Документальное оформление материально-производственных запасов. Первичные документы по учету мпз Документы по мпз на предприятии

Приходные документы.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.

При поступлении материалов на склад материально ответственное лицо (завскладом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика (спецификации, отвесы, накладные, сертификаты, удостоверения). При полном соответствии количества фактически поступивших МПЗ документам выписывается приходный ордер (М-4). Разрешается не выписывать этот ордер, а ставить на документах поставщика штамп с основными реквизитами приходного ордера. Заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера.

Если поставщик доставляет материалы транспортом со своего склада, то он выписывает товарно-транспортную накладную (ф. № М-5, М-6).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет Комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.

Акт о приемке материалов (М-7) применяется для оформления поступивших МПЗ без платежных документов или в случае расхождений с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, завскладом и представителя отдела снабжения предприятия. Акт составляется в 2-х экземплярах. 1-й направляется в бухгалтерию, второй – в отдел маркетинга для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. В случае составления приемного акта приходный ордер не оформляется.

Приходные документы составляются в день поступления МПЗ. Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов осуществляется согласно решению руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.п.) и должностными лицами.

Материалы, закупленные подотчетными лицами, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов (М-11).

Недостачи и порча, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов, учитываются в следующем порядке:

а) сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих или испорченных материалов на продажную цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и НДС, относящиеся к ним, не учитываются.

Сумма недостач и порчи списывается:

Д 94 К 60, 76.

Одновременно недостающие или испорченные материалы списываются со счета 94 (К-т) и относятся на ТЗР или на счета отклонений в стоимости материальных запасов (16).

Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи;

б) недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.

Фактическая себестоимость недостач и порчи сверх норм естественной убыли учитывается:

Д 76 субсчет 2 «Расчеты по претензиям» К 60.

При оприходовании поступивших от поставщиков недостающих материалов, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость материалов, ТЗР и НДС, включенные в фактическую себестоимость недостачи и порчи.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды, хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонт), реализацию на сторону лишних материалов.

К ним относятся:

Лимитно-заборные карты (М-8, М-9);

Требование-накладная (М-11);

Накладная (М-15).

Лимитно-заборные карты выписываются подразделениями, выполняющими снабженческие или планирующие функции, в двух или трех экземплярах сроком на один месяц (квартал). Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца (квартала) ее действия передается подразделению организации - получателю материалов, второй экземпляр - соответствующему складу. Третий экземпляр (если он оформляется) остается в подразделениях, выполняющих снабженческие или плановые функции для контроля.

Кладовщик отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных материалов, которые подтверждаются подписями получателя и заведующего складом (кладовщика). В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию.

Материально ответственные лица ведут карточки складского учета материалов (М-12). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их завскладом. По мере поступления МПЗ на склад кладовщик выписывает приходный ордер или др. документ и регистрирует его в карточке. На основании расходных документов в карточке регистрируется расход материалов.

В установленные сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (М-13). Бухгалтер материального отдела принимает документы при реестрах, проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра.

Работник бухгалтерии должен проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатков материалов. О выявленных нарушениях в работе материально ответственных лиц и по результатам выборочной проверки замечания вносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

а) излишки запасов приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость относится на финансовые результаты:

б) суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю ТЗР, относящуюся к этому запасу.

В бухгалтерском учете недостача отражается:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К 10 – в части договорной (учетной) цены запаса;

Д 94 К 16 – при использовании в учетной политике организации счетов заготовления и приобретения материалов к счетам учета запасов в части доли ТЗР.

Недостача запасов и их порча списывается со 94 в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу; сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Учёт движения, перемещения материалов

К материально-производственным запасам относят: производственные запасы (материалы, используемые при производстве продукции, предназначенной для продажи); готовая продукция, предназначенная для продажи; товары, которые используют для управленческих нужд предприятия.

Процесс движения материалов состоит из трёх этапов:

Поступление материалов на предприятие,

Расходование материалов на предприятии,

Выбытие материалов из предприятия.

На первом этапе материалы принимаются к учёту на основе первичных документов, производится их стоимостная оценка.

На втором этапе осуществляется отпуск материалов на производство продукции, исправление брака, обслуживание производства, а также для управленческих нужд предприятия.

Документы по учёту материалов на складе

Операции по движению материалов, такие как поступление, перемещение, расходование и выбытие, оформляются первичными учётными документами. (см. Актуальные бланки)

Поступление материалов

Выбытие материалов

Накладная М-15 оформляется при отпуске материалов сторонним организациям.

Учёт движения материалов

Карточка учёта материалов по форме № М-17 служит для учёта движения материалов, находящихся на хранении в складах предприятия. Учёт ведётся по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и прочим признакам (сортовой учёт).

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы
• Вести учет товаров на предприятии

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. Программа складского учета бесплатно позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Первичные документы по поступлению, перемещению, а также по списанию в производство МПЗ играют важную роль в организации учета сырья и материалов, непосредственно по ним осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за поступлением, движением и рациональным использованием.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению материалов предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, представленные в таблице 1.

Таблица 1.

Процесс движения материалов в организации состоит из трех основных стадий: поступление материалов в организацию, расходование материалов в организации, выбытие материалов из организации.

Поступление МПЗ.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, другим аналогичным договорам, организация должна получать от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы: товарные накладные, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, спецификации, сертификаты, а также другие документы, которые необходимы для принятия материалов к учету.

Вышеуказанные документы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу), как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материалов.

При приемке материалов необходимо:

· зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

· проверить соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;

· проверить правильность расчетов в расчетных документах;

· оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;

· определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;

· передать документы в подразделения организации (бухгалтерию, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота в организации.

Для получения материалов со склада поставщика или от организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.

Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством по формам №М-2 или №М-2а. Форму №М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверенности носит массовый характер. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать дату ее выдачи и образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность выдается обычно сроком на 10 дней.

При приемке материалы подвергаются тщательной проверке на соответствие ассортименту, количеству и качеству. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров формы №М-4 при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер формы №М-4 в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления материалов на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество материалов.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между накладной и фактическими данными).

В случае несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, приемку осуществляет приемочная комиссия, которая оформляет акт о приемке материалов по форме №М-7 в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и / или транспортной организации. После приемки материалов акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материалов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. В случае составления приемного акта формы №М-7 приходный ордер (форма №М-4) не оформляется.

Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена. Если в расчетных и сопроводительных документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения, чем принято в организации, то материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в организации. Поступившие материалы должны быть своевременно оприходованы. Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад.

Оприходование материалов, поступивших от подотчетного лица по авансовому отчету, производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру при покупке у другой организации за наличный расчет), которые прикладываются к авансовому отчету.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

· продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

· осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;

· производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции, а также сдача брака;

· осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств.

Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации основных средств и иного имущества, используется акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма №М-35). Материалы, полученные от других организаций (в том числе безвозмездно) и изготовленные в организации, также подлежат принятию на соответствующие склады организации.

В первичных учетных документах, отражающих поступление материалов, должны содержаться данные об их количестве и стоимости. Если документ не содержит сведений, необходимых для достоверного учета поступивших материалов, не отвечает требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, то у бухгалтера нет достаточных оснований для принятия данных материалов к учету.

Расходование и перемещение МПЗ в организации.

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации. Материалы отпускаются с центральных складов организации в зависимости от структуры организации на склады подразделений или непосредственно в подразделения организации в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (заданиями). Отпуск материалов сверх норм производится в порядке, установленном в данной организации. При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измерений.

Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работником подразделения организации. Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставляется право получать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующим лицам, осуществляющим отпуск материалов со складов (кладовых).

Отпуск материалов со складов организации на производство осуществляется на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями по решению руководителя организации. Лимиты на отпуск материалов устанавливаются на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со склада организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (форма №М-8), требование-накладная (форма №М-11) и накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15).

Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов. Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один месяц. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. При небольших объемах отпуска материалов лимитно-заборные карты могут выписываться на квартал.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации. В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита». Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на это уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов. К сверхлимитному отпуску материалов относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака (на производство изделий, продукции взамен забракованной) и покрытием перерасходов материалов (т.е. расходов сверх норм). При получении материалов для производства продукции взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной прилагаются акты (извещения) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция.

Для сокращения количества первичных документов Постановление №71а в указаниях по применению и заполнению форм рекомендует оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма N М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа. Перечень материалов, отпускаемых указанным способом в подразделения организации, где он применяется, устанавливает руководитель организации.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами в соответствии с пунктом 113 Методических указаний №119н применяется требование-накладная (форма №М-11). Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит основанием для списания ценностей, а второй - основанием для их оприходования.

Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются в установленном порядке и сдаются на склады по сдаточным накладным с указанием их наименования и количества. При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная.

Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях (материалы с пониженными качественными характеристиками), или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т.п.) приходуются на склад (в кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.

Списание материалов, передаваемых по договору дарения или безвозмездно, осуществляется на основании первичных документов на отпуск материалов (товарно-транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др.).

Все первичные учетные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться в бухгалтерскую службу в установленные организацией сроки. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления. В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству Российской Федерации и правилам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру.

Кроме того, необходимо отметить, что методические указания по бухгалтерскому учету материалов допускают возможность помимо унифицированных форм первичных учетных документов применять самостоятельно разработанные формы первичных документов. Однако при этом должны соблюдаться следующие условия:

Организация обязана применять унифицированные формы и только в тех случаях, когда их применение невозможно или не предусмотрено, разработать свои формы первичной документации;

Самостоятельно разработанные формы первичной документации должны отвечать требованиям к первичным документам, указанным в статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Другими словами, в самостоятельно разработанном документе должны содержаться все обязательные реквизиты, а именно:

Наименование документа;

Дата составления документа;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Личные подписи указанных лиц.

Если организация самостоятельно разрабатывает форму первичного документа, то она обязана внести ее в приложение к положению об учетной политике, утверждаемому приказом руководителя ежегодно.

Также следует напомнить, что хозяйствующие субъекты вправе вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации. Удалять обязательные реквизиты не допускается. Процедура утверждения измененных унифицированных форм первичной документации аналогична процедуре утверждения самостоятельно разработанных форм документов.

Поскольку первичный документ в бухгалтерии является подтверждением факта хозяйственной операции, то неправильное его формирование может привести к серьезным последствиям в виде штрафов и доначисленных налогов и пеней. Причина тому одна: неправильно составленный первичный бухгалтерский документ не может являться подтверждением факта хозяйственной операции, а следовательно, не может являться подтверждением расходов компании.

Причинами, по которым организация может прибегнуть к разработке самостоятельной формы первичного учетного документа по отпуску материалов в производство могут являться:

Специфика самого процесса отпуска материалов;

Особенности складского учета материалов;

Технологические особенности непосредственно самого процесса производства.

Особенности организационной структуры организации.

Следует обратить внимание, что при разработке самостоятельной формы отпуска материалов в производство необходимо предусмотреть реквизит, указывающий, на какие цели отпускается материал: основное производство, вспомогательное производство или же на производство полуфабрикатов. Дело в том, если в первичном документе этого не предусмотреть, то будет неясно, на каком счете необходимо учитывать затраты в виде стоимости отпущенных материалов: на счете основного производства (20), на счете вспомогательного производства (23) или на счете 21 при производстве полуфабрикатов.

На основании документа, в котором нет указания на то, для каких целей отпускаются материалы со склада, отпущенные материалы находятся в подотчете лица, получившего их. В таком случае списание материалов в производство осуществляется на основании уже другого документа - акта о расходовании материалов. Унифицированной формы такого акта не существует, поэтому организации следует разработать такую форму самостоятельно. Этого можно и не делать, если внести в первичный документ, которым оформляется отпуск материалов со склада дополнительный реквизит, указывающий на принадлежность затрат к тому или иному производству (основное, вспомогательному, производству полуфабрикатов) или виду расходов.

Акт о расходовании материалов должен содержать следующие примерные реквизиты:

Наименование первичного документа «Акт о расходовании материалов»

Дату составления

Наименование материала

Назначение (куда данный материал был израсходован: заказ N или калькуляция N)

Номенклатурный номер

Единица измерения

Количество отпущенных единиц

Цена (если организация применяет учетные цены, то указывается учетная цена материала)

Расход материала в количественном и денежном выражении

Возврат на склад в количественном и денежном выражении.

У каждой компании в собственности обязательно имеются оборотные активы, обеспечивающие ей стабильность производства и финансового состояния. Одной из основных частей оборотных активов являются материально-производственные запасы (МПЗ) .

В их состав входят исходное сырье, необходимое для производства или для оказания услуг (работ), активы, необходимые руководству для выполнения своих функций, также товары, предназначенные для реализации, если это торговая организация. Кроме того, – это инструменты, запасные части для оборудования, топливо, средства защиты, спецодежда и даже основные средства, которые стоят менее 40 тыс. руб .

Бухгалтерский учет МПЗ имеет свой круг задач, который определен действующим законодательством. А именно:

• определение размера , влияющих на себестоимость запасов;
• корректное оформление документации для представления в нужное время информации о произведенных, поступивших и реализованных МПЗ;
• обеспечение сохранности запасов при их хранении и эксплуатации;
• обеспечение непрерывности производственного процесса, путем своевременного пополнения запасов;
• анализ количества и структуры МПЗ с целью выявления невостребованных материалов или их излишков;
• осуществление мероприятий, направленных на анализ эффективности их использования.

Основным нормативным документом, конечно, нужно назвать федеральный закон №402-ФЗ. Однако он содержит лишь общие требования к бухгалтерскому учету .

При отражении же МПЗ необходимо руководствоваться положениями по бухгалтерскому учету, а именно:

• ПБУ 5/01 . Данный документ раскрывает понятие МПЗ, их состав, раскрывает сущность различных способов их оценки, которые может использовать предприятие, а также правила их отражения в бухгалтерском учете;
• ПБУ 9/99 – используется при расчете финансового итога от реализации товаров и произведенной продукции;
• ПБУ 10/99 – применяется, если имело место выбытие МПЗ;
• – необходимо при составлении учетной политики компании, где в том числе должны быть отражены применяемые методы оценки, используемые счета учета, правила проведения инвентаризации запасов.

Также к нормативной базе можно отнести и план счетов вместе с инструкцией и соответствующие методические рекомендации финансового ведомства нашей страны.

Классификация в соответствии с ПБУ

ПБУ 5/01 подразделяет рассматриваемые активы на следующие категории :

• сырье, т.е. активы, которые используются как исходные материалы для основного производства компании;
• активы, которые приобретались или изготавливались для продажи. Имеется в виду товары и готовая продукция;
• запасы, необходимые для функционирования компании.

Методические указания по учету

МПЗ являются объектами, на которые воздействует человек, чтобы получить готовую продукцию, а в итоге – прибыль. Необходимо при этом понимать, что они полностью потребляются в ходе производственного процесса, в отличие от средств труда, т.е. основных средств, затраты на которые включается в себестоимость продукции частями посредством механизма .

Стоимость

Стоимость МПЗ в бухгалтерском учете определяется исходя из фактически произведенных затрат на их приобретение или создание. Если запасы были приобретены по договору купли-продажи с контрагентом фирмы, то в их себестоимость включаются :

• суммы, выплаченные по данному договору;
• затраты на консультации, связанные с этой сделкой;
• суммы, выплаченные посредникам, при их участии;
• таможенные платежи;
• транспортные расходы;
• налоги, которые не подлежат возмещению.

Данный перечень не является закрытым. Законодательство обязывает включать в себестоимость запасов все расходы, которые были связаны с их приобретением.

Если же МПЗ – это продукт собственного производства компании, то в их стоимость включаются все затраты, произведенные в процессе их изготовления.

Рассматриваемые активы могут поступить в организацию иными путями. Например, их предоставил учредитель. В этом случае он сам и определяет их стоимость, предварительно согласовав ее с остальными собственниками фирмы.

Если же активы поступили безвозмездно, то за основу принимается рыночная цена аналогичных объектов.

Стоимость запасов складывается из фактических затрат , которые были понесены при их приобретении. При этом законодательство не разрешает ее изменять. Однако для этого правила существует исключение. Так, если МПЗ устарели или в некоторой степени лишились своих полезных свойств, то в отчетности их нужно отражать по той цене, по которой их реально продать. А возникающая разница соответственно уменьшает текущую прибыль компании.

Для этой цели ПБУ разрешает формировать соответствующий резерв . Данное положение должно быть закреплено в учетной политике фирмы. Согласно действующим правилам резерв формируется один раз в конце отчетного года.

При этом его сумма не может быть произвольной. Она рассчитывается как разница между актуальными рыночными ценами на активы и их стоимостью в бухгалтерском учете. Не лишним будет подготовить документы, свидетельствующие об уровне рыночных цен.

В Плане счетов для учета резервов под снижение стоимости запасов предусмотрен счет 14 . Этот счет не отражается в итоговой отчетности, поэтому в балансе указывается стоимость МПЗ за минусом резерва.

Выбытие

Выбытие МПЗ, как правило, происходит путем передачи их в производство , на нужды руководящего состава и обслуживание основной деятельности. Также данные активы могут быть проданы, переданы как вклад в другую компанию или для обеспечения совместной деятельности.

Все перечисленные действия должны сопровождаться корректно оформленной документацией. Например, выдача материалов в производство происходит на основании требований, лимитно-заборных карт либо накладными на внутреннее перемещение.

Реализация сопровождается накладными и счетами-фактурами . Все эти документы имеют унифицированную форму, но ее применение в настоящее время не является обязанностью фирмы. Компании могут сами определить для себя форматы документов. Единственное условие, которое нужно соблюдать – это наличие обязательных реквизитов, содержащихся в Федеральном законе №402-ФЗ .

Отражение на счетах бухгалтерского баланса

В бухгалтерском балансе МПЗ отражаются во втором разделе, т.к. относятся они к оборотным активам, которые используются компанией в течение года. Для них предусмотрена обобщенная строка 210 «Запасы» , которая затем расшифровывается по отдельным строкам, где указываются отдельно материалы и сырье, товары и готовая продукция, а также незаконченное производство.

Отдельно нужно напомнить, что баланс согласно российскому законодательству должен быть оформлен в нетто-оценке . То есть в нем необходимо отразить реальную стоимость запасов.

Так, если компания создавала резерв, то его вычитают из стоимости активов. А если учетной политикой организации предусмотрено отражение отклонения стоимости материалов на отдельном счете, то стоимость материалов должна быть указана за минусом таких отклонений.

Бухгалтерский учет МПЗ в компании должен быть организован таким образом, чтобы заинтересованные лица могли оперативно получать информацию о составе запасов, их стоимости, наличии и их движении. Как правило, данные активы хранятся на складах, поэтому именно сотрудники складов должны обеспечивать аналитический учет. Сотрудникам же бухгалтерии следует контролировать идентичность складского и бухгалтерского учета МПЗ, который должен вестись параллельно.

Финансовое законодательство в учете запасов предоставляют компаниям достаточно широкий выбор.

Например, они могут отражать покупные материалы по фактической себестоимости или использовать учетную, используя при этом счет для отражения возникающих отклонений. Они могут сами решать, нужен резерв по обесценение или нет, как часто будут проводиться .

Также компании сами могут определить, каким образом ведется бухгалтерский учет и учет на складе. Так, на складе можно учитывать активы в натуральном выражении, а в бухгалтерии – в стоимостном.

Главное, чтобы все нюансы были отражены в учетной политике фирмы . Именно этот документ служит отправной точкой при проверках различными контролирующими инстанциями. Опираясь на него, проверяющие делают выводы о том, как организован бухгалтерский учет МПЗ и его документальное оформление.

Забалансовый учет

За балансом организации должны отражаться те ценности, которые находятся у нее, но фактически ей не принадлежат. В плане счетов есть следующие , на которых ведется учет МПЗ:

• 002 – здесь отражаются материалы, не принадлежащие компании на праве собственности. Это могут быть ошибочно полученные активы, активы, находящиеся на временном хранении, брак и т.п.
• 003 – так называемые , т.е. активы, которые поступили в компанию с целью дальнейшей переработки и которые подлежат возврату передающей стороне.
• 004 – комиссионные товары, которые организация приняла для реализации в качестве посредника.
• 006 – бланки строгой отчетности. Применяется фирмами, не использующими кассовую технику.

Формы первичной документации

Каждая запись в бухгалтерском учете должна производиться на основании документа .

Если МПЗ были приобретены у контрагента, то покупка их производилась на основании доверенности, выписанной сотруднику фирмы.

На складе должен оформляться приходный ордер, основанием для которого послужила доставка запасов вместе с накладной, счетом-фактурой и ТТН.

Движение внутри компании сопровождается следующими документами :

• лимитно-заборные карты;
• требования;
• накладные на внутреннее перемещение;
• акты о поступлении материалов, полученных при демонтаже имущества и т.п.

Если произошли реализация МПЗ, то должны быть оформлены накладные и ТТН.

Все перечисленные документы имеют утвержденную форму , но их использование не обязательно.

Методы оценки

При выбытии МПЗ их также нужно оценивать. ПБУ 5/01 разрешает использовать один из следующих способов :

• по стоимости каждого актива;
• по средней стоимости;
• по стоимости наиболее раннего приобретенного актива ();
• по стоимости последнего приобретенного актива (ЛИФО).

Используемый способ необходимо указать в учетной политике фирмы.

Первый метод оценки могут применять компании, которые выпускают продукцию с небольшой номенклатурой, т.е. перечнем. В такой ситуации она легко может отследить движение материалов и точно учесть израсходованный актив в себестоимости товара.

При втором методе все запасы делятся на однородные группы. И по каждой группе рассчитывается своя средняя себестоимость с помощью деления общей стоимости группы на количество активов, входящих в нее.

При третьем и четвертом методах оценки считается, что первыми в производство отпускаются первые или последние по времени поступившие запасы соответственно.

Проводки

Для бухгалтерского учета сырья и материалов применяются счета , 15, 16, 14 . В таблице представлены основные типовые проводки.

Инвентаризация

Законодательство обязывает компании минимум раз в год проводить инвентаризацию запасов. Внеочередная проводится, если уволился сотрудник склада, если имущество продается или сдается в аренду, если был выявлен факт кражи или мошенничества и т.п.

В ходе инвентаризации происходит сравнение данных учета и фактического наличия запасов. Проверку должна производить комиссия, которая подписывает соответствующий акт. Этот акт с результатом проверки утверждает руководитель компании.

Выявленные излишки МПЗ отражаются в учете как доход организации и приходуются на склад. Недостачи относятся первоначально на , а потом компенсируются виновным лицом. Если же этот сотрудник не был установлен, то относится к прочим расходам фирмы. При стихийных бедствиях она сразу же учитывается как убыток.

Вебинар по новому порядку учета МПЗ представлен ниже.