплены в должностной инструкции, то речь идет о дополнительной работе. Оформите увеличение объема работы как расширение зоны обслуживания. Расширение зоны обслуживания - выполнение наряду со своей основной работой по трудовому договору дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ ).
За дополнительную работу установите дополнительную оплату. Размер доплаты определите по соглашению сторон. Для этого составьте приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 60.2 , 151 Трудового кодекса РФ).
Способ 5. Оплатите сверхурочную работу
Допустим, сотрудник контрактной службы задерживается на работе, когда надо оперативно провести конкурентную закупку. Оплатите дополнительное время как сверхурочную работу - издайте приказ и получите согласие сотрудника контрактной службы. Согласие оформите в виде заявления.
Порядок прописан в статьях 99
, 149
Трудового кодекса РФ.
Первые два часа переработки оплатите не менее чем в полуторном размере, последующие часы - не менее чем в двойном
. При этом в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре вы вправе определить конкретный размер доплаты (ст. 152 Трудового кодекса РФ
).
Кто платит штраф за сотрудника, который уволился
Чтобы не столкнуться с проблемой нашей организации, посоветую уже сейчас проделать четыре шага из инструкции:
1. Пересмотрите должностные инструкции работников контрактной службы.
2. Если в должностной инструкции нет пункта об ответственности, внесите его, например, так:
3. Предупредите сотрудника о том, что вносите изменения в должностную инструкцию - составьте уведомление .
4. Правки в должностную инструкцию внесите приказом .
Внимание: срок исковой давности - один год с момента, когда работник нарушил закон (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ ).
|
|
|
Федеральный закон №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок» тщательно регламентирует не только процедуры, которые государственный заказчик вправе использовать для того, чтобы осуществлять те или иные виды госзакупок, но также и объясняет, какие подразделения или должностные лица должны осуществлять процедуры проведения тех или иных закупочных процедур. Так, в частности, у государственных и муниципальных заказчиков должны быть созданы специальные контрактные службы.
Если же уровень такой организации не позволяет создать контрактную службу, то назначается специальное должностное лицо – контрактный управляющий.
Что такое контрактная служба или контрактный управляющий?
Для того чтобы проводить процедуру закупок, предусмотренных для удовлетворения государственных или , государственный заказчик обязан создать специальное подразделение или назначить должностных ответственных лиц. Такие службы называются контрактными службами, а должностные лица – контрактными управляющими.
В соответствии с частью 1 статьи 38 Федерального закона №44-ФЗ контрактная служба создается в тех случаях, когда общий годовой объем у того или иного заказчика превышает сто миллионов рублей. Если такой объем не превышен, то государственный или муниципальный заказчик обязан назначить ответственное должностное лицо, а созданная должность будет называться контрактным управляющим.
Если контрактной службы у заказчика нет, но есть контрактный управляющий, а совокупный годовой доход является достаточно большим, то заказчик может назначить несколько контрактных управляющих либо помощников одного контрактного управляющего.
Для того чтобы контрактная служба или контрактный управляющий могли в полном объеме осуществлять свои действия, создается специальный регламент , который будет регулировать в полном объеме весь объем действий такой службы или должностного лица.
Создание контрактной службы или назначение контрактного управляющего для или муниципального заказчика должно было быть осуществлено до 1 января 2017 года. В противном случае осуществлять процедуры закупок для удовлетворения своих нужд такой заказчик не имеет права.
Данное положение зафиксировано в статье 112, которая регламентирует поэтапное вступление в силу нового федерального закона.
Модели контрактной службы
Для государственного заказчика предоставляет возможности по выбору той модели, на основании которой будет осуществляться создание контрактной службы для проведения закупок у того или иного поставщика.
Для государственных и муниципальных заказчиков сформировано правило создания контрактной службы, согласно которому вправе принимать самостоятельное решение о том, каким образом будет сформирована контрактная служба.
Однако заказчику следует помнить о том, что при годовом объеме закупок более ста миллионов рублей должна быть сформирована контрактная служба, если объем менее ста миллионов – назначается контрактный управляющий.
Для государственного заказчика предоставляется выбор того, каким именно образом осуществляется формирование контрактной службы:
- путем формирования самостоятельной структурной группы, которая выполняет только обязанности, прописанные в должностном регламенте контрактной службы и ее непосредственных сотрудников . Привлекать сотрудников такого подразделения к другим видам работ строго запрещено;
- путем наложения обязанностей сотрудников контрактной службы на сотрудников других подразделений, например, снабжения или бухгалтерии . Исполнение обязанностей сотрудника контрактной службы должно происходить совместно с обязанностями сотрудника того структурного подразделения, в котором числится тот или иной сотрудник.
Точно также на контрактного управляющего если он назначен из числа действующих сотрудников различных структурных подразделений заказчика, накладываются дополнительные обязанности, которые должны быть осуществлены в соответствии с положениями своих должностных инструкций по совмещаемым должностям.
Механизм и порядок создания контрактной службы по Федеральному закону №44-ФЗ
Создание контрактной службы – это комплекс мероприятий, который осуществляется государственным или муниципальным заказчиком для того, чтобы такое подразделение в полном объеме занималось проведением предусмотренных законом видов закупок для обеспечения нужд такого заказчика. Как уже говорилось выше, создание такой службы может быть осуществлено путем выделения самостоятельного подразделения, а также путем выделения группы сотрудников из действующих подразделений для того, чтобы наложить на них обязанности сотрудников контрактной службы.
Создание контрактной службы должно осуществляться на основании специального приказа о создании контрактной службы. Этот приказ готовится первым из всех документов, которые должны быть сформулированы для начала полноценной работы создаваемой контрактной службы. Дополнительно создается также специальный регламент, который будет в полном объеме осуществлять регулирование деятельности контрактной службы.
На руководителя контрактной службы, а также на ее ведущих специалистов создаются специальные должностные инструкции, в которых фиксируются права и обязанности сотрудников контрактной службы. В рамках такой должностной инструкции должны быть зафиксированы все те возможные меры ответственности, которые могут быть наложены на должностное лицо, если оно допустит нарушение действующего законодательства в период своей работы в контрактной службе. С образцом должностной инструкции можно ознакомится по .
Общий порядок действий для создания контрактной службы со стороны государственного заказчика выглядит следующим образом:
- издание приказа о создании контрактной службы , который исходит от руководства государственного заказчика;
- создание положения о контрактной службе ;
- издание регламента работы контрактной службы ;
- формирование штата контрактной службы ;
- издание должностных инструкций для сотрудников контрактных служб;
- издание положений комиссий по проведению конкурентных закупок.
Так как контрактная служба осуществляет проведение закупок, в рамках которых должны быть реализованы различные процедуры, в том числе с использованием комиссионного рассмотрения предоставляемых потенциальными исполнителями документов, государственному заказчику следует также принять специальные положения, которые будут регламентировать действия таких комиссий.
В состав контрактной службы входят:
- руководитель структурного подразделения ;
- специалисты, которые осуществляют работу с потенциальными поставщиками путем проведения специальных процедур;
- сотрудники, которые будут осуществлять разрешение финансовых вопросов (нередко данные функции передаются напрямую сотрудникам бухгалтерии заказчика).
Полный список сотрудников и их должностные обязанности формирует сам заказчик на основании своих потребностей. Однако одно условие должно быть обязательно соблюдено – все сотрудники контрактной службы должны иметь соответствующее образование.
Контрактный управляющий
Контрактный управляющий – это должностное лицо, которое назначается государственным заказчиком для того, чтобы такой сотрудник занимался проведением закупочных процедур для обеспечения нужд государственного или муниципального заказчика. Назначение контрактного управляющего (независимо от того, сколько таких сотрудников будет назначено) происходит в том случае, если общий годовой объем закупок заказчика менее ста миллионов рублей.
Назначается такой сотрудник на основании приказа руководителя организации с расшифровкой всех наложенных на него обязанностей. В целом порядок действий выглядит следующим образом:
- издание приказа о создании должности контрактного управляющего;
- приказ о назначении конкретного человека на должность контрактного управляющего;
- формирование должностной инструкции контрактного управляющего;
- формирование положений о комиссиях для проведения конкурентных способов закупок.
Должностная инструкция для контрактного управляющего совмещает в себе положения должностной инструкции руководителя контрактной службы и рядового ее сотрудника. Однако в ней должны быть определены все права и обязанности, которые налагаются на такого сотрудника. Образец должностной инструкции для контрактного управляющегоиможно скачать по .
Кроме того, нередко для такого контрактного управляющего также указываются меры , которые могут быть наложены на сотрудника за несоблюдение норм действующего законодательства в сфере государственных закупок.
При формировании положений о комиссиях по контролю за конкурентными способами закупок следует учесть, что привлечение контрактного управляющего в качестве участника такой закупки нежелательно , так как он непосредственно отвечает за проводимых процедур контроля за конкурентными закупками.
Контрактная служба или контрактный управляющий – это подразделение или самостоятельное должностное лицо, которое осуществляет проведение тех или иных государственных закупок, направленных на обеспечение государственных и муниципальных нужд. Формирование самостоятельной контрактной службы или назначение контрактного управляющего должно осуществляться в соответствии с положениями статьи 38 указанного закона, а все назначаемые сотрудники должны пройти специальное обучение.
1. Заказчики, совокупный годовой объем закупок которых превышает сто миллионов рублей, создают контрактные службы (при этом создание специального структурного подразделения не является обязательным).
2. В случае, если совокупный годовой объем закупок заказчика не превышает сто миллионов рублей и у заказчика отсутствует контрактная служба, заказчик назначает должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта (далее - контрактный управляющий).
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Контрактная служба действует в соответствии с положением (регламентом), разработанным и утвержденным на основании типового положения (регламента), утвержденного федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок.
4. Контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют следующие функции и полномочия:
1) разрабатывают план закупок, осуществляют подготовку изменений для внесения в план закупок, размещают в единой информационной системе план закупок и внесенные в него изменения;
2) разрабатывают план-график, осуществляют подготовку изменений для внесения в план-график, размещают в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения;
3) осуществляют подготовку и размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;
4) обеспечивают осуществление закупок, в том числе заключение контрактов;
5) участвуют в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и осуществляют подготовку материалов для выполнения претензионно-исковой работы;
(см. текст в предыдущей редакции)
6) организуют в случае необходимости на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвуют в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
7) осуществляют иные полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом.
5. При централизации закупок в соответствии с частью 1 статьи 26 настоящего Федерального закона контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом и не переданные соответствующим уполномоченному органу, уполномоченному учреждению, которые осуществляют полномочия на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей). При этом контрактная служба, контрактный управляющий несут ответственность в пределах осуществляемых ими полномочий.
6. Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.
